Thủ tục khởi kiện khi công ty chậm trả lương người lao động

Thủ tục khởi kiện khi công ty chậm trả lương người lao động là giải pháp pháp lý để bảo vệ quyền lợi tài chính khi người sử dụng lao động vi phạm nghĩa vụ thanh toán. Việc chậm lương, nợ lương gây ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người lao động. Pháp luật đã quy định rõ quy trình tố tụng để giải quyết tranh chấp này. Bài viết sau đây của Luật Long Phan PMT phân tích các bước pháp lý cần thực hiện khi công ty chậm trả lương người lao động.

Thời hiệu và thủ tục hòa giải lao động trước khởi kiện khi công ty chậm trả lương người lao động

Bắt đầu thủ tục khởi kiện khi công ty chậm trả lương người lao động đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về thời hiệu tố tụng. Đồng thời, pháp luật quy định một thủ tục tiền tố tụng bắt buộc là hòa giải tại cơ sở. Việc nắm rõ hai yếu tố này là điều kiện tiên quyết để Tòa án chấp nhận đơn.

Về thời hiệu, Điều 190 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ) quy định thời hiệu yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân là 01 năm, kể từ ngày phát hiện ra hành vi mà bên tranh chấp cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị vi phạm. Đối với tranh chấp chậm lương, ngày phát hiện hành vi vi phạm được tính từ ngày người lao động đáng lẽ phải nhận được lương nhưng đã không nhận được hoặc chỉ nhận được một phần. Quý khách cũng cần lưu ý thời hiệu yêu cầu hòa giải viên lao động thực hiện hòa giải là 06 tháng kể từ ngày phát hiện ra hành vi mà bên tranh chấp cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị vi phạm, đây là thủ tục phải thực hiện trước khi khởi kiện.

Về thủ tục hòa giải bắt buộc, Điều 188 BLLĐ 2019 quy định rõ tranh chấp lao động cá nhân phải được giải quyết thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Tòa án. Tranh chấp về tiền lương bắt buộc phải qua hòa giải. Người lao động phải nộp đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp lao động cá nhân. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, hòa giải viên phải kết thúc việc hòa giải. Người lao động chỉ có quyền khởi kiện khi: hết thời hạn 05 ngày mà hòa giải viên không tiến hành hòa giải hoặc hòa giải không thành.

>>> Xem thêm: Bị chậm trả lương: Người lao động phải làm gì?

Xác định thẩm quyền và lựa chọn Tòa án giải quyết tranh chấp chậm trả lương

Sau khi hoàn tất thủ tục hòa giải bắt buộc và có Biên bản hòa giải không thành, bước tiếp theo trong thủ tục khởi kiện là xác định chính xác Tòa án có thẩm quyền. Việc lựa chọn Tòa án không chỉ ảnh hưởng đến tính hợp lệ của đơn mà còn tạo thuận lợi cho quá trình tố tụng. Pháp luật Tố tụng Dân sự trao cho người lao động quyền lựa chọn Tòa án.

Về thẩm quyền theo cấp Tòa án, tranh chấp về tiền lương là tranh chấp lao động cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 32 Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) 2015 được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 2 Điều 219 Bộ luật Lao động 2019, thuộc thẩm quyền giải quyết sơ thẩm của Tòa án nhân dân khu vực.

Về thẩm quyền theo lãnh thổ, nguyên tắc chung tại Điều 39 BLTTDS là Tòa án nơi bị đơn (công ty) có trụ sở chính. Tuy nhiên, pháp luật trao cho người lao động một quyền lợi tố tụng rất lớn. Theo điểm đ khoản 1 Điều 40 BLTTDS 2015, đối với tranh chấp về tiền lương, thu nhập và các điều kiện lao động khác, người lao động (nguyên đơn) có quyền lựa chọn khởi kiện tại Tòa án nơi người lao động cư trú, làm việc. Điều này có nghĩa là, người lao động không bắt buộc phải kiện tại nơi công ty đặt trụ sở, mà có thể nộp đơn tại Tòa án nơi người lao động đang sinh sống hoặc làm việc, giúp tiết kiệm chi phí và thuận lợi cho việc theo đuổi vụ kiện.

Hồ sơ khởi kiện tranh chấp chậm trả lương

Hồ sơ khởi kiện là nền tảng vật chất của vụ án, chứng minh yêu cầu của người lao động là có căn cứ. Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, logic là bước quan trọng trong thủ tục khởi kiện khi công ty chậm trả lương người lao động.

Đơn khởi kiện đòi lương phải lập theo mẫu 23-DS ban hành kèm theo Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP. Đơn khởi kiện phải có các nội dung chính tại khoản 4 Điều 189 BLTTDS 2015. Kèm theo đơn khởi kiện, người khởi kiện cần chuẩn bị các tài liệu, chứng cứ sau:

• Giấy tờ pháp lý cá nhân (bản sao công chứng/chứng thực CCCD/Hộ chiếu).
• Bản chính Biên bản hòa giải không thành của hòa giải viên lao động.
• Các nhóm chứng cứ chứng minh quan hệ lao động và vi phạm bao gồm:

Nhóm 1 – Hợp đồng & quy định nội bộ: 

• Hợp đồng lao động và các Phụ lục hợp đồng, trong đó ghi rõ mức lương, phụ cấp, kỳ hạn trả lương và hình thức trả lương.
• Quy chế trả lương, Thỏa ước lao động tập thể, hoặc các thông báo chính thức về lịch trả lương của công ty.
• Quy trình trả lương/phiếu lương mẫu do công ty phát hành.

Nhóm 2 – Dấu vết thanh toán:

• Sao kê tài khoản ngân hàng của Quý khách (chứng minh không có khoản chi trả đúng ngày/kỳ).
• Phiếu lương (payslip), bảng lương ký nhận, file PGF/Excel bảng lương.

Nhóm 3 – Trao đổi, thừa nhận:

• Email, thông báo của doanh nghiệp thông báo về việc “trả lương chậm”, “khó khăn dòng tiền”, “hẹn thanh toán sau”.
• Tin nhắn (Zalo/Teams/Slack) về việc chậm lương được người có thẩm quyền xác nhận.
• Biên bản họp, ghi âm cuộc họp (không cắt ghép, nêu rõ thời gian–địa điểm) – nên có người tham dự ký xác nhận.

Nhóm 4 – Chứng cứ gián tiếp/bổ trợ:

• Bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc/KPI hoàn thành đúng hạn.
• Bảng lương đóng BHXH (để tham chiếu mức lương cơ sở).
• Xác nhận của đồng nghiệp (bản tường trình/“lời khai” có chữ ký) về việc toàn công ty/nhóm bị chậm lương kỳ X.

Thủ tục thụ lý giải quyết tranh chấp chậm trả lương

Nộp đơn là bước khởi đầu, nhưng thụ lý mới là thời điểm Tòa án chính thức chấp nhận giải quyết vụ án. Thủ tục thụ lý được quy định tại Điều 195 BLTTDS 2015. Người lao động cần lưu ý các nghĩa vụ của mình để Tòa án ra thông báo thụ lý.

Theo quy trình thông thường, sau khi nhận đơn, Thẩm phán sẽ xem xét và nếu hồ sơ hợp lệ, Tòa án ra thông báo yêu cầu người khởi kiện nộp tiền tạm ứng án phí. Sau khi người khởi kiện nộp biên lai, Tòa án mới chính thức thụ lý vụ án (khoản 3 Điều 195 BLTTDS 2015).

Tuy nhiên, đối với thủ tục khởi kiện khi công ty chậm trả lương người lao động, pháp luật có quy định đặc biệt. Người lao động khởi kiện đòi tiền lương được miễn nộp tiền tạm ứng án phí và án phí (theo Điều 12 Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14). Người khởi kiện cần nộp kèm đơn khởi kiện là đơn đề nghị miễn giảm tạm ứng án phí. Theo khoản 4 Điều 195 BLTTDS 2015 sẽ được áp dụng: Tòa án phải thụ lý vụ án ngay khi nhận được đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ hợp lệ.

Quá trình giải quyết tranh chấp chậm trả lương

Sau khi thụ lý, vụ án chính thức bước vào giai đoạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm. Theo Điều 203 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, thời hạn chuẩn bị xét xử cho tranh chấp lao động là 02 tháng, tính từ ngày thụ lý. Đối với vụ án phức tạp hoặc phát sinh sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan, Chánh án Tòa án có thể quyết định gia hạn thời hạn này thêm 01 tháng.

Trong giai đoạn chuẩn bị xét xử, Thẩm phán sẽ triệu tập các bên để tiến hành phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải (theo Điều 210 BLTTDS 2015). 

Nếu các bên hòa giải thành, Tòa án sẽ lập biên bản và ban hành “Quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự”. Quyết định này có hiệu lực pháp luật ngay lập tức và không thể bị kháng cáo hay kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm (khoản 1 Điều 213 BLTTDS 2015).

Trường hợp hòa giải tại Tòa không thành, Thẩm phán sẽ ra Quyết định đưa vụ án ra xét xử. Kể từ ngày có quyết định này, Tòa án phải mở phiên tòa sơ thẩm trong thời hạn 01 tháng. Nếu có lý do chính đáng, thời hạn này có thể được kéo dài thành 02 tháng.

Đối với quy trình phúc thẩm (nếu có kháng cáo hoặc kháng nghị), thời hạn chuẩn bị xét xử là 02 tháng kể từ ngày thụ lý vụ án phúc thẩm. Sau khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử phúc thẩm, Tòa án phải mở phiên tòa trong thời hạn 01 tháng (hoặc 02 tháng nếu có lý do chính đáng), theo quy định tại Điều 286 BLTTDS 2015.

>>> Xem thêm: Thủ tục tố cáo doanh nghiệp chậm trả lương

Căn cứ xác định người sử dụng lao động chậm trả lương

Để Tòa án chấp nhận yêu cầu khởi kiện, người lao động phải chứng minh hành vi “chậm trả lương” của công ty dựa trên các căn cứ pháp lý và thực tế. Nền tảng đầu tiên là chứng minh nghĩa vụ trả lương và kỳ hạn thanh toán của doanh nghiệp. Căn cứ này được xác định dựa trên các thỏa thuận văn bản như Hợp đồng lao động, Phụ lục hợp đồng, hoặc các quy chế trả lương, thỏa ước lao động tập thể. Các tài liệu này phải thể hiện rõ mức lương, các khoản phụ cấp, ngày trả lương cố định (kỳ hạn) và cách thức trả (chuyển khoản hay tiền mặt).

Tiếp theo, người lao động phải chứng minh số tiền lương cụ thể đáng lẽ phải được nhận trong mỗi kỳ thanh toán đó. Đồng thời, cần cung cấp bằng chứng về ngày thực trả (nếu công ty trả muộn) hoặc chứng minh việc chưa trả lương (nếu công ty nợ hoàn toàn). Cần làm rõ số tiền thực nhận trong trường hợp công ty chỉ thanh toán một phần. Việc đối chiếu giữa số tiền phải trả và số tiền thực nhận, cùng với ngày đáng lẽ phải trả và ngày thực trả, là cơ sở để xác định chính xác số ngày chậm thanh toán và tổng số tiền lương còn nợ.

Một yếu tố quan trọng là chứng minh thiện chí của người lao động. Bằng chứng về việc người lao động đã gửi yêu cầu thanh toán (thông qua email, công văn chính thức, tin nhắn…) nhưng doanh nghiệp không khắc phục hoặc không phản hồi sẽ củng cố tính chính đáng của đơn khởi kiện.

Cuối cùng, hồ sơ khởi kiện phải bao gồm yêu cầu về khoản lãi chậm trả. Yêu cầu này cần được lập thành một bảng tính chi tiết, thể hiện rõ số tiền nợ gốc, số ngày chậm, và căn cứ áp dụng lãi suất (theo quy định pháp luật, ví dụ: lãi suất tiền gửi ngân hàng) để Tòa án có cơ sở xem xét, chấp nhận.

Dịch vụ luật sư tư vấn và tham gia giải quyết tranh chấp khi công ty chậm trả lương người lao động

Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, bảo vệ quyền lợi tối đa cho Quý khách hàng. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tiếp nhận thông tin, rà soát pháp lý Hợp đồng lao động, Phụ lục hợp đồng, và các quy chế nội bộ của công ty.
• Đánh giá toàn diện chứng cứ Quý khách cung cấp (sao kê ngân hàng, email, tin nhắn Zalo/Teams…).
• Tư vấn chiến lược giải quyết (thương lượng, khiếu nại hay khởi kiện).
• Tính toán chi tiết, lập bảng kê số tiền lương nợ gốc và số tiền lãi chậm trả.
• Đại diện hoặc hỗ trợ Quý khách thực hiện thủ tục hòa giải bắt buộc tại hòa giải viên lao động.
• Soạn thảo Đơn khởi kiện, chuẩn bị hồ sơ và các tài liệu, chứng cứ.
• Đại diện bảo vệ quyền lợi của Quý khách tại phiên tòa.

>>> Xem thêm: Tranh chấp lao động về lương, thưởng: Cách giải quyết

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là phần giải đáp một số thắc mắc pháp lý phổ biến mà người lao động thường gặp trong quá trình giải quyết tranh chấp khi công ty chậm trả lương:

Công ty chậm lương, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng (nghỉ việc) không?

Người lao động hoàn toàn có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi công ty chậm trả lương. Theo điểm b khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, việc trả lương không đủ hoặc không đúng hạn là căn cứ hợp pháp để nghỉ việc. Quyền này được áp dụng ngay lập tức mà không cần báo trước. Tuy nhiên, ngoại lệ được đặt ra đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 97 BLLĐ 2019 về chậm lương do sự kiện bất khả kháng. Như vậy, nếu không thuộc trường hợp ngoại lệ, người lao động có thể nghỉ việc ngay để bảo vệ quyền lợi của mình.

Bài viết nêu người lao động được miễn án phí, vậy người lao động có phải trả thêm chi phí nào khác không?

Người lao động được miễn toàn bộ tiền tạm ứng án phí và án phí theo quy định của pháp luật, nên không phải nộp cho Tòa án bất kỳ khoản phí nào thuộc nhóm này. Tuy nhiên, người lao động vẫn phải tự chịu các khoản chi phí cá nhân phát sinh trong quá trình tham gia tố tụng. Các chi phí này có thể bao gồm chi phí thuê luật sư nếu có nhu cầu đại diện, chi phí đi lại để làm việc với Tòa án và cơ quan liên quan. Người lao động cũng phải tự chi trả chi phí thu thập, sao y, công chứng tài liệu phục vụ chứng minh yêu cầu khởi kiện. Trong trường hợp hồ sơ tài liệu bằng tiếng nước ngoài, chi phí dịch thuật cũng do người lao động tự trang trải.

Tin nhắn Zalo, Teams hoặc file ghi âm có được Tòa án chấp nhận là chứng cứ không?

Có. Theo Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, khoản 1 Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023, dữ liệu điện tử (email, tin nhắn Zalo/Teams/Slack, file ghi âm…) được xem là một nguồn chứng cứ. Để chứng cứ này hợp lệ, Quý khách cần đảm bảo cung cấp được dữ liệu ở dạng nguyên gốc, xác thực, không cắt ghép, và thể hiện rõ nội dung công ty thừa nhận việc chậm lương hoặc hẹn ngày trả.

Tiền lãi chậm trả được tính chính xác như thế nào?

Tiền lãi chậm trả lương được tính dựa trên số tiền lương còn nợ của người lao động. Theo khoản 4 Điều 97 Bộ luật Lao động 2019, lãi suất áp dụng là mức lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng hoặc không kỳ hạn do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản trả lương công bố. Mỗi ngân hàng có quy định khác nhau nên mức lãi sẽ thay đổi theo từng thời điểm. Doanh nghiệp phải lấy lãi suất tại thời điểm trả lương để làm căn cứ tính toán, không được áp dụng tùy tiện. Việc tính đúng tiền lãi giúp bảo đảm quyền lợi người lao động và tránh tranh chấp phát sinh.

Công ty trả 50% lương, người lao động có kiện đòi 50% còn lại được không?

Người lao động hoàn toàn có quyền khởi kiện khi doanh nghiệp chỉ trả 50% tiền lương. Việc trả lương không đầy đủ vẫn được xem là vi phạm nghĩa vụ trả lương theo Điều 97 Bộ luật Lao động 2019. Tiền lương là nghĩa vụ thỏa thuận trong hợp đồng và phải được thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn. Nếu doanh nghiệp chậm hoặc thiếu trả, người lao động có thể yêu cầu thanh toán phần còn lại. Đồng thời, người lao động còn có quyền yêu cầu tính lãi chậm trả trên số tiền bị thiếu theo quy định pháp luật.

Kết luận

Thủ tục khởi kiện khi công ty chậm trả lương người lao động là quy trình tố tụng đòi hỏi sự am hiểu pháp luật và chuẩn bị chứng cứ kỹ lưỡng. Việc tuân thủ đúng trình tự, từ hòa giải cơ sở đến phiên tòa, là yếu tố đảm bảo quyền lợi. Nếu Quý khách đang gặp vướng mắc, hãy liên hệ ngay với Luật Long Phan PMT qua hotline 1900.63.63.87 để được hỗ trợ pháp lý kịp thời.

Tags: Chậm trả lương, Khởi kiện công ty chậm trả lương, Lãi suất chậm trả lương, Thủ tục khởi kiện tranh chấp lao động, Tranh chấp tiền lương