Hướng dẫn lập phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu

Hướng dẫn lập phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu – một quy trình bắt buộc theo Điều 42, Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện đúng trình tự pháp lý khi thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế mà ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động. Phương án phải bảo đảm quyền lợi người lao động, tuân thủ nguyên tắc minh bạch và đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước xây dựng phương án từ đánh giá tình hình đến hoàn thiện ban hành để tránh rủi ro pháp lý.

Nguyên tắc lập phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu

Việc lập phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản do pháp luật quy định. 

• Nguyên tắc đầu tiên là bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động trong quá trình thực hiện phương án Điều 7 Bộ luật Lao động 2019, không vi phạm các điều cấm tại Điều 8 Bộ luật Lao động 2019;
• Theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải đảm bảo tính minh bạch và công khai trong toàn bộ quá trình xây dựng phương án sử dụng lao động. Nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về lý do thay đổi cơ cấu, tác động đến từng nhóm lao động và các biện pháp hỗ trợ cụ thể;
• Nguyên tắc quan trọng thứ ba là tuân thủ đúng quy trình pháp lý khi lập phương án sử dụng lao động tại Điều 44 Bộ luật Lao động và thực hiện trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở theo quy định tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động trong quá trình thực hiện thay đổi cơ cấu. Đồng thời, việc thực hiện đúng cũng thể hiện tinh thần tôn trọng quyền của người lao động và xây dựng môi trường lao động hài hòa.

>>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký phương án sử dụng lao động

Nội dung bắt buộc trong phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu

Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi cơ cấu, công nghệ, việc xây dựng và thực thi phương án sử dụng lao động là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Nội dung phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu được quy định rõ ràng tại Điều 44 Bộ luật Lao động 2019. Phương án phải bao gồm:

• Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng, người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian;
• Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu;
• Số lượng và danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;
• Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong việc thực hiện phương án sử dụng lao động;
• Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.

Việc đảm bảo nội dung phương án để quá trình thay đổi cơ cấu của doanh nghiệp diễn ra minh bạch, công bằng và hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh. Do đó, người sử dụng lao động cần nắm vững các nội dung trên để vừa bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động, vừa đảm bảo hoạt động ổn định và bền vững.

Hướng dẫn lập phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu

Vậy, làm thế nào để lập phương án một cách bài bản, đúng trình tự từ khâu đánh giá đến khi thông báo cho các bên liên quan? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 4 bước sau giúp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ này một cách chuẩn xác và hợp pháp.

• Bước đầu tiên trong quy trình lập phương án sử dụng lao động là đánh giá toàn diện tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Việc đánh giá phải bao gồm phân tích nguyên nhân dẫn đến thay đổi cơ cấu, đánh giá tác động đối với từng bộ phận và vị trí công việc. Doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu chính xác về số lượng lao động hiện tại, trình độ chuyên môn, năng suất làm việc và nhu cầu nhân lực sau khi thay đổi cơ cấu;
• Sau khi hoàn thành đánh giá tình hình, doanh nghiệp tiến hành xây dựng dự thảo phương án sử dụng lao động và trao đổi với tổ chức đại diện người lao động. Theo Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020, người sử dụng lao động phải gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động. Quá trình trao đổi ý kiến phải được thực hiện đảm bảo lấy được ý kiến của người lao động, đặc biệt là lao động nữ khi nội dung liên quan đến quyền lợi của họ;
• Tiếp theo là hoàn thiện và ban hành phương án sử dụng lao động sau khi đã trao đổi với tổ chức đại diện người lao động. Phương án hoàn thiện phải phản ánh đầy đủ ý kiến của người lao động và đảm bảo tính khả thi trong thực tế;
• Bước cuối cùng theo khoản 2 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, phương án phải được thông báo công khai cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua. Trường hợp cho thôi việc người lao động vì lý do này thì phải ngoài việc trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động và thông báo cho người lao động thì doanh nghiệp phải thông báo trước 30 ngày cho UBND cấp tỉnh (khoản 6 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019). 

Việc tuân thủ quy trình 4 bước trên — từ đánh giá nội bộ, trao đổi với người lao động cho đến việc hoàn thiện và thông báo công khai đến cơ quan nhà nước — không chỉ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của phương án.

>>Xem thêm: Trình tự thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu

Những việc cần làm sau khi xây dựng xong phương án

Sau khi hoàn thành việc xây dựng phương án sử dụng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện rà soát toàn diện nội dung phương án để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác:

• Việc rà soát phải kiểm tra các thông tin về số lượng lao động, danh sách cụ thể và các biện pháp hỗ trợ;
• Đồng thời, doanh nghiệp cần xác minh lại nguồn tài chính để thực hiện phương án và đảm bảo khả năng chi trả các khoản hỗ trợ cho người lao động.
• Thông báo chi tiết cho từng người lao động về vị thế của họ trong phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu. Việc thông báo phải được thực hiện bằng văn bản, nêu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của từng cá nhân;
• Doanh nghiệp phải tổ chức họp để giải thích rõ nội dung phương án, trả lời các thắc mắc của người lao động và hướng dẫn các thủ tục cần thiết;
• Cuối cùng, doanh nghiệp phải tham vấn lại tổ chức đại diện người lao động về kế hoạch thực hiện cụ thể và nộp phương án cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Như vậy, việc xây dựng một phương án sử dụng lao động chi tiết mới chỉ là bước khởi đầu. Quá trình rà soát, thông báo, đối thoại và tham vấn sau đó đóng vai trò quyết định đến sự thành công và tính pháp lý của việc thực thi. 

Dịch vụ luật sư tư vấn, xây dựng phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu trọn gói

Dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp xây dựng phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu đúng quy định pháp luật hiện hành. Luật sư có kinh nghiệm sẽ phân tích cụ thể tình hình của doanh nghiệp, đánh giá rủi ro pháp lý và đưa ra giải pháp tối ưu. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi xây dựng phương án sử dụng lao động do thay đổi cơ cấu;
• Xây dựng phương án sử dụng lao động do thay đổi cơ cấu;
• Soạn thảo đơn từ, công văn, thông báo cần thiết trong suốt quá trình thực hiện;
• Tư vấn về các biện pháp hỗ trợ người lao động và cách thức thực hiện để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan;
• Đại diện theo ủy quyền tham gia đối thoại, làm việc với các bên liên quan, cơ quan có thẩm quyền;
• Bảo vệ quyền lợi khách hàng trong trường hợp phát sinh tranh chấp trong các thủ tục giải quyết theo quy định pháp luật.

Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ luật sư chuyên nghiệp là đảm bảo phương án được xây dựng chặt chẽ về mặt pháp lý và khả thi trong thực tiễn cũng như giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các sai sót có thể dẫn đến tranh chấp.

>>> Xem thêm: Doanh nghiệp giảm lao động do thay đổi cơ cấu trái luật bị xử lý thế nào?

Câu hỏi thường gặp về hướng dẫn lập phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu

Để giúp Quý khách hiểu rõ hơn về quy trình lập phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu, chúng tôi đã tập hợp một số câu hỏi có liên quan đến vấn đề này như sau:

Thế nào được xem là “thay đổi cơ cấu, công nghệ” theo quy định của pháp luật?

Theo Khoản 1 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, các trường hợp được xem là thay đổi cơ cấu, công nghệ bao gồm: thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động; thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề của doanh nghiệp; hoặc thay đổi sản phẩm hay cơ cấu sản phẩm.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập phương án sử dụng lao động nếu chỉ cho một vài người lao động thôi việc không?

Theo Khoản 3 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp cho thôi việc từ hai người lao động trở lên, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động.

Chế tài đối với doanh nghiệp không xây dựng hoặc thực hiện sai phương án sử dụng lao động là gì?

Theo điểm b Khoản 3 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không xây dựng phương án hoặc không trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (đối với cá nhân) hoặc gấp đôi đối với tổ chức. 

Doanh nghiệp có được cho thôi việc lao động đang mang thai hoặc nghỉ thai sản vì lý do thay đổi cơ cấu không?

Không. Khoản 3 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ người sử dụng lao động không được sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi, trừ trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.

Sự khác biệt chính giữa “trợ cấp mất việc làm” và “trợ cấp thôi việc” là gì?

Trợ cấp mất việc làm được quy định tại Điều 47 Bộ luật Lao động 2019, áp dụng khi người sử dụng lao động cho thôi việc người lao động trong các trường hợp quy định tại Điều 42, Điều 43 Bộ luật Lao động 2019 với người lao động đã làm việc cho mình từ đủ 12 tháng trở lên. Trong khi đó, trợ cấp thôi việc quy định tại Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, áp dụng cho các trường hợp tại khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9 và 10 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.

Trên đây là các câu trả lời có đầy đủ cơ sở pháp lý theo quy định hiện hành nhằm giúp Quý khách hiểu rõ hơn về các vấn đề xoay quanh việc lập phương án khi thay đổi cơ cấu. Nếu Quý khách cần giải đáp các vấn đề khác, Quý khách có thể liên hệ ngay số hotline bên dưới để được đội ngũ nhân sự của chúng tôi giải đáp. 

Kết luận

Việc lập phương án sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Điều 44 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020. Để được tư vấn chi tiết và xây dựng phương án chuyên nghiệp, Quý khách vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để nhận hỗ trợ trọn gói.

Tags: Chấm dứt hợp đồng lao động, Lập phương án sử dụng lao động, Quyền lợi người lao động, Tái cơ cấu lao động, Thay đổi cơ cấu doanh nghiệp