Xác thực chữ ký điện tử trong quy trình trọng tài là thủ tục tố tụng cần thiết trong thời đại công nghệ số hóa để đảm bảo tư cách của đương sự. Khi xác lập giao dịch/ hợp đồng thông qua chữ ký điện tử, cơ chế xác thực chữ ký điện tử trong trọng tài là vấn đề mà các bên quan tâm khi thỏa thuận trọng tài là cơ chế giải quyết tranh chấp. Bài viết này của Luật Long Phan PMT phân tích vai trò, quy định pháp lý hiện hành trong việc áp dụng chữ ký điện tử trong tố tụng trọng tài tại Việt Nam.
Tiêu chuẩn pháp lý của chữ ký điện tử trong thỏa thuận và quy trình trọng tài
Căn cứ theo khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.
Chữ ký điện tử (chữ ký điện tử chuyên dùng, do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó) phải đáp ứng các đủ các yêu cầu tại khoản 2 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, với các nội dung sau đây:
- Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
- Hiệu lực của chữ ký điện tử chuyên dùng có thể được kiểm tra theo điều kiện do các bên tham gia thỏa thuận.
Chữ ký số theo quy định tại khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 là chữ ký điện tử khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:
- Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
- Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
- Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số;
- Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu được dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.
Đồng thời, Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 khẳng định, chữ ký điện tử (chữ ký số) có giá trị tương đương với chữ ký cả cá nhân, cơ quan, tổ chức khi đáp ứng các điều kiện trên.
Quy trình xác thực chữ ký điện tử trong trọng tài mới nhất
Luật Trọng tài thương mại 2010 không quy định cụ thể về quy trình xác thực chữ ký điện tử. Do đó, khi thực việc xác thực chữ ký điện tử, Hội đồng Trọng tài sẽ xem xét toàn diện quy định của Luật chuyên ngành và các văn bản pháp lý liên quan.
Thỏa thuận trọng tài về chữ ký và phương thức nộp đơn kiện trong hợp đồng
Theo khoản 1 Điều 5 và Điều 16 của Luật Trọng tài thương mại 2010, điều kiện tiên quyết để một tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài là các bên có thỏa thuận trọng tài bằng văn bản. Văn bản ở đây không chỉ giới hạn ở hình thức giấy tờ truyền thống, mà bao gồm cả văn bản điện tử có chữ ký điện tử, miễn là đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023.
Do đó, trong thực tiễn, các bên nên quy định rõ ràng trong hợp đồng thương mại những nội dung như:
- Hình thức ký kết thỏa thuận trọng tài (chữ ký tay, chữ ký điện tử, chứng thư số…);
- Phương thức gửi và tiếp nhận đơn kiện, tài liệu (gửi qua email, qua nền tảng điện tử của Trung tâm trọng tài hoặc qua dịch vụ chứng thực số);
- Tiêu chuẩn kỹ thuật của chữ ký điện tử được công nhận (ví dụ: sử dụng chữ ký số do tổ chức chứng thực chữ ký điện tử được cấp phép tại Việt Nam phát hành);
- Cách thức xác thực chữ ký khi có tranh chấp (gửi bản gốc qua bưu điện, Chứng thư chữ ký điện tử, chứng thực chữ ký số).
>> Xem thêm:
- Quy định về chữ ký điện tử trong hợp đồng kinh tế
- Thỏa thuận trọng tài xác lập qua email có hiệu lực không?
Nộp đơn kiện và tiếp nhận thụ lý của trung tâm trọng tài
Theo Điều 30 Luật Trọng tài thương mại 2010, thủ tục khởi kiện được bắt đầu khi Nguyên đơn nộp đơn kiện đến Trung tâm Trọng tài. Đơn kiện phải được lập bằng văn bản, nhưng không nhất thiết là bản giấy nếu có thể chứng minh được tính toàn vẹn và xác thực. Người khởi kiện có thể nộp đơn trực tiếp hoặc trên nền tảng điện tử.
Hiện nay, các Trung tâm trọng tài như VIAC đều chấp nhận hình thức nộp đơn kiện qua hệ thống quản lý vụ kiện trực tuyến (VIAC.eCase). Hệ thống VIAC.eCase, cho phép các bên:
- Tạo và nộp đơn kiện trực tuyến;
- Ký điện tử vào đơn kiện, đính kèm tài liệu chứng cứ;
- Theo dõi trạng thái vụ việc và nhận thông báo tiến độ;
- Nhận biên nhận điện tử xác nhận việc nộp đơn hợp lệ.
Sau khi nhận được đơn kiện, Trung tâm Trọng tài sẽ thực hiện:
- Kiểm tra tính hợp lệ của đơn kiện và hồ sơ đính kèm;
- Xác minh sự tồn tại và hiệu lực của thỏa thuận trọng tài giữa các bên;
- Yêu cầu bổ sung tài liệu nếu cần;
- Ra thông báo nộp tạm ứng phí trọng tài (theo biểu phí của Trung tâm);
- Thụ lý vụ kiện khi người khởi kiện nộp đầy đủ tạm ứng phí.
Kể từ thời điểm thụ lý, Trung tâm sẽ tiến hành các bước tiếp theo như chỉ định trọng tài viên, thành lập Hội đồng Trọng tài và ấn định thời hạn tố tụng.
Phiên làm việc sơ bộ
Tại giai đoạn đầu của quá trình giải quyết tranh chấp, Hội đồng Trọng tài sẽ tổ chức phiên làm việc sơ bộ nhằm xác định các vấn đề thủ tục, trong đó bao gồm việc xác nhận giá trị pháp lý của tài liệu điện tử được các bên cung cấp.
- Căn cứ theo Điều 16 Luật Trọng tài thương mại 2010, một tài liệu được xem là “văn bản” nếu có thể truy cập được để sử dụng khi cần thiết, không bắt buộc phải là bản in trên giấy. Do đó, thông điệp dữ liệu tài liệu điện tử như hợp đồng ký số, email hoặc tài liệu nộp qua hệ thống trực tuyến hoàn toàn có giá trị nếu đáp ứng được các điều kiện quy định tại Điều 9, Điều 10, Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023.
- Bị đơn có thể phản đối, trình bày ý kiến không thống nhất với tính xác thực của chữ ký điện tử, cung cấp chứng cứ chứng minh tại phiên họp hoặc trong thời hạn được Hội đồng Trọng tài quyết định.
Tranh tụng về tính hợp lệ
Trong trường hợp có tranh chấp hoặc nghi ngờ về tính hợp lệ của chữ ký điện tử trên các tài liệu được đệ trình trong quá trình trọng tài, các bên có quyền nêu ý kiến và đề xuất kiểm tra xác minh. Các trường hợp chữ ký điện tử không được công nhận phổ biến như:
- Chứng thư chữ ký điện tử đã hết hạn tại thời điểm ký.
- Chứng thư đã bị thu hồi (revoked) bởi tổ chức chứng thực chữ ký số (CA).
- Dấu hiệu giả mạo hoặc làm giả dữ liệu ký điện tử.
- Không khớp với hồ sơ lưu trữ trên hệ thống của CA hoặc bên cung cấp dịch vụ.
Khi có tranh tụng, giải quyết khiếu nại, Hội đồng trọng tài có quyền đánh giá chứng cứ bằng một trong các biện pháp sau:
- Chỉ định chuyên gia công nghệ thông tin độc lập để kiểm tra kỹ thuật (ví dụ: xác minh chữ ký số, kiểm tra tính toàn vẹn file, nguồn gốc IP…).
- Yêu cầu tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) cung cấp:
- Danh sách chứng thư bị thu hồi (CRL – Certificate Revocation List);
- Dịch vụ xác thực chứng thư thời gian thực (OCSP – Online Certificate Status Protocol).
Trên cơ sở phân tích kỹ thuật và xác minh từ chuyên gia hoặc CA, Hội đồng trọng tài sẽ:
- Công nhận hoặc bác bỏ hiệu lực tài liệu điện tử bị nghi ngờ;
- Xác định tài liệu đó có được xem là chứng cứ trong vụ kiện hay không.
Hội đồng trọng tài sử dụng ký số tương ứng theo yêu cầu của Trung tâm trọng tài để giải quyết tranh chấp
Hội đồng trọng tài sử dụng chữ ký số tương ứng theo yêu cầu của Trung tâm trọng tài để ban hành các văn bản tố tụng, quyết định và phán quyết trong quá trình giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, để có thể thực hiện thủ tục này một cách hợp pháp và đảm bảo giá trị pháp lý, thỏa thuận trọng tài giữa các bên cần phải xác lập rõ:
- Phương thức ký trên các tài liệu điện tử, bao gồm chứng cứ, đơn từ, văn bản tố tụng;
- Việc công nhận và sử dụng chữ ký số (e-signature) là hợp lệ trong quá trình tố tụng;
- Nguyên tắc thống nhất áp dụng xuyên suốt toàn bộ quá trình trọng tài (từ nộp đơn, trao đổi chứng cứ đến ban hành quyết định/ phán quyết).
Chỉ khi có sự thỏa thuận rõ ràng và đầy đủ về hình thức ký và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử ngay từ đầu, thì các văn bản như phán quyết trọng tài có ký số mới có thể được công nhận là hợp lệ và có giá trị thi hành.
Giá trị, hiệu lực của phán quyết mà các bên sử dụng chữ ký điện tử
Việc Hội đồng trọng tài sử dụng ký số để ban hành phán quyết không làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý hay hiệu lực thi hành. Điều này đã được ghi nhận cụ thể tại khoản 1 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử. Miễn sao các bên có thỏa thuận trọng tài hợp lệ.
Câu hỏi thường gặp (FAQs) về vấn đề xác thực chữ ký điện tử trong quy trình trọng tài
Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về xác thực chữ ký điện tử trong quy trình trọng tài theo quy định mới nhất:
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý trong trọng tài không?
Có. Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký tay nếu: (i) Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu; (ii) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận; (iii) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký và (iv) hiệu lực của chữ ký điện tử chuyên dùng có thể được kiểm tra theo điều kiện do các bên tham gia thỏa thuận. Trong trọng tài, nếu các bên thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử, thì chữ ký này hợp pháp khi được sử dụng để ký văn bản tố tụng, tài liệu chứng cứ và phán quyết trọng tài.
Phán quyết trọng tài có thể ký bằng chữ ký điện tử không?
Điều 61 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định phán quyết phải được lập thành văn bản và có chữ ký của trọng tài viên. Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử. Phán quyết ký số sẽ có giá trị pháp lý tương đương nếu sử dụng chữ ký điện tử được khởi tạo theo đúng quy định và việc ký điện tử nằm trong thỏa thuận trọng tài của các bên.
Các bên có được nộp đơn khởi kiện qua email hoặc hệ thống điện tử không?
Có, nếu Trung tâm trọng tài cho phép và các bên có thỏa thuận. Theo Điều 30 Luật Trọng tài thương mại 2010, đơn kiện có thể nộp trực tiếp, gửi bưu điện, hoặc qua phương tiện điện tử. Điều 10, Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử như văn bản gốc và làm chứng cứ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Nếu một bên phủ nhận chữ ký điện tử, xử lý ra sao?
Sẽ xác minh theo quy trình xác thực của Luật Giao dịch điện tử 2023. Nếu một bên cho rằng chữ ký không hợp lệ, họ phải cung cấp căn cứ chứng minh. Hội đồng trọng tài có thể yêu cầu tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) xác minh tính xác thực. Nếu không chứng minh được gian lận hoặc lỗi kỹ thuật, thì chữ ký điện tử mặc nhiên được công nhận là hợp lệ và có giá trị pháp lý.
Có cần nộp kèm bản sao giấy khi sử dụng văn bản có chữ ký điện tử không?
Không bắt buộc, trừ khi có yêu cầu của Hội đồng Trọng tài. Theo Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023, nếu văn bản điện tử đáp ứng điều kiện xác thực thì không cần bản sao giấy. Tuy nhiên, một số Trung tâm trọng tài có thể yêu cầu bổ sung bản in để đối chiếu khi cần thiết.
Dịch vụ luật sư tư vấn và tham gia giải quyết tranh chấp tại trọng tài
Dịch vụ tư vấn, tham gia giải quyết tranh chấp tại trọng tài của Long Phan PMT được thiết kế với các hạng mục công việc sau:
- Tư vấn điều kiện, hiệu lực và hiệu lực thi hành của thỏa thuận trọng tài.
- Soạn thảo, rà soát đơn kiện, bản tự bảo vệ, đơn kiện lại.
- Tư vấn và thực hiện xác thực tài liệu điện tử, chữ ký điện tử.
- Đại diện khách hàng làm việc tại các phiên họp giải quyết tranh chấp tại trọng tài.
- Tư vấn, hướng dẫn thi hành phán quyết trọng tài có hiệu lực.
Kết luận
Trong nền công nghiệp chuyển đổi số diễn, việc công nhận và áp dụng chữ ký điện tử trong trọng tài không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao tính minh bạch, hiệu quả của quá trình giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, để phát huy đầy đủ tiềm năng của công nghệ này, cần có sự hoàn thiện đồng bộ về mặt pháp luật, kỹ thuật và nhận thức của các chủ thể liên quan. Qúy khách hàng còn thắc mắc hoặc cần tư vấn chuyên sâu về thủ tục khởi kiện tại trung tâm trọng tài liên hệ Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được hỗ trợ.
Tags: Chữ ký điện tử, giao dịch điện tử, Thỏa thuận trọng tài, thủ tục tố tụng trọng tài, Trọng tài thương mại, Xác thực chữ ký điện tử
Lưu ý: Nội dung bài viết công khai tại website của Luật Long Phan PMT chỉ mang tính chất tham khảo về việc áp dụng quy định pháp luật. Tùy từng thời điểm, đối tượng và sự sửa đổi, bổ sung, thay thế của chính sách pháp luật, văn bản pháp lý mà nội dung tư vấn có thể sẽ không còn phù hợp với tình huống Quý khách đang gặp phải hoặc cần tham khảo ý kiến pháp lý. Trường hợp Quý khách cần ý kiến pháp lý cụ thể, chuyên sâu theo từng hồ sơ, vụ việc, vui lòng liên hệ với Chúng tôi qua các phương thức bên dưới. Với sự nhiệt tình và tận tâm, Chúng tôi tin rằng Luật Long Phan PMT sẽ là nơi hỗ trợ pháp lý đáng tin cậy của Quý khách hàng.