Phạt tiền cắt lương người lao động có trái luật? Mức phạt?

Phạt tiền cắt lương người lao động thay cho việc xử lý kỷ luật là tình huống Luật Long Phan PMT thường gặp khi tư vấn cho doanh nghiệp và người lao động trong lĩnh vực kỷ luật lao động. Một xưởng sản xuất lập biên bản trừ tiền vào lương mỗi lần công nhân đi trễ, thay vì họp xử lý kỷ luật theo đúng trình tự, là ví dụ điển hình cho hành vi này. Pháp luật lao động Việt Nam nghiêm cấm tuyệt đối cách làm trên, bất kể có ghi trong nội quy hay không. Bài viết phân tích căn cứ pháp lý, mức xử phạt hành chính mới nhất và hướng xử lý cho từng bên.

Phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật lao động là gì?

Một trường hợp Luật Long Phan PMT từng tiếp nhận: doanh nghiệp ban hành quy định nội bộ trừ nửa ngày lương đối với nhân viên bán hàng không đạt doanh số, coi đây là “hình thức kỷ luật nhẹ” thay vì lập hội đồng xử lý theo quy định. Phạt tiền, cắt lương người lao động dưới danh nghĩa kỷ luật là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm tuyệt đối, không phải một hình thức kỷ luật lao động hợp pháp mà doanh nghiệp được quyền lựa chọn áp dụng.

Kỷ luật lao động, theo quy định tại Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Trong khi đó, khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê rõ việc dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động là một trong các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động. Hai quy định này đặt cạnh nhau cho thấy nhà làm luật tách bạch rạch ròi giữa quyền quản lý điều hành của doanh nghiệp và việc lạm dụng quyền đó để tùy tiện trừ tiền người lao động.

Phân biệt với khấu trừ lương hợp pháp để bồi thường thiệt hại

Không phải mọi khoản trừ vào lương đều là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm. Pháp luật vẫn cho phép doanh nghiệp khấu trừ lương trong một trường hợp duy nhất và có giới hạn cụ thể, khác hoàn toàn về bản chất so với việc dùng tiền lương làm công cụ kỷ luật.

Theo quy định tại Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, và mức khấu trừ hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng sau khi trích nộp bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân. Điều 129 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật hoặc nội quy lao động; trường hợp thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất với giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng thì bồi thường tối đa 03 tháng tiền lương.

Trong thực tiễn xử lý hồ sơ, ranh giới giữa hai trường hợp này thường bị doanh nghiệp nhầm lẫn khi soạn thảo nội quy lao động, dẫn đến việc một điều khoản khấu trừ lương hợp pháp bị viết lẫn với các mức phạt tiền cho hành vi vi phạm kỷ luật thông thường. Doanh nghiệp cần rà soát riêng biệt hai nội dung này trong nội quy lao động và quy chế lương thưởng để tránh bị đồng nhất thành hành vi trái luật khi cơ quan thanh tra kiểm tra.

Phạt tiền, cắt lương có phải là hình thức kỷ luật hợp pháp?

Pháp luật lao động chỉ cho phép áp dụng 4 hình thức kỷ luật duy nhất, và phạt tiền hay cắt lương không nằm trong danh sách này. Vì vậy, mọi trường hợp doanh nghiệp áp dụng cách làm này dưới danh nghĩa kỷ luật đều trái luật, bất kể có ghi trong nội quy lao động hay có được người lao động đồng ý hay không.

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, các hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; và sa thải. Đây là danh sách khép kín theo nguyên tắc liệt kê, doanh nghiệp không được tự đặt thêm hình thức kỷ luật khác ngoài 4 hình thức này. Việc phạt tiền hoặc cắt lương, do đó, không thể được coi là một biến thể nhẹ hơn của khiển trách hay một hình thức bổ sung song song với các hình thức đã liệt kê.

Vì sao thỏa thuận hoặc ghi “phạt tiền, cắt lương” trong nội quy cũng không có giá trị?

Một số doanh nghiệp cho rằng nếu người lao động đã ký cam kết đồng ý chịu phạt, hoặc nội quy lao động đã được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có ghi nhận mức phạt, thì việc áp dụng là hợp pháp. Đây là cách hiểu sai và tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn cho doanh nghiệp.

Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 là quy định cấm mang tính tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc các bên có thỏa thuận hay không, và cũng không phụ thuộc vào việc nội dung đó đã được đăng ký trong nội quy lao động. Doanh nghiệp cân nhắc trước khi đưa bất kỳ điều khoản phạt tiền nào vào nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động nên chủ động rà soát lại toàn bộ quy chế xử lý vi phạm và quy chế lương thưởng, vì cơ quan thanh tra khi kiểm tra không xem xét việc người lao động có đồng ý hay không mà chỉ xem xét bản chất của khoản tiền bị trừ có gắn với hành vi kỷ luật hay không.

Mức xử phạt hành vi phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật lao động

Doanh nghiệp thực hiện hành vi phạt tiền, cắt lương người lao động thay việc xử lý kỷ luật bị phạt tiền từ 20 triệu đến 40 triệu đồng nếu là cá nhân vi phạm, và từ 40 triệu đến 80 triệu đồng nếu là tổ chức vi phạm. Mức phạt này áp dụng thống nhất trên toàn quốc theo quy định hiện hành, không phân biệt quy mô doanh nghiệp.

Từ ngày 10/9/2026, mức xử phạt hành chính đối với hành vi này được quy định tại điểm c khoản 3 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay thế cho quy định tương ứng tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Nguyên tắc mức phạt tiền được xác định tại Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP: khoản 1 quy định mức phạt tại Chương II của Nghị định (trong đó có Điều 25) là mức phạt áp dụng đối với cá nhân, khoản 2 quy định mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. Doanh nghiệp được thành lập, hoạt động theo pháp luật Việt Nam thuộc nhóm tổ chức bị áp dụng nguyên tắc nhân đôi này theo điểm b khoản 2 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Bảng mức phạt theo đối tượng vi phạm

Mức phạt đối với hành vi vi phạm được xác định khác nhau tùy theo chủ thể thực hiện. Theo Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, cá nhân và tổ chức sử dụng lao động vi phạm sẽ áp dụng mức phạt tiền tương ứng, trong đó tổ chức bị xử phạt với mức cao hơn do tính chất và quy mô hoạt động. Cụ thể, mức phạt được phân định như sau:

Biện pháp khắc phục hậu quả đi kèm

Ngoài mức phạt tiền nêu trên, doanh nghiệp còn buộc phải trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động bị áp dụng hành vi phạt tiền, cắt lương trái luật. Biện pháp khắc phục hậu quả này được quy định tại điểm d khoản 4 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, áp dụng song song với hình thức xử phạt chính, nghĩa là doanh nghiệp vừa chịu phạt tiền vừa phải hoàn trả toàn bộ khoản tiền đã trừ trái quy định cho người lao động.

Các hành vi khác cùng khung phạt 20-40 triệu doanh nghiệp cần biết

Khoản 3 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP không chỉ quy định riêng hành vi này mà còn tập hợp một nhóm hành vi vi phạm nghiêm trọng khác về kỷ luật lao động, cùng chịu chung khung phạt từ 20 triệu đến 40 triệu đồng đối với cá nhân. Doanh nghiệp cần nắm được toàn bộ nhóm hành vi này để tự rà soát quy trình xử lý kỷ luật nội bộ:

• Xâm phạm sức khỏe, tính mạng của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự (điểm a).
• Xâm phạm danh dự, uy tín hoặc nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động mà không truy cứu trách nhiệm hình sự (điểm b).
• Xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động không quy định (điểm d).
• Áp dụng nhiều hình thức kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động (điểm đ).
• Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm đau, nghỉ điều dưỡng, nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động, đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc đang chờ kết quả điều tra, xác minh, kết luận theo khoản 1 và khoản 2 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 (điểm e).

Thẩm quyền và thời hiệu xử phạt hành vi phạt tiền, cắt lương

Việc lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành vi này thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý nhà nước về lao động, còn quyền xử phạt bị giới hạn trong thời hạn nhất định kể từ khi hành vi vi phạm xảy ra hoặc bị phát hiện.

Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động được quy định tại Chương V Nghị định 283/2026/NĐ-CP, trong đó Điều 61 quy định cụ thể thẩm quyền xử phạt theo từng chức danh, gồm Chánh Thanh tra Sở Nội vụ, Trưởng đoàn thanh tra chuyên ngành về lao động và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi phân cấp quản lý. Về thời hiệu, theo điểm a khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm về lao động là 01 năm.

Trường hợp nào bị kéo dài thời hiệu xử phạt: Cách tính thời hiệu 01 năm không đơn giản là một năm kể từ ngày phát sinh hành vi trong mọi trường hợp, mà còn phụ thuộc vào việc hành vi vi phạm đã chấm dứt hay vẫn đang tiếp diễn tại thời điểm bị phát hiện.

Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, việc xác định hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc hay đang thực hiện để tính thời hiệu xử phạt thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 118/2021/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 68/2025/NĐ-CP và Nghị định 190/2025/NĐ-CP). Trường hợp doanh nghiệp vẫn đang tiếp tục trừ lương của người lao động hằng tháng theo một quy định phạt tiền cố định trong nội quy, đây là hành vi đang thực hiện, thời hiệu xử phạt được tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền phát hiện hành vi, không phải từ lần trừ lương đầu tiên. Doanh nghiệp đang áp dụng cách trừ lương định kỳ theo quy chế nội bộ nên dừng ngay việc áp dụng và sửa đổi quy chế trước khi bị thanh tra phát hiện, vì thời gian vi phạm càng kéo dài thì số tháng phải hoàn trả cho người lao động theo biện pháp khắc phục hậu quả càng lớn.

Quyền của người lao động khi bị phạt tiền, cắt lương trái luật

Người lao động bị áp dụng hành vi phạt tiền, cắt lương trái luật có quyền yêu cầu doanh nghiệp hoàn trả khoản tiền đã bị trừ, khiếu nại đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động, hoặc khởi kiện để đòi lại quyền lợi thông qua cơ chế giải quyết tranh chấp lao động cá nhân.

Theo Điều 187 Bộ luật Lao động 2019, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết tranh chấp lao động cá nhân gồm hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động và Tòa án nhân dân. Về nguyên tắc, tranh chấp lao động cá nhân phải được giải quyết thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án giải quyết, trừ các trường hợp không bắt buộc hòa giải được liệt kê tại khoản 1 Điều 188 Bộ luật Lao động 2019, như tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải hoặc về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động. Tranh chấp thuần túy về khoản tiền bị phạt, bị cắt lương không thuộc nhóm ngoại lệ này nên về nguyên tắc vẫn phải qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước.

Trình tự khởi kiện đòi lại khoản tiền bị phạt, cắt lương

1. Người lao động gửi yêu cầu hòa giải đến hòa giải viên lao động tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nơi thực hiện hợp đồng lao động.
2. Nếu hòa giải không thành, hết thời hạn hòa giải mà hòa giải viên không tiến hành hòa giải, hoặc một bên không thực hiện các thỏa thuận trong biên bản hòa giải thành, người lao động có quyền yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân theo Điều 188 Bộ luật Lao động 2019.
3. Tòa án nhân dân thụ lý, giải quyết theo thủ tục tố tụng dân sự đối với tranh chấp lao động cá nhân, xem xét toàn bộ căn cứ về khoản tiền bị trừ, thời gian trừ lương và mức thiệt hại thực tế của người lao động.

Kinh nghiệm thực tế xử lý các vụ việc phạt tiền, cắt lương sai luật

Qua các hồ sơ đã tiếp nhận, một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là xây dựng nội quy lao động với một bảng mức phạt tiền chi tiết cho từng lỗi vi phạm cụ thể (đi trễ, không mặc đồng phục, không đội nón bảo hộ), sau đó đăng ký nội quy này với cơ quan có thẩm quyền và tin rằng việc đã được đăng ký đồng nghĩa với việc hợp pháp. Trên thực tế, cơ quan đăng ký nội quy lao động không có nghĩa vụ rà soát và loại bỏ các điều khoản trái luật khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, nên việc nội quy đã được đăng ký không làm cho quy định phạt tiền trở nên hợp pháp.

Một sai lầm khác thường gặp là doanh nghiệp nhầm lẫn giữa “khấu trừ lương do vi phạm” và “kỷ luật lao động”, cụ thể là khi người lao động làm rơi vỡ hàng hóa hoặc làm hỏng máy móc do sơ suất trong công việc, kế toán tự động trừ toàn bộ giá trị thiệt hại vào lương tháng đó mà không qua trình tự bồi thường thiệt hại theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019 và không áp dụng giới hạn 30% theo Điều 102. Qua các hồ sơ đã tiếp nhận, đây chính là điểm cơ quan thanh tra lao động thường soi kỹ nhất khi đối chiếu bảng lương với biên bản xử lý vi phạm, vì khoản trừ vượt quá 30% lương tháng hoặc không có căn cứ bồi thường thiệt hại cụ thể sẽ bị xem là dấu hiệu của hành vi phạt tiền, cắt lương người lao động trái luật, dù doanh nghiệp không gọi đó là “kỷ luật”.

Dịch vụ luật sư hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động trong tranh chấp về kỷ luật lao động

Luật Long Phan PMT hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động trong các vụ việc liên quan đến phạt tiền, cắt lương người lao động với các công việc sau:

• Rà soát nội quy lao động của doanh nghiệp.
• Kiểm tra các quy định về phạt tiền, cắt lương, trừ lương đối với người lao động.
• Đánh giá tính hợp pháp của các điều khoản xử lý vi phạm trong nội quy lao động.
• Kiểm tra quy chế lương thưởng, quy chế nội bộ có quy định khoản phạt tiền người lao động hay không.
• Xác định trường hợp doanh nghiệp sử dụng phạt tiền, cắt lương thay thế xử lý kỷ luật lao động.
• Đánh giá việc áp dụng hình thức xử lý có thuộc 04 hình thức kỷ luật lao động được pháp luật cho phép hay không.
• Rà soát căn cứ xử lý kỷ luật lao động.
• Kiểm tra trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật.
• Đánh giá việc doanh nghiệp áp dụng hình thức xử lý ngoài danh sách pháp luật cho phép.
• Tư vấn phân biệt phạt tiền, cắt lương trái luật với khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại.
• Rà soát căn cứ khấu trừ tiền lương.
• Kiểm tra trường hợp người lao động gây thiệt hại đến dụng cụ, thiết bị, tài sản của doanh nghiệp.
• Đánh giá điều kiện áp dụng bồi thường thiệt hại.
• Kiểm tra mức khấu trừ lương có vượt quá 30% tiền lương thực trả hay không.
• Đánh giá khoản tiền doanh nghiệp đã trừ có phải khoản bồi thường hợp pháp hay là khoản phạt tiền trá hình.
• Rà soát hồ sơ xử lý người lao động đi trễ, không đạt doanh số, vi phạm nội quy hoặc vi phạm quy định nội bộ.
• Kiểm tra biên bản vi phạm, quyết định xử lý, thông báo trừ lương và chứng từ thanh toán tiền lương.
• Đánh giá căn cứ doanh nghiệp dùng để trừ tiền lương người lao động.
• Kiểm tra việc người lao động có được thông báo, giải trình trước khi xử lý hay không.
• Rà soát tài liệu chứng minh hành vi vi phạm nội quy lao động.
• Tư vấn phương án xử lý kỷ luật lao động đúng trình tự.
• Tư vấn sửa đổi nội quy lao động có chứa điều khoản phạt tiền trái luật.
• Tư vấn xây dựng quy chế thưởng, phạt phù hợp với pháp luật lao động.

Quý khách có nhu cầu đánh giá sơ bộ vụ việc vui lòng gửi hồ sơ qua email pmt@luatlongphan.vn hoặc Zalo 0939846973.

Câu hỏi thường gặp về mức phạt hành vi phạt tiền, cắt lương trái pháp luật

Dưới đây là một số câu hỏi thực tế mà cả doanh nghiệp và người lao động thường đặt ra khi trao đổi với Luật Long Phan PMT về hành vi phạt tiền, cắt lương người lao động.

Kết luận

Phạt tiền, cắt lương người lao động thay việc xử lý kỷ luật lao động là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm tuyệt đối, dù doanh nghiệp có ghi nhận trong nội quy hay được người lao động đồng ý. Doanh nghiệp áp dụng sai có thể chịu mức phạt tiền đến 80 triệu đồng cùng nghĩa vụ hoàn trả toàn bộ khoản tiền đã trừ, trong khi người lao động hoàn toàn có quyền yêu cầu hoàn trả hoặc khởi kiện để bảo vệ quyền lợi. Luật Long Phan PMT sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nội quy lao động và hỗ trợ người lao động đòi lại quyền lợi khi bị trừ lương trái luật. Quý khách cần tư vấn cụ thể có thể liên hệ hotline 1900636387 để được hỗ trợ kịp thời.

Tags: Bồi thường thiệt hại, Cắt lương người lao động, Cắt lương trái luật, Hoàn trả tiền lương, Khấu trừ tiền lương, Khiếu nại lao động, Khởi kiện tranh chấp lao động, Phạt tiền, Quyền lợi người lao động, Tranh chấp tiền lương, Trừ lương nhân viên, xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động