Cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai: Thủ tục mới nhất

Cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai là thủ tục thực hiện đối với người sử dụng đất khi có thay đổi liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất. Nội dung thay đổi của quyền sử dụng đất thường được cập nhật vào trang tư hoặc được cấp đổi sổ mới theo yêu cầu. Nay theo quy định của Luật Đất đai 2024, tên gọi của giấy chứng nhận được quy định khác đi. Do vậy, việc cấp đổi sang sổ mới khi đăng ký biến động là cần thiết. Bài viết này của Long Phan PMT sẽ hướng dẫn cụ thể thủ tục xin cấp đổi sổ đỏ mới nhất hiện nay.

Các trường hợp cấp mới Sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai

Theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP, các trường hợp phải đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất phải cấp mới bao gồm:

• Hợp thửa đất hoặc tách thửa đất.
• Người thuê, thuê lại quyền sử dụng đất của nhà đầu tư được Nhà nước giao đất, cho thuê đất để đầu tư xây dựng kinh doanh kết cấu hạ tầng.
• Dự án đầu tư có sử dụng đất mà điều chỉnh quy hoạch xây dựng chi tiết dự án theo quy định của pháp luật về xây dựng hoặc trường hợp chủ đầu tư dự án đã được cấp Giấy chứng nhận cho toàn bộ diện tích đất thực hiện dự án mà có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho từng thửa đất theo quy hoạch xây dựng chi tiết đã được phê duyệt.
• Chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất trên thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận.
• Thay đổi toàn bộ các thông tin thửa đất do đo đạc lập bản đồ địa chính; thay đổi diện tích đất ở do xác định lại diện tích đất ở theo quy định.
• Các trường hợp đăng ký biến động về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất mà trên Giấy chứng nhận đã cấp không còn dòng trống để xác nhận thay đổi hoặc trường hợp.
• Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

>>> Xem thêm: Mẫu đơn đăng ký biến động đất đai [CẬP NHẬT 2025]

Thẩm quyền cấp Sổ đỏ trong các trường hợp đăng ký biến động

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai là yếu tố tiên quyết để đảm bảo hồ sơ được thụ lý đúng hạn. Hệ thống cơ quan đăng ký đất đai hiện nay được tổ chức theo mô hình tập trung, chuyên môn hóa nhằm giảm tải thủ tục hành chính cho người dân. 

Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận: Hiện nay theo quy định tại Điểm h, Khoản 1, Điều 5, Nghị định số 151/2025/NĐ-CP, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong các trường hợp đăng ký biến động đất đai đối với cá nhân và cộng đồng dân cư.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 136, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất quy định tại các khoản 1, 2, 5, 6 và 7 Điều 4 của Luật Đất đai 2024.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và cách thức nộp hồ sơ tại tiều mục 1, mục I.A, Phần V, Phụ lục I, Nghị định số 151/2024/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

1. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả:

• Bộ phận Một cửa theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, cấp xã (sau đây gọi là Bộ phận Một cửa);
• Văn phòng đăng ký đất đai;
• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

2. Hình thức nộp hồ sơ:

Người yêu cầu đăng ký được lựa chọn nộp hồ sơ theo các hình thức sau đây:

• Nộp trực tiếp tại các cơ quan quy định;
• Nộp thông qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai;
• Nộp trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

Cơ quan phối hợp xử lý: Trong quá trình cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai, cơ quan thuế đóng vai trò xác định nghĩa vụ tài chính (nếu có). Cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng tham gia xác nhận đối với trường hợp chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Sự phối hợp liên thông điện tử giữa các cơ quan này giúp rút ngắn thời gian đi lại của Quý khách hàng. Hiểu rõ phân cấp thẩm quyền giúp Quý khách hàng nộp hồ sơ đúng nơi quy định, tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc thất lạc, đồng thời dễ dàng theo dõi tiến độ giải quyết thủ tục hành chính.

Hồ sơ, thủ tục cần chuẩn bị khi cấp mới Sổ đỏ

Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ là yêu cầu bắt buộc để thủ tục cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Hiện nay theo quy định tại Tiểu mục II.B, Phần V, Phụ lục I, Nghị định số 151/2025/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ đăng ký biến động đề nghị cấp mới Giấy chứng nhận bao gồm:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

• Giấy chứng nhận đã cấp.
• Một trong các loại giấy tờ liên quan đến nội dung biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất đối với từng trường hợp cụ thể theo quy định tại Phần II.2 thuộc Tiểu mục II.B, Phần V, Nghị định số 151/2025/NĐ-CP.
• Văn bản về việc đại diện theo quy định của pháp luật về dân sự đối với trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thông qua người đại diện.

Hiện nay theo quy định tại Tiểu mục VI, Mục C, Phần V, Phụ lục I, Nghị định số 151/2025/NĐ-CP. Trình tự thực hiện thủ tục:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu đăng ký nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ quy định. Trường hợp xử lý tài sản thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất không theo thỏa thuận; kê biên bán đấu giá quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất để thi hành án theo quy định của pháp luật thì việc nộp hồ sơ do tổ chức thực hiện việc xử lý quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất hoặc do người nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện.

Bước 2: Thẩm định hình thức

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện:

• Kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định. Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo mẫu quy định về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
• Trường hợp cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Bộ phận Một cửa thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai.
• Trường hợp xác định lại diện tích đất ở theo quy định tại khoản 6 Điều 141 Luật Đất đai 2024 thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đến cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp xã.

Bước 3: Kiểm tra về nội dung

Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc sau:

• Kiểm tra các điều kiện thực hiện quyền theo quy định đối với trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất, của chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất; trường hợp không đủ điều kiện thực hiện quyền thì Văn phòng đăng ký đất đai thông báo lý do và trả hồ sơ cho người yêu cầu đăng ký;
• Khi giải quyết thủ tục đăng ký biến động đất đai mà thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất thì Văn phòng đăng ký đất đai không phải thực hiện việc đo đạc, xác định lại diện tích thửa đất, trừ trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu. Trường hợp người sử dụng đất nộp mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất quy định thì kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo bản đồ địa chính để xác định lại kích thước các cạnh, diện tích của thửa đất.
• Trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai mà Giấy chứng nhận đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất, người sử dụng đất có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc thuộc trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện việc trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất đối với nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc chỉ có bản đồ địa chính dạng giấy đã rách nát, hư hỏng không thể khôi phục và không thể sử dụng để số hóa theo quy định để thể hiện sơ đồ của thửa đất trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
• Người sử dụng đất được công nhận theo kết quả trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính; chi phí đo đạc do Nhà nước bảo đảm kinh phí; trường hợp đo đạc lại mà diện tích thửa đất lớn hơn diện tích trên Giấy chứng nhận đã cấp, ranh giới thửa đất không thay đổi so với ranh giới thửa đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận thì người sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân phải thực hiện nghĩa vụ tài chính về tiền sử dụng đất đối với phần diện tích đất ở tăng thêm nằm ngoài hạn mức đất ở theo quy định của pháp luật tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận trước đây; trường hợp tổ chức thì phải thực hiện nghĩa vụ tài chính về tiền sử dụng đất, tiền thuê đất một lần cho cả thời gian thuê đối với phần diện tích đất phi nông nghiệp tăng thêm theo quy định của pháp luật về thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận trước đây;

Bước 4: Thông tin đến cơ quan thuế

Gửi Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai đến cơ quan thuế để xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật;

Bước 5: Cập nhật chỉnh lý

Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận đã cấp đối với trường hợp không phải thực hiện nghĩa vụ tài chính; trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc gửi cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người được cấp.

Lưu ý: Đối với trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính thì Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc quy định tại điểm này sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính.

>>> Xem thêm:

• Thủ tục đăng ký biến động đất đai
• Thủ tục Đăng ký thay đổi tài sản gắn liền với đất vào sổ đỏ đã cấp

Dịch vụ pháp lý đất đai, hướng dẫn thủ tục hành chính đất đai từ Luật Long Phan PMT

Luật Long Phan PMT cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện liên quan đến thủ tục cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai, đảm bảo tối đa quyền lợi cho Quý khách hàng. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý am hiểu sâu sắc, chúng tôi cam kết mang lại sự an tâm và hiệu quả trong từng vụ việc. Dịch vụ của chúng tôi được triển khai theo quy trình chuyên nghiệp, đảm bảo hiệu quả công việc của Quý khách hàng.

• Tư vấn, đánh giá tình trạng pháp lý của thửa đất, xác định điều kiện và trường hợp được phép cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai theo quy định mới nhất.
• Tư vấn phương án tối ưu để xử lý các vướng mắc về ranh giới, diện tích hoặc hồ sơ pháp lý chưa thống nhất trước khi nộp hồ sơ đăng ký biến động.
• Tư vấn, tính toán tạm tính các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp và các trường hợp được miễn giảm nghĩa vụ tài chính để Quý khách hàng chuẩn bị ngân sách phù hợp.
• Hỗ trợ soạn thảo Đơn đăng ký biến động, các văn bản giải trình, cam kết và các tờ khai thuế liên quan đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về mặt hình thức và nội dung.
• Đại diện hoặc hỗ trợ Quý khách hàng trong quá trình công chứng, chứng thực các hợp đồng, văn bản giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất.
• Rà soát, sắp xếp và hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ thành phần theo yêu cầu của Bộ phận Một cửa, giúp hạn chế tối đa rủi ro bị trả hồ sơ do thiếu sót giấy tờ.
• Đại diện theo ủy quyền thực hiện nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thay mặt Quý khách hàng làm việc trực tiếp với cán bộ thụ lý để giải trình các vấn đề phát sinh.
• Theo dõi sát sao tiến độ giải quyết hồ sơ, đôn đốc các cơ quan chức năng (Văn phòng đăng ký đất đai, Chi cục Thuế) xử lý hồ sơ đúng thời hạn luật định.
• Nhận thông báo thuế, hỗ trợ thực hiện nộp thuế và nhận kết quả là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới bàn giao tận tay Quý khách hàng.

Chúng tôi hiểu rằng thủ tục hành chính đất đai thường phức tạp và tốn nhiều thời gian. Sự đồng hành của Luật Long Phan PMT sẽ giúp Quý khách hàng gỡ bỏ những rào cản pháp lý, đảm bảo việc cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai được thực hiện nhanh gọn, minh bạch và đúng pháp luật.

>>> Xem thêm: Dịch vụ nhận ủy quyển thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về thủ tục trình tự cấp mới sổ đỏ đăng ký biến động đất đai.

Trình tự thủ tục cấp mới Sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai được thực hiện qua các bước nào?

Quy trình cấp mới Sổ đỏ được thực hiện qua 05 bước cơ bản:

• Bước 1: Nộp hồ sơ.
• Bước 2: Thẩm định hình thức (kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ).
• Bước 3: Kiểm tra nội dung (thực hiện trích lục hoặc trích đo bản đồ địa chính nếu cần).
• Bước 4: Chuyển thông tin sang cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính.
• Bước 5: Cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính và trao Giấy chứng nhận mới.

Căn cứ pháp lý: Tiểu mục VI, Mục C, Phần V, Phụ lục I, Nghị định số 151/2025/NĐ-CP.

Tôi có thể nộp hồ sơ đăng ký biến động để cấp mới Sổ đỏ qua những hình thức nào?

Để tạo thuận lợi cho người dân, hiện nay có 04 hình thức nộp hồ sơ được chấp nhận:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc Văn phòng đăng ký đất đai.
• Nộp thông qua dịch vụ bưu chính.
• Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận với Văn phòng đăng ký đất đai.
• Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc cấp tỉnh.

Căn cứ pháp lý: Tiều mục 1, mục I.A, Phần V, Phụ lục I, Nghị định số 151/2024/NĐ-CP.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị để yêu cầu cấp mới Sổ đỏ bao gồm những giấy tờ gì?

Một bộ hồ sơ hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (theo Mẫu số 18).
• Bản gốc Giấy chứng nhận (Sổ đỏ) đã cấp.
• Giấy tờ chứng minh nội dung biến động (hợp đồng mua bán, quyết định tách thửa, v.v.) và văn bản ủy quyền (nếu có).

Căn cứ pháp lý: Tiểu mục II.B, Phần V, Phụ lục I, Nghị định số 151/2025/NĐ-CP.

Nếu tôi có nhu cầu đo đạc lại diện tích đất khi cấp đổi sổ thì chi phí được tính như thế nào?

Quy định về chi phí đo đạc và nghĩa vụ tài chính khi cấp đổi như sau: Chi phí đo đạc lại để phục vụ việc trích lục/trích đo bản đồ địa chính do Nhà nước bảo đảm kinh phí. Tuy nhiên, nếu diện tích đất ở thực tế tăng thêm so với Sổ cũ và vượt hạn mức, người dân phải nộp tiền sử dụng đất cho phần diện tích tăng thêm đó.

Căn cứ pháp lý: Bước 3, Mục VI, Phần C, Phụ lục I, Nghị định số 151/2025/NĐ-CP.

Sổ đỏ cũ của tôi vẫn còn chỗ trống xác nhận, tôi có quyền yêu cầu cấp Sổ mới không?

Có. Pháp luật hiện hành cho phép người sử dụng đất được quyền lựa chọn cấp mới Giấy chứng nhận trong trường hợp đăng ký biến động mà Sổ cũ vẫn còn chỗ trống nhưng người dân có nhu cầu cấp mới để thuận tiện cho việc quản lý và giao dịch.

Căn cứ pháp lý: Điều 23, Nghị định số 101/2024/NĐ-CP.

Kết luận

Việc cấp mới sổ đỏ khi đăng ký biến động đất đai không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người sử dụng đất. Quý khách hàng cần thực hiện đúng trình tự, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ thời gian theo quy định để tránh những rủi ro pháp lý. Nếu cần hỗ trợ chuyên môn, đội ngũ luật sư của Luật Long Phan PMT luôn sẵn sàng đồng hành và giải quyết hiệu quả mọi vướng mắc. Hotline tiếp nhận thông tin: 1900636387