Công ty không công khai quy chế lương thưởng có bị xử phạt không?

Công ty không công khai quy chế lương thưởng là tình trạng khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng việc niêm yết thang lương, bảng lương hay quy chế thưởng chỉ mang tính hình thức, trong khi đây thực chất là nghĩa vụ bắt buộc gắn liền với lĩnh vực tiền lương, phụ cấp theo pháp luật lao động hiện hành. Luật Long Phan PMT phân tích mức xử phạt cụ thể, hậu quả pháp lý kèm theo và hướng khắc phục để doanh nghiệp chủ động phòng ngừa.

Công Ty Không Công Khai Quy Chế Lương, Thưởng Có Bị Xử Phạt Không?

Có thể. Công ty không công bố công khai thang lương, bảng lương, quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi áp dụng là hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bị xử phạt tiền theo mức riêng cho cá nhân và cho tổ chức. Mức phạt còn có thể cộng dồn nếu doanh nghiệp mắc đồng thời nhiều hành vi vi phạm khác về tiền lương.

Mức phạt tiền đối với hành vi không công bố công khai

Theo điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, thay thế điểm a khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP), người sử dụng lao động có hành vi không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện thang lương, bảng lương, mức lao động, quy chế thưởng bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Mức phạt này áp dụng ngay cả khi doanh nghiệp đã xây dựng xong văn bản quy chế thưởng nhưng chưa niêm yết, thông báo cho người lao động biết trước khi thực hiện.

Luật sư lưu ý, hành vi bị xử phạt là “không công bố công khai trước khi thực hiện”, nên việc doanh nghiệp đã áp dụng quy chế trên thực tế trước khi công khai vẫn không loại trừ trách nhiệm hành chính.

Mức phạt áp dụng riêng cho tổ chức

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay thế khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP), mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động là mức áp dụng cho cá nhân vi phạm; mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân cho cùng một hành vi vi phạm hành chính. Do đó, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân không công khai quy chế lương, thưởng có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Đây là mức phạt đáng lưu ý đối với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, vì hành vi vi phạm có thể bị phát hiện đồng thời tại nhiều đợt thanh tra, kiểm tra.

Các hành vi vi phạm khác về tiền lương bị xử phạt cùng nhóm

Khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP còn quy định một số hành vi vi phạm khác cùng khung phạt mà doanh nghiệp cần rà soát đồng thời để tránh bị xử phạt chồng nhiều lỗi trong cùng một đợt kiểm tra:

• Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức.
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức này) khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng.
• Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo nhưng không đúng quy định.
• Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Việc rà soát đồng thời các hành vi trên giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt chồng nhiều lỗi trong cùng một đợt thanh tra.

Hậu Quả Pháp Lý Khác Ngoài Xử Phạt Hành Chính Khi Không Công Khai Lương, Thưởng

Ngoài mức phạt tiền trực tiếp nêu trên, việc không công khai quy chế lương, thưởng còn kéo theo một số hệ quả thực tiễn khác mà doanh nghiệp cần lường trước. Những hệ quả này không phải lúc nào cũng phát sinh ngay lập tức, nhưng thường bộc lộ khi có tranh chấp lao động hoặc khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra hồ sơ chi phí. Doanh nghiệp nên đánh giá tổng thể rủi ro thay vì chỉ tập trung vào mức phạt hành chính.

Rủi ro phát sinh khiếu nại, tranh chấp lao động từ người lao động

Theo thực tiễn áp dụng, quy chế lương, thưởng không được công khai minh bạch dễ khiến người lao động không đồng thuận về căn cứ tính lương, thưởng, từ đó làm phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp lao động cá nhân, thậm chí tranh chấp lao động tập thể. Khi tranh chấp xảy ra, việc doanh nghiệp không chứng minh được đã công khai quy chế theo đúng quy định còn khiến vị thế đàm phán, giải quyết tranh chấp của doanh nghiệp trở nên bất lợi hơn. Đây là rủi ro gián tiếp nhưng có thể ảnh hưởng lâu dài đến quan hệ lao động tại doanh nghiệp.

Ảnh hưởng đến việc ghi nhận chi phí lương khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 15/12/2025, có hiệu lực kể từ ngày ký và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025), khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của công ty/tổng công ty/tập đoàn, sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Như vậy, nếu doanh nghiệp không có quy chế thưởng hợp lệ hoặc quy chế không được công khai, áp dụng đúng quy định, khoản chi thưởng tương ứng có nguy cơ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi thanh tra, kiểm tra thuế. Luật sư khuyến nghị doanh nghiệp đối chiếu thêm với hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để áp dụng chính xác cho từng khoản chi.

Rủi ro bị lập biên bản khi thanh tra, kiểm tra lao động định kỳ hoặc đột xuất

Việc không công khai quy chế lương, thưởng thuộc nhóm nội dung mà cơ quan quản lý nhà nước về lao động thường xuyên kiểm tra khi thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tại doanh nghiệp. Khi phát hiện vi phạm, người có thẩm quyền có thể lập biên bản vi phạm hành chính làm căn cứ ra quyết định xử phạt, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp khắc phục trong thời hạn nhất định. Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là 01 năm đối với vi phạm hành chính về lao động, bảo hiểm xã hội, nên doanh nghiệp cần chủ động khắc phục sớm để tránh việc vi phạm kéo dài làm phát sinh thêm rủi ro khi bị kiểm tra ở nhiều thời điểm khác nhau.

Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Khắc Phục Và Phòng Ngừa Vi Phạm?

Sau khi xác định công ty đang thiếu sót trong việc công khai quy chế lương, thưởng, doanh nghiệp cần chủ động khắc phục ngay để tránh bị xử phạt hoặc bị coi là chậm khắc phục khi có thanh tra, kiểm tra tiếp theo. Việc khắc phục nên thực hiện theo trình tự rõ ràng, có lưu vết hồ sơ để làm căn cứ chứng minh khi cần thiết. Dưới đây là hướng xử lý theo từng bước.

Rà soát, ban hành hoặc công khai lại thang lương, bảng lương, quy chế thưởng

Theo Điều 93 và Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp cần kiểm tra đã xây dựng đầy đủ thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng theo đúng quy định hay chưa, đồng thời đối chiếu xem các văn bản này đã được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng hay chưa.

• Trường hợp doanh nghiệp chưa xây dựng, cần khẩn trương soạn thảo và ban hành theo đúng thẩm quyền nội bộ.
• Trường hợp đã có văn bản nhưng chưa công khai, doanh nghiệp cần thực hiện việc niêm yết, thông báo ngay để chấm dứt tình trạng vi phạm.

Thủ tục tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động trước khi ban hành

Theo khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi ban hành quy chế thưởng. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

1. Doanh nghiệp xây dựng dự thảo thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc quy chế thưởng.
2. Gửi dự thảo lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành chính thức.
3. Hoàn thiện, ban hành văn bản chính thức sau khi tiếp thu hoặc phản hồi ý kiến đóng góp.
4. Công bố công khai văn bản đã ban hành tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

Lưu trữ hồ sơ, chứng cứ chứng minh đã thực hiện công khai

Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ biên bản niêm yết, thông báo nội bộ, hình ảnh hoặc xác nhận của người lao động về việc đã được thông báo quy chế lương, thưởng. Việc lưu trữ hồ sơ này giúp doanh nghiệp có căn cứ chứng minh đã tuân thủ nghĩa vụ công khai khi bị thanh tra, kiểm tra hoặc khi phát sinh tranh chấp với người lao động. Đây là khuyến nghị thực tiễn nhằm giảm thiểu rủi ro tranh cãi về việc đã hay chưa công khai quy chế trên thực tế.

Người Lao Động Có Quyền Gì Khi Công Ty Không Công Khai Quy Chế Lương, Thưởng?

Người lao động là bên trực tiếp bị ảnh hưởng khi doanh nghiệp không công khai quy chế lương, thưởng, do đó pháp luật lao động cũng trao cho người lao động một số quyền chủ động để bảo vệ quyền lợi của mình. Việc nắm rõ các quyền này giúp người lao động lựa chọn đúng cách thức phản ánh, từ trao đổi nội bộ đến khiếu nại, tố giác đến cơ quan có thẩm quyền.

Quyền yêu cầu doanh nghiệp công khai, cung cấp thông tin quy chế

Theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền hưởng lương phù hợp với trình độ kỹ năng nghề trên cơ sở thoả thuận với người sử dụng lao động, đồng thời có quyền yêu cầu và tham gia đối thoại với người sử dụng lao động, thực hiện quy chế dân chủ và được tham vấn tại nơi làm việc để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Trên cơ sở đó, người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp công khai, cung cấp thông tin về thang lương, bảng lương, quy chế thưởng đang áp dụng tại nơi làm việc. Doanh nghiệp không công khai theo yêu cầu chính đáng của người lao động có thể trở thành căn cứ để người lao động phản ánh lên cơ quan quản lý lao động.

Quyền khiếu nại, tố giác đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động

Theo Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động, người lao động có quyền khiếu nại hoặc tố cáo hành vi vi phạm pháp luật lao động của người sử dụng lao động đến cơ quan, người có thẩm quyền theo trình tự, thủ tục luật định.

Luật sư lưu ý, từ khi thực hiện sắp xếp lại tổ chức bộ máy chính quyền địa phương theo Nghị quyết 190/2025/QH15 và Nghị định 150/2025/NĐ-CP, mô hình chính quyền địa phương 2 cấp không còn tổ chức cấp huyện, và Sở Nội vụ tại cấp tỉnh được giao chức năng quản lý nhà nước về lao động, tiền lương. Do đó, người lao động nên liên hệ trực tiếp bộ phận tiếp công dân của Sở Nội vụ tại địa phương để được hướng dẫn đúng đầu mối tiếp nhận, giải quyết khiếu nại, tố cáo về lao động.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn công ty giải quyết khiếu nại của người lao động

Dịch Vụ Luật Sư Tư Vấn, Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Về Quy Chế Lương, Thưởng

Luật Long Phan PMT hỗ trợ doanh nghiệp trong các vụ việc liên quan đến quy chế lương, thưởng với các công việc sau:

• Rà soát thang lương, bảng lương, quy chế thưởng hiện có và đối chiếu với căn cứ pháp luật hiện hành.
• Đánh giá rủi ro bị xử phạt hành chính và rủi ro về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Soạn thảo, hoàn thiện thang lương, bảng lương, quy chế thưởng đúng trình tự, thủ tục theo quy định.
• Tư vấn phương án khắc phục vi phạm và làm việc với đoàn thanh tra lao động khi phát sinh.
• Đại diện doanh nghiệp giải quyết khiếu nại, tranh chấp lao động liên quan đến tiền lương, thưởng.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá sơ bộ vụ việc vui lòng gửi hồ sơ qua email pmt@luatlongphan.vn hoặc Zalo 0939846973.

Câu hỏi thường gặp về mức xử phạt khi công ty không công khai quy chế lương, thưởng

Dưới đây là một số câu hỏi doanh nghiệp và người lao động thường đặt ra liên quan đến việc công khai quy chế lương, thưởng. Các câu trả lời dựa trên quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Kết luận

Công ty không công khai quy chế lương, thưởng không chỉ đối diện với mức phạt tiền theo quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động mà còn kéo theo rủi ro về tranh chấp lao động và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc chủ động rà soát, hoàn thiện và công khai đúng quy định giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể các rủi ro pháp lý nêu trên. Luật Long Phan PMT sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ tiền lương, thưởng và tư vấn phương án khắc phục phù hợp. Quý doanh nghiệp cần tư vấn cụ thể có thể liên hệ hotline 1900636387 để được hỗ trợ kịp thời.

Tags: chi phí được trừ thuế TNDN, Công khai lương thưởng, công khai thang lương bảng lương, Định mức lao động, Nghĩa vụ doanh nghiệp, Quy chế lương thưởng, Quyền lợi người lao động, Thang bảng lương, thanh tra lao động, tiền lương và tiền thưởng, tổ chức đại diện người lao động, Xử phạt hành chính, xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động