Thủ tục khiếu nại khi công ty chậm trả lương người lao động

Thủ tục khiếu nại khi công ty chậm trả lương giúp người lao động bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình trong việc được trả đúng và đủ lương theo quy định. Thủ tục này được quy định chi tiết trong Bộ luật lao động và nghị định hướng dẫn có liên quan. Qua bài viết này Luật Long Phan PMT sẽ hướng dẫn cụ thể và hiệu quả các trình tự, thủ tục khiếu nại; từ việc chuẩn bị hồ sơ, gửi đơn khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền, cho đến các biện pháp xử lý tiếp theo nếu không được giải quyết thỏa đáng.

Quyền của người lao động khi công ty chậm trả lương

Người lao động có quyền được trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người được người lao động ủy quyền hợp pháp sẽ nhận lương thay. Đây là nguyên tắc trả lương bắt buộc người sử dụng lao động phải thực hiện theo khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019. 

Tuy nhiên, vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người lao động sẽ được đền bù một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng hoặc không có kỳ hạn do ngân hàng nơi người lao động mở tài khoản nhận lương công bố tại thời điểm trả lương theo quy định tại khoản 4 Điều 97 Bộ luật Lao động 2019. 

Khi quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm trong quá trình làm việc, người lao động có quyền thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi của mình theo quy định của pháp luật:

• Khiếu nại buộc người sử dụng lao động phải trả lương và nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương theo khoản 4 Điều 97 Bộ luật Lao động 2019.. 
• Phản ánh sai phạm và yêu cầu xử phạt hành chính người sử dụng lao động theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP đến Thanh tra tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thanh tra năm 2025. Theo khoản 5 Điều 17 Nghị định này, người sử dụng lao động ngoài đóng tiền phạt hành chính còn phải trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả, trả thiếu cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt. Mức xử phạt hành chính được xác định theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng, với mức phạt tăng dần tương ứng với số lượng vi phạm.

>>>> Xem thêm: Thủ tục khởi kiện đòi tiền lương nợ khi không ký hợp đồng lao động

Thủ tục khiếu nại khi công ty chậm trả lương người lao động mới nhất

Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa các bên, do đó mọi vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động đều có thể được giải quyết thông qua thương lượng. Tuy nhiên, khi việc thương lượng không đạt kết quả hoặc người sử dụng lao động không hợp tác, người lao động nên thực hiện quyền khiếu nại theo quy định pháp luật để bảo vệ quyền lợi của mình một cách hợp pháp và có căn cứ.

Sau đây là hướng dẫn cụ thể về thời hiệu khiếu nại, cách viết đơn khiếu nại và trình tự thực hiện khiếu nại theo đúng quy định hiện hành.

>>> Xem thêm: Bị chậm trả lương: Người lao động phải làm gì?

Thời hiệu khiếu nại

Thời hiệu khiếu nại được quy định cụ thể như sau:

Đối với khiếu nại lần đầu

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, người lao động phải nộp đơn khởi kiện trong thời hạn là 180 ngày kể từ ngày người lao động biết được hành vi chậm trả lương của người sử dụng lao động. Trường hợp người lao động không thực hiện được quyền khiếu nại theo đúng thời hiệu quy định vì ốm đau, thiên tai, địch họa, đi công tác, học tập ở nơi xa hoặc vì những trở ngại khách quan khác thì thời gian trở ngại đó không tính vào thời hiệu khiếu nại.

Đối với khiếu nại lần thứ hai

Căn cứ theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu mà không được giải quyết hoặc người lao động nhận được quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu nhưng không đồng ý. Ngoài ra, đối với người lao động cư trú tại vùng sâu, vùng xa, điều kiện đi lại khó khăn thì thời hạn khiếu nại có thể kéo dài hơn nhưng không vượt quá 45 ngày. 

Hồ sơ khiếu nại khi công ty chậm trả lương người lao động

Người lao động khi thực hiện quyền khiếu nại về việc chậm trả tiền lương cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng cứ để đảm bảo tính thuyết phục và hợp pháp. 

Đối với khiếu nại lần đầu

Người lao động gửi đơn khiếu nại hoặc khiếu nại trực tiếp đến người sử dụng lao động theo căn cứ tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

Người lao động viết đơn khiếu nại theo mẫu đơn 01 ban hành kèm theo tại Phụ lục của Nghị định 124/2020/NĐ-CP. Đơn khiếu nại phải có chữ ký hoặc điểm chỉ của người khiếu nại, đối với khiếu nại tập thì cần chữ ký của tất cả người khiếu nại và cử người đại diện trình bày khi cần. 

Kèm theo đơn khiếu nại, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu chứng cứ sau:

• Bản sao y Hợp đồng lao động hoặc Phụ lục Hợp đồng lao động, nội quy hoặc quy chế lương đã ký kết (nếu có).
• Photo Bảng lương, phiếu lương, email thông báo trả lương, sao kê tài khoản ngân hàng tất cả các giao dịch nhận tiền từ công ty cần thể hiện rõ tên chủ tài khoản gửi, tên chủ tài khoản nhân,  ngày tháng năm, số tiền, nội dung chuyển khoản.
• Chứng cứ đã gửi đơn đề nghị thanh toán lương như đơn khiếu nại bản giấy, biên nhận xác nhận công ty đã nhận đơn, email gửi đi nhưng không nhận được phản hồi hay giải quyết. 
• Bảng kê Tính tiền lãi chậm trả theo lãi suất công bố của ngân hàng tại thời điểm thanh toán (đính kèm cách tính).

Đối với khiếu nại lần hai 

Nếu khiếu nại lần đầu tới người sử dụng lao động không được giải quyết hoặc không đồng ý với quyết định giải quyết đó, người lao động có thể khiếu nại tới Chánh Thanh tra tỉnh theo quy định tại Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, khoản 1 Điều 9 Luật Thanh tra năm 2025.

Tương tự giống như đối với khiếu nại lần đầu, đơn khiếu nại lần hai người lao động viết theo mẫu đơn 01 ban hành kèm theo tại Phụ lục của Nghị định 124/2020/NĐ-CP, lưu ý ghi rõ tên đơn là “Đơn khiếu nại lần hai”. Kèm theo đơn khiếu nại, tài liệu chứng cứ tương tự như khiếu nại lần đầu đã nêu trên. 

Trình tự giải quyết khiếu nại khi công ty chậm trả lương

Trình tự thực hiện khiếu nại được quy định cụ thể tại Mục 4 và Mục 5 Nghị định 24/2018/NĐ-CP. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cụ thể.

Đối với khiếu nại lần đầu

Thủ tục khiếu nại lần đầu được thực hiện như sau:

Thụ lý giải quyết khiếu nại lần đầu

Kể từ ngày nhận được khiếu nại của người lao động, người sử dụng lao động phải thụ lý giải quyết trong thời hạn 07 ngày làm việc và thông báo bằng văn bản về việc thụ lý giải quyết khiếu nại cho người lao động và Chánh Thanh tra Sở Nội vụ nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 19 Nghị định 24/2018/NĐ-CP. 

Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu

Căn cứ quy định tại Điều 20 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý, không quá 45 ngày đối với vụ việc phức tạp. Đối với người lao động cư trú ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời giải quyết không quá 45 ngày, không quá 60 ngày đối với vụ việc phức tạp. 

Xác minh, kiểm tra nội dung khiếu nại lần đầu

Theo quy định tại Điều 21 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, trong thời hạn quy định người giải quyết khiếu nại lần đầu tự mình hoặc giao cho bộ phận chuyên môn tiến hành kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại. Việc kiểm tra nhằm xác định rõ các vấn đề, sự việc mà người khiếu nại nêu ra. Trong thời hạn quy định của pháp luật, cơ quan giải quyết phải hoàn tất việc xác minh để làm cơ sở xử lý khiếu nại. Đây là bước quan trọng đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người khiếu nại và tính khách quan trong giải quyết khiếu nại.

Tổ chức đối thoại lần đầu

Tại Điều 22 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định rằng trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu, người sử dụng lao động phải gặp gỡ, đối thoại với người lao động để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người lao động và hướng giải quyết. Việc đối thoại phải tiến hành công khai, dân chủ, người lao động có quyền trình bày ý kiến, đưa ra chứng cứ liên quan đến khiếu nại và yêu cầu của mình. Biên bản đối thoại phải được lập ghi rõ đầy đủ ý kiến của những người tham gia, kết quả, chữ ký hoặc điểm chỉ của người tham gia và được lưu vào hồ sơ giải quyết khiếu nại. Kết quả đối thoại là một trong các căn cứ để giải quyết khiếu nại. 

Giải quyết khiếu nại lần đầu 

Người giải quyết khiếu nại – người sử dụng lao động phải ra quyết định giải quyết khiếu nại theo quy định tại Điều 23 Nghị định 24/2018/NĐ-CP . Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định khiếu nại phải có trách nhiệm gửi thông báo đến người lao động, Chánh Thanh tra tỉnh nơi người sử dụng lao động bị khiếu nại đặt trụ sở chính theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Nghị định 24/2018/NĐ-CP. 

Đối với khiếu nại lần thứ hai

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai cũng tương tự giải quyết khiếu nại lần đầu, gồm các bước sau đây:

Thụ lý giải quyết khiếu nại lần hai

Kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại lần hai của người lao động, Chánh Thanh tra Sở Nội vụ có thẩm quyền thụ lý giải quyết trong thời hạn 07 ngày làm việc và phải thông báo bằng văn bản về việc thụ lý giải quyết khiếu nại đến người lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai

Căn cứ quy định tại Điều 28 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý, không quá 60 ngày đối với vụ việc phức tạp. Đối với người lao động cư trú ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời giải quyết không quá 60 ngày, không quá 90 ngày đối với vụ việc phức tạp. 

Kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại lần hai

Theo Điều 29 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, trong thời hạn quy định, người giải quyết khiếu nại lần hai phải tự mình hoặc giao cho bộ phận chuyên môn tiến hành kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại. Việc kiểm tra, xác minh thực hiện theo quy định tại khoản 2, 3 và 4 Điều 21 của Nghị định này (tương tự kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại lần đầu). Người có trách nhiệm kiểm tra, xác minh ngoài các quyền và nghĩa vụ đã nêu tại khoản 3 Điều 21 còn được quyền yêu cầu người bị khiếu nại cung cấp thông tin, tài liệu, chứng cứ liên quan. Đồng thời, người bị khiếu nại phải giải trình bằng văn bản về nội dung khiếu nại. Quá trình này nhằm đảm bảo việc xem xét khiếu nại lần hai được khách quan, đầy đủ và đúng pháp luật.

Tổ chức đối thoại lần hai

Theo Điều 30 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, trong quá trình giải quyết khiếu nại lần hai, Chánh Thanh tra tỉnh ụ tổ chức đối thoại giữa người lao động, người sử dụng lao động, người có quyền và nghĩa vụ liên quan. Về nội dung đối thoại, biên bản đối thoại thực hiện tương tự như tổ chức đối thoại lần đầu. Kết quả đối thoại lần hai cũng sẽ là căn cứ để giải quyết khiếu nại. 

Giải quyết khiếu nại lần hai

Chánh Thanh tra tỉnh vụ phải ra quyết định giải quyết khiếu nại lần hai, ngoài nội dung đã có ở quyết định giải quyết khiếu lần đầu cần phải có thêm kết quả giải quyết khiếu nại lần đầu và thông tin về quyền khởi kiện vụ án tại Tòa án theo căn cứ tại Điều 31 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

Kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại, Chánh Thanh tra tỉnh ụ phải gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại và người bị khiếu nại trong thời hạn 03 ngày làm việc theo quy định tại Điều 32 Nghị định 24/2018/NĐ-CP. 

>>> Xem thêm: Lãi suất chậm trả lương: Cách tính và quy định mới nhất

Khuyến nghị của luật sư liên quan đến khiếu nại công ty chậm trả lương

Trong trường hợp người lao động đã thực hiện khiếu nại lần đầu nhưng không được giải quyết hoặc quyết định giải quyết không thỏa đáng, việc tiếp tục khiếu nại lần hai không phải là lựa chọn tối ưu. Thay vào đó, người lao động nên chủ động khởi kiện dân sự tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền để yêu cầu bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình theo quy định pháp luật về tố tụng dân sự.

>>> Xem thêm: Thủ tục khởi kiện khi công ty chậm trả lương người lao động

Song song với việc khởi kiện, người lao động có thể gửi văn bản phản ánh, đề nghị Thanh tra tỉnh nơi công ty đặt trụ sở để tiến hành kiểm tra, xử lý hành vi vi phạm của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước xem xét trách nhiệm hành chính đối với tổ chức, cá nhân vi phạm quy định về lao động, đặc biệt trong các trường hợp cố tình chậm trả, không trả lương hoặc không thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng.

>>>> Xem thêm: Hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động 

Dịch vụ Luật sư tư vấn và thực hiện thủ tục khiếu nại khi công ty chậm trả lương

Khi xảy ra tranh chấp lao động liên quan đến việc chậm trả lương, người lao động cần được hỗ trợ pháp lý kịp thời và hiệu quả để bảo vệ quyền lợi chính đáng. Luật sư chuyên môn trong lĩnh vực lao động sẽ đồng hành cùng Quý khách thông qua các dịch vụ sau:

• Tư vấn mức xử phạt hành chính đối với hành vi chậm trả lương;
• Tư vấn các phương án giải quyết tranh chấp;
• Hướng dẫn thu thu thập các tài liệu, chứng cứ; 
• Hướng dẫn trình tự, thủ tục yêu trả tiền lương; 
• Soạn thảo đơn từ và văn bản liên quan yêu cầu trả lương;
• Đại diện người lao động tham gia giải quyết tranh chấp;
• Giải đáp mọi vấn đề pháp lý liên quan đến quan hệ lao động, hợp đồng lao động.

>>> Xem thêm: Thủ tục tố cáo doanh nghiệp chậm trả lương

Các câu hỏi thường gặp

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp liên quan đến thủ tục khiếu nại khi công ty chậm trả lương:

Người khiếu nại có quyền rút khiếu nại không ?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định người lao động – người khiếu nại có quyền rút khiếu nại bất cứ thời điểm nào trong quá trình khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Ngoài ra, việc rút khiếu nại phải được thực hiện bằng đơn có chữ ký hoặc điểm chỉ của người khiếu nại; đơn xin rút khiếu nại phải gửi đến người giải quyết khiếu nại là người sử dụng lao động hoặc Chánh Thanh tra tỉnh. 

Người khiếu nại có quyền ủy quyền cho người khác khiếu nại không ?

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, người khiếu nại hoàn toàn có quyền ủy quyền cho người khác thực hiện việc khiếu nại thay mình. Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản và nêu rõ phạm vi, quyền hạn của người được ủy quyền. Người được ủy quyền sẽ thay mặt người khiếu nại tiến hành các thủ tục, nộp đơn và theo dõi quá trình giải quyết khiếu nại. Quyền và nghĩa vụ của người khiếu nại vẫn được bảo đảm trong suốt quá trình ủy quyền. Như vậy, ủy quyền khiếu nại là công cụ pháp lý giúp người khiếu nại thực hiện quyền của mình một cách thuận tiện và linh hoạt.

Trong quá trình khiếu nại, người khiếu nại có được quyền yêu cầu công ty cung cấp các tài liệu liên quan không?

Trong quá trình khiếu nại, người khiếu nại có quyền yêu cầu công ty cung cấp các tài liệu, chứng cứ liên quan để làm cơ sở giải quyết khiếu nại theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 10 Nghị định 24/2018/NĐ-CP. Việc cung cấp này giúp đảm bảo quá trình giải quyết khiếu nại được minh bạch và đầy đủ thông tin. Tuy nhiên, quyền này không áp dụng đối với thông tin, tài liệu thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật của người bị khiếu nại, theo quy định của pháp luật. Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bị yêu cầu cung cấp tài liệu phải tuân thủ đúng các quy định về bảo mật. Như vậy, quyền yêu cầu tài liệu là quyền hợp pháp nhưng vẫn bị giới hạn nhằm bảo vệ bí mật theo luật định.

Công ty liên tục trì hoãn việc trả lương, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng không ?

Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi công ty liên tục trì hoãn việc trả lương. Theo điểm b khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, trong trường hợp không được trả lương đúng thời hạn, người lao động không cần báo trước vẫn có thể chấm dứt hợp đồng. Quyền này nhằm bảo vệ quyền lợi tài chính và đảm bảo chế độ an toàn lao động cho người lao động. Khi thực hiện, người lao động nên lập văn bản chấm dứt hợp đồng và lưu giữ bằng chứng về việc công ty chậm trả lương. Điều này giúp tránh tranh chấp pháp lý và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của bản thân. 

Kết luận

Thủ tục khiếu nại khi công ty chậm trả lương là một trong những cách bảo vệ quyền lợi của người lao động. Khi biện pháp khiếu nại không thành, việc khởi kiện là cần thiết. Để bảo vệ quyền lợi và tối ưu hóa kết quả, Quý khách nên sử dụng dịch vụ luật sư chuyên nghiệp. Vui lòng liên hệ hotline 1900.63.63.87 để được Luật Long Phan PMT hỗ trợ kịp thời.

Tags: Chậm trả lương, Khiếu nại công ty chậm trả lương, Khởi kiện tranh chấp lao động, Quyền lợi người lao động, Thủ tục khiếu nại lao động, Tranh chấp tiền lương