Xin cấp lại sổ đỏ do bị mất: Thủ tục năm 2025 như thế nào?

Xin cấp lại sổ đỏ do bị mất là vấn đề phát sinh khi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất bị thất lạc. Việc nắm vững trình tự, thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất giúp Quý khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức khi thực hiện. Bài viết sau đây của Luật Long Phan PMT phân tích chi tiết quy trình pháp lý và thủ tục thực hiện để Quý khách hàng hiểu được toàn bộ trình tự xin cấp lại sổ đỏ do bị mất theo quy định hiện hành.

Thủ tục khai báo mất sổ đỏ

Khi bị mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), việc đầu tiên cần làm là thực hiện thủ tục khai báo mất. Đây là bước pháp lý bắt buộc và là tiền đề quan trọng để có thể tiến hành quy trình xin cấp lại sổ đỏ do bị mất. Việc khai báo này cần được thực hiện một cách cẩn trọng và đúng theo quy định của pháp luật hiện hành để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người sử dụng đất.

Để tiến hành thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất, người sử dụng đất cần thực hiện việc khai báo theo một trình tự rõ ràng. Quy trình này bao gồm các giai đoạn chính: chuẩn bị và nộp hồ sơ khai báo tại cơ quan có thẩm quyền, quá trình niêm yết công khai thông tin và cuối cùng là nhận kết quả xác nhận đã hoàn tất việc khai báo.

Đơn và thành phần hồ sơ khai báo mất sổ đỏ

Quý khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ khai báo mất sổ đỏ theo quy định pháp luật. Việc khai báo mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải tuân thủ đúng trình tự theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP. 

Đơn trình báo mất Giấy chứng nhận phải ghi đầy đủ thông tin: thông tin người trình báo, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận, ngày cấp, cơ quan cấp, địa điểm thửa đất và nguyên nhân mất. Thành phần hồ sơ bao gồm đơn trình báo, bản sao chứng thực Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân, bản photocopy Giấy chứng nhận đã cấp bị mất (nếu có) và các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất.

Cơ quan tiếp nhận khai báo mất sổ đỏ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ đơn trình báo và thành phần hồ sơ khai báo mất sổ đỏ, Quý khách hàng cần đến ngay Ủy ban nhân dân cấp xã để làm thủ tục khai báo. Cơ quan này có trách nhiệm tiếp nhận đơn khai báo mất sổ đỏ, đây là bước quan trọng để tiến hành các thủ tục cấp lại sổ đỏ theo quy định của pháp luật.

Hoạt động niêm yết công khai việc bị mất sổ đỏ

Sau khi nhận đầy đủ đơn và hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện niêm yết công khai về việc mất Giấy chứng nhận. Hoạt động niêm yết được thực hiện tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và điểm dân cư nơi có đất trong thời gian 15 ngày (điểm a khoản 3 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP).

Trong thời gian niêm yết, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận phản ánh từ nhân dân về việc mất Giấy chứng nhận. Việc niêm yết công khai nhằm đảm bảo tính minh bạch và cho phép các bên liên quan biết thông tin về Giấy chứng nhận bị mất. Đối với tổ chức và người Việt Nam định cư ở nước ngoài, thay vì niêm yết tại xã, Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương trong thời gian 15 ngày. Chi phí đăng tin do người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chi trả (điểm c khoản 2  Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP).

Trả kết quả khai báo mất sổ đỏ

Theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP, trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian niêm yết, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm lập biên bản kết thúc niêm yết và gửi đến Văn phòng đăng ký đất đai. Biên bản này xác nhận việc đã thực hiện đầy đủ quy trình niêm yết công khai theo quy định và không có phản ánh nào từ nhân dân trong thời gian niêm yết.

Kết quả của giai đoạn khai báo mất là Giấy xác nhận về việc đã niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Giấy xác nhận này là điều kiện bắt buộc để Quý khách hàng có thể tiến hành bước tiếp theo trong quy trình xin cấp lại sổ đỏ do bị mất. 

Thủ tục xin cấp lại sổ đỏ bị mất mới nhất hiện nay

Sau khi đã hoàn tất việc khai báo và có được giấy xác nhận của UBND cấp xã, bước tiếp theo và cũng là bước cuối cùng chính là nộp hồ sơ xin cấp lại sổ đỏ do bị mất tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là giai đoạn quyết định để người sử dụng đất được cấp lại Giấy chứng nhận mới, khôi phục lại đầy đủ cơ sở pháp lý cho quyền sử dụng đất và tài sản của mình.

Để thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất một cách nhanh chóng và hiệu quả, người nộp hồ sơ cần nắm rõ ba nội dung cốt lõi: các loại giấy tờ cần thiết trong hồ sơ, địa chỉ cơ quan tiếp nhận chính xác và quy trình xử lý, giải quyết của cơ quan chức năng.

Đơn và thành phần hồ sơ xin cấp lại

Theo khoản 1 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất gồm có: 

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP. 
• Giấy xác nhận của UBND cấp xã về việc đã niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận trong thời gian 15 ngày đối với hộ gia đình và cá nhân. Đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư cần có giấy tờ chứng minh đã đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương về việc mất sổ đỏ.

Ngoài ra, cần chuẩn bị thêm bản sao chứng thực Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu để nộp cùng với hồ sơ đề nghị cấp lại sổ đỏ. Tất cả giấy tờ phải được chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định để đảm bảo quá trình giải quyết diễn ra thuận lợi.

Hình thức nộp hồ sơ được quy định tại khoản 2 Mục I Phần A của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP, người yêu cầu có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo các hình thức sau đây: 

• Nộp trực tiếp tại các cơ quan quy định tại khoản 1 Mục 1 này.
• Nộp thông qua dịch vụ bưu chính. 
• Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
• Nộp trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin cấp lại sổ đỏ bị mất

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp lại

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp lại sổ đỏ được quy định tại khoản 1 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ, cụ thể:

• Bộ phận Một cửa.
• Văn phòng đăng ký đất đai.
• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Trường hợp cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Bộ phận Một cửa thì cơ quan này sẽ chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai.

Quy trình giải quyết hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã bị mất

Theo khoản 5 Mục II Phần A của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP, trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận đã cấp do bị mất là không quá 10 ngày làm việc, không tính thời gian niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận đã cấp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, thời gian đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng. 

• Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm thực hiện các công việc sau khi tiếp nhận hồ sơ. Đầu tiên là kiểm tra thông tin về Giấy chứng nhận đã cấp mà người sử dụng đất khai báo bị mất trong hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai. Trường hợp phát hiện thửa đất, tài sản gắn liền với đất được cấp Giấy chứng nhận đã được chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc đang thế chấp tại các tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế khác hoặc cá nhân theo quy định của pháp luật thì thông báo, trả lại hồ sơ cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.
• Nếu không thuộc trường hợp trên, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ thực hiện việc hủy Giấy chứng nhận đã cấp, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai sau khi đã thực hiện các nội dung quy định. Cuối cùng là cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người được cấp (khoản 2 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP). Trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất thì thực hiện theo quy định tại điểm b Mục 3 Phần VI của phần C của Nghị định này.

Dịch vụ luật sư nhận ủy quyền thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất

Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về trình tự, thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất và các thủ tục pháp lý khác giúp Quý khách hàng nắm rõ quy định này. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm: 

• Nhận ủy quyền thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh cho khách hàng.
• Đại diện nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai.
• Kiểm tra tính hợp pháp của các giấy tờ liên quan, đánh giá tình trạng pháp lý của thửa đất.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất, giúp Quý khách hàng hiểu rõ hơn quy định này.

Khi phát hiện sổ đỏ đang thế chấp tại ngân hàng thì xử lý thế nào? 

Trong trường hợp này, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ trả lại hồ sơ và thông báo cho người sử dụng đất (điểm b khoản 2 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP). 

Tổ chức và người Việt Nam định cư ở nước ngoài bị mất sổ đỏ thì đăng tin ở đâu?

Theo điểm c khoản 2 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ thực hiện đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương trong thời gian 15 ngày, chi phí đăng tin do người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chi trả.

Biên bản kết thúc niêm yết được gửi đến cơ quan nào? 

Biên bản kết thúc niêm yết sẽ được UBND cấp xã gửi đến Văn phòng đăng ký đất đai trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian niêm yết theo điểm b khoản 3 Mục VIII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 có thể lấy ở đâu? 

Mẫu số 18 được ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Quý khách hàng có thể tìm thấy mẫu này trên các cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý đất đai hoặc tại các cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Nếu không có bản photocopy của sổ đỏ đã mất thì có sao không?

Việc không có bản photocopy sổ đỏ đã mất không ngăn cản thủ tục cấp lại, tuy nhiên nó có thể làm quá trình xác minh thông tin của cơ quan chức năng kéo dài hơn một chút. Quan trọng nhất là thông tin Quý khách hàng khai báo trong đơn trình báo phải chính xác.

“Phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương” cụ thể là những kênh nào?

Thông thường, đó là các tờ báo in hoặc báo điện tử của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc đài phát thanh, truyền hình của địa phương nơi có đất. Văn phòng đăng ký đất đai sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể về các đơn vị được chấp nhận.

Có bị xử phạt hành chính khi làm mất sổ đỏ không?

Pháp luật hiện hành không quy định hình thức xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất Giấy chứng nhận. Tuy nhiên, việc mất sổ đỏ gây ra nhiều phiền phức và tốn kém thời gian, chi phí để làm lại.

Thủ tục cấp lại sổ đỏ do bị hư hỏng (rách, nát, ố nhòe) có giống thủ tục do bị mất không?

Không. Thủ tục cấp lại sổ đỏ do hư hỏng đơn giản hơn nhiều so với bị mất. Quý khách chỉ cần nộp đơn đề nghị cấp đổi và Giấy chứng nhận bị hư hỏng đó cho Văn phòng đăng ký đất đai mà không cần phải qua bước khai báo và niêm yết tại UBND cấp xã (Mục VII Phần C của Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP).

Kết luận

Thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP đòi hỏi sự hiểu biết sâu về quy định pháp luật và tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục hành chính. Quý khách hàng cần thực hiện đúng trình tự từ khai báo mất đến nộp hồ sơ cấp lại, đảm bảo đầy đủ giấy tờ theo quy định. Luật Long Phan PMT cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp và đại diện khách hàng thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ đỏ. Liên hệ ngay hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn miễn phí về thủ tục xin cấp lại sổ đỏ do bị mất và các vấn đề pháp lý liên quan.

Tags: cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, mất sổ đỏ, mẫu đơn xin cấp lại sổ đỏ, thủ tục cấp lại sổ đỏ, Thủ tục hành chính nhà đất, thủ tục khai báo mất sổ đỏ, xin cấp lại sổ đỏ do bị mất