Thủ tục yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại

Thủ tục yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại là một quy trình pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt. Mọi bước xử lý cần dựa trên mức độ lỗi, thiệt hại thực tế cũng như hoàn cảnh cụ thể của người lao động nhằm đảm bảo tính công bằng và khách quan. Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ, chứng cứ đầy đủ, tiến hành họp xử lý với sự tham gia của các bên liên quan và ban hành quyết định trong thời hạn luật định. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng giai đoạn, từ việc xác định căn cứ pháp lý, thu thập chứng cứ, tổ chức họp xử lý cho đến ban hành quyết định và giải quyết khiếu nại phát sinh.

Xác định căn cứ, nguyên tắc và mức tính bồi thường

Căn cứ theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, Doanh nghiệp chỉ được yêu cầu người lao động bồi thường khi:

• Có đủ căn cứ cho thấy người lao động gây ra thiệt hại, chẳng hạn: làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản; tiêu hao vật tư vượt quá định mức; hoặc thực hiện hành vi khác gây tổn thất tài sản của người sử dụng lao động. 
• Trường hợp thiệt hại phát sinh do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm, thảm họa, sự kiện xảy ra khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép… thì người lao động không phải bồi thường.

Căn cứ khoản 1 Điều 130 Bộ luật Lao động 2019, Việc xác định mức bồi thường phải dựa trên lỗi, mức độ thiệt hại thực tế và hoàn cảnh cụ thể của người lao động (gia đình, nhân thân, điều kiện tài sản) để bảo đảm sự công bằng. 

Nếu áp dụng hình thức khấu trừ lương thì mức khấu trừ hàng tháng không vượt quá 30% tiền lương thực nhận sau khi đã trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân; đồng thời, người lao động có quyền được thông báo rõ lý do khấu trừ theo quy định cụ thể tại khoản 3 Điều 102  Bộ luật Lao động 2019.

Căn cứ khoản 1 Điều 72 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Về thời hiệu xử lý bồi thường, doanh nghiệp phải thực hiện trong vòng 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi gây thiệt hại. Đồng thời, khoản 2 Điều này có quy định rõ không xử lý bồi thường thiệt hại đối với người lao động đang trong thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122 của Bộ luật Lao động 2019 (Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; Đang bị tạm giữ, tạm giam; Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm; Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi) thì doanh nghiệp không được xử lý, và chỉ được tiếp tục thực hiện sau khi hết thời gian này.

Lập hồ sơ vụ việc yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại

Sau khi phát sinh sự cố, doanh nghiệp cần tiến hành ghi nhận hiện trường, lập biên bản và thu thập chứng cứ như hình ảnh, video hoặc tài liệu liên quan để bảo đảm tính khách quan. Đồng thời, doanh nghiệp phải định lượng thiệt hại bằng cách kiểm kê tài sản, lấy báo giá sửa chữa hoặc thay thế từ đơn vị có chuyên môn nhằm xác định giá trị thiệt hại cụ thể. 

Người lao động có liên quan cần được yêu cầu làm bản tường trình bằng văn bản, nêu rõ diễn biến sự việc, nguyên nhân và trách nhiệm của bản thân (Căn cứ khoản 1 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). 

Hồ sơ vụ việc càng chi tiết, đầy đủ sẽ là cơ sở vững chắc để tiến hành các bước xử lý bồi thường tiếp theo.

Chuẩn bị họp xử lý bồi thường

Trong thời hiệu xử lý bồi thường thiệt hại theo quy định, người sử dụng lao động phải chuẩn bị và tiến hành họp xử lý theo trình tự theo điểm a, b khoản 2 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cụ thể các bước như sau:

Ít nhất 05 ngày làm việc trước khi họp, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản đến các thành phần tham dự, bao gồm: đại diện người sử dụng lao động; người lao động; tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có); người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa thành niên; thẩm định viên về giá (nếu có). Thông báo phải nêu rõ thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm và danh tính người bị yêu cầu bồi thường.

Các thành phần nhận thông báo có trách nhiệm xác nhận tham dự. Nếu một bên không thể tham dự theo lịch hẹn, người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận thay đổi thời gian, địa điểm; nếu không thỏa thuận được, người sử dụng lao động quyết định.

Tổ chức họp xử lý bồi thường

Trình tự tổ chức họp xử lý bồi thường được thực hiện theo điểm c khoản 2, khoản 3 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cụ thể các bước như sau:

Trường hợp, tại cuộc họp vắng mặt các bên tham gia nhưng doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục thông báo đúng theo quy định, Doanh nghiệp vẫn được phép tiến hành cuộc họp nếu có thành phần được triệu tập nhưng không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt.

Nội dung họp phải được lập thành biên bản, thông qua ngay trước khi kết thúc và có chữ ký của người tham dự. Trường hợp có người không ký, thư ký ghi biên bản phải nêu rõ họ tên, lý do không ký.

Sau khi họp, doanh nghiệp ban hành quyết định xử lý bồi thường thiệt hại trong thời hiệu, trong đó nêu rõ: mức thiệt hại, nguyên nhân, mức bồi thường, thời hạn và hình thức bồi thường. Quyết định này phải được gửi đến tất cả thành phần tham dự họp.

Trường hợp phát sinh tình huống không thuộc quy định của Bộ luật Lao động, việc bồi thường được áp dụng theo Bộ luật Dân sự.

Ban hành quyết định xử lý bồi thường

Sau khi họp, doanh nghiệp ban hành quyết định xử lý bồi thường thiệt hại trong thời hiệu, trong đó nêu rõ: mức thiệt hại, nguyên nhân, mức bồi thường, thời hạn và hình thức bồi thường (theo khoản 4 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Trong thời hiệu 06 tháng kể từ ngày xảy ra thiệt hại, người sử dụng lao động phải ban hành Quyết định xử lý bồi thường. Nội dung quyết định cần ghi rõ:

• Mức thiệt hại đã xác định;
• Nguyên nhân dẫn đến thiệt hại;
• Mức bồi thường phải trả;
• Thời hạn và hình thức bồi thường (trả một lần hoặc khấu trừ dần vào lương hằng tháng, mức khấu trừ không vượt quá 30% tiền lương theo quy định tại Điều 102 Bộ luật Lao động 2019);
  Danh sách các cá nhân, tổ chức nhận quyết định.

Quyết định này phải được gửi cho tất cả thành phần đã tham dự cuộc họp xử lý bồi thường để đảm bảo tính minh bạch và làm căn cứ giải quyết khiếu nại (nếu có).

Tổ chức thực hiện

Trường hợp bồi thường bằng hình thức khấu trừ lương, Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo rõ lý do khấu trừ cho người lao động trước khi thực hiện. Các khoản khấu trừ và bồi thường phải được ghi nhận đầy đủ trong bảng lương, sổ lao động và chứng từ kế toán, bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc khiếu nại từ người lao động, doanh nghiệp phải tiếp nhận, xử lý theo quy trình giải quyết khiếu nại nội bộ hoặc theo thủ tục pháp luật hiện hành.

Checklist hồ sơ và chuẩn bị sẵn nội dung giải trình trong trường hợp người lao động khiếu nại/khởi kiện

Người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện nếu không đồng ý với quyết định bồi thường thiệt hại. Người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lập luận pháp lý. Việc chuẩn bị tốt giúp bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp tại các cơ quan giải quyết tranh chấp.

Theo Điều 5 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, người lao động có quyền khiếu nại nội bộ về quyết định xử lý bồi thường. Hồ sơ giải quyết khiếu nại cần có: 

• Đơn khiếu nại của người lao động.
• Quyết định xử lý bồi thường.
• Biên bản họp xử lý bồi thường.
• Bản tường trình của người lao động.
• Biên bản vi phạm, hình ảnh, clip, tài liệu chứng minh hiện trường.
• Chứng từ, hóa đơn về giá trị thiệt hại (báo giá sửa chữa, thay thế…).
• Văn bản trả lời khiếu nại.

Đối với việc yêu cầu giải quyết tranh chấp của của người lao động theo hoà giải viên lao động tại khoản 1 hoặc theo Toà án theo khoản 3 Điều 187 Bộ luật Lao động 2019 thì doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ gồm: 

• Hợp đồng lao động.
• Nội quy lao động, quy chế quản lý, bảo quản tài sản, thiết bị.
• Quy trình vận hành thiết bị, hướng dẫn sử dụng.
• Biên bản bàn giao công cụ, tài sản cho người lao động.
• Hồ sơ đào tạo, chứng từ hướng dẫn sử dụng tài sản.
• Toàn bộ hồ sơ xử lý vi phạm, biên bản họp.
• Biên bản hòa giải tại Hòa giải viên lao động (nếu có).
• Các tài liệu chứng minh lỗi chủ quan của người lao động.

Nội dung giải trình tập trung vào:

• Doanh nghiệp cần chứng minh hành vi vi phạm bằng cách mô tả cụ thể hành vi của người lao động và dựa vào biên bản, hình ảnh hoặc lời khai của nhân chứng.
• Thiệt hại thực tế được xác định thông qua chứng từ, báo giá và hóa đơn để làm căn cứ về giá trị.
• Thủ tục xử lý phải đúng quy định pháp luật, bao gồm việc thông báo họp, xác định thành phần tham dự, tuân thủ thời hạn xử lý, lập biên bản và ban hành quyết định.
  Mức bồi thường cần bảo đảm hợp lý, không vượt quá thiệt hại thực tế và có xem xét hoàn cảnh nhân thân của người lao động.
• Quyền của người lao động đã được bảo đảm thông qua việc được thông báo, được giải trình và có sự tham gia của đại diện tổ chức công đoàn nếu có.
• Trách nhiệm được xem xét giảm nhẹ khi có tình tiết phù hợp để thể hiện sự khách quan và công bằng.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị nhân chứng là đồng nghiệp có mặt và chứng kiến vụ việc.

Dịch vụ luật sư tư vấn thủ tục yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại

Luật sư chuyên về lao động hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng thủ tục yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại. Dịch vụ luật sư đảm bảo quyết định có hiệu lực pháp lý và khả năng thi hành cao. Luật Long Phan PMT với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm cam kết bảo vệ quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp. Các hạng mục công việc của Chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn căn cứ pháp lý và điều kiện yêu cầu bồi thường.
• Soạn thảo thông báo, quyết định và hồ sơ xử lý vụ việc.
• Hướng dẫn thu thập, củng cố chứng cứ chứng minh thiệt hại.
• Đại diện tham gia cuộc họp xử lý bồi thường với vai trò bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.
• Soạn thảo văn bản phản hồi, trả lời đơn khiếu nại của người lao động.
• Đại diện doanh nghiệp trong quá trình hòa giải hoặc khởi kiện tại Tòa án.
• Tư vấn phương án thi hành quyết định và xử lý tranh chấp phát sinh.

>>>> Xem thêm: Giải quyết tranh chấp lao động về bồi thường thiệt hại

Câu hỏi thường gặp về thủ tục yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại

Các vấn đề thường gặp trong thủ tục yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại được Luật Long Phan PMT tổng hợp từ thực tiễn tư vấn. Hiểu rõ các tình huống giúp doanh nghiệp xử lý đúng quy định. Mỗi trường hợp cụ thể cần được đánh giá riêng dựa trên quy định pháp luật.

Khi nào người lao động phải bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp?

Người lao động phải bồi thường khi làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019.

Mức khấu trừ lương hàng tháng để bồi thường thiệt hại tối đa là bao nhiêu?

Mức khấu trừ không được vượt quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của người lao động sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân theo khoản  3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019.

Thời hiệu xử lý bồi thường thiệt hại đối với người lao động là bao lâu?

Thời hiệu xử lý là 06 tháng kể từ ngày người lao động có hành vi làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc làm mất tài sản của người sử dụng lao động hoặc tài sản khác do người sử dụng lao động giao hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động hoặc tiêu hao vật tư quá định mức cho phép căn cứ theo khoản 1 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp có thể tiến hành họp xử lý bồi thường khi người lao động vắng mặt không?

Có. Nếu người lao động đã được thông báo hợp lệ nhưng cố tình vắng mặt không có lý do chính đáng, cuộc họp vẫn được tiến hành và quyết định vẫn có hiệu lực theo điểm b Khoản 2 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Kết luận

Thủ tục yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật lao động để đảm bảo tính hợp pháp và khả thi. Doanh nghiệp cần xác định rõ căn cứ, thu thập đầy đủ chứng cứ, thực hiện đúng trình tự từ lập hồ sơ đến ban hành quyết định. Việc cân nhắc hoàn cảnh người lao động giúp tạo môi trường làm việc nhân văn đồng thời bảo vệ tài sản doanh nghiệp. Quý khách hàng cần tư vấn chuyên sâu về xử lý bồi thường thiệt hại hoặc giải quyết tranh chấp lao động, liên hệ Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.

Tags: Bồi thường thiệt hại, Khiếu nại lao động, Khởi kiện tranh chấp lao động, Thủ tục bồi thường thiệt hại, Tranh chấp lao động