Cách chứng minh việc góp vốn bằng tiền mặt đã hoàn tất

Cách chứng minh việc góp vốn bằng tiền mặt đã hoàn tất đòi hỏi hệ thống chứng từ đầy đủ và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán doanh nghiệp. Cá nhân được phép góp vốn bằng tiền mặt nhưng phải có phiếu thu, biên bản góp vốn và các tài liệu xác nhận theo quy định. Bài viết hướng dẫn chi tiết các chứng cứ cần thiết và trình tự thực hiện để chứng minh việc góp vốn hợp pháp.

Có được phép góp vốn bằng tiền mặt?

Quy định về góp vốn bằng tiền mặt được phân biệt rõ ràng giữa doanh nghiệp và cá nhân theo pháp luật Việt Nam hiện hành. Việc xác định đúng quy định này giúp tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch góp vốn. Các quy định cụ thể như sau sẽ được phân tích chi tiết.

Doanh nghiệp bắt buộc không được sử dụng tiền mặt cho các giao dịch góp vốn theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 222/2013/NĐ-CP. Quy định này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp khi thực hiện góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp. Việc vi phạm quy định này có thể dẫn đến xử phạt hành chính và không được công nhận tính hợp pháp của giao dịch.

Đối với cá nhân sẽ được phép góp vốn bằng tiền mặt nhưng phải chứng minh bằng chứng từ và văn bản xác nhận đầy đủ. Cá nhân góp vốn bằng tiền mặt phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và lưu trữ tài liệu chứng minh. Việc thiếu chứng từ hoặc không đúng quy định có thể dẫn đến tranh chấp về tính hợp pháp của phần vốn góp. Do đó, cá nhân cần hiểu rõ các yêu cầu về tài liệu chứng minh được quy định cụ thể tại mục 2.

>>> Xem thêm:

• Hướng xử lý khi cổ đông không góp vốn đòi chia lợi nhuận
• Thủ tục góp vốn vào công ty cổ phần mới nhất

Các tài liệu, chứng cứ chứng minh cá nhân hoàn tất việc góp vốn bằng tiền mặt

Việc chứng minh cá nhân đã hoàn tất góp vốn bằng tiền mặt yêu cầu hệ thống tài liệu chứng cứ đầy đủ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kế toán. Hệ thống chứng từ chứng minh việc góp vốn bằng tiền mặt bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau từ phiếu thu đến báo cáo tài chính. Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này đảm bảo quyền lợi của cá nhân góp vốn và tuân thủ pháp luật. Các tài liệu, chứng cứ chứng minh này sẽ bao gồm:

1. Phiếu thu tiền mặt

Phiếu thu tiền mặt là chứng từ quan trọng nhất để chứng minh việc góp vốn bằng tiền mặt đã thực hiện.

Phiếu thu phải ghi rõ mục đích (ví dụ:”Góp vốn kinh doanh vào Công ty X”) để phân biệt với các khoản thu khác. Nội dung phiếu thu bao gồm:

• Số tiền bằng số và bằng chữ
• Ngày tháng năm nhận tiền
• Chữ ký đầy đủ của người nộp tiền, người thu tiền, kế toán và giám đốc công ty.

2. Giấy chứng nhận phần vốn góp (đối với công ty TNHH hai thành viên) hoặc Giấy chứng nhận tư cách cổ đông (công ty cổ phần)

Giấy chứng nhận phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc Giấy chứng nhận tư cách cổ đông đối với công ty cổ phần xác nhận quyền sở hữu của cá nhân. Các giấy chứng nhận này được cấp sau khi hoàn tất thủ tục góp vốn và phải ghi đúng số tiền đã góp.

3. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) đã cập nhật vốn điều lệ mới

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 đã cập nhật vốn điều lệ mới là bằng chứng pháp lý quan trọng. Vốn điều lệ ghi trên GCNĐKDN phải phản ánh đúng số vốn sau khi cá nhân góp thêm bằng tiền mặt. Việc cập nhật này chứng minh cơ quan đăng ký kinh doanh đã ghi nhận và xác nhận việc tăng vốn của doanh nghiệp.

4. Biên bản góp vốn & Quyết định/Họp Hội đồng thành viên  khoản 2 điều 60 LDN 2020/Hội đồng quản trị khoản 1 điều 158 luật doanh nghiệp 2020

Các tài liệu sau đây giúp xác nhận quyết định nhận vốn góp đối với thành viên/ cổ đông:

• Biên bản góp vốn, nghị quyết/quyết định, biên bản họp của Hội đồng thành viên theo khoản 2 Điều 60 Luật doanh nghiệp 2020
• Biên bản góp vốn, nghị quyết/quyết định, biên bản họp của Hội đồng thành viên theo khoản 1 Điều 158 Luật doanh nghiệp 2020

5. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt xác nhận số tiền thực tế tồn quỹ sau khi nhận vốn góp bằng tiền mặt từ cá nhân. Biên bản này được lập bởi thủ quỹ và kế toán để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán. Việc kiểm kê định kỳ đảm bảo tính chính xác của số liệu tài chính và phát hiện kịp thời các sai sót.

6. Sổ quỹ tiền mặt & Sổ cái TK 111 

Sổ quỹ tiền mặt và Sổ cái tài khoản 111 theo khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC ghi nhận chi tiết giao dịch nhận vốn góp bằng tiền mặt. Số ghi chép trong sổ quỹ và sổ cái phải trùng khớp hoàn toàn với phiếu thu và các chứng từ gốc khác. Chữ ký kế toán trưởng trên sổ sách xác nhận tính chính xác và hợp lệ của việc ghi sổ.

7. Báo cáo tài chính & Thuyết minh năm phát sinh vốn

Báo cáo tài chính và thuyết minh năm phát sinh việc góp vốn bằng tiền mặt phản ánh sự thay đổi về cơ cấu vốn của doanh nghiệp. Dòng “Vốn đầu tư của chủ sở hữu” hoặc “Vốn điều lệ” trong báo cáo tài chính phải tăng đúng số tiền cá nhân đã góp bằng tiền mặt. Thuyết minh báo cáo tài chính cần giải thích cụ thể về việc tăng vốn và nguồn gốc của khoản vốn góp thêm.

Trình tự thu thập & xuất trình khi cần chứng minh đã góp đủ vốn bằng tiền mặt

Quy trình thu thập và xuất trình chứng cứ góp vốn bằng tiền mặt cần được thực hiện theo trình tự logic và khoa học. Việc đối chiếu chéo giữa các loại chứng từ đảm bảo tính nhất quán và chính xác của toàn bộ hệ thống tài liệu. Trình tự này giúp phát hiện kịp thời các sai sót và bổ sung đầy đủ chứng cứ cần thiết.

Đối chiếu chứng từ – sổ sách

Đối chiếu chứng từ và sổ sách là bước đầu tiên để xác minh tính chính xác của việc ghi chép góp vốn bằng tiền mặt. Cần kiểm tra phiếu thu tiền mặt với sổ quỹ tiền mặt và sổ cái tài khoản 111 để đảm bảo cùng số tiền, cùng ngày tháng ghi nhận. Việc đối chiếu này phát hiện các sai lệch về số liệu hoặc thời gian ghi sổ.

Số tiền ghi trên phiếu thu phải khớp hoàn toàn với số tiền ghi trong sổ quỹ tiền mặt bên nhận và sổ cái tài khoản 111 bên nợ. Ngày tháng trên phiếu thu phải trùng với ngày ghi sổ để đảm bảo tính đúng thời điểm của giao dịch. Mọi sai lệch đều cần được giải thích và điều chỉnh trước khi xuất trình chứng cứ.

Kiểm tra biên bản góp vốn & nghị quyết

Kiểm tra biên bản góp vốn và nghị quyết là bước thứ hai để xác nhận quyết định chính thức của doanh nghiệp về việc nhận vốn góp bằng tiền mặt. Cần xác minh chữ ký, dấu công ty và ngày lập biên bản có hợp lệ theo quy định. Tờ trình kế toán đính kèm biên bản phải chứng minh khoản tiền đã thực sự vào quỹ doanh nghiệp.

Chữ ký trên biên bản góp vốn phải đầy đủ theo quy định về thành phần tham dự họp Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị. Ngày lập biên bản phải sau hoặc cùng ngày với ngày nhận tiền mặt để đảm bảo tính hợp lý về thời gian. Dấu công ty trên biên bản xác nhận tính chính thức của quyết định nhận vốn góp.

Rà soát giấy chứng nhận phần vốn góp / cổ phiếu

Rà soát giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc cổ phiếu đảm bảo quyền sở hữu của cá nhân được ghi nhận đúng quy định pháp luật. Số tiền ghi trên giấy chứng nhận phải khớp với tổng số tiền cá nhân đã góp bằng tiền mặt và các lần góp trước. Ngày cấp giấy chứng nhận phải lớn hơn hoặc bằng ngày hoàn tất việc góp vốn bằng tiền mặt.

Tra cứu Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ cơ sở dữ liệu quốc gia

Tra cứu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia xác nhận việc tăng vốn đã được cơ quan nhà nước ghi nhận chính thức. Việc tra cứu này chứng minh vốn điều lệ mới đã được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp nhận và cập nhật.

Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải phản ánh đúng vốn điều lệ sau khi nhận thêm vốn góp bằng tiền mặt từ cá nhân. Ngày cấp giấy chứng nhận mới phải sau ngày hoàn tất việc góp vốn để đảm bảo trình tự thời gian hợp lý. Việc tra cứu qua cơ sở dữ liệu quốc gia tăng thêm tính xác thực của thông tin.

Khuyến nghị của Luật sư

Các khuyến nghị thực tiễn từ luật sư giúp cá nhân góp vốn bằng tiền mặt tránh được rủi ro pháp lý và tăng cường tính thuyết phục của chứng cứ. Kinh nghiệm xử lý tranh chấp cho thấy việc tuân thủ các khuyến nghị này giảm thiểu đáng kể khả năng phát sinh tranh cãi. Những lời khuyên này dựa trên thực tiễn pháp lý và yêu cầu của cơ quan kiểm tra.

• Thứ nhất, luôn nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng ngay trong ngày nhận là khuyến nghị quan trọng nhất để tạo thêm bằng chứng sao kê ngân hàng. Việc chuyển tiền mặt vào ngân hàng ngay sau khi nhận tạo chuỗi chứng cứ liên tục và rõ ràng. Sao kê ngân hàng có giá trị pháp lý cao và khó bị nghi ngờ về tính xác thực so với chỉ giữ tiền mặt tại quỹ.
• Thứ hai, nên số hóa chứng từ để lưu trữ lâu dài và tránh tình trạng bị động khi xảy ra tranh chấp để bảo quản tài liệu. Chứng từ giấy có thể bị hư hỏng, mất mát theo thời gian hoặc do các yếu tố khách quan. Việc số hóa và lưu trữ điện tử đảm bảo tính bền vững của chứng cứ góp vốn bằng tiền mặt.

>>> Xem thêm: Tư vấn góp vốn vào doanh nghiệp bằng mặt bằng kinh doanh

Dịch vụ luật sư tư vấn về cách chứng minh việc góp vốn bằng tiền mặt đã hoàn tất

Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu về chứng minh việc góp vốn bằng tiền mặt:

• Tư vấn quy định pháp luật về góp vốn bằng tiền mặt cho cá nhân và doanh nghiệp.
• Soạn thảo biên bản góp vốn và các nghị quyết liên quan phù hợp pháp luật.
• Tư vấn xử lý tranh chấp liên quan đến góp vốn và quyền sở hữu.
• Tư vấn về các loại chứng từ hợp lệ: Hướng dẫn khách hàng thu thập và lập các chứng từ cần thiết như phiếu thu, biên bản kiểm kê quỹ, và các chứng từ khác để chứng minh dòng tiền thực tế đã vào quỹ công ty.
• Tư vấn về các biện pháp bảo toàn chứng cứ: Hướng dẫn cách lưu trữ, bảo quản các chứng từ, hồ sơ góp vốn một cách an toàn để làm bằng chứng hợp pháp khi có tranh chấp hoặc khi cơ quan nhà nước yêu cầu kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp về cách chứng minh việc góp vốn bằng tiền mặt đã hoàn tất

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc góp vốn bằng tiền mặt, bao gồm các vấn đề về chứng minh nguồn gốc, thủ tục kế toán, nội dung biên bản họp và trách nhiệm của thủ quỹ. Những câu trả lời này cung cấp thông tin pháp lý cần thiết để doanh nghiệp và các thành viên góp vốn tuân thủ đúng quy định, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cho giao dịch góp vốn.

Thời hạn ghi sổ kế toán sau khi nhận tiền góp vốn bằng tiền mặt là bao lâu?

Theo điểm d khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán quỹ tiền mặt phải ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt. Việc ghi sổ không được chậm quá ngày hôm sau khi phát sinh giao dịch nhận vốn góp bằng tiền mặt. Thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế hàng ngày và đối chiếu với sổ kế toán.

Biên bản họp Hội đồng thành viên về góp vốn phải có những nội dung gì theo pháp luật?

Theo khoản 2 Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp Hội đồng thành viên phải bao gồm thời gian, địa điểm họp, họ tên và tỷ lệ phần vốn góp của thành viên dự họp. Vấn đề được thảo luận và biểu quyết về việc chấp nhận vốn góp, tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, tỷ lệ tán thành. Biên bản phải có chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp để có giá trị pháp lý.

Trách nhiệm của thủ quỹ khi nhận tiền mặt góp vốn như thế nào?

Theo điểm đ khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC, thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế hàng ngày. Khi có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. Thủ quỹ phải bảo đảm an toàn tuyệt đối cho số tiền mặt được giao quản lý.

Kết luận

Chứng minh việc góp vốn bằng tiền mặt đã hoàn tất đòi hỏi hệ thống chứng từ đầy đủ từ phiếu thu đến báo cáo tài chính theo đúng quy định pháp luật. Việc tuân thủ trình tự thu thập và bảo quản tài liệu giúp cá nhân bảo vệ quyền lợi và tránh tranh chấp. Liên hệ hotline 1900636387 để được luật sư Luật Long Phan PMT tư vấn chi tiết về cách chứng minh góp vốn bằng tiền mặt hợp pháp và hiệu quả.

Tags: chứng minh góp vốn, chứng từ kế toán, góp vốn bằng tiền mặt, phiếu thu tiền mặt, Thủ tục góp vốn, tư vấn pháp luật doanh nghiệp, Vốn điều lệ