Người ở nước ngoài ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế thế nào?

Người ở nước ngoài ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế là một vấn đề rất được quan tâm hiện nay bởi không ít người thừa kế hiện đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài. Vậy làm sao để ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế khi đang ở nước ngoài, thủ tục thực hiện ra làm sao và cần lưu ý điều gì sẽ được giải đáp bởi bài viết dưới đây của Luật Long Phan PMT. Mời quý bạn đọc cùng theo dõi.

Trực tiếp về Việt Nam ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế

Phương thức trực tiếp về Việt Nam để ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế là giải pháp đơn giản và nhanh chóng nhất về mặt thủ tục. Người thừa kế ở nước ngoài sẽ có mặt tại một Văn phòng công chứng ở Việt Nam cùng các đồng thừa kế khác để tiến hành ký kết. Việc này đảm bảo tính xác thực và sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên đối với tất cả các bên.

Quy trình công chứng được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, theo quy định tại Điều 46 Luật Công chứng 2024. Công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, đảm bảo việc ký kết diễn ra trên tinh thần hoàn toàn tự nguyện, không bị ép buộc hay lừa dối. Các bên sẽ ký trực tiếp vào từng trang của văn bản thỏa thuận trước mặt công chứng viên. 

Ưu điểm lớn nhất của phương thức này là rút ngắn thời gian xử lý vì không cần thực hiện các thủ tục lãnh sự phức tạp. Tuy nhiên, trở ngại chính là chi phí đi lại, ăn ở và thời gian mà người thừa kế phải bỏ ra để về Việt Nam hoàn tất thủ tục phân chia di sản.

Ký văn bản tại Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài

Đối với người thừa kế không có điều kiện về Việt Nam, việc ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế có thể được thực hiện tại Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước sở tại. Đây là phương thức hợp pháp và thuận tiện, giúp người ở nước ngoài thực hiện quyền của mình mà không cần di chuyển xa. Viên chức ngoại giao, lãnh sự được giao nhiệm vụ công chứng sẽ thực hiện thủ tục này.

Theo Điều 73 Luật Công chứng 2024, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền công chứng các giao dịch dân sự, bao gồm cả văn bản thỏa thuận phân chia di sản (trừ các hợp đồng liên quan đến bất động sản tại Việt Nam). Người thừa kế cần liên hệ trước với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam để đặt lịch và tìm hiểu về hồ sơ cần thiết. 

Sau khi người thừa kế ở nước ngoài ký văn bản tại cơ quan đại diện, văn bản này sẽ được gửi về Việt Nam. Các đồng thừa kế còn lại tại Việt Nam sẽ mang bản gốc của văn bản đó đến một tổ chức hành nghề công chứng để cùng ký và hoàn tất thủ tục công chứng. Công chứng viên tại Việt Nam sẽ công chứng chữ ký của những người thừa kế trong nước vào cùng văn bản đó, qua đó hoàn thiện giá trị pháp lý của văn bản thỏa thuận phân chia di sản. 

Phương thức này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa người thừa kế ở nước ngoài và những người ở trong nước.

Ký tại công chứng viên địa phương và hợp pháp hóa lãnh sự

Một phương thức phổ biến khác là người thừa kế ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế trước một công chứng viên (Notary Public) tại nơi cư trú, sau đó thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự để văn bản được công nhận tại Việt Nam. Đây là giải pháp hữu hiệu khi khoảng cách địa lý đến Cơ quan đại diện Việt Nam quá xa.

Quy trình chi tiết như sau:

Bước 1: Công chứng tại nước sở tại: 

Người thừa kế mang dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế đến văn phòng công chứng tại địa phương để ký. Công chứng viên sẽ xác nhận chữ ký và danh tính của người đó vào văn bản này. 

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài: 

Văn bản sau khi được công chứng phải được cơ quan có thẩm quyền của nước đó (ví dụ: Bộ Ngoại giao, văn phòng Thống đốc bang) chứng thực con dấu và chữ ký của công chứng viên.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự: 

Văn bản đã được chứng thực sẽ được đưa đến Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Hoặc, văn bản có thể được gửi về Việt Nam, thực hiện thủ tục này tại cơ quan lãnh sự tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương (ví dụ: Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh) theo quy định tại Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, sửa đổi bởi Khoản 3 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP.

Bước 4: Dịch thuật và công chứng bản dịch: 

Toàn bộ văn bản và các con dấu hợp pháp hóa phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng. Sau khi hoàn tất, văn bản này có giá trị pháp lý tương đương văn bản được lập tại Việt Nam, được công nhận và sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Các đồng thừa kế trong nước sẽ sử dụng văn bản đã được hợp pháp hóa này để hoàn tất thủ tục phân chia di sản tại văn phòng công chứng.

Ủy quyền cho người khác tại Việt Nam thay mặt ký văn bản

Ủy quyền là giải pháp linh hoạt và tiết kiệm thời gian nhất, cho phép người thừa kế ở nước ngoài chỉ định một người đáng tin cậy tại Việt Nam thay mặt mình tham gia vào việc ký văn bản phân chia di sản. Người được ủy quyền sẽ có toàn quyền thay mặt người ủy quyền thực hiện các công việc trong phạm vi ủy quyền. Việc lập văn bản ủy quyền cũng phải tuân thủ các quy định chặt chẽ về mặt hình thức.

Có hai cách để lập văn bản ủy quyền hợp lệ:

1. Lập tại Cơ quan đại diện Việt Nam:

Người thừa kế có thể đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài để lập Hợp đồng ủy quyền. Thủ tục này tương tự như việc ký trực tiếp văn bản thỏa thuận tại đây, đảm bảo tính pháp lý cao và được công nhận ngay tại Việt Nam.

2. Lập tại công chứng viên địa phương và hợp pháp hóa lãnh sự:

Người thừa kế lập văn bản ủy quyền tại công chứng viên sở tại, sau đó thực hiện đầy đủ các bước chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự như đã nêu trên. Văn bản sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sẽ được gửi về cho người được ủy quyền tại Việt Nam. 

Trường hợp này, quý khách có thể lập Hợp đồng ủy quyền ở nước ngoài. Sau khi người ủy quyền ký ở nước ngoài, người được ủy quyền tại Việt Nam phải đến một tổ chức hành nghề công chứng để ký vào hợp đồng, hoàn tất thủ tục theo Điều 57 Luật Công chứng 2024. Sau khi có văn bản ủy quyền hợp lệ, người được ủy quyền sẽ thay mặt người thừa kế ở nước ngoài để ký văn bản phân chia di sản.

Lưu ý: 

Căn cứ theo quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Khoản 3 Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP thì thủ tục chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền không được thực hiện trong trường hợp hành vi uỷ quyền liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Do đó, khi uỷ quyền cho người khác tại Việt Nam ký vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người ở nước ngoài buộc phải lập Hợp đồng uỷ quyền. 

Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015, người ở nước ngoài không được uỷ quyền cho một trong các đồng thừa kế bởi họ không thể tự xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình.

Hồ sơ người ở nước ngoài cần chuẩn bị để phân chia di sản thừa kế

Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định sự thành công và tiến độ của thủ tục phân chia di sản thừa kế. Dù thực hiện theo phương thức nào, người thừa kế ở nước ngoài cũng cần cung cấp các giấy tờ chứng minh nhân thân và giấy tờ liên quan đến di sản. Việc thiếu sót giấy tờ có thể dẫn đến việc thủ tục bị kéo dài hoặc bị từ chối.

Căn cứ Khoản 2 Điều 59 Luật Công chứng 2024, hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản trong trường hợp này bao gồm: 

• Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản; 
• Bản sao giấy tờ tùy thân của tất cả những người thừa kế gồm căn cước công dân/hộ chiếu. Hộ chiếu của người thừa kế là người nước ngoài không còn quốc tịch Việt Nam thì phải được dịch sang tiếng Việt và được công chứng, chứng thực; các giấy tờ chứng minh được phép cư trú tại Việt Nam nếu có).
• Giấy tờ chứng minh tình trạng cư trú tại nước ngoài (thẻ cư trú, visa dài hạn…).
• Giấy chứng tử của người để lại di sản (hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương để chứng minh người đó đã chết). 
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất trong trường hợp di sản thừa kế là bất động sản. 
• Các giấy tờ chứng minh di sản khác như sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận góp vốn/cổ phần trong doanh nghiệp… Các giấy tờ khác chứng minh quyền sở hữu đối với tài sản là di sản.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản (bản gốc di chúc hợp pháp, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền… )
• Giấy tờ khác có liên quan (nếu có).  

Khi nộp hồ sơ, người yêu cầu công chứng cần mang theo bản chính của các giấy tờ nêu trên để công chứng viên đối chiếu. Tất cả các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo quy định.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng có thể tự khai thác thông tin về nhân thân, tài sản từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, người yêu cầu công chứng có thể không phải nộp bản sao các giấy tờ tương ứng nhưng sẽ phải trả phí khai thác dữ liệu theo quy định.

Toàn bộ thủ tục sẽ được niêm yết công khai tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản và/hoặc nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản theo quy định trước khi tiến hành công chứng theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Nghị định 104/2025/NĐ-CP. 

>> Xem thêm:

• Mẫu thỏa thuận phân chia di sản của các đồng thừa kế
• Làm thế nào để nhận tài sản thừa kế khi đang ở nước ngoài?

Dịch vụ luật sư tư vấn phân chia di sản thừa kế tại Luật Long Phan PMT

Quy trình phân chia di sản thừa kế có yếu tố nước ngoài vốn phức tạp, đòi hỏi kiến thức pháp lý chuyên sâu và kinh nghiệm thực tiễn. Sử dụng dịch vụ luật sư chuyên nghiệp từ Luật Long Phan PMT sẽ giúp Quý khách hàng đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình, tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. 

Các công việc một luật sư của Luật Long Phan PMT sẽ thực hiện cho Quý khách hàng bao gồm:

• Tư vấn toàn diện về các quy định pháp luật thừa kế, quyền và nghĩa vụ của các đồng thừa kế.
• Phân tích ưu, nhược điểm của từng phương thức ký kết để Quý khách hàng lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.
• Hướng dẫn chi tiết việc chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần thiết theo đúng quy định.
• Soạn thảo dự thảo Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, Hợp đồng ủy quyền và các văn bản liên quan khác, đảm bảo nội dung chặt chẽ, hợp pháp.
• Hỗ trợ, đại diện Quý khách hàng thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ nước ngoài.
• Làm việc trực tiếp với các tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam để xúc tiến thủ tục.
• Đại diện theo ủy quyền để thực hiện các thủ tục đăng ký sang tên quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản sau khi hoàn tất việc phân chia.
• Giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa các đồng thừa kế (nếu có) thông qua thương lượng hoặc tố tụng tại Tòa án.

Câu hỏi thường gặp

Để cung cấp một cái nhìn toàn diện và giải đáp các vướng mắc cụ thể mà nhiều người gặp phải, Luật Long Phan PMT đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến quy trình ký kết văn bản phân chia di sản thừa kế có yếu tố ngoại quốc.

Thời gian niêm yết công khai việc tiếp nhận văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế là bao lâu?

Thời gian niêm yết là 15 ngày, tính từ ngày niêm yết. Việc niêm yết được thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản. Trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì việc niêm yết được thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó. Tổ chức hành nghề công chứng chỉ tiến hành công chứng sau khi hết thời hạn niêm yết mà không có khiếu nại, tố cáo nào. (Căn cứ: Khoản 1 Điều 44 Nghị định 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng).

Người thừa kế ở nước ngoài không thông thạo tiếng Việt thì phải làm thế nào khi thực hiện thủ tục tại Việt Nam?

Trong trường hợp người yêu cầu công chứng không nói được tiếng Việt, họ bắt buộc phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có khả năng dịch thuật chính xác, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của bản dịch và sẽ ký vào từng trang của văn bản công chứng với tư cách là người phiên dịch. (Căn cứ: Khoản 3, Điều 49 Luật Công chứng 2024).

Người thừa kế ở nước ngoài có thể từ chối nhận di sản không và thực hiện như thế nào?

Người thừa kế hoàn toàn có quyền từ chối nhận di sản. Việc từ chối phải được lập thành văn bản và gửi đến người quản lý di sản, những người thừa kế khác và tổ chức hành nghề công chứng đang thụ lý hồ sơ. Văn bản từ chối này cũng phải được công chứng hoặc chứng thực. Nếu người thừa kế đang ở nước ngoài, văn bản từ chối có thể được lập tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc công chứng viên sở tại rồi hợp pháp hóa lãnh sự. (Căn cứ: Điều 620 Bộ luật Dân sự 2015, Điều 60 Luật Công chứng 2024).

Thời hiệu để yêu cầu phân chia di sản thừa kế là bao lâu?

Thời hiệu để người thừa kế yêu cầu phân chia di sản là 30 năm đối với bất động sản và 10 năm đối với động sản, kể từ thời điểm mở thừa kế (thời điểm người để lại di sản chết). Hết thời hạn này, di sản sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật. (Căn cứ: Điều 623 Bộ luật Dân sự 2015).

Nếu người quá cố để lại các khoản nợ thì nghĩa vụ thanh toán thuộc về ai?

Những người hưởng thừa kế có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ tài sản (trả nợ) do người chết để lại trong phạm vi di sản được hưởng. Điều này có nghĩa là các đồng thừa kế phải dùng tài sản trong khối di sản để trả nợ trước khi phân chia. (Căn cứ: Điều 615 Bộ luật Dân sự 2015).

Kết luận

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế buộc phải có mặt của tất cả các đồng thừa kế. Trường hợp người thừa kế đang ở nước ngoài có thể àm ủy quyền cho người ở Việt Nam thay mình ký vào thỏa thuận phân chia di sản. Trên đây là tư vấn người ở nước ngoài ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản như thế nào? Nếu quý bạn đọc có thắc mắc gì về vấn đề trên hay các vấn đề liên quan đến thủ tục khai nhận di sản thừa kế, vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua số hotline 1900.63.63.87 để được TƯ VẤN LUẬT DÂN SỰ nhanh nhất. Xin cảm ơn!

Bài viết liên quan:

• Người đồng thừa kế ở nước ngoài thì làm sao để phân chia di sản
•  Thủ tục để người nước ngoài ủy quyền thực hiện khai di sản thừa kế 
• Tư vấn giải quyết tranh chấp di sản thừa kế có yếu tố nước ngoài
• Chia thừa kế khi có người thừa kế ở nước ngoài: Thủ tục thế nào?

Tags: Hợp pháp hóa lãnh sự, Phân chia di sản thừa kế, Thủ tục khai nhận di sản, Thừa kế có yếu tố nước ngoài, văn bản thỏa thuận phân chia di sản