Tiêu chí chọn trọng tài viên và sai lầm doanh nghiệp cần tránh

Tiêu chí chọn trọng tài viên đúng cách quyết định phần lớn chất lượng và mức độ an toàn pháp lý của cả quá trình giải quyết trọng tài thương mại. Luật Long Phan PMT nhận thấy qua thực tế tư vấn, không ít doanh nghiệp chỉ dựa vào danh tiếng hoặc quen biết mà bỏ qua tiêu chuẩn pháp lý bắt buộc và tiêu chí xung đột lợi ích, dẫn đến hệ quả bị yêu cầu thay đổi trọng tài viên giữa chừng hoặc nghiêm trọng hơn là nguy cơ phán quyết trọng tài bị hủy sau này.

Tiêu chuẩn pháp lý bắt buộc để một người được làm trọng tài viên

Một người chỉ được công nhận là trọng tài viên khi đồng thời đáp ứng điều kiện về năng lực hành vi dân sự, trình độ chuyên môn và không thuộc trường hợp cấm theo luật định. Đây là bước sàng lọc đầu tiên doanh nghiệp cần nắm trước khi cân nhắc thêm các tiêu chí thực tiễn.

Qua một vụ tranh chấp mua bán hàng hóa mà Luật Long Phan PMT từng tư vấn, doanh nghiệp nguyên đơn đề xuất một chuyên gia kỹ thuật giàu kinh nghiệm nhưng chưa tốt nghiệp đúng chuyên ngành làm trọng tài viên duy nhất. Bị đơn phản đối ngay vì người này không đáp ứng điều kiện trình độ đại học, buộc phải rà soát lại hồ sơ năng lực trước khi Trung tâm chấp thuận, làm chậm tiến độ thành lập Hội đồng trọng tài.

Điều kiện chung: năng lực hành vi dân sự, trình độ và kinh nghiệm công tác

Theo điểm a, điểm b khoản 1 Điều 20 Luật Trọng tài thương mại 2010, người được làm trọng tài viên phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của Bộ luật Dân sự, đồng thời có trình độ đại học và đã qua thực tế công tác theo đúng ngành đã học từ 5 năm trở lên. Đây là hai điều kiện cần có đồng thời, không thể chỉ đáp ứng một trong hai.

Điểm c khoản 1 Điều 20 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định một ngoại lệ: chuyên gia có trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm thực tiễn, dù không đáp ứng yêu cầu trình độ đại học và 5 năm công tác, vẫn có thể được chọn làm trọng tài viên trong trường hợp đặc biệt. Doanh nghiệp áp dụng ngoại lệ này nên chuẩn bị sẵn hồ sơ, bằng cấp và tài liệu chứng minh kinh nghiệm của ứng viên để tránh bị phản đối ngay từ giai đoạn thành lập Hội đồng trọng tài.

Trường hợp không được làm trọng tài viên dù đủ tiêu chuẩn chung

Theo khoản 2 Điều 20 Luật Trọng tài thương mại 2010, một người dù đáp ứng đủ tiêu chuẩn tại khoản 1 vẫn không được làm trọng tài viên nếu đang là Thẩm phán, Kiểm sát viên, Điều tra viên, Chấp hành viên, công chức thuộc Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra, Cơ quan thi hành án; hoặc đang là bị can, bị cáo, người đang chấp hành án hình sự hay chưa được xóa án tích.

Đây là trường hợp loại trừ tuyệt đối, không phụ thuộc ý chí thỏa thuận của các bên. Doanh nghiệp nên yêu cầu ứng viên xác nhận bằng văn bản về việc không thuộc các trường hợp cấm nêu trên trước khi tiến hành thủ tục chọn.

Tiêu chuẩn bổ sung do từng trung tâm trọng tài quy định

Ngoài tiêu chuẩn chung của luật, mỗi trung tâm trọng tài có thể đặt thêm điều kiện riêng cho trọng tài viên thuộc danh sách của mình. Theo khoản 3 Điều 20 Luật Trọng tài thương mại 2010, Trung tâm trọng tài có thể quy định thêm tiêu chuẩn cao hơn tiêu chuẩn tại khoản 1 Điều này đối với trọng tài viên của tổ chức mình.

Trên thực tế áp dụng tại VIAC, theo Mục A.2.a Hướng dẫn ban hành kèm Quyết định số 112/QĐ-VIAC ngày 18/06/2024 của Chủ tịch VIAC, các bên còn được phép tự thỏa thuận tiêu chuẩn cụ thể cao hơn đối với trọng tài viên giải quyết vụ việc của mình. Người không đáp ứng tiêu chuẩn do các bên thỏa thuận, dù đã đủ điều kiện chung của luật, vẫn thuộc trường hợp phải từ chối làm trọng tài viên. Doanh nghiệp nên ghi rõ tiêu chuẩn mong muốn ngay trong điều khoản trọng tài của hợp đồng để có cơ sở phản đối nếu đối tác đề xuất người không đáp ứng.

Tiêu chí thực tiễn doanh nghiệp cần cân nhắc khi chọn trọng tài viên

Ngoài điều kiện luật định mang tính bắt buộc, doanh nghiệp còn cần đối chiếu thêm các tiêu chí mang tính khuyến nghị thực tiễn để chọn đúng người phù hợp với đặc thù vụ việc. Đây không phải là quy định pháp luật cứng nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tốc độ giải quyết tranh chấp.

Theo Mục A.2.c Hướng dẫn về việc chọn Trọng tài viên và các thủ tục liên quan ban hành kèm theo Quyết định số 112/QĐ-VIAC ngày 18/06/2024 của Chủ tịch VIAC, ngoài các tiêu chí bắt buộc theo luật, doanh nghiệp nên xem xét thêm bốn nhóm tiêu chí bổ sung dưới đây.

Chuyên môn phù hợp với lĩnh vực và mức độ phức tạp của tranh chấp

Một trọng tài viên có nền tảng học thuật vững nhưng thiếu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực tranh chấp cụ thể (xây dựng, tài chính, sở hữu trí tuệ…) có thể mất nhiều thời gian nghiên cứu vụ việc, kéo dài quá trình giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp nên ưu tiên người có kinh nghiệm xử lý vụ việc tương tự về bản chất giao dịch và mức độ phức tạp pháp lý, kỹ thuật, kể cả yếu tố luật điều chỉnh hợp đồng nếu tranh chấp có yếu tố nước ngoài.

Khả năng ngôn ngữ trùng với ngôn ngữ tố tụng trọng tài

Trọng tài viên cần sử dụng thành thạo ngôn ngữ tố tụng đã được các bên thỏa thuận hoặc do Hội đồng trọng tài xác định, để trực tiếp nghiên cứu hồ sơ, chứng cứ và tranh luận tại phiên họp mà không phụ thuộc hoàn toàn vào phiên dịch. Với tranh chấp thương mại có yếu tố nước ngoài, đây là tiêu chí doanh nghiệp thường bỏ sót nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng nắm bắt chính xác lập luận của các bên.

Xung đột lợi ích tiềm tàng với các bên, luật sư hoặc trọng tài viên khác trong Hội đồng trọng tài

Đây là tiêu chí quan trọng bậc nhất vì liên quan trực tiếp đến căn cứ yêu cầu thay đổi trọng tài viên sau này. Theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 42 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên có quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên nếu trọng tài viên có lợi ích liên quan trong vụ tranh chấp hoặc có căn cứ rõ ràng cho thấy không vô tư, khách quan.

Đối chiếu với Mục A.2.c Hướng dẫn theo Quyết định số 112/QĐ-VIAC ngày 18/06/2024, doanh nghiệp nên chủ động rà soát xung đột lợi ích tiềm tàng giữa ứng viên trọng tài viên với các bên, với luật sư của các bên hoặc với các trọng tài viên khác đã được xác định trong Hội đồng trọng tài, ngay từ giai đoạn thương thảo, không chờ đến khi đã chọn mới phát hiện xung đột, vì khi đó doanh nghiệp buộc phải tiến hành thủ tục thay đổi trọng tài viên, làm kéo dài thời gian giải quyết tranh chấp.

Nơi thường trú và sự sẵn sàng về thời gian tham gia giải quyết tranh chấp

Nơi thường trú của trọng tài viên ảnh hưởng đến chi phí đi lại, khả năng tham dự trực tiếp các phiên họp, đặc biệt khi vụ việc cần nhiều phiên xét xử liên tiếp. Sự sẵn sàng về thời gian cũng cần làm rõ trước khi chọn, vì trọng tài viên đang đảm nhận nhiều vụ việc cùng lúc có thể không đủ thời gian nghiên cứu hồ sơ kỹ lưỡng, ảnh hưởng đến chất lượng và tốc độ ra phán quyết.

>>> Xem thêm: Tư vấn trọng tài thương mại VIAC: Lý do doanh nghiệp cần luật sư từ đầu

>>> Xem thêm: Các loại tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài thương mại

Thủ tục và thời hạn chọn trọng tài viên doanh nghiệp cần nắm rõ

Việc chọn trọng tài viên phải tuân thủ đúng thời hạn luật định, nếu không quyền lựa chọn sẽ chuyển sang Chủ tịch Trung tâm trọng tài. Nắm rõ trình tự và mốc thời gian giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ ứng viên ngay từ khi nhận được đơn khởi kiện.

Thời hạn 30 ngày để bị đơn chọn trọng tài viên

Theo khoản 1 Điều 40 Luật Trọng tài thương mại 2010, trong trường hợp các bên không có thỏa thuận khác hoặc quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài không quy định khác, trình tự thành lập Hội đồng trọng tài tại Trung tâm trọng tài được thực hiện như sau:

1. Bị đơn nhận được đơn khởi kiện và yêu cầu chọn trọng tài viên do Trung tâm trọng tài gửi đến.
2. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện và yêu cầu chọn trọng tài viên, bị đơn phải chọn trọng tài viên cho mình và báo cho Trung tâm trọng tài, hoặc đề nghị Chủ tịch Trung tâm trọng tài chỉ định.
3. Hết thời hạn 30 ngày mà bị đơn không chọn hoặc không đề nghị chỉ định, trong 07 ngày tiếp theo, Chủ tịch Trung tâm trọng tài sẽ chỉ định trọng tài viên thay cho bị đơn.

Doanh nghiệp giữ vai trò bị đơn cần kiểm đếm chính xác thời hạn 30 ngày kể từ thời điểm nhận được đơn khởi kiện, không phải từ thời điểm phát sinh tranh chấp, để không bỏ lỡ quyền tự chọn trọng tài viên.

Trường hợp trọng tài viên do các bên chọn không có tên trong danh sách của trung tâm trọng tài

Nhiều trung tâm trọng tài, trong đó có VIAC, cho phép các bên chọn trọng tài viên ngoài danh sách chính thức, nhưng kèm nghĩa vụ chứng minh bổ sung — đây là ngoại lệ tiềm ẩn rủi ro nếu doanh nghiệp không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.

Theo Mục B.3 Hướng dẫn ban hành kèm Quyết định số 112/QĐ-VIAC ngày 18/06/2024 của Chủ tịch VIAC, bên lựa chọn trọng tài viên ngoài danh sách và/hoặc chính trọng tài viên đó phải cung cấp đầy đủ tài liệu thể hiện người này đáp ứng các yêu cầu bắt buộc của Luật Trọng tài thương mại 2010. Nếu tài liệu không được cung cấp đầy đủ trong thời hạn Trung tâm ấn định, người này bị coi là không đủ điều kiện, và Trung tâm sẽ mời các bên tự chọn người thay thế hoặc Chủ tịch Trung tâm chỉ định trọng tài viên mới.

Doanh nghiệp muốn đề xuất một chuyên gia uy tín nhưng chưa có tên trong danh sách của trung tâm nên chuẩn bị sẵn hồ sơ bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm công tác ngay từ đầu, tránh bị động khi trung tâm ấn định thời hạn bổ sung tài liệu gấp rút.

Quyền chấp nhận hoặc từ chối của người được chọn làm trọng tài viên

Theo khoản 1 Điều 21 Luật Trọng tài thương mại 2010, người được chọn hoặc được chỉ định làm trọng tài viên có quyền chấp nhận hoặc từ chối giải quyết tranh chấp. Trước khi quyết định, người này thường tự đánh giá xung đột lợi ích, thời gian và mức độ phù hợp chuyên môn với vụ việc.

Doanh nghiệp nên trao đổi sơ bộ với ứng viên về khả năng nhận vụ việc trước khi chính thức nêu tên trong đơn khởi kiện hoặc bản tự bảo vệ, tránh tình huống người được chọn từ chối tham gia sau khi đã công bố.

>>> Xem thêm: Các giai đoạn tố tụng trong quy trình trọng tài thương mại.

Những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp bất lợi khi chọn trọng tài viên

Phần lớn rủi ro pháp lý khi chọn trọng tài viên không đến từ việc thiếu kiến thức về luật, mà từ những sai lầm mang tính thao tác doanh nghiệp dễ mắc phải. Mỗi sai lầm dưới đây gắn với một hậu quả pháp lý cụ thể, không chỉ là bất tiện thủ tục.

Chọn trọng tài viên chỉ dựa vào danh tiếng, bỏ qua kiểm tra tính độc lập, vô tư

Một sai lầm phổ biến mà khách hàng thường gặp là ưu tiên chọn trọng tài viên có tên tuổi lớn mà không kiểm tra kỹ mối quan hệ của người này với đối tác hoặc luật sư đại diện của đối tác. Theo điểm c khoản 1 Điều 42 Luật Trọng tài thương mại 2010, nếu sau này có căn cứ rõ ràng cho thấy trọng tài viên không vô tư, khách quan, bên còn lại hoàn toàn có quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên giữa chừng.

Không rà soát mối quan hệ giữa trọng tài viên dự kiến chọn với đối tác hoặc luật sư của đối phương

Qua các hồ sơ đã tiếp nhận, Luật Long Phan PMT nhận thấy nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước xác minh xem trọng tài viên dự kiến chọn có từng là luật sư, người đại diện hoặc hòa giải viên của đối phương hay không. Theo điểm a, b, d khoản 1 Điều 42 Luật Trọng tài thương mại 2010, những người này thuộc trường hợp phải từ chối giải quyết tranh chấp.

Bỏ lỡ thời hạn chọn trọng tài viên khiến quyền lựa chọn bị chuyển sang Chủ tịch trung tâm trọng tài

Doanh nghiệp mải chuẩn bị bản tự bảo vệ mà quên song song phải chọn trọng tài viên trong cùng thời hạn là tình huống khá thường gặp. Theo khoản 1 Điều 40 Luật Trọng tài thương mại 2010, hết thời hạn 30 ngày, quyền chỉ định sẽ chuyển sang Chủ tịch Trung tâm trọng tài, khiến doanh nghiệp mất lợi thế chủ động lựa chọn.

Không cân nhắc rủi ro thành phần Hội đồng trọng tài trái với thỏa thuận, dẫn đến nguy cơ hủy phán quyết sau này

Sai lầm nghiêm trọng nhất là để thành phần Hội đồng trọng tài được thành lập không đúng thỏa thuận trọng tài đã xác lập trong hợp đồng (ví dụ thỏa thuận trọng tài viên duy nhất nhưng lại thành lập Hội đồng ba trọng tài viên). Theo điểm b khoản 2 Điều 68 Luật Trọng tài thương mại 2010, đây là căn cứ khiến phán quyết trọng tài có thể bị Tòa án tuyên hủy sau khi đã ban hành.

Tổng  hợp sai lầm thường gặp và hậu quả pháp lý tương ứng:

Hậu quả pháp lý khi doanh nghiệp chọn sai trọng tài viên

Chọn sai trọng tài viên không chỉ là bất tiện thủ tục mà có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực của cả phán quyết trọng tài sau khi đã trải qua quá trình tố tụng tốn kém.

Nguy cơ phán quyết trọng tài bị hủy do thành phần Hội đồng trọng tài không đúng thỏa thuận hoặc trọng tài viên vi phạm nghĩa vụ vô tư

Theo điểm b, d, đ khoản 2 Điều 68 Luật Trọng tài thương mại 2010, phán quyết trọng tài bị hủy nếu thành phần Hội đồng trọng tài hoặc thủ tục tố tụng không phù hợp với thỏa thuận các bên hoặc trái quy định của luật; nếu trọng tài viên nhận tiền, tài sản hoặc lợi ích vật chất khác của một bên làm ảnh hưởng tính khách quan; hoặc nếu phán quyết trái nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam.

Theo khoản 1 Điều 69 Luật Trọng tài thương mại 2010, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được phán quyết trọng tài, bên có đủ căn cứ chứng minh Hội đồng trọng tài đã ra phán quyết thuộc một trong các trường hợp tại khoản 2 Điều 68 Luật Trọng tài thương mại 2010 có quyền làm đơn gửi Tòa án có thẩm quyền yêu cầu hủy phán quyết trọng tài.

Kéo dài thời gian giải quyết tranh chấp và phát sinh chi phí tố tụng

Qua thực tiễn giải quyết tranh chấp thương mại, việc phải thay đổi trọng tài viên giữa chừng hoặc đối mặt yêu cầu hủy phán quyết khiến doanh nghiệp mất thêm nhiều tháng, thậm chí nhiều năm để giải quyết dứt điểm, đồng thời phát sinh thêm phí trọng tài, phí luật sư và chi phí cơ hội kinh doanh.

>>> Xem thêm: Chi phí trọng tài thương mại Việt Nam: Cách dự trù ngân sách 

Quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên trong quá trình tố tụng

Khi phát hiện đã chọn sai trọng tài viên, doanh nghiệp vẫn còn cơ hội khắc phục thông qua thủ tục yêu cầu thay đổi trọng tài viên trước khi Hội đồng trọng tài ra phán quyết cuối cùng.

Các căn cứ để yêu cầu thay đổi trọng tài viên

Theo khoản 1 Điều 42 Luật Trọng tài thương mại 2010, các bên có quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên đang giải quyết tranh chấp nếu: trọng tài viên là người thân thích hoặc là người đại diện của một bên; trọng tài viên có lợi ích liên quan trong vụ tranh chấp; có căn cứ rõ ràng cho thấy trọng tài viên không vô tư, khách quan; hoặc trọng tài viên đã từng là hòa giải viên, người đại diện, luật sư của bất cứ bên nào trước khi đưa vụ tranh chấp đó ra giải quyết tại trọng tài, trừ trường hợp được các bên chấp thuận bằng văn bản.

Doanh nghiệp phát hiện một trong các căn cứ trên nên chuẩn bị văn bản yêu cầu thay đổi trọng tài viên kèm chứng cứ chứng minh càng sớm càng tốt, vì chậm trễ có thể bị hiểu là mặc nhiên chấp nhận, gây bất lợi cho vị trí tố tụng của mình.

Thẩm quyền quyết định thay đổi trọng tài viên theo từng giai đoạn tố tụng

Thẩm quyền ra quyết định thay đổi trọng tài viên phụ thuộc vào việc Hội đồng trọng tài đã được thành lập hay chưa, theo khoản 3, khoản 4, khoản 5 Điều 42 Luật Trọng tài thương mại 2010.

So sánh thẩm quyền quyết định thay đổi trọng tài viên:

Quyết định của Chủ tịch Trung tâm trọng tài hoặc của Tòa án trong các trường hợp nêu trên là quyết định cuối cùng, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ nội dung yêu cầu và tài liệu chứng minh trước khi nộp.

Dịch vụ luật sư tư vấn và giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thương mại tại Luật Long Phan PMT

Luật Long Phan PMT hỗ trợ doanh nghiệp trong các vụ việc chọn và thay đổi trọng tài viên với các công việc sau:

• Rà soát điều khoản trọng tài trong hợp đồng và đánh giá hiệu lực của thỏa thuận trọng tài.
• Tư vấn lựa chọn trung tâm trọng tài phù hợp với tính chất tranh chấp.
• Xác định luật áp dụng, ngôn ngữ tố tụng và địa điểm giải quyết tranh chấp.
• Tư vấn số lượng trọng tài viên và cơ cấu Hội đồng trọng tài.
• Rà soát tiêu chuẩn pháp lý của trọng tài viên dự kiến lựa chọn.
• Đánh giá chuyên môn, kinh nghiệm và mức độ phù hợp của trọng tài viên với lĩnh vực tranh chấp.
• Kiểm tra xung đột lợi ích, tính độc lập và khách quan của trọng tài viên.
• Tư vấn lựa chọn trọng tài viên trong hoặc ngoài danh sách của trung tâm trọng tài.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu chứng minh điều kiện của trọng tài viên khi cần.
• Theo dõi thời hạn lựa chọn trọng tài viên để tránh mất quyền chủ động của doanh nghiệp.
• Đại diện doanh nghiệp thực hiện thủ tục đề nghị chỉ định trọng tài viên.
• Tư vấn và soạn văn bản yêu cầu thay đổi trọng tài viên khi có căn cứ.
• Chuẩn bị đơn khởi kiện trọng tài, bản tự bảo vệ, yêu cầu phản tố và các tài liệu tố tụng.
• Hỗ trợ thu thập, hệ thống hóa và đánh giá chứng cứ phục vụ giải quyết tranh chấp.
• Đại diện hoặc cùng doanh nghiệp tham gia các phiên họp của Hội đồng trọng tài.
• Trình bày lập luận, tranh luận và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
• Tư vấn thủ tục áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời khi cần thiết.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá sơ bộ vụ việc vui lòng gửi hồ sơ qua email pmt@luatlongphan.vn hoặc Zalo 0939846973.

Câu hỏi thường gặp về tiêu chí chọn trọng tài viên và sai lầm doanh nghiệp cần tránh

Dưới đây là một số câu hỏi doanh nghiệp thường đặt ra khi thực hiện thủ tục chọn trọng tài viên, trả lời theo Luật Trọng tài thương mại 2010 và hướng dẫn áp dụng thực tế của VIAC.

Kết luận

Chọn trọng tài viên không đơn thuần là một bước thủ tục hình thức mà là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực của toàn bộ phán quyết trọng tài sau này. Doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời tiêu chuẩn pháp lý bắt buộc, tiêu chí thực tiễn về chuyên môn, xung đột lợi ích và tuân thủ đúng thời hạn luật định để không mất quyền chủ động lựa chọn người bảo vệ quyền lợi của mình. Luật Long Phan PMT sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ ứng viên và tư vấn phương án xử lý phù hợp với từng vụ việc. Quý doanh nghiệp cần tư vấn cụ thể có thể liên hệ hotline 1900636387 để được hỗ trợ kịp thời.

Tags: chọn trọng tài viên, Giải quyết tranh chấp, giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, lựa chọn trọng tài viên, phán quyết trọng tài bị hủy, quy trình chọn trọng tài viên, sai lầm chọn trọng tài viên, thay đổi trọng tài viên, Thủ tục trọng tài, tiêu chí chọn trọng tài viên, tiêu chuẩn trọng tài viên, Tranh chấp thương mại, Trọng tài thương mại, yêu cầu thay đổi trọng tài viên