Thủ tục ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông mới nhất năm 2024

Thủ tục ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông là thủ tục pháp lý trong quản trị doanh nghiệp. Thủ tục này nhằm đảm bảo quyền biểu quyết của cổ đông ngay cả khi không có mặt trực tiếp. Quy trình ủy quyền phải tuân thủ các quy định pháp luật để bảo đảm lợi ích các bên. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết thủ tục ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông.

Ủy quyền tham dự họp đại hội cổ đông

Quy định pháp lý về ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông

Ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, việc thực hiện quyền dự họp đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) như sau:

Thứ nhất, cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp.

Thứ hai, khi tiến hành ủy ​​quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp ĐHĐCĐ phải lập thành văn bản. Việc lập giấy ủy quyền thực hiện theo quy định của pháp luật dân sự và phải ghi rõ tên người hoặc cơ quan được ủy quyền và số cổ phần được ủy quyền. Đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp, cá nhân và pháp nhân được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình giấy ủy quyền.

Như vậy, pháp luật doanh nghiệp cho phép cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác tham dự họp ĐHĐCĐ. Việc ủy ​​quyền này phải được lập thành văn bản. Theo luật, văn bản này không cần công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, văn bản ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ nên được công chứng, chứng thực.

>>>Xem thêm: Quy định pháp luật về ủy quyền trong doanh nghiệp

Thủ tục ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông

Trong quá trình hoạt động và quản trị doanh nghiệp, ĐHĐCĐ đóng vai trò quan trọng và mang tính quyết định đối với nhiều vấn đề then chốt. Tuy nhiên, không phải lúc nào các cổ đông cũng có thể trực tiếp tham gia dự họp ĐHĐCĐ vì nhiều lý do khác nhau như thời gian, địa điểm hoặc công việc cá nhân. Để đảm bảo quyền lợi và tiếng nói của mình trong các cuộc họp quan trọng này, cổ đông có thể thực hiện việc ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham dự và biểu quyết tại ĐHĐCĐ. Theo đó, để thực hiện ủy quyền đúng quy định pháp luật, phải tuân thủ quy trình sau:

Điều kiện để được ủy quyền

Để việc được ủy quyền đảm bảo hiệu lực pháp luật, người ủy quyền và người nhận ủy quyền cần lưu ý:

• Về chủ thể nhận uỷ quyền: Cá nhân phải có đầy dầy đủ năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự. Nếu bên nhận ủy quyền là pháp nhân thì phải được thành lập hợp pháp theo pháp luật Việt Nam.
• Về hình thức hợp đồng uỷ quyền, Hợp đồng phải được lập thành văn bản theo khoản 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hồ sơ cần thiết khi ủy quyền dự họp

Giấy ủy quyền theo mẫu mới nhất

Giấy ủy quyền là căn cứ quan trọng nhất khi thực hiện ủy quyền. Tại khoản 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Giấy ủy quyền dự họp phải có các nội dung sau:

• Họ, tên, số CMND, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông và của người được ủy quyền;
• Số cổ phần của cổ đông, tỷ lệ và số lượng cổ phần mà cổ đông ủy quyền.

Đây là hai nội dung bắt buộc mà giấy ủy quyền tham gia hợp đại hội đồng cổ đông phải có.

Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền và người được ủy quyền

Khi thực hiện việc ủy quyền, cả người ủy quyền và người nhận ủy quyền đều cần cung cấp giấy tờ tùy thân. Việc xuất trình giấy tờ để xác minh danh tính và đảm bảo tính hợp pháp của quá trình ủy quyền. Dưới đây là các loại giấy tờ tùy thân thường được yêu cầu:

Đối với người uỷ quyền:

• Giấy Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân;
• Hộ chiếu trường hợp không có chứng minh nhân dân/Căn cước công dân;
• Giấy tờ liên quan đến nội dung uỷ quyền: Giấy mời họp ĐHĐCĐ, giấy chứng nhận cổ phần.

Đối với người nhận uỷ quyền:

• Giấy Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân;
• Hộ chiếu trường hợp không có chứng minh nhân dân/Căn cước công dân.

Quy trình ủy quyền dự họp

Theo quy định tại khoản 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020, việc uỷ quyền dự họp được lập thành văn bản và lập theo quy định của pháp luật về dân sự. Tuy nhiên, Bộ luật Dân sự 2015 không quy định giấy uỷ quyền thuộc trường hợp phải công chứng, chứng thực. Nên các chủ thể liên quan đến uỷ quyền dự họp có thể thực hiện hoặc không thực hiện công chứng, chứng thực giấy uỷ quyền dự họp.

Trường hợp công chứng giấy uỷ quyền dự họp sẽ tiến hành theo trình tự thủ tục sau:

1. Bước 1: Soạn thảo văn bản uỷ quyền.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ tới tổ chức công chứng để công chứng văn bản ủy quyền tham gia ĐHĐCĐ.
3. Bước 3: Tiến hành quy trình công chứng văn bản ủy quyền tham gia ĐHĐCĐ
4. Bước 4: Nhận kết quả tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Thủ tục ủy quyền tham dự họp

>>>Xem thêm: Trình tự, tổ chức phiên họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần

Quyền và nghĩa vụ của người được ủy quyền

Quyền của người được ủy quyền

Khi thực hiện ủy quyền, người được ủy quyền nhân danh đại diện cho bên ủy quyền. Do đó, họ có các quyền cơ bản theo luật định. Quyền của bên nhận ủy quyền được quy định tại Điều 566 BLDS 2015, bao gồm:

• Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc được ủy quyền;
• Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền, hưởng thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Nghĩa vụ của người được ủy quyền

Song song với các quyền của mình, bên nhận ủy quyền cũng phải thực hiện nghĩa vụ được quy định tại Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể như sau:

• Thực hiện công việc theo ủy quyền và thông báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó;
• Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi thực hiện ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi thực hiện ủy quyền;
• Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện công việc được ủy quyền;
• Giữ bí mật thông tin mà mình biết được qua việc thực hiện công việc được ủy quyền.

Người được ủy quyền không chỉ có quyền thực hiện các hành vi pháp lý thay mặt cho người ủy quyền mà còn phải tuân thủ các nghĩa vụ luật định. Các nghĩa vụ này bao gồm: báo cáo, bảo vệ lợi ích của người ủy quyền và chịu trách nhiệm về các hành vi của mình trong phạm vi ủy quyền. Sự rõ ràng và minh bạch trong quyền và nghĩa vụ của người được ủy quyền sẽ giúp đảm bảo mối quan hệ ủy quyền diễn ra một cách hiệu quả và công bằng, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong mọi tình huống pháp lý.

>>> Xem thêm: Hợp đồng ủy quyền trong trường hợp nào cần công chứng? 

Dịch vụ hỗ trợ pháp lý về ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông

Luật Long Phan PMT xây dựng gói dịch vụ pháp lý về ủy quyền nhằm giúp hoạt động ủy quyền trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật. Dịch vụ của Chúng tôi luôn hướng đến bảo vệ quyền lợi của cổ đông, doanh nghiệp. Theo đó, Long Phan PMT cung cấp phạm vi dịch vụ như sau:

Soạn thảo giấy ủy quyền theo quy định

Dịch vụ này đảm bảo rằng giấy ủy quyền được soạn thảo tuân theo đúng quy đinh pháp luật. Các luật sư sẽ:

• Kiểm tra và xác định các yêu cầu pháp lý cụ thể liên quan đến giấy ủy quyền;
• Soạn thảo giấy ủy quyền với nội dung đầy đủ, chính xác
• Đảm bảo giấy ủy quyền có đầy đủ chữ ký và xác nhận cần thiết.

Tư vấn về thủ tục và hồ sơ ủy quyền

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục, hồ sơ ủy quyền với các nội dung sau:

• Tư vấn các bước cần thực hiện để hoàn tất quy trình ủy quyền
• Tư vấn thời gian cần thiết và các điểm mấu chốt trong quá trình xử lý hồ sơ;
• Tư vấn các quy định pháp lý về quyền và nghĩa vụ của các bên ủy quyền với nhau

Giải đáp mọi thắc mắc liên quan

Dịch vụ này cung cấp thông tin chi tiết và giải đáp các vấn đề ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ:

• Các quyền và hạn chế của người được ủy quyền trong việc tham gia và bỏ phiếu;
• Quy trình và thủ tục khi người được ủy quyền không thể tham dự hoặc từ chối ủy quyền;
• Các vấn đề liên quan đến tính hợp lệ của giấy ủy quyền và các trường hợp tranh chấp.

Đại diện tham dự đại hội đồng cổ đông theo ủy quyền

Chúng tôi sẽ đại diện tham dự ĐHĐCĐ nhằm đảm bảo tối đa quyền, lợi ích hợp pháp khách hàng:

• Đại diện cho cổ đông trong các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo ủy quyền hợp lệ;
• Tham gia bỏ phiếu, phát biểu ý kiến và thực hiện các quyền lợi của cổ đông theo quy định;
• Cung cấp báo cáo chi tiết sau cuộc họp về các quyết định và các vấn đề thảo luận.

Luật sư tư vấn về ủy quyền

Để ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải tuân thủ các quy định pháp luật. Việc soạn thảo giấy ủy quyền hợp lệ, hiểu rõ các thủ tục, hồ sơ là yếu tố then chốt đảm bảo quyền lợi. Quý khách hàng còn vướng mắc hãy liên hệ luật sư doanh nghiệp qua hotline 1900.63.63.87 để được hỗ trợ.

Các bài viết liên quan có thể bạn quan tâm: 

• Thủ tục thông qua nghị quyết đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần
• Điều kiện để cổ đông đề cử người vào Hội đồng quản trị 
• Thủ tục yêu cầu hủy bỏ nghị quyết của đại hội đồng cổ đông