Đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất là thủ tục pháp lý bắt buộc theo quy định của Luật Đất đai 2024. Quá trình này đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch góp vốn, bảo vệ quyền lợi các bên tham gia và cập nhật thông tin vào hệ thống dữ liệu đất đai quốc gia. Việc thực hiện đúng quy trình đăng ký biến động sẽ giúp Quý khách hàng tránh các rủi ro pháp lý và tranh chấp có thể phát sinh trong tương lai

Quy định về đăng ký biến động khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Đăng ký biến động đất đai khi góp vốn quyền sử dụng đất là thủ tục pháp lý bắt buộc theo Điều 133 Luật Đất đai 2024. Thủ tục này phát sinh khi có sự thay đổi chủ thể sử dụng đất hoặc hình thức sử dụng đất từ cá nhân, tổ chức góp vốn sang doanh nghiệp nhận góp vốn theo khoản 2 Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP ngày 29/7/2024 thì việc góp vốn bằng quyền sử dụng đất sẽ tạo ra biến động cần đăng ký để cập nhật vào cơ sở dữ liệu đất đai.

Như vậy, nếu doanh nghiệp không thực hiện đăng ký biến động sẽ dẫn đến giao dịch góp vốn không được pháp luật công nhận và bảo vệ. Doanh nghiệp nhận góp vốn sẽ không được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc không được ghi nhận thông tin trên Giấy chứng nhận đã cấp. Điều này gây khó khăn trong việc chứng minh tài sản góp vốn và có thể phát sinh tranh chấp về quyền sử dụng đất giữa các bên.

Thủ tục chi tiết để đăng ký biến động khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Sau cuộc cải cách bộ máy chính quyền địa phương từ trung ương đến địa phương, việc đăng ký biến động đất đai không ít nhiều có những thay đổi kể từ ngày 01/7/2025. Tại tiểu mục số 21 thủ tục hành chính cấp tỉnh phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định số 2304/QĐ-BNNMT của Bộ Nông nghiệp và môi trường ngày 23/6/2025 quy định quy trình thực hiện đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất cụ thể như sau:

Hồ sơ đăng ký biến động

Hồ sơ đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất được quy định cụ thể tại tiểu mục số 21 thủ tục hành chính cấp tỉnh phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định số 2304/QĐ-BNNMT của Bộ Nông nghiệp và môi trường ngày 23/6/2025. Thành phần hồ sơ gồm:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/6/2025;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho thửa đất góp vốn phải nộp bản gốc;
• Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về dân sự và có công chứng hoặc chứng thực (nếu pháp luật quy định).
• Trường hợp đăng ký biến động mà phải tách thửa đất, hợp thửa đất thì cần bổ sung bản vẽ tách thửa đất, hợp thửa đất theo Mẫu số 22 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/6/2025;
• Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất cần có nếu Quý khách có nhu cầu đo đạc để xác định lại kích thước các cạnh, diện tích của thửa đất;
• Văn bản thỏa thuận về việc cấp chung một Giấy chứng nhận cần có khi có nhiều người nhận chuyển quyền sử dụng đất;
• Văn bản ủy quyền đối với trường hợp thực hiện thủ tục thông qua người đại diện.

Tóm lại, hồ sơ đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất cần được chuẩn bị đầy đủ theo quy định. Việc tuân thủ đúng thành phần và hình thức của từng loại giấy tờ trong hồ sơ sẽ giúp đảm bảo quá trình thực hiện thủ tục diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, đúng pháp luật, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro pháp lý phát sinh sau này.

Nơi nộp hồ sơ và quy trình thực hiện

Nơi nộp hồ sơ đăng ký biến động đất đai được quy định phân biệt theo đối tượng nộp hồ sơ tại tiểu mục số 21 thủ tục hành chính cấp tỉnh phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định số 2304/QĐ-BNNMT của Bộ Nông nghiệp và môi trường ngày 23/6/2025: 

• Tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh;
• Cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài có thể nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp xã.

Việc thực hiện đúng trình tự thủ tục đăng ký không chỉ đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người sử dụng đất mà còn giúp cập nhật kịp thời thông tin địa chín, dưới đây là các bước đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất:

• Bước đầu tiên, người yêu cầu đăng ký nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền trên địa bàn cấp tỉnh. Khi nộp hồ sơ, Quý khách được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận kiểm tra đối chiếu hoặc nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao đã công chứng, chứng thực;
• Bước thứ hai, Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì cơ quan sẽ trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung để Quý khách hoàn thiện.
• Bước thứ ba, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai sẽ thực hiện thẩm định hồ sơ. Cơ quan này kiểm tra các điều kiện thực hiện quyền theo quy định của Luật Đất đai, trường hợp không đủ điều kiện sẽ thông báo lý do và trả hồ sơ.
• Bước cuối cùng, sau khi thẩm định, cơ quan sẽ gửi Phiếu chuyển thông tin đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính (nếu có), chỉnh lý cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai và cấp mới Giấy chứng nhận hoặc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận đã cấp.

Như vậy, theo quy định mới, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện đã không còn thẩm quyền đăng ký biến động đất trong trường hợp này. Do đó, việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ và tuân thủ đầy đủ quy trình đăng ký biến động đất đai là yếu tố then chốt giúp người sử dụng đất đảm bảo quyền lợi hợp pháp, hạn chế rủi ro pháp lý và hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Thời gian thực hiện

Nắm rõ thời gian thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất giúp cá nhân và doanh nghiệp chủ động trong việc sắp xếp công việc và dự trù kế hoạch. Quy trình này có các mốc thời gian được pháp luật quy định rõ ràng, tuy nhiên sẽ có sự khác biệt đáng kể tùy thuộc vào từng địa bàn cụ thể như sau:

• Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất được quy định không quá 8 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
• Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện không quá 18 ngày làm việc. Quy định đặc biệt này nhằm tạo điều kiện cho người dân ở những vùng có điều kiện giao thông và hạ tầng khó khăn. 

Lưu ý: Trong quá trình thực hiện, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung giấy tờ, thời gian giải quyết sẽ được tính lại từ ngày Quý khách nộp đầy đủ hồ sơ bổ sung.

Như vậy, thời gian hoàn tất thủ tục đăng ký biến động đất đai khi góp vốn được quy định cụ thể là 8 hoặc 18 ngày tùy khu vực. Để đảm bảo quá trình diễn ra đúng hẹn, yếu tố then chốt là chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ ngay từ đầu, tránh trường hợp phải bổ sung giấy tờ và làm kéo dài thời gian chờ đợi. 

Hướng dẫn điền biểu mẫu

Hướng dẫn điền biểu mẫu đăng ký biến động đất đai theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/6/2025 cần thực hiện chính xác và đầy đủ. Quý khách hàng phải điền đơn một cách rõ ràng, không tẩy xóa để tránh việc trả hồ sơ bổ sung. 

• Phần thông tin về người yêu cầu đăng ký cần điền đầy đủ họ tên, địa chỉ thường trú, số giấy tờ tuy thân đối với cá nhân hoặc tên tổ chức, địa chỉ trụ sở, số giấy phép thành lập đối với tổ chức;
• Thông tin về thửa đất góp vốn gồm số thửa, tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ thửa đất phải ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đã cấp;
• Thông tin về doanh nghiệp nhận góp vốn cần ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện pháp luật;
• Nội dung yêu cầu đăng ký cần ghi rõ “Đăng ký biến động đất đai do góp vốn bằng quyền sử dụng đất” và nêu rõ loại biến động cụ thể;
• Quý khách cần ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu (đối với tổ chức) vào đơn;
• Ngày tháng năm làm đơn phải ghi chính xác và phù hợp với thời điểm nộp hồ sơ.

Tóm lại, việc tuân thủ hướng dẫn điền biểu mẫu đăng ký biến động đất đai một cách cẩn thận và chính xác là yếu tố quyết định để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý thuận lợi. Kê khai thông tin đầy đủ, rõ ràng, và thống nhất theo Giấy chứng nhận không chỉ là yêu cầu mà còn là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian, tránh bị trả hồ sơ và đảm bảo quá trình góp vốn bằng quyền sử dụng đất diễn ra thành công.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Nộp hồ sơ trực tuyến đăng ký biến động đất đai hiện được nhiều địa phương triển khai tại nhiều địa phương, với quy trình như sau:

• Quý khách hàng có thể truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh, thành phố;

• Đăng ký tài khoản và đăng nhập vào hệ thống dịch vụ công;
• Quý khách chọn dịch vụ “Đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất do thay đổi thông tin về người được cấp Giấy chứng nhận”;
• Sau đó kê khai thông tin theo hướng dẫn trên hệ thống và tải lên các giấy tờ cần thiết đã được scan với chất lượng rõ nét. Hồ sơ nộp trực tuyến phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực.
• Thanh toán phí, lệ phí trực tuyến (nếu có) có thể thực hiện qua các phương thức thanh toán điện tử được hỗ trợ trên hệ thống;
• Sau khi hoàn tất thủ tục online, Quý khách nhận kết quả trực tiếp Văn phòng đăng ký đất đai hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích nếu có yêu cầu;
• Khi nhận kết quả, Quý khách phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ theo quy định để hoàn tất thủ tục.

Như vậy, bên cạnh việc nộp trực tiếp thì người dân có thể lựa chọn nộp online hồ sơ trên. Việc nộp hồ sơ trực tuyến đăng ký biến động đất đai qua Cổng dịch vụ công là một phương thức hiện đại, giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức đi lại.

Hậu quả pháp lý khi không đăng ký biến động sau khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Việc bỏ qua hoặc chậm trễ thực hiện có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý khi không đăng ký biến động nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các bên và tính hợp pháp của tài sản doanh nghiệp. Có thể kể đến như sau:

• Giao dịch góp vốn sẽ không được pháp luật công nhận và bảo vệ, gây thiệt hại lớn cho các bên tham gia;
• Bên nhận góp vốn sẽ không được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới hoặc không được ghi nhận thông tin biến động trên Giấy chứng nhận đã cấp. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp không thể chứng minh được quyền sử dụng đất hợp pháp, gây khó khăn trong các giao dịch về đất đai sau này;
• Việc không có Giấy chứng nhận hợp lệ cũng ảnh hưởng đến khả năng thế chấp, vay vốn ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác của doanh nghiệp.
• Tranh chấp về quyền sử dụng đất giữa các bên liên quan có thể phát sinh khi không thực hiện đăng ký biến động. Bên góp vốn vẫn được ghi nhận là chủ sử dụng đất trên giấy tờ pháp lý trong khi thực tế đã chuyển giao quyền này cho doanh nghiệp;
• Ngoài ra, việc không đăng ký còn gây khó khăn trong việc chứng minh tài sản góp vốn của doanh nghiệp trong các báo cáo tài chính và kiểm toán;
• Bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực đất đai: Mức xử phạt vi phạm hành chính được quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2024/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/10/2024 với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân. 

Lưu ý: Theo Khoản 2 Điều 5 Nghị định 123/2024/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/10/2024, mức xử phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức xử phạt cá nhân, tức từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng. Ngoài ra, Quý khách còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc thực hiện đăng ký đất đai theo đúng quy định pháp luật. 

Tóm lại, những hậu quả pháp lý khi không đăng ký biến động đất đai là rất rõ ràng, từ việc giao dịch không được công nhận, rủi ro tranh chấp, đến các chế tài tài chính trực tiếp như bị xử phạt hành chính. Quan trọng hơn, pháp luật vẫn buộc các bên phải thực hiện việc đăng ký như một biện pháp khắc phục. Do đó, tuân thủ đúng thời hạn không chỉ là cách bảo vệ tài sản và quyền lợi mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc phải hoàn thành.

Dịch vụ luật sư hỗ trợ thủ tục đăng ký biến động đất đai

Khi sử dụng dịch vụ luật sư hỗ trợ thủ tục đăng ký biến động đất đai, Luật sư  sẽ thực hiện các công việc sau:

• Tư vấn pháp lý về điều kiện, thủ tục và quy trình góp vốn
• Soạn thảo hợp đồng góp vốn
• Kiểm tra tính pháp lý của các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất
• Hướng dẫn chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ đăng ký biến động đất đai
• Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký biến động
• Tư vấn về nghĩa vụ tài chính liên quan đến giao dịch góp vốn và đăng ký biến động
• Hỗ trợ thực hiện thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất (nếu cần)
• Hỗ trợ giải quyết khiếu nại, tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất (nếu có)
• Đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Quý khách hàng trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Câu hỏi thường gặp về đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Để giúp Quý khách hiểu rõ hơn về đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất, chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi liên quan sau:

Thửa đất cần đáp ứng những điều kiện gì để được dùng làm vốn góp?

Để góp vốn bằng quyền sử dụng đất, thửa đất phải hội đủ các điều kiện tiên quyết theo Điều 45 Luật Đất đai 2024, bao gồm: có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (hoặc các giấy tờ tương đương), đất không thuộc diện tranh chấp, quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án, và vẫn còn trong thời hạn sử dụng đất.

Ai chịu trách nhiệm thanh toán các nghĩa vụ tài chính khi thực hiện thủ tục này?

Các nghĩa vụ tài chính chủ yếu bao gồm lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ và các loại thuế liên quan. Thông thường, doanh nghiệp nhận góp vốn sẽ là bên nộp lệ phí trước bạ. Bên góp vốn có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân, tuy nhiên, pháp luật hiện hành có quy định miễn thuế đối với trường hợp góp vốn vào doanh nghiệp. Các bên có thể thỏa thuận cụ thể về người nộp trong hợp đồng.

Nếu quyền sử dụng đất là tài sản chung của vợ chồng thì thủ tục góp vốn ra sao?

 Trường hợp quyền sử dụng đất là tài sản chung của vợ chồng, mọi văn bản, hợp đồng liên quan đến việc góp vốn đều phải có sự đồng thuận và chữ ký của cả hai vợ chồng. Trong hồ sơ đăng ký biến động, cần bổ sung giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân (khoản 2 Điều 35 Luật Hôn nhân và gia đình 2014).

Việc nộp hồ sơ trực tuyến có giá trị pháp lý tương đương nộp trực tiếp không?

Có, việc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc cấp tỉnh có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với việc nộp hồ sơ giấy trực tiếp. Tuy nhiên, người nộp vẫn phải xuất trình bản gốc của các giấy tờ trong hồ sơ để đối chiếu khi nhận kết quả cuối cùng.

Bên góp vốn có quyền lợi gì đối với thửa đất sau khi đã góp vốn?

Sau khi góp vốn, cá nhân hoặc tổ chức góp vốn sẽ mất quyền sử dụng, định đoạt trực tiếp đối với thửa đất. Thay vào đó, họ sẽ trở thành thành viên hoặc cổ đông của doanh nghiệp, sở hữu một phần vốn điều lệ tương ứng với giá trị quyền sử dụng đất đã góp và được hưởng các quyền lợi của cổ đông/thành viên theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty.

Thủ tục rút lại quyền sử dụng đất khi hết thời hạn góp vốn diễn ra như thế nào?

Khi kết thúc thời hạn góp vốn, các bên tiến hành thủ tục trả lại tài sản góp vốn. Doanh nghiệp và bên góp vốn sẽ ký kết biên bản hoặc thỏa thuận về việc rút vốn. Dựa trên văn bản này, các bên thực hiện lại thủ tục đăng ký biến động đất đai để chuyển quyền sử dụng đất từ doanh nghiệp trở về cho bên góp vốn ban đầu.

Kết luận

Đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất là thủ tục pháp lý bắt buộc, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết và giải quyết mọi vướng mắc liên quan đến thủ tục đăng ký biến động đất đai, Quý khách hàng có thể liên hệ với Luật Long Phan PMT theo số hotline 1900636387 để được tư vấn trực tiếp từ các chuyên gia pháp lý của chúng tôi.

>> Xem thêm các bài viết có liên quan về góp vốn bằng quyền sử dụng đất:

• Định giá quyền sử dụng đất khi góp vốn
• Giải quyết tranh chấp hợp đồng góp vốn là nhà đất như thế nào?
• Trình tự tố chức kinh tế nhận góp vốn bằng QSDĐ để thực hiện dự án
• Góp vốn bằng quyền sử dụng đất có phải đóng thuế?

Tags: Đăng ký biến động đất đai, Góp vốn bằng quyền sử dụng đất, Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, Luật Đất đai 2024, Thủ tục đất đai