Thủ tục công chứng/chứng thực giao dịch nhà đất mới nhất

Thủ tục công chứng/chứng thực giao dịch nhà đất là quy trình pháp lý nhằm xác lập tính hợp pháp và giá trị ràng buộc của các hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. Việc thực hiện đúng và đủ thủ tục này không chỉ đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia mà còn là cơ sở để cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi nhận biến động về quyền sở hữu, quyền sử dụng. Bài viết của Luật Long Phan PMT sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành về vấn đề này.

Khi nào phải công chứng/chứng thực giao dịch nhà đất

Pháp luật Việt Nam quy định rõ các trường hợp bắt buộc phải thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực giao dịch nhà đất để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của hợp đồng. Các hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất phải được công chứng hoặc chứng thực, cụ thể:

• Các hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực. 
• Hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở, công trình xây dựng, phần diện tích sàn xây dựng trong công trình xây dựng mà các bên tham gia giao dịch là cá nhân phải công chứng hoặc chứng thực.
• Các giao dịch mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. 

Tuy nhiên, có một số trường hợp không bắt buộc thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu:

• Giao dịch có một bên hoặc các bên là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản. 
• Giao dịch cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp.
• Giao dịch mua bán, thuê mua nhà ở thuộc tài sản công, thuê mua nhà ở mà một bên là tổ chức, bao gồm: nhà ở xã hội, nhà ở cho lực lượng vũ trang nhân dân, nhà ở phục vụ tái định cư.

Cơ sở pháp lý: Điều 27 Luật Đất đai 2024, Điều 44 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, Điều 164 Luật Nhà ở 2023.

>>> Xem thêm: Các lưu ý khi thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch nhà đất

Thủ tục công chứng giao dịch nhà đất

Thủ tục công chứng là hoạt động do Công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Việc thực hiện thủ tục công chứng đảm bảo sự an toàn pháp lý cao cho giao dịch nhà đất.

Nơi thực hiện

Việc công chứng giao dịch bất động sản được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền. Theo Điều 44 của Luật Công chứng 2024, công chứng viên chỉ có thẩm quyền công chứng các giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở. 

Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ, công chứng viên vẫn có thể công chứng các giao dịch bất động sản ở ngoài phạm vi này, bao gồm: công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng về bất động sản và việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ các giao dịch này theo quy định của pháp luật.

Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp đặc biệt như:

• Lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự.
• Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế.
• Đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù, đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.
• Có lý do khác theo quy định của Chính phủ.

Thành phần hồ sơ

Theo Điều 42 Luật Công chứng 2024, hồ sơ yêu cầu công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn bao gồm các giấy tờ sau:

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có).
• Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật.
• Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
• Bản sao giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (Giấy đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng độc thân).
• Bản sao các giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật (ví dụ: văn bản ủy quyền, giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân đối với hợp đồng tặng cho, thừa kế).

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác, người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu.

Trình tự thủ tục

Thủ tục công chứng giao dịch nhà đất được thực hiện theo Điều 42 Luật Công chứng 2024 qua các bước sau:

• Bước 1: Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng.
• Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận giải quyết. Trường hợp từ chối tiếp nhận thì trực tiếp giải thích rõ lý do hoặc trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người yêu cầu công chứng.
• Bước 3: Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch.
• Bước 4: Công chứng viên kiểm tra dự thảo giao dịch. Nếu trong dự thảo giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng.
• Bước 5: Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Nếu đồng ý thì ký vào từng trang của giao dịch và ký, ghi đủ họ, tên của cá nhân, đóng dấu của tổ chức (nếu có) vào trang cuối.
• Bước 6: Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch. Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu, giao bản gốc văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng, vào sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.

Phí/lệ phí công chứng

Theo khoản 1 Điều 70 Luật Công chứng 2024, phí công chứng bao gồm phí công chứng giao dịch, phí nhận lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng. Người yêu cầu công chứng giao dịch nhà đất phải nộp phí công chứng. Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC, mức thu được xác định dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch. Ví dụ, phí công chứng đối với hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, góp vốn bằng quyền sử dụng đất được xác định như sau:

• Giá trị dưới 50 triệu đồng: 50 nghìn đồng
• Từ 50 triệu đến 100 triệu đồng: 100 nghìn đồng
• Từ trên 100 triệu đến 01 tỷ đồng: 0,1% giá trị tài sản hoặc hợp đồng, giao dịch
• …

Thủ tục chứng thực giao dịch nhà đất

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận, chứng nhận một sự việc, giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, thông tin cá nhân,.. Quy trình này được bắt đầu bằng việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Nơi thực hiện

Theo Điều 164 Luật Nhà ở 2023 và Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP), chứng thực chữ ký trên hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã. 

Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ các trường hợp như:

• Chứng thực di chúc.
• Chứng thực hợp đồng giao dịch.
• Chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác (Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ yêu cầu chứng thực giao dịch bất động sản tương tự như hồ sơ công chứng nhưng đơn giản hơn. Theo Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, khoản 12 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP), thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực giao dịch nhà đất bao gồm:

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch.
• Giấy tờ tùy thân: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị.
• Bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó.

Trình tự thủ tục

Quy trình chứng thực được thực hiện theo nguyên tắc đơn giản, thuận tiện cho người dân. Theo Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, khoản 12 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP), người thực hiện chứng thực kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ và tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực. 

Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ, nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định. Sau đó, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực. Số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Phí/lệ phí chứng thực

Theo Điều 15 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 2 Thông tư 226/2016/TT-BTC, tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch thì phải nộp phí chứng thực. Mức thu phí được quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC như sau:

• Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
• Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
• Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã chứng thực: 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.

Khuyến nghị của luật sư khi công chứng/chứng thực giao dịch nhà đất

Khi tiến hành công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, nhiều người thường chủ quan và có thể mắc phải những sai sót pháp lý nghiêm trọng, dẫn đến rủi ro tài chính và pháp lý không đáng có. Để đảm bảo giao dịch của bạn được an toàn và tuân thủ đúng pháp luật, luật sư đưa ra những hỗ trợ và khuyến nghị quan trọng sau:

Giá trị trong giao dịch nhà đất cần ghi đúng thực tế

Giá trị trong giao dịch nhà đất cần ghi đúng thực tế, phù hợp thị trường, tranh những rắc rối:

• Hồ sơ bị từ chối: Cơ quan thuế có quyền kiểm tra và xác định lại giá tính thuế (Điều 50 Luật Quản lý thuế 2019). Nếu phát hiện giá hợp đồng thấp bất thường so với giá thị trường hoặc bảng giá đất của nhà nước, hồ sơ có thể bị từ chối xử lý cho đến khi các bên điều chỉnh lại giá trị cho phù hợp.
• Bị truy cứu trách nhiệm về tội trốn thuế thu nhập từ giao dịch nhà đất (hành chính và hình sự): Hành vi khai sai giá trị giao dịch có thể bị coi là trốn thuế. Tùy theo mức độ, các bên có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế (Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Trong trường hợp số tiền trốn thuế lớn, cá nhân có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi, bổ sung 2017.

Đăng ký biến động trong thời hạn quy định

Sau khi hợp đồng được công chứng hoặc chứng thực và có hiệu lực, các bên (thường là bên nhận chuyển quyền) có nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai (thủ tục sang tên) tại Văn phòng Đăng ký đất đai. Theo quy định tại khoản 3 Điều 133 Luật Đất Đai 2024, thời hạn để thực hiện thủ tục này là 30 ngày kể từ ngày phát sinh (ví dụ: ngày ký công chứng/chứng thực). Nếu quá thời hạn này mà chưa đăng ký, người sử dụng đất có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai theo quy định của pháp luật.

Dịch vụ luật sư tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực

Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hỗ trợ Quý khách thực hiện thủ tục công chứng và chứng thực giao dịch nhà đất. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn lựa chọn hình thức công chứng hoặc chứng thực phù hợp với từng loại giao dịch và nhu cầu của Quý khách. 
• Soạn thảo dự thảo hợp đồng giao dịch bất động sản đảm bảo quyền lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. 
• Kiểm tra, thẩm định tính hợp pháp của tài sản và năng lực pháp lý của các bên tham gia giao dịch. 
• Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ công chứng, chứng thực theo đúng quy định.
• Đại diện Quý khách thực hiện thủ tục tại cơ quan công chứng, chứng thực để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả.
• Tư vấn về nghĩa vụ thuế, phí công chứng/chứng thực và hỗ trợ thực hiện đăng ký biến động quyền sử dụng đất sau giao dịch. 

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Để làm rõ hơn các vấn đề pháp lý và những tình huống thực tiễn có thể phát sinh, dưới đây là phần giải đáp cho một số câu hỏi thường gặp trong quá trình công chứng, chứng thực giao dịch nhà đất:

Sự khác biệt căn bản giữa công chứng và chứng thực hợp đồng nhà đất là gì?

Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, nội dung hợp đồng và năng lực hành vi của các bên, mang tính an toàn pháp lý cao hơn. Trong khi đó, chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã chủ yếu là xác nhận về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng và năng lực hành vi dân sự, chữ ký của các bên, không đi sâu vào tính hợp pháp của nội dung hợp đồng (khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024, khoản 3 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

Thời gian giải quyết thủ tục công chứng hoặc chứng thực một giao dịch nhà đất thường mất bao lâu?

Thời hạn công chứng thông thường không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với hợp đồng, giao dịch phức tạp, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc. Thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã thường được giải quyết nhanh hơn, có thể hoàn tất trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ (Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 44 Luật Công chứng 2024).

Nếu giao dịch nhà đất mà không thực hiện thì hậu quả pháp lý ra sao?

Nếu giao dịch nhà đất thuộc trường hợp bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực tại điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024 hoặc khoản 1 Điều 164 Luật Nhà ở 2023 mà các bên không tuân thủ, hợp đồng sẽ bị vô hiệu do vi phạm về hình thức. Khi đó, giao dịch không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên, các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận (Điều 117 và Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015).

Sổ đỏ đang thế chấp tại ngân hàng, có thể tiến hành công chứng chuyển nhượng không?

Sổ đỏ đang thế chấp tại ngân hàng thì không được công chứng chuyển nhượng. Điều này là vì tài sản đã bị ràng buộc bởi quyền bảo đảm của ngân hàng. Chỉ khi có văn bản chấp thuận của bên nhận thế chấp theo Điều 321 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch chuyển nhượng mới có thể thực hiện. Trên thực tế, các bên thường phải tiến hành thủ tục giải chấp hoặc xóa thế chấp trước khi ký chuyển nhượng.

Có thể yêu cầu công chứng giao dịch bất động sản ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng không?

Có thể. Điều 46 Luật Công chứng 2024 quy định việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng thuộc các trường hợp sau đây:

• Lập di chúc tại chỗ ở.
• Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế.
• Đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.
• Có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.

Kết luận

Thủ tục công chứng/chứng thực giao dịch nhà đất đòi hỏi sự hiểu biết sâu về pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn. Việc thực hiện đúng quy trình giúp Quý khách tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Luật sư chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ Quý khách hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Quý khách cần hỗ trợ pháp lý về thủ tục công chứng, chứng thực giao dịch bất động sản, vui lòng liên hệ với Luật Long Phan PMT hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn chuyên sâu.

Tags: Chứng thực hợp đồng nhà đất, Đăng ký biến động đất đai, hợp đồng mua bán nhà ở, Thủ tục công chứng nhà đất