Mẫu đơn đăng ký biến động đất đai [CẬP NHẬT 2025]

Mẫu đơn đăng ký biến động đất đai là văn bản pháp lý bắt buộc để cá nhân, hộ gia đình và tổ chức thực hiện thủ tục hành chính ghi nhận sự thay đổi về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Việc kê khai chính xác thông tin trên mẫu đơn này là cơ sở để cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ đăng ký biến động. Nội dung bài viết dưới đây của Luật Long Phan PMT sau đây sẽ phân tích chi tiết quy trình, thủ tục liên quan đến mẫu đơn này.

Mẫu đơn đăng ký biến động đất đai và hướng dẫn cách viết

Việc lập mẫu đơn đăng ký biến động đất đai phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật. Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, Mẫu số 18 là biểu mẫu thống nhất áp dụng cho các trường hợp đăng ký biến động. Kê khai không chính xác có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây trì hoãn quá trình thực hiện thủ tục ngay tại cấp xã.

>>> CLICK TẢI NGAY: Mẫu số 18 – Phụ lục II kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP

Để hoàn thiện mẫu đơn đăng ký biến động đất đai, Quý khách hàng cần điền đầy đủ và trung thực các thông tin theo từng mục.

• Phần thông tin người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản: Ghi chính xác, đầy đủ họ tên, năm sinh, số giấy tờ tùy thân (CCCD//Hộ chiếu), địa chỉ thường trú như trên Giấy chứng nhận đã cấp. Trường hợp có sự thay đổi thông tin so với Giấy chứng nhận gốc, cần ghi thông tin theo hiện tại và nêu rõ lý do thay đổi. Đối với trường hợp đồng sử dụng, phải kê khai thông tin của tất cả các thành viên.
• Phần thông tin về thửa đất, tài sản gắn liền với đất: Các thông tin này phải được ghi nhận đồng nhất với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã được cấp. Các mục bao gồm: số thửa, tờ bản đồ số, địa chỉ thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, và nguồn gốc sử dụng.
• Phần nội dung biến động cần đăng ký: Đây là mục cốt lõi của mẫu đơn. Quý khách cần xác định rõ loại hình biến động để kê khai. Một số trường hợp đăng ký biến động phổ biến gồm: chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế quyền sử dụng đất đai; đăng ký thế chấp, xóa thế chấp; góp vốn bằng quyền sử dụng đất; thay đổi thông tin pháp lý của người sử dụng đất; cấp đổi Giấy chứng nhận. Mỗi loại biến động yêu cầu các giấy tờ pháp lý chứng minh đi kèm, ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng, văn bản khai nhận di sản thừa kế. Việc trình bày rõ ràng, súc tích nội dung biến động sẽ đẩy nhanh quá trình thẩm định.

Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký biến động đất đai

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ là bước pháp lý tiên quyết để thủ tục đăng ký biến động đất đai được xử lý nhanh chóng và hợp lệ. Hiện nay theo quy định định tại Phần V, Nghị định 151/2025/NĐ-CP đã hệ thống hóa lại các đầu mối tiếp nhận, tạo ra một cơ chế linh hoạt, đa kênh, nhằm phục vụ tốt nhất cho cả cá nhân và tổ chức. Theo đó, việc nộp hồ sơ không còn bị giới hạn ở một cấp duy nhất mà được phân định rõ ràng dựa trên chủ thể và quy định cụ thể của từng địa phương.

Căn cứ vào quy định mới, các cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký biến động và trả kết quả bao gồm:

Bộ phận Một cửa: Đây là đầu mối chính, hoạt động theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Thẩm quyền được phân định như sau:

• Bộ phận Một cửa cấp xã: Là nơi tiếp nhận hồ sơ chủ yếu và trực tiếp đối với người sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư. Việc quy định này củng cố vai trò của chính quyền cấp cơ sở, giúp người dân thực hiện thủ tục một cách thuận tiện nhất tại nơi cư trú, giảm thiểu chi phí và thời gian đi lại.
• Bộ phận Một cửa cấp tỉnh: Là nơi tiếp nhận hồ sơ đối với người sử dụng đất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh: Đây là các cơ quan chuyên môn, trực tiếp thực hiện việc thẩm định và giải quyết hồ sơ. Theo cơ cấu tổ chức mới áp dụng từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, cấp huyện đã được bãi bỏ trong quy trình xử lý thủ tục đăng ký đất đai. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thuận tiện, người dân vẫn có thể thực hiện thủ tục tại các địa điểm quen thuộc. Cụ thể:

• Văn phòng đăng ký đất đai (cấp tỉnh): Là cơ quan đầu ngành cấp tỉnh, tiếp nhận hồ sơ đối với các chủ thể là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các trường hợp phức tạp khác thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh.
• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai: Các Chi nhánh này không còn là đơn vị thuộc cấp huyện mà được xác định là các đơn vị nghiệp vụ trực thuộc Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh, được đặt tại địa bàn các quận, huyện, thị xã. Do đó, Quý khách hàng là hộ gia đình, cá nhân có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất cần thực hiện đăng ký biến động.

Phương thức nộp đơn, hồ sơ đăng ký biến động

Theo tinh thần của Nghị định 151/2025/NĐ-CP, quy trình nộp hồ sơ đã được định hình lại một cách dứt khoát, chuyển toàn bộ hoạt động tiếp nhận về cơ quan chuyên môn là hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai. Sự thay đổi này chấm dứt mô hình nộp hồ sơ qua nhiều cấp hành chính, hướng tới việc chuyên nghiệp hóa và tăng tốc độ xử lý ngay từ khâu đầu vào. Giờ đây, hồ sơ của Quý khách hàng sẽ được thụ lý trực tiếp bởi đơn vị có chuyên môn thẩm định, đảm bảo tính nhất quán và chính xác.

Để thực hiện thủ tục, Quý khách hàng sẽ nộp mẫu đơn đăng ký biến động đất đai và hồ sơ pháp lý kèm theo đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai khu vực.

Các phương thức nộp hồ sơ được áp dụng thống nhất như sau:

• Phương thức nộp trực tiếp: Đây là phương thức truyền thống, đảm bảo sự tương tác trực tiếp và nhận phản hồi ngay lập tức. Quý khách hàng mang hồ sơ gốc đến nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai khu vực có thẩm quyền. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của từng loại giấy tờ. Để đảm bảo tính pháp lý, Quý khách hàng phải nhận lại “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” làm bằng chứng cho việc cơ quan nhà nước đã thụ lý hồ sơ.
• Phương thức nộp qua dịch vụ bưu chính công ích: Phương thức này mang lại sự thuận tiện, đặc biệt khi Quý khách hàng ở xa. Tuy nhiên, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Toàn bộ hồ sơ phải được sắp xếp đầy đủ, các bản sao phải được công chứng hoặc chứng thực đúng quy định. Quý khách hàng nên sử dụng dịch vụ bưu chính có bảo đảm, có mã vận đơn để theo dõi quá trình chuyển phát, tránh rủi ro thất lạc các giấy tờ pháp lý quan trọng. Địa chỉ nhận hồ sơ vẫn tuân thủ theo sự phân định: Chi nhánh khu vực (đối với cá nhân) và Văn phòng cấp tỉnh (đối với tổ chức).

• Phương thức nộp trực tuyến (online): Đây là phương thức hiện đại và hiệu quả nhất, được khuyến khích áp dụng.
  • Quy trình thực hiện: Quý khách hàng sử dụng tài khoản đã đăng ký trên Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh để truy cập, điền thông tin vào biểu mẫu điện tử tương tác và tải lên các bản quét (scan) hoặc file ảnh của hồ sơ gốc đã được số hóa.
  • Cơ chế xử lý: Ưu điểm của phương thức này là hệ thống công nghệ thông tin sẽ tự động phân luồng hồ sơ đến đúng cơ quan xử lý (Chi nhánh khu vực hoặc Văn phòng cấp xã) dựa trên thông tin chủ thể mà Quý khách hàng đã kê khai. Quy trình luân chuyển này diễn ra tức thời, minh bạch, giúp Quý khách hàng có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ của mình trực tuyến.

Thủ tục giải quyết hồ sơ đăng ký biến động đất đai

Hiện nay theo quy định tại Nghị định số 151//NĐ-CP quy định về trình tự thực hiện việc đăng ký đất đai được diễn ra theo các bước như sau:

Bước 1: Nộp và Tiếp nhận Hồ sơ

Người yêu cầu đăng ký (người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản hoặc tổ chức được ủy quyền) chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định và nộp tại cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm:

• Kiểm tra thành phần hồ sơ.
• Cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp.
• Chuyển toàn bộ hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai để bắt đầu quá trình giải quyết chuyên môn (Trong trường hợp tại bộ phận một cửa của UBND xã/phường, Nộp qua cổng thông tin dịch vụ Công của tỉnh).

Bước 2: Thẩm định và Xử lý nghiệp vụ tại Văn phòng Đăng ký Đất đai

Đây là giai đoạn cốt lõi, nơi Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện toàn bộ các tác nghiệp chuyên môn để giải quyết yêu cầu đăng ký biến động. Các công việc chính bao gồm:

Kiểm tra pháp lý: Thẩm tra hồ sơ và các điều kiện thực hiện quyền của người sử dụng đất theo quy định. Nếu không đủ điều kiện, hồ sơ sẽ được trả lại kèm theo thông báo nêu rõ lý do.

Xử lý kỹ thuật (nếu cần):

Thực hiện việc trích lục bản đồ hoặc trích đo địa chính đối với các thửa đất chưa có bản đồ địa chính hoặc khi người sử dụng đất có yêu cầu đo đạc lại.

Xác định lại diện tích trong các trường hợp cụ thể như sạt lở tự nhiên hoặc khi có chênh lệch so với Giấy chứng nhận cũ mà không thay đổi ranh giới.

Phối hợp với các cơ quan liên quan:

• Gửi Phiếu chuyển thông tin đến cơ quan Thuế để xác định nghĩa vụ tài chính (tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế, phí, lệ phí) mà người yêu cầu đăng ký phải nộp.
• Trong các trường hợp đặc thù (như thuê đất, góp vốn, chuyển đổi mục đích sử dụng…), Văn phòng đăng ký đất đai sẽ trình hồ sơ hoặc phối hợp với các cơ quan quản lý đất đai, Ủy ban nhân dân để thực hiện các thủ tục liên quan như ký hợp đồng thuê đất, kiểm tra quy hoạch.
• Cập nhật hồ sơ: Chuẩn bị các công việc cuối cùng như chỉnh lý thông tin trên hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; lập dự thảo Giấy chứng nhận mới hoặc xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp.

Bước 3: Hoàn thành Nghĩa vụ Tài chính và Nhận kết quả

Sau khi nhận được thông tin từ Văn phòng đăng ký đất đai, cơ quan Thuế sẽ ra thông báo về các khoản tài chính cần nộp và gửi cho người yêu cầu đăng ký.

Quy trình cuối cùng diễn ra như sau:

• Người yêu cầu đăng ký thực hiện nộp đầy đủ các khoản tiền theo thông báo của cơ quan Thuế.
• Sau khi người nộp hồ sơ hoàn thành nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ được thông báo.
• Văn phòng đăng ký đất đai tiến hành cấp Giấy chứng nhận mới hoặc xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp.
• Quý khách hàng nhận kết quả cuối cùng tại cơ quan đã nộp hồ sơ ban đầu.

>>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký biến động đất đai [CẬP NHẬT 2025]

Phí, lệ phí dự kiến khi đăng ký biến động đất đai

Khi thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai, Quý khách hàng cần thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định. Các khoản phí và lệ phí này do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định mức thu cụ thể, do đó có thể khác nhau giữa các địa phương. Việc dự trù trước các chi phí này giúp Quý khách chủ động về mặt tài chính trong quá trình thực hiện thủ tục.

Các khoản phí, lệ phí dự kiến liên quan đến việc nộp mẫu đơn đăng ký biến động đất đai và thực hiện thủ tục bao gồm:

• Lệ phí trước bạ: Áp dụng cho các trường hợp chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế. Mức thu thông thường là 0.5% giá tính lệ phí trước bạ (Theo quy định tại Điều 8, Nghị định 10/2022/NĐ-CP, mức thu lệ phí trước bạ đối với nhà đất)
• Lệ phí cấp Giấy chứng nhận: Khoản lệ phí thu khi cấp mới, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận.
• Phí thẩm định hồ sơ: Khoản phí này nhằm bù đắp chi phí cho việc thẩm định hồ sơ, kiểm tra điều kiện để thực hiện đăng ký biến động.
• Phí đo đạc, trích lục bản đồ địa chính: Áp dụng trong trường hợp thửa đất đai có thay đổi về ranh giới, diện tích hoặc khi có yêu cầu đo đạc lại.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Áp dụng đối với hoạt động chuyển nhượng, bán bất động sản với mức thuế suất là 2% trên giá chuyển nhượng (Theo quy định Điều 22, Nghị định số 65/2013/NĐ-CP ngày 27/06/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân, điều này được sửa đổi bởi Khoản 12 Điều 2 Nghị định 12/2015/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2015). Pháp luật có quy định một số trường hợp được miễn thuế TNCN, ví dụ như chuyển nhượng giữa các thành viên trong gia đình theo quan hệ trực hệ.

Quý khách hàng sẽ nộp các khoản này tại kho bạc nhà nước hoặc thông qua các phương thức thanh toán điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Dịch vụ luật sư nhận ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai

Thủ tục đăng ký biến động đất đai theo quy trình mới tại cấp xã tuy thuận tiện hơn nhưng vẫn đòi hỏi sự chính xác trong việc chuẩn bị hồ sơ. Để tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế rủi ro pháp lý, Quý khách hàng có thể sử dụng dịch vụ ủy quyền của Luật Long Phan PMT. Chúng tôi am hiểu sâu sắc quy trình làm việc mới giữa cấp xã và Văn phòng đăng ký đất đai.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm Luật Long Phan PMT sẽ hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện những công việc bao gồm:

• Tư vấn pháp lý chuyên sâu: Luật sư sẽ phân tích trường hợp cụ thể, tư vấn về hồ sơ, giải thích các quy định pháp luật liên quan đến biến động và nghĩa vụ tài chính phát sinh.
• Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ: Chúng tôi sẽ thay mặt Quý khách điền mẫu đơn đăng ký biến động đất đai theo đúng Mẫu số 18, soạn thảo các hợp đồng, văn bản cần thiết.
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước: Luật sư của Luật Long Phan PMT sẽ đại diện Quý khách làm việc trực tiếp với Ủy ban nhân dân cấp xã để nộp hồ sơ và với Văn phòng đăng ký đất đai để theo dõi quá trình xử lý, đảm bảo hồ sơ được luân chuyển thông suốt theo quy trình mới.
• Nhận kết quả và bàn giao: Chúng tôi sẽ thay mặt Quý khách thực hiện các nghĩa vụ tài chính và nhận kết quả tại cơ quan nhà nước, sau đó bàn giao tận tay cho Quý khách hàng.

Việc ủy quyền được thực hiện thông qua Hợp đồng dịch vụ pháp lý và Giấy ủy quyền, đảm bảo quyền lợi và bảo mật thông tin tuyệt đối.

Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn đăng ký biến động đất đai

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về cách soạn đơn đăng ký biến động đất đai theo quy định mới nhất.

Tóm lại, đối với cá nhân, tôi phải nộp hồ sơ đăng ký biến động ở UBND cấp xã hay Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai?

Theo cơ chế đa kênh hiện nay, Quý khách hàng có quyền lựa chọn một trong hai cơ quan để đệ trình hồ sơ: 1) Bộ phận Một cửa tại UBND cấp xã nơi có đất, đây là đầu mối tiếp nhận tại địa phương để được hướng dẫn; hoặc 2) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quản lý khu vực đó để hồ sơ được thụ lý chuyên môn trực tiếp. Cả hai kênh này đều hợp lệ và sẽ cùng đưa hồ sơ vào một quy trình xử lý thống nhất.

Thời gian giải quyết thủ tục đăng ký biến động đất đai theo luật định là bao lâu?

Thời gian giải quyết thủ tục đăng ký biến động đất đai thông thường không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, thời gian thực hiện có thể kéo dài hơn nhưng không quá 20 ngày làm việc. Thời gian này không bao gồm thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất.

Hồ sơ đăng ký biến động khi chuyển nhượng quyền sử dụng đất cần những tài liệu cốt lõi nào?

Một bộ hồ sơ đăng ký biến động do chuyển nhượng quyền sử dụng đất thường bao gồm các văn bản pháp lý sau: Đơn đăng ký biến động theo Mẫu số 18; Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã được công chứng hoặc chứng thực; Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp; và các giấy tờ tùy thân của các bên.

Nếu hồ sơ của tôi bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thì phải làm gì?

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ ban hành một văn bản chính thức (Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ) trong đó nêu rõ những tài liệu cần bổ sung hoặc lý do từ chối. Quý khách hàng cần thực hiện chính xác theo hướng dẫn trong văn bản đó và nộp lại hồ sơ sau khi đã hoàn thiện.

Tôi phải thực hiện nghĩa vụ tài chính vào thời điểm nào trong quy trình?

Nghĩa vụ tài chính được thực hiện sau khi hồ sơ của Quý khách đã được thẩm định là đủ điều kiện và trước bước cuối cùng là nhận Giấy chứng nhận. Cụ thể, sau khi Văn phòng đăng ký đất đai gửi thông tin, cơ quan Thuế sẽ ra thông báo nộp thuế. Quý khách nộp tiền theo thông báo và trình biên lai lại cho Văn phòng đăng ký đất đai để nhận kết quả.

Thủ tục đăng ký biến động do thừa kế có điểm gì đặc biệt cần lưu tâm?

Đối với biến động do thừa kế, ngoài các giấy tờ chung, hồ sơ bắt buộc phải có văn bản chứng minh quyền thừa kế hợp pháp. Đó có thể là di chúc hợp pháp, hoặc văn bản khai nhận/thỏa thuận phân chia di sản thừa kế đã được công chứng hoặc chứng thực theo đúng quy định của pháp luật dân sự.

Việc đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất có khác biệt gì so với chuyển nhượng không?

Có. Thủ tục đăng ký thế chấp thường đơn giản và nhanh gọn hơn. Hồ sơ chủ yếu cần có hợp đồng thế chấp giữa Quý khách hàng và tổ chức tín dụng. Thời gian giải quyết cho việc đăng ký hoặc xóa thế chấp thường không quá 03 ngày làm việc.

Kết luận

Thủ tục đăng ký biến động đất đai là một quy trình pháp lý nhiều bước, đòi hỏi sự am hiểu và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng. Việc sử dụng mẫu đơn đăng ký biến động đất đai cập nhật 2025 và tuân thủ các quy định mới nhất về thẩm quyền tại cấp xã là yếu tố then chốt để giao dịch được thực hiện thành công. Để nhận tư vấn chi tiết và sử dụng dịch vụ ủy quyền chuyên nghiệp, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua hotline: 1900636387.

>> Xem thêm một số bài viết về thủ tục đăng ký biến động đất đai trong từng trường hợp chi tiết:

• Thủ tục đăng ký biến động đất đai cho người nhận thừa kế
• Đăng ký biến động đất đai khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất
• Đăng ký biến động đất đai khi thay đổi tài sản gắn liền với đất
• Cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai từ ngày 01/8/2024

Tags: Đăng ký biến động đất đai, lệ phí trước bạ nhà đất, mẫu đơn đăng ký biến động đất đai, Mẫu số 18, Nghĩa vụ tài chính đất đai​, Thủ tục đăng ký biến động đất đai, Thủ tục hành chính đất đai, Văn phòng đăng ký đất đai