Hướng dẫn về chế độ phụ cấp lao động theo quy định mới nhất 2026

Hướng dẫn về chế độ phụ cấp lao động theo quy định mới nhất là cơ sở pháp lý trọng yếu để đảm bảo quyền lợi tài chính cho các bên trong quan hệ lao động. Năm 2026 chứng kiến những điều chỉnh lớn về danh mục phụ cấp phải đóng bảo hiểm xã hội và thuế. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thang bảng lương để phù hợp với quy chuẩn mới. Nhằm hỗ trợ Quý khách thực thi chính sách tiền lương hiệu quả, Luật Long Phan PMT xin hướng dẫn chi tiết ngay sau đây.

Phụ cấp lao động và phân biệt phụ cấp lao động với các khoản khác

Hiểu đúng bản chất của phụ cấp lao động giúp minh bạch hóa bức tranh thu nhập, đồng thời bảo vệ trọn vẹn quyền lợi chính đáng của người lao động trong suốt quá trình làm việc. Trên thực tế, nhiều khoản hỗ trợ mang tính chất phúc lợi thường bị nhầm lẫn với phụ cấp theo lương, gây ảnh hưởng trực tiếp đến căn cứ tính tiền làm thêm giờ và các chế độ trợ cấp thôi việc. Do đó, việc làm rõ khái niệm và phân loại chính xác các khoản tiền này sẽ được cụ thể hóa thông qua ba nội dung pháp lý cốt lõi dưới đây.

Phụ cấp lao động là gì ?

Phụ cấp lao động là khoản tiền bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc và điều kiện sinh hoạt chưa được tính đầy đủ trong mức lương theo công việc hoặc chức danh. 

Theo quy định tại Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn chi tiết tại điểm b khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLDTBXH, phụ cấp lương là một thành phần cấu thành nên tiền lương của người lao động. Việc phân định chính xác giữa phụ cấp lương và các khoản phúc lợi khác không chỉ bảo đảm quyền lợi về thu nhập mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025) và tính thuế thu nhập cá nhân trong năm 2026.

Các khoản phụ cấp lao động

Các khoản phụ cấp lương theo thỏa thuận của hai bên trong quan hệ lao động được áp dụng nhằm bảo đảm quyền lợi và phản ánh đầy đủ các yếu tố liên quan đến công việc của người lao động. 

Theo điểm b khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLDTBXH, phụ cấp lương có thể bao gồm các khoản phụ cấp nhằm bù đắp những yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động mà mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ. 

Bên cạnh đó, phụ cấp lương cũng có thể gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc của người lao động, nhằm khuyến khích năng suất, hiệu quả lao động và ghi nhận sự đóng góp của người lao động trong quá trình làm việc. 

Những khoản phụ cấp này được các bên thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế của doanh nghiệp.

Các khoản khác về quyền lợi của người lao động

Căn cứ điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLDTBXH, các khoản bổ sung khác thường mang tính biến động, không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương trong hợp đồng lao động hoặc phụ thuộc vào kết quả thực hiện công việc (như tiền thưởng doanh số). Trong khi đó, phụ cấp lao động thường có định mức cố định hoặc cách tính cụ thể được chốt ngay tại thời điểm ký kết hợp đồng.

Các chế độ phúc lợi khác: Căn cứ đoạn 2 tiêu mục c2 điểm c khoản 5  Thông tư 10/2020/TT-BLDTBXH, các khoản tiền như tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động, tiền ăn giữa ca, tiền xăng xe, điện thoại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, trợ giúp khi người lao động có thân nhân bị chết, kết hôn, sinh nhật… 

Tiêu chí để phân biệt là mục đích chi trả: Phụ cấp gắn liền với công việc, trong khi phúc lợi gắn liền với các sự kiện đời sống hoặc hỗ trợ sinh hoạt của cá nhân người lao động.

>>> Xem thêm: Trợ cấp mất việc làm: Mức tối thiểu và cách tính theo quy định

Vấn đề bảo hiểm xã hội đối với phụ cấp lao động

Căn cứ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025), các khoản phụ cấp lương nhằm bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt mà được xác định mức tiền cụ thể và chi trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương bắt buộc phải tính đóng BHXH. Ngược lại, các khoản phụ cấp mang tính chất phúc lợi, không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương hoặc phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh sẽ không thuộc đối tượng tính đóng.

Tiêu chí ổn định và thường xuyên: Nếu một khoản phụ cấp được chi trả đều đặn hàng tháng và đã được định mức sẵn trong thang bảng lương hoặc hợp đồng lao động, cơ quan BHXH sẽ mặc nhiên xác định đây là phần thu nhập mang tính chất tiền lương, từ đó phát sinh nghĩa vụ trích nộp các quỹ thành phần (hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động).

Vấn đề thuế thu nhập cá nhân đối với phụ cấp lao động

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC), các khoản phụ cấp lương có tính chất thường xuyên như: phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp chuyên cần và phụ cấp thu hút đều phải cộng dồn vào tổng thu nhập để tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần. 

Các khoản phụ cấp không tính thuế thu nhập cá nhân là: Phụ cấp độc hại, nguy hiểm; phụ cấp ưu đãi hàng tháng và trợ cấp một lần theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công; Phụ cấp quốc phòng, an ninh; các khoản trợ cấp đối với lực lượng vũ trang; Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực; Phụ cấp phục vụ đối với lãnh đạo cấp cao; phụ cấp đối với nhân viên y tế thôn, bản; Phụ cấp đặc thù ngành nghề.

Căn cứ theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (có hiệu lực ngày 01/07/2026), không phải mọi khoản tiền ngoài lương đều phải nộp thuế. Cụ thể,phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công; phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật; phụ cấp, trợ cấp, sinh hoạt phí do cơ quan Việt Nam ở nước ngoài chi trả; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, trợ cấp tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội; trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm; trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác không mang tính chất tiền lương, tiền công do Chính phủ quy định sẽ được miễn thuế TNCN.

Hướng dẫn cho doanh nghiệp về chế độ phụ cấp với người lao động

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống thang bảng lương, đặc biệt là cơ cấu phụ cấp để đảm bảo tính tuân thủ đối với mức lương tối thiểu vùng mới theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP và quy tắc xác định tiền lương đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. 

Việc thiết lập các khoản phụ cấp không chỉ thu hút nhân lực mà còn là căn cứ pháp lý để cơ quan quản lý thanh tra về nghĩa vụ đóng bảo hiểm và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Kể từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu vùng I đạt 5.310.000 đồng/tháng, buộc các đơn vị sử dụng lao động phải điều chỉnh tổng mức tiền lương cơ bản và các phụ cấp tính theo lương để không thấp hơn ngưỡng pháp định này.

Quy định mức, hệ số hoặc công thức xác định phụ cấp

Để đảm bảo an toàn pháp lý, doanh nghiệp phải thực hiện phân loại phụ cấp dựa trên tính chất công việc và điều kiện lao động thực tế. Căn cứ theo Khoản 1 Điều 21 và Điều 103 Bộ luật Lao động 2019, phụ cấp lương là nội dung phải thỏa thuận và ghi nhận trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần xác định rõ các khoản phụ cấp nhằm bù đắp yếu tố về điều kiện lao động (như phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm) hoặc để thu hút lao động (phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút).

Việc định lượng mức phụ cấp có thể thực hiện thông qua số tiền cụ thể hoặc hệ số, công thức tính toán dựa trên mức lương cơ bản. Phân tích chi tiết tại điểm b khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, các khoản phụ cấp này phải được thể hiện rõ ràng về: mức tiền, thời điểm chi trả và điều kiện hưởng. Lưu ý rằng, đối với các công việc có yếu tố nặng nhọc, độc hại, mức phụ cấp phải thỏa đáng so với cường độ lao động và không được dùng để cắt giảm các nghĩa vụ về trang bị bảo hộ lao động hay thời giờ nghỉ ngơi.

Ghi rõ trong hợp đồng lao động và/hoặc thỏa ước lao động tập thể

Một trong những sai sót phổ biến của doanh nghiệp là không ghi rõ các khoản hỗ trợ trong Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) hoặc Hợp đồng lao động, dẫn đến rủi ro bị truy thu BHXH. Theo quy định tại Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15) và hướng dẫn tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, các khoản phụ cấp có tính chất chi trả thường xuyên, ổn định như phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, thâm niên bắt buộc phải cộng vào mức lương để đóng BHXH.

Ngược lại, để tối ưu hóa chi phí nhân sự hợp pháp, doanh nghiệp cần bóc tách các khoản phúc lợi không mang tính chất tiền lương như: tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, tiền nhà ở, giữ trẻ. Việc cập nhật chính sách theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP về lương tối thiểu vùng năm 2026 cũng yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh lại các mốc đóng bảo hiểm thất nghiệp tối đa (bằng 20 lần mức lương tối thiểu vùng), cụ thể mức cao nhất tại Vùng I là 106.200.000 đồng.

Quy định thời điểm trả và cách tính BHXH, thuế TNCN

Đây là nội dung phức tạp nhất trong công tác quản trị nhân sự năm 2026.

• Về bảo hiểm xã hội: Căn cứ Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác có tính chất chi trả thường xuyên. Doanh nghiệp cần lưu ý, các khoản phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, thâm niên phải tính đóng BHXH. Ngược lại, các khoản hỗ trợ không ổn định hoặc các khoản chế độ phúc lợi như tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 sẽ không thuộc diện đóng BHXH.
• Về Thuế TNCN: Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, hầu hết phụ cấp là thu nhập chịu thuế, ngoại trừ phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp khu vực theo định mức Nhà nước. 

Cập nhật chính sách khi có thay đổi pháp luật (ví dụ nghị định, thông tư liên quan)

Doanh nghiệp có nghĩa vụ rà soát định kỳ các quy định mới. Trong năm 2026, trọng tâm là việc tuân thủ Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu vùng. Khi pháp luật điều chỉnh tăng lương tối thiểu, doanh nghiệp phải thực hiện sửa đổi hợp đồng lao động hoặc ban hành phụ lục hợp đồng nhằm cập nhật mức lương và các khoản phụ cấp tương ứng. Việc chậm trễ cập nhật không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính về hành vi trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng mà còn gây sai lệch trong việc kê khai hồ sơ BHXH cho người lao động.

>> Xem thêm: Mức lương tối thiểu vùng theo quy định mới nhất 2026

Câu hỏi liên quan (FAQs) về chế độ phụ cấp lao động theo quy định mới nhất

Hệ thống phụ cấp lao động liên tục được điều chỉnh theo biến động của mức lương cơ sở và chính sách an sinh, đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật kịp thời để tránh rủi ro khiếu nại hoặc truy thu. Những giải đáp dưới đây sẽ trực tiếp làm rõ cách áp dụng các khoản phụ cấp thiết yếu theo đúng quy định hiện hành.

Phụ cấp lao động được hiểu thế nào theo quy định mới nhất?

Phụ cấp lao động là khoản tiền bù đắp cho các yếu tố về điều kiện làm việc, tính chất phức tạp của công việc hoặc điều kiện sinh hoạt chưa được tính đủ trong mức lương cơ bản.

Cụ thể, căn cứ theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Điểm b Khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, phụ cấp lương là một thành phần bắt buộc phải thỏa thuận trong hợp đồng lao động nếu công việc có các yếu tố đặc thù. Khoản chi trả này không chỉ là công cụ để thu hút nhân tài mà còn là căn cứ pháp lý để xác định mức đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Trong năm 2026, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc định lượng rõ ràng các khoản này để tránh rủi ro bị truy thu bảo hiểm khi cơ quan chức năng thanh tra định kỳ.

Làm thế nào để phân biệt phụ cấp lương với các khoản phúc lợi khác?

Phụ cấp lương gắn liền với vị trí và tính chất công việc, trong khi phúc lợi (như tiền ăn, xăng xe, điện thoại) gắn liền với đời sống và hỗ trợ sinh hoạt của cá nhân.

Sự phân biệt này vô cùng quan trọng vì nó quyết định khoản tiền đó có phải đóng BHXH hay không. Căn cứ Điểm b và Điểm c Khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, các khoản phụ cấp thường có định mức cố định và được chi trả thường xuyên mỗi kỳ lương. Ngược lại, các khoản bổ sung khác mang tính biến động, phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh hoặc các sự kiện đời sống 

Những khoản phụ cấp nào bắt buộc phải tính đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) năm 2026?

Các khoản phụ cấp có tính chất chi trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương và được xác định mức tiền cụ thể bắt buộc phải tính đóng BHXH.

Căn cứ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác có tính chất chi trả thường xuyên. Cụ thể, các loại phụ cấp như: phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên là những khoản bắt buộc phải cộng vào mức lương để đóng BHXH. 

Ngược lại, các khoản phụ cấp mang tính chất phúc lợi, không ổn định hoặc phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh sẽ không thuộc đối tượng tính đóng. Tiêu chí quan trọng nhất để cơ quan BHXH xác định nghĩa vụ trích nộp là tính ổn định và định mức sẵn trong thang bảng lương hoặc hợp đồng lao động của khoản phụ cấp đó.

Chính sách thuế TNCN đối với phụ cấp lao động có gì thay đổi từ tháng 7/2026?

Hầu hết phụ cấp lương là thu nhập chịu thuế, ngoại trừ các khoản phụ cấp đặc thù như độc hại, nguy hiểm, khu vực và ưu đãi người có công theo định mức Nhà nước.

Căn cứ Điểm c Khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (có hiệu lực từ 01/07/2026), danh mục các khoản phụ cấp được miễn thuế đã được quy định rõ ràng hơn. Theo đó, phụ cấp độc hại đối với ngành nghề nguy hiểm, phụ cấp thu hút, khu vực theo quy định pháp luật hoặc các khoản trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế. 

Tuy nhiên, các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp chức vụ, thâm niên, chuyên cần vẫn phải cộng dồn vào tổng thu nhập để tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC).

Mức lương tối thiểu vùng năm 2026 ảnh hưởng thế nào đến cách tính phụ cấp?

Doanh nghiệp phải điều chỉnh mức lương và phụ cấp sao cho tổng mức lương cơ bản không thấp hơn mức tối thiểu vùng mới, cụ thể Vùng I là 5.310.000 đồng/tháng.

Căn cứ Nghị định 293/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu vùng tăng lên đáng kể. Điều này kéo theo việc doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ hệ thống thang bảng lương. Các khoản phụ cấp tính theo tỷ lệ phần trăm của lương cơ bản sẽ tự động tăng theo. 

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ghi nhận phụ cấp trong hợp đồng lao động?

Các khoản phụ cấp phải được quy định rõ về mức tiền, hệ số, công thức tính, thời điểm chi trả và điều kiện hưởng ngay trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng.

Căn cứ Khoản 1 Điều 21 và Điều 103 Bộ luật Lao động 2019, phụ cấp lương là nội dung phải thỏa thuận rõ ràng. Việc ghi chung chung “theo quy chế công ty” mà không có dẫn chiếu cụ thể thường dẫn đến tranh chấp khi người lao động yêu cầu quyền lợi. Doanh nghiệp cần bóc tách rõ ràng các khoản phụ cấp bù đắp điều kiện lao động (nặng nhọc, độc hại) theo Điểm b Khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. Điều này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh tra lao động mà còn giúp người lao động hiểu rõ cơ cấu thu nhập của mình, từ đó thúc đẩy năng suất và sự gắn bó lâu dài.

Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp phụ cấp lao động

Tranh chấp về phụ cấp lao động diễn ra phổ biến khi doanh nghiệp và người lao động không thống nhất trong việc áp dụng các quy định mới nhất. Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ luật sư chuyên sâu, hỗ trợ tháo gỡ mâu thuẫn và bảo vệ tối đa quyền lợi tài chính cho khách hàng thông qua các hạng mục công việc sau:

• Tư vấn, cập nhật các quy định pháp luật lao động mới nhất năm 2026 về chế độ phụ cấp để đánh giá tính hợp pháp trong quy chế trả lương hiện hành của doanh nghiệp.
• Rà soát chi tiết hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy chế tài chính nội bộ nhằm xác định rõ căn cứ, điều kiện và mức hưởng phụ cấp của người lao động.
• Hướng dẫn thu thập, hệ thống hóa các chứng cứ quan trọng như bảng tính lương, sao kê ngân hàng, bảng chấm công để chứng minh việc doanh nghiệp cắt giảm hoặc không chi trả phụ cấp.
• Đại diện khách hàng tham gia đàm phán, đối thoại trực tiếp với người sử dụng lao động 
• Soạn thảo đơn yêu cầu và đại diện tham gia các phiên hòa giải tại cơ sở do Hòa giải viên lao động hoặc Hội đồng trọng tài lao động chủ trì theo đúng trình tự pháp luật quy định.
• Xây dựng hồ sơ khởi kiện hoàn chỉnh, nộp đến Tòa án nhân dân có thẩm quyền yêu cầu giải quyết tranh chấp khi quá trình thương lượng và hòa giải không đạt kết quả.
• Trực tiếp tham gia tranh tụng tại phiên tòa xét xử sơ thẩm, phúc thẩm để bảo vệ quyền lợi hợp pháp, buộc doanh nghiệp thanh toán đầy đủ tiền phụ cấp và phần lãi suất chậm trả.

Kết luận

Áp dụng đúng chế độ phụ cấp năm 2026 là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động hiện hành. Việc chủ động rà soát kịp thời sẽ giúp phòng tránh rủi ro bị xử phạt và hạn chế tối đa khiếu nại nội bộ. Luật Long Phan PMT sẵn sàng hỗ trợ qua Dịch vụ luật sư lao động để cập nhật quy chế, Dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên rà soát hợp đồng và Dịch vụ giải quyết tranh chấp lao động nhằm xử lý bất đồng. Hãy liên hệ ngay với Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được tư vấn chuyên sâu.

Tags: Các khoản phụ cấp đóng BHXH, Mức lương tối thiểu vùng, Phân biệt phụ cấp và phúc lợi, Phụ cấp lương, Thuế thu nhập cá nhân từ phụ cấp, Xây dựng thang bảng lương mới