Trình tự, tổ chức phiên họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần là thủ tục cần được tuân thủ theo đúng quy trình luật định vì phiên họp Đại hội cổ đông rất quan trọng, giải quyết nhiều quyết sách của công ty. Vậy phiên họp này diễn ra như thế nào, ai là người chuẩn bị, triệu tập, tiến hành phiên họp, bài viết này sẽ tư vấn cụ thể những vấn đề này.
>> Tham khảo thêm: Tìm hiểu pháp luật doanh nghiệp quy định về công ty cổ phân
Mục Lục
Phiên họp của Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ khoản 1 Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài ra, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường.
Địa điểm họp: được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
Thời gian: phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính ( khoản 2 Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020 )
Nội dung họp: khoản 3 Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020:
- Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
- Báo cáo tài chính hằng năm;
- Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
- Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
- Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên
- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
- Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
Trình tự thủ tục tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông
Chuẩn bị phiên họp
Theo khoản 5 Điều 140 Luật doanh nghiệp 2020, người chịu trách nhiệm tổ chức họp phải chuẩn bị:
- Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
- Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
- Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
- Dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
- Xác định thời gian và địa điểm họp;
- Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
- Các công việc khác phục vụ cuộc họp.
Triệu tập họp
Theo Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020, người có quyền triệu tập họp bao gồm:
- Hội đồng quản trị;
- Ban kiểm soát;
- Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 5% tổng số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty,
Việc triệu tập họp phải tiến hành trong vòng 30 ngày.
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn theo khoản 1 Điều 141 Luật doanh nghiệp 2020.
Căn cứ khoản 1 Điều 145 LDN 2020 Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Thể thức tiến hành và biểu quyết tại phiên họp
Thể thức tiến hành cuộc họp tuân thủ theo quy định tại Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020:
- Trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông;
- Bầu Chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu;
- Thông qua chương trình và nội dung họp tại phiên khai mạc;
- Chủ tọa điều khiển trật tự phiên họp;
- Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình.
- Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành/không tán thành nghị quyết, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu và công bố kết quả trước khi bế mạc.
Biên bản phiên họp Đại hội đồng cổ đông
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và có các nội dung theo Điều 147 Luật doanh nghiệp 2020.
Bài viết trên tư vấn về tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần. Quý bạn đọc có thắc mắc về bài viết hoặc có nhu cầu tư vấn/giải quyết khó khăn về pháp luật doanh nghiệp hoặc các thủ tục pháp lý liên quan tới doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ với công ty Luật Long Phan PMT qua hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn .kịp thời. Xin cảm ơn.
Lưu ý: Nội dung bài viết công khai tại website của Luật Long Phan PMT chỉ mang tính chất tham khảo về việc áp dụng quy định pháp luật. Tùy từng thời điểm, đối tượng và sự sửa đổi, bổ sung, thay thế của chính sách pháp luật, văn bản pháp lý mà nội dung tư vấn có thể sẽ không còn phù hợp với tình huống Quý khách đang gặp phải hoặc cần tham khảo ý kiến pháp lý. Trường hợp Quý khách cần ý kiến pháp lý cụ thể, chuyên sâu theo từng hồ sơ, vụ việc, vui lòng liên hệ với Chúng tôi qua các phương thức bên dưới. Với sự nhiệt tình và tận tâm, Chúng tôi tin rằng Luật Long Phan PMT sẽ là nơi hỗ trợ pháp lý đáng tin cậy của Quý khách hàng.