Các trường hợp phải cấp đổi sổ đỏ theo quy định mới nhất

Các trường hợp phải cấp đổi sổ đỏ được quy định cụ thể tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 mới nhất nhằm bảo đảm tính chính xác của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Khi thuộc một trường các trường hợp này, người sử dụng đất thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ tại UBND cấp xã theo mô hình hành chính 02 cấp địa phương. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng trường hợp phải đổi sổ đỏ theo quy định mới nhất.

Các trường hợp phải cấp đổi sổ đỏ theo Luật Đất đai 2024

Từ ngày 01/7/2025, quy định về việc cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) sẽ có nhiều thay đổi quan trọng theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý, người sử dụng đất cần nắm rõ các trường hợp nào bắt buộc phải thực hiện thủ tục này.

Theo tiểu mục 7 mục B phần V ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025, có 8 trường hợp cụ thể mà người sử dụng đất phải thực hiện cấp đổi sổ đỏ. 

• Người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 01 tháng 8 năm 2024 sang Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo mẫu mới;
• Giấy chứng nhận đã cấp bị ố, nhòe, rách, hư hỏng không thể sử dụng được;
• Giấy chứng nhận đã cấp chung cho nhiều thửa đất mà thực hiện cấp riêng cho từng thửa đất theo nhu cầu của người sử dụng đất và trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Mục 7 Phần XV của quy định về trình tự thủ tục đăng ký đất đai.
• Mục đích sử dụng đất ghi trên Giấy chứng nhận đã cấp theo quy định của pháp luật về đất đai tại thời điểm cấp khác với mục đích sử dụng đất theo phân loại đất quy định tại Điều 9 Luật Đất đai 2024 và quy định tại Nghị định của Chính phủ;
• Vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận đã cấp không chính xác so với vị trí thực tế sử dụng đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận đã cấp;
• Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là tài sản chung của vợ và chồng mà Giấy chứng nhận đã cấp chỉ ghi họ, tên của vợ hoặc của chồng, nay có yêu cầu cấp đối Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để ghi cả họ, tên vợ và họ, tên chồng;
• Giấy chứng nhận đã cấp ghi tên hộ gia đình, nay các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình đó có yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để ghi đầy đủ tên thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình;
• Thay đổi kích thước các cạnh, diện tích, số hiệu của thửa đất do đo đạc lập bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi.

Việc xác định chính xác trường hợp cấp đổi sổ đỏ giúp người sử dụng đất chuẩn bị hồ sơ phù hợp và thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật.

Hồ sơ cấp đổi sổ đỏ cho người dân

Hồ sơ cấp đổi sổ đỏ từ ngày 01/7/2025 được quy định đơn giản và minh bạch nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Theo Theo tiểu mục 7 mục B phần V ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025, hồ sơ cơ bản chỉ gồm hai thành phần chính. 

Thành phần hồ sơ thứ nhất: Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định này và Giấy chứng nhận đã cấp.

Thành phần hồ sơ thứ hai: Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất áp dụng cho một số trường hợp cụ thể như trích đo địa chính thửa đất và các trường hợp khác khi người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc để xác định lại kích thước các cạnh, diện tích của thửa đất. 

Tóm lại, hồ sơ cấp đổi sổ đỏ theo quy định mới đã được tinh gọn đáng kể, chủ yếu chỉ bao gồm đơn đăng ký biến động và Giấy chứng nhận đã cấp. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn trên sẽ giúp người dân thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ một cách nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.

Hướng dẫn soạn thảo mẫu đơn xin cấp đổi sổ đỏ

Đơn xin cấp đổi sổ đỏ được quy định theo mẫu có sẵn đó là Mẫu số 18 bàn hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025. Người sử dụng đất bắt buộc phải sử dụng đúng về hình thức mẫu đơn này và đảm bảo đầy đủ các nội dung trong mẫu.

Phần đầu đơn: Ghi rõ cơ quan tiếp nhận hồ sơ. 

• Đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài thì ghi “Văn phòng đăng ký đất đai/Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai” nơi có đất;
• Đối với các tổ chức thì ghi “Văn phòng đăng ký đất đai” nơi có đất. Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền rất quan trọng để tránh việc chuyển hồ sơ qua lại gây mất thời gian.

Mục 1 – Thông tin người sử dụng đất: Ghi thông tin chính xác như trên giấy chứng nhận đã cấp bao gồm họ tên, giấy tờ nhân thân/pháp nhân, địa chỉ và thông tin liên hệ. Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất thì ghi thông tin của bên nhận chuyển quyền. 

Mục 2 – Nội dung biến động: Trình bày nguồn gốc cấp giấy chứng nhận và ghi cụ thể lý do cấp đổi được ghi nhận tại tiểu mục 7 mục B phần V ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 như “cấp đổi Giấy chứng nhận do bị hư hỏng”, “cấp đổi từ giấy chứng nhận cũ sang mới”, … 

Mục 3 – Giấy tờ kèm theo: Liệt kê đầy đủ các giấy tờ nộp kèm theo đơn, trong đó bắt buộc phải có Giấy chứng nhận đã cấp (bản gốc). Các giấy tờ khác tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể như mảnh trích đo bản đồ địa chính, giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân (nếu cần ghi tên vợ chồng) như đã phân tích ở trên.

Lưu ý: Đối với trường hợp quy định tại điểm g Mục 1 Phần VII Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 (cấp đổi từ tên hộ gia đình sang tên từng thành viên), trong Đơn phải thể hiện thông tin các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình. 

Tóm lại, việc soạn thảo chính xác đơn xin cấp đổi sổ đỏ theo Mẫu số 18  sẽ giúp Quý khách tiết kiệm được thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận, xử lý một cách nhanh chóng nhất.

Lưu ý về thủ tục khi bị mất sổ đỏ

Mất sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) là một rủi ro pháp lý không ai mong muốn, có thể gây ra nhiều lo lắng và phức tạp. Căn cứ Điều 39 Nghị định 101/2024/NĐ-CP ngày 29/7/2024, khi bị mất Giấy chứng nhận thì người sử dụng đất có quyền đề nghị cấp lại. Dưới đây là một số lưu ý về thủ tục khi mất sổ đỏ: 

• Sự khác biệt giữa cấp đổi và cấp lại: Cấp đổi giấy chứng nhận được áp dụng cho nhiều trường hợp được quy định tại khoản 1 tiểu mục 7 mục B phần V ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025. Trong khi đó, theo khoản 5, 9 tiểu mục 2 mục A phần V ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 cấp lại giấy chứng nhận chỉ áp dụng trong 02 trường hợp: mất giấy chứng nhận hoặc nhà nước thu hồi giấy chứng nhận và cấp lại giấy mới;
• Quy trình niêm yết công khai: UBND xã nơi có đất phải thực hiện niêm yết công khai về việc mất Giấy chứng nhận đã cấp tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và điểm dân cư nơi có đất trong thời gian 15 ngày. Đối với tổ chức và người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, phải đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương trong thời gian 15 ngày;
• Thời gian xử lý hồ sơ: Thời gian cấp lại Sổ đỏ đã cấp do bị mất là không quá 10 ngày làm việc, không tính thời gian niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại UBND cấp xã và thời gian đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng. Như vậy, tổng thời gian hoàn thành thủ tục có thể kéo dài 25 ngày (15 ngày niêm yết + 10 ngày xử lý hồ sơ);
• Trách nhiệm của người đề nghị cấp lại: Người sử dụng đất phải cam đoan về việc mất giấy chứng nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin khai báo. Nếu phát hiện giấy chứng nhận sau khi đã được cấp lại, người dân có nghĩa vụ thông báo với cơ quan có thẩm quyền để xử lý theo quy định. 

Việc hiểu rõ các lưu ý quan trọng này sẽ giúp người dân chủ động hơn khi làm việc với cơ quan chức năng, đảm bảo quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản của mình được bảo vệ một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Câu hỏi thường gặp về các trường hợp phải cấp đổi sỏ đỏ

Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi thường gặp về các trường hợp phải cấp đổi sổ đỏ và thủ tục cấp đổi sổ đỏ

Tôi có thể ủy quyền cho người khác thay mặt mình làm thủ tục cấp đổi sổ đỏ không?

Có. Theo quy định tại Điều 138 của Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân có quyền ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính pháp lý khi làm việc với cơ quan nhà nước.

Trong thời gian chờ cấp đổi sổ đỏ, tôi có được thực hiện giao dịch mua bán đất không?

Không. Theo điểm a khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024, một trong các điều kiện để thực hiện giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất là phải có Giấy chứng nhận (bản gốc). Vì khi làm thủ tục cấp đổi, Quý khách đã nộp bản gốc Giấy chứng nhận cho cơ quan đăng ký đất đai nên thửa đất không đủ điều kiện pháp lý để thực hiện giao dịch tại thời điểm đó.

Tôi có thể thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia không?

Quý khách hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục này trực tuyến. Tuy nhiên, việc áp dụng thực tế phụ thuộc vào hạ tầng kỹ thuật và cơ sở dữ liệu đất đai của từng địa phương. Quý khách cần kiểm tra trên Cổng Dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi có đất để biết thủ tục này đã được triển khai trực tuyến hay chưa.

Thửa đất đang có tranh chấp ranh giới thì có được cấp đổi Giấy chứng nhận không?

Không. Theo quy định tại Điều 45 của Luật Đất đai 2024, một trong những điều kiện tiên quyết để thực hiện các quyền của người sử dụng đất (bao gồm việc đăng ký, cấp đổi Giấy chứng nhận) là “quyền sử dụng đất không bị kê biên, áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời…; không có tranh chấp đất đai”. Do đó, Quý khách phải giải quyết dứt điểm tranh chấp trước khi có thể nộp hồ sơ xin cấp đổi

Thông tin cá nhân của tôi (số CCCD, địa chỉ) đã thay đổi so với trên sổ đỏ, tôi cần làm thủ tục “cấp đổi” hay “đăng ký biến động”?

Trường hợp này được xác định là đăng ký biến động đất đai, không phải cấp đổi. Theo Điều 133 Luật Đất đai 2024, việc thay đổi thông tin về số định danh cá nhân, địa chỉ trên Giấy chứng nhận đã cấp là một trường hợp đăng ký biến động. Thủ tục này tương đối đơn giản, cơ quan chức năng sẽ xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp hoặc cấp mới nếu Quý khách có nhu cầu.

Luật sư hướng dẫn cấp đổi sổ đỏ cho người sử dụng đất nhanh chóng

Với kinh nghiệm pháp lý trong lĩnh vực đất đai, luật sư cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, hỗ trợ người sử dụng đất hoàn thành thủ tục cấp đổi sổ đỏ hiệu quả. Dịch vụ tư vấn cấp đổi sổ đỏ của Luật Long Phan PMT bao gồm:

• Tư vấn điều kiện cấp đổi sổ đỏ cho từng trường hợp cụ thể của Quý khách;
• Tư vấn cơ quan có thẩm quyền cấp đổi giấy chứng nhận theo quy định pháp luật;
• Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ cấp đổi sổ đỏ đầy đủ, chính xác;
• Hướng dẫn trình tự, thủ tục cấp đổi sổ đỏ nhanh chóng;
• Tư vấn và hướng dẫn làm đơn giải trình, bổ sung hồ sơ (nếu có) trong quá trình thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ;
• Tư vấn và giải đáp các vướng mắc trong quá trình cấp đổi sổ đỏ để đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng, thuận lợi (nếu có);
• Đại diện theo ủy quyền của Quý khách hàng nộp hồ sơ, tiếp nhận đơn từ của cơ quan có thẩm quyền và trực tiếp tham gia các buổi làm việc khi có yêu cầu liên quan đến thủ tục cấp đổi sổ đỏ tại cơ quan có thẩm quyền.

Luật sư Luật Long Phan PMT cam kết hỗ trợ người sử dụng đất thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ đúng quy định pháp luật, tiết kiệm thời gian và chi phí. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đất đai, Luật Long Phan PMT đảm bảo giải quyết hiệu quả các vấn đề pháp lý liên quan đến cấp đổi sổ đỏ cho người sử dụng đất.

Kết luận

Việc nắm rõ các trường hợp phải cấp đổi sổ đỏ và quy trình thực hiện thủ tục là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Quý khách hàng. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ về thủ tục cấp đổi sổ đỏ, hãy liên hệ ngay với luật sư đất đai của Luật Long Phan PMT qua hotline: 1900.63.63.87 để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

Tags: các trường hợp phải cấp đổi sổ đỏ, cấp đổi sổ đỏ, chi phí cấp đổi sổ đỏ, hồ sơ xin cấp đổi sổ đỏ, Mẫu 11/ĐK, thủ tục cấp đổi sổ đỏ, Thủ tục hành chính đất đai