Cách xử lý khi sổ đỏ cấp sai tên người sử dụng đất: Hướng dẫn

Cách xử lý khi sổ đỏ cấp sai tên người sử dụng đất thực hiện khi thông tin của người sử dụng đất trên sổ đỏ có sai sót. Khi đó sổ đỏ sẽ được xử lý theo quy định của Luật Đất đai 2024. Phương pháp để xử lý khi sổ đỏ cấp sai tên người sử dụng đất là đính chính thông tin trên Giấy chứng nhận đã cấp. Dưới đây là các nội dung về phương pháp xử lý bao gồm hồ sơ, trình tự thủ cũng như thời hạn thực hiện thủ tục đính chính.

Xác định nguyên nhân dẫn đến cấp sổ đỏ sai tên người sử dụng đất

Tình trạng cấp sổ đỏ sai tên là một trong những sai sót pháp lý phổ biến, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và các giao dịch dân sự của người sử dụng đất. Các nguyên nhân chính bao gồm lỗi từ cơ quan cấp, lỗi người kê khai, hoặc cấp sai đối tượng hoàn toàn: 

• Sai do lỗi của cơ quan cấp: Lỗi cơ quan cấp sổ đỏ thường xuất hiện qua việc ghi nhầm tên người sử dụng đất, sai chính tả trong quá trình nhập liệu, hoặc sai sót khi kiểm tra giấy tờ tùy thân;
• Sai do lỗi của người kê khai: Lỗi người kê khai khi đăng ký cấp sổ đỏ phát sinh từ việc cung cấp giấy tờ nhân thân không chính xác hoặc khai báo sai thông tin cá nhân, chẳng hạn như cung cấp căn cước công dân có tên khác với tên thực tế đang sử dụng hoặc ghi thông tin mã số định danh trên CCCD không đúng;
• Cấp cho sai đối tượng: nghĩa là đáng ra phải cấp cho người A nhưng lại cấp cho người B do nhầm lẫn trong hồ sơ hoặc thủ tục xác minh. Khi này, người thực sự có quyền sử dụng đất phải chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của mình qua các giấy tờ như hợp đồng mua bán, quyết định giao đất, hoặc các tài liệu chứng minh việc sử dụng đất lâu dài. 

Tóm lại, việc cấp sổ đỏ sai tên có thể xuất phát từ lỗi chủ quan của người kê khai, sai sót khách quan từ cơ quan cấp, hoặc thậm chí là nhầm lẫn nghiêm trọng về đối tượng.

Trường hợp sai do lỗi cơ quan cấp giấy chứng nhận và người kê khai

Thủ tục đính chính sổ đỏ áp dụng cho trường hợp sai sót do lỗi cơ quan cấp hoặc người kê khai, không ảnh hưởng đến quyền sở hữu thực chất thì căn cứ khoản 1 Điều 152 Luật Đất đai 2024, cơ quan có thẩm quyền phải đính chính sổ đỏ khi phát hiện sai sót theo quy định tại tiểu mục XIV mục C phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025:

• Bước 1: Người yêu cầu chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đính chính sổ đỏ bao gồm:  Đơn đăng ký biến động đất đai theo Mẫu số 18 ban hành kèm Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025, bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp, và giấy tờ chứng minh sai sót, văn bản ủy quyền (nếu có).
• Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ với thời gian hẹn trả kết quả cụ thể. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan tiếp nhận trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung để người dân hoàn thiện theo đúng quy định.
• Bước 3: Cơ quan có chức năng quản lý đất đai thực hiện kiểm tra hồ sơ và lập biên bản kết luận về nội dung, nguyên nhân sai sót. 
• Bước 4: Xác nhận nội dung đính chính trên Giấy chứng nhận đã cấp hoặc cấp mới;
• Bước 5: Chỉnh lý, cập nhật biến động vào sổ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai, trao Giấy chứng nhận cho người được cấp.

Tóm lại, thủ tục đính chính sổ đỏ đối với sai sót do lỗi của cơ quan cấp và người kê khai đã được pháp luật quy định một cách rõ ràng qua 5 bước cụ thể. Người sử dụng đất chỉ cần thực hiện đúng và đủ theo trình tự này để đảm bảo thông tin trên Giấy chứng nhận được sửa đổi chính xác.

>> Xem thêm: Sổ đỏ bị cấp sai: Đính chính, thu hồi hay bị hủy?

Trường hợp cấp sai đối tượng được cấp giấy chứng nhận

Cấp sổ đỏ sai đối tượng sẽ làm phát sinh tranh chấp quyền sử dụng đất giữa người thực sự có quyền và người được cấp nhầm. Dựa vào tình huống thực tế phát sinh, chúng tôi cung cấp quy trình thực hiện tối ưu hóa khi cấp sai đối tượng nhận giấy chứng nhận. 

Thực hiện hòa giải tranh chấp đất đai do cấp sai đối tượng được cấp giấy chứng nhận

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị quyết 04/2017/NQ-HĐTP ngày 5/5/2017 và khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024, tranh chấp về quyền sử dụng đất phải được hòa giải tại UBND cấp xã trước khi khởi kiện hoặc trước khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai. Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp theo quy định khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024. Cụ thể:

• Bước 1: Người có quyền sử dụng đất nộp đơn đề nghị hòa giải kèm theo các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp;
• Bước 2: Chủ tịch UBND xã lập Hội đồng hòa giải tranh chấp và triệu tập các bên liên quan tham gia buổi hòa giải trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận đơn;
• Bước 3: Trường hợp hòa giải thành công, các bên ký vào biên bản hòa giải và Chủ tịch UBND xã hướng dẫn các bên thực hiện thủ tục cần thiết để khắc phục sai sót;
• Bước 4: Trường hợp hòa giải không thành công do các bên không thống nhất được phương án giải quyết, Chủ tịch UBND xã lập biên bản xác nhận việc hòa giải không thành. Biên bản này là căn cứ để đương sự khởi kiện lên tòa án, chứng minh đã thực hiện đủ điều kiện tiền tố tụng theo quy định pháp luật.

Tóm lại, thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã không chỉ là bước giải quyết ban đầu mà còn là điều kiện tiền tố tụng bắt buộc trong trường hợp sổ đỏ bị cấp sai đối tượng tranh chấp xác định ai là người có quyền sử dụng đất. 

Thủ tục khởi kiện hành chính

Trường hợp nhà đất do mình quản lý sử dụng, không bị chiếm dụng, mà chỉ bị cấp sai cho người khác thì người sử dụng đất thực hiện khởi kiện hành chính yêu cầu hủy sổ đỏ cấp sai. 

Bước 1: Nộp Đơn khởi kiện hành chính theo mẫu số 01-HC ban hành kèm Nghị quyết 02/2017/NQ-HĐTP với đầy đủ nội dung quy định tại khoản 1 Điều 118 Luật Tố tụng Hành chính 2015 đến Tòa án nhân dân khu vực theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Luật số 85/2025/QH15. Hồ sơ kèm theo bao gồm giấy chứng nhận bị cấp sai, bản vẽ sơ đồ nhà đất, giấy tờ khác chứng minh quyền sở hữu hợp pháp như hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, hợp đồng mua bán điện, nước, … và biên bản hòa giải không thành tại UBND cấp xã;

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, Chánh án Tòa án phân công một Thẩm phán xem xét đơn khởi kiện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được phân công, Thẩm phán phải xem xét đơn khởi kiện và có một trong các quyết định sau đây:

• Yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện;
• Tiến hành thủ tục thụ lý vụ án;
• Chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền và thông báo cho người khởi kiện nếu vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án khác;
• Trả lại đơn khởi kiện cho người khởi kiện.

Bước 3: Nhận thông báo đóng tiền tạm ứng án phí của tòa án và đóng tiền tạm ứng án phí và nộp biên lai cho Tòa trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Tòa.

Bước 4: Tòa án thụ lý vụ án và phân công thẩm phán giải quyết vụ án.

Bước 5: Thực hiện kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận công khai chứng cứ và đối thoại giữa các bên trong thời gian 04 tháng kể từ ngày thụ lý vụ án.

Bước 5: Mở phiên tòa sơ thẩm, tranh tụng và ra bản án.

Bước 6: Trong thời hạn kháng cáo bản án sơ thẩm là 15 ngày theo Điều 149 Luật Tố tụng Hành chính 2015, người kháng cáo nộp đơn kháng cáo thực hiện theo mẫu số 24-HC ban hành kèm Nghị quyết 02/2017/NQ-HĐTP ngày 13/01/2017 đến Tòa án nhân dân cấp tỉnh. 

Bước 7: Thủ tục giải quyết đơn kháng cáo cũng tương tự như giai đoạn sơ thẩm quy định tại Chương XIII Luật Tố tụng hành chính 2015. 

Việc nắm vững các bước từ khi nộp đơn cho đến giai đoạn xét xử phúc thẩm không chỉ giúp người dân theo đuổi vụ kiện một cách hiệu quả mà còn là yếu tố then chốt để bảo vệ thành công quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản của mình. 

Thủ tục khởi kiện dân sự

Trường hợp nhà đất bị người được cấp sổ chiếm dụng trái pháp luật thì biện pháp cần làm ngay là khởi kiện dân sự yêu cầu người đó giao lại nhà đất và hủy giấy chứng nhận đã cấp cho người đó. Về thủ tục thực hiện được trình bày cụ thể như sau:

Bước 1: Người khởi kiện nộp hồ sơ khởi kiện gồm Đơn khởi kiện chính xác theo mẫu 23-DS ban hành kèm Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP ngày 13/1/2017 và tài liệu kèm theo chứng minh quyền lợi ích hợp pháp của minh bị trực tiếp xâm hại tương tự như tài liệu đính kèm của thủ tục hành chính. Ngoài ra, người khởi kiện có thể nộp kèm thêm hình ảnh, chứng cứ chứng minh người được cấp sổ đỏ có hành vi chiếm dụng nhà ở mặc dù đã biết mình bị cấp sai và biên bản hòa giải không thành tại UBND cấp xã đến Tòa án nhân dân khu vực nơi có đất theo quy định tại khoản 2 Điều 1 Luật số 85/2025/QH15.

Bước 2: Tòa án tiếp nhận đơn và cấp Giấy biên nhận hồ sơ cho người khởi kiện và phân công thẩm phán. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày được phân công, Thẩm phán phải xem xét đơn khởi kiện và có một trong các quyết định sau đây:

• Yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện;
• Tiến hành thủ tục thụ lý vụ án;
• Chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền và thông báo cho người khởi kiện nếu vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án khác;
• Trả lại đơn khởi kiện cho người khởi kiện nếu vụ việc đó không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án.

Bước 3: Người khởi kiện đóng tiền tạm ứng án phí và nộp biên lai đóng tiền cho Tòa trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo của Tòa. 

Bước 4:  Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý vụ án, Thẩm phán phải thông báo bằng văn bản cho nguyên đơn, bị đơn, cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc giải quyết vụ án, cho Viện kiểm sát cùng cấp về việc Tòa án đã thụ lý vụ án.

Bước 5:  Mở phiên họp tiếp cận công khai chứng cứ và hòa giải trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày thụ lý. Trường hợp, trong phiên họp này, các bên thống nhất được quan điểm thì Tòa án ban hành Quyết định công nhận sự thỏa thuận của đương sự.

Bước 6: Mở phiên tòa xét xử sơ thẩm và ra bản án.

Bước 7: Người kháng cáo nộp đơn kháng cáo theo mẫu số 54-DS ban hành kèm Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP ngày 13/1/12017 và nội dung phải đảm bảo tại khoản 1 Điều 272 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và các tài liệu kèm theo chứng minh cho yêu cầu kháng cáo của mình đến Tòa án nhân dân cấp tỉnh theo khoản 4 Điều 1 Luật số 85/2025/QH15.

Bước 8: Quy trình tiếp theo tương tư như giai đoạn sơ thẩm quy định tại Chương XVIII Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. 

Việc tuân thủ các bước, từ chuẩn bị hồ sơ ban đầu cho đến tham gia các phiên tòa, chính là chìa khóa để người khởi kiện có thể đòi lại công lý, giành lại quyền kiểm soát tài sản và khôi phục tính pháp lý cho mảnh đất của mình. 

>>> Xem thêm: Thủ tục kiện đòi hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp sai đối tượng

Dịch vụ luật sư tư vấn xử lý sổ đỏ cấp sai tên

Dịch vụ luật sư chuyên nghiệp hỗ trợ Quý khách xử lý hiệu quả các trường hợp sổ đỏ cấp sai tên người sử dụng đất. Luật Long Phan PMT cung cấp tư vấn pháp lý toàn diện từ xác định nguyên nhân sai sót đến thực hiện thủ tục khắc phục. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm: 

• Tư vấn phương án xử lý phù hợp nhất cho tình huống sổ đỏ cấp sai tên;
• Đánh giá khả năng thành công của từng phương án xử lý dựa trên tài liệu pháp lý hiện có và tình trạng thực tế của thửa đất;
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ chứng minh để tối ưu hóa thời gian và chi phí xử lý;
• Tư vấn về rủi ro pháp lý và biện pháp phòng ngừa trong quá trình giải quyết.
• Soạn thảo hồ sơ đính chính sổ đỏ hoặc đơn khởi kiện theo đúng quy định;
• Đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và phối hợp giải quyết các vướng mắc phát sinh;
• Đại diện tham gia các phiên hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã để bảo vệ quyền lợi khách hàng;
• Tư vấn thủ tục kháng cáo, thi hành án. 

Luật Long Phan PMT cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp với mức phí hợp lý và minh bạch. Ngoài ra, đội ngũ luật sư có kinh nghiệm thực tiễn trong giải quyết các vụ việc tranh chấp đất đai và đính chính sổ đỏ. 

Câu hỏi thường gặp về hướng dẫn cách xử lý khi sổ đỏ cấp sai tên người sử dụng đất

Để giúp Quý khách hiểu rõ hơn về cách xử lý khi sổ đỏ cấp sai tên người sử dụng đất, chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi sau: 

Tôi có thể thực hiện giao dịch mua bán, thế chấp khi Giấy chứng nhận đang bị sai tên không?

Quý khách không thể thực hiện các giao dịch hợp pháp. Theo Điều 45 Luật Đất đai 2024, một trong các điều kiện để thực hiện giao dịch là phải có Giấy chứng nhận và đất không có tranh chấp. Do đó, Giấy chứng nhận sai tên có thể bị xem là không hợp lệ khiến các hợp đồng giao dịch không được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp hoặc có nguy cơ bị Tòa án tuyên vô hiệu.

Sự khác biệt cốt lõi giữa khởi kiện hành chính và khởi kiện dân sự trong trường hợp này là gì?

Sự khác biệt nằm ở đối tượng khởi kiện. Khởi kiện hành chính là kiện quyết định hành chính của UBND về việc cấp Giấy chứng nhận, nhằm mục đích hủy bỏ quyết định đó (theo Điều 30 Luật Tố tụng Hành chính 2015). Khởi kiện dân sự là kiện cá nhân đang chiếm dụng đất để đòi lại tài sản và yêu cầu hủy Giấy chứng nhận, thuộc nhóm tranh chấp về quyền sử dụng đất (theo khoản 9 Điều 26 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015).

Sau khi Tòa án ra phán quyết hủy sổ đỏ cấp sai, thủ tục tiếp theo là gì?

Sau khi bản án có hiệu lực pháp luật, Quý khách nộp bản án này kèm theo đơn và các giấy tờ liên quan đến cơ quan đăng ký đất đai. Căn cứ theo bản án, cơ quan này sẽ thực hiện thủ tục thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp sai và cấp mới Giấy chứng nhận cho Quý khách theo quy định về đăng ký biến động đất đai.

Có giới hạn về thời gian để khởi kiện yêu cầu hủy Giấy chứng nhận cấp sai không?

Có. Theo điểm a khoản 2 Điều 116 Luật Tố tụng Hành chính 2015, thời hiệu khởi kiện vụ án hành chính yêu cầu hủy Giấy chứng nhận cấp sai là 01 năm kể từ ngày nhận được hoặc biết được quyết định hành chính. Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 155 Bộ luật Dân sự 2015, tranh chấp về quyền sử dụng đất không xác định thời hiệu. 

Nếu người được cấp sai tên trên sổ đỏ cố tình không hợp tác đính chính thì phải làm gì?

Quý khách cần thực hiện thủ tục hòa giải bắt buộc tại UBND cấp xã theo Điều 235 Luật Đất đai 2024. Nếu hòa giải không thành, biên bản hòa giải không thành là cơ sở để Quý khách tiến hành khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền.

Kết luận

Việc xử lý sổ đỏ cấp sai tên đòi hỏi hiểu biết sâu về pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực đất đai. Luật Long Phan PMT sẵn sàng hỗ trợ Quý khách giải quyết mọi vướng mắc về sổ đỏ cấp sai tên một cách nhanh chóng và đảm bảo quyền lợi, nếu Quý khách có bất kỳ câu hỏi hãy liên hệ hotline 1900636387 để được tư vấn và báo phí dịch vụ.

Tags: Đăng ký biến động, Đính chính sổ đỏ, Hồ sơ đính chính sổ đỏ, Luật Đất đai 2024, Sai tên trên sổ đỏ, Thời hạn đính chính sổ đỏ, Thủ tục đính chính sổ đỏ