Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng nhiều trong hoạt động của các doanh nghiệpbởi những LỢI ÍCH mà nó đem lại cho chính chủ thể sử dụng? Vậy hóa đơn điện tử là gì mà lại được quan tâm đến vậy? Ai được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử? Hồ sơ, thủ tục, thời gian đăng ký là bao lâu? Bài viết sau sẽ giải đáp các thắc mắc trên.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

>>Xem thêm: Quy Định Về Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 2 điều 3 Nghị định 119/2018 NĐ-CP:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hoá đơn điện tử

Tại sao cần đăng ký hoá đơn điện tử?

Áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp

Thay cho việc sử dụng hóa đơn truyền thống, thì hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp thông qua máy tính và mạng internet. Hóa đơn được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua việc sử dụng công nghệ truyền thông và thông tin và có giá trị như hóa đơn thông thường.

Giảm bớt các thủ tục hành chính

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, giám sát hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử, không lo bị rách, cháy, hỏng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Giảm chi phí như: in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn. Theo số liệu khảo sát của Tổng cục Thuế, chi phí cao nhất mà doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in là khoảng 2.500 đồng/tờ hóa đơn. Chi phí cao nhất đặt in hóa đơn là 2.000 đồng/tờ hóa đơn. Trong khi đó, một hóa đơn điện tử chỉ có giá từ khoảng 300 đồng. Chưa kể, doanh nghiệp sẽ không tốn chi phí vận chuyển hay lưu trữ. Như vậy ước tính, loại hóa đơn này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm 80% chi phí so với hóa đơn giấy.
• Cùng với đó, thời gian giao – nhận hóa đơn sẽ được rút ngắn từ vài ngày xuống vài phút bởi toàn bộ quy trình viết và xuất hóa đơn đều được thực hiện trên máy tính. Sau vài cú click chuột, bên mua hàng sẽ nhận được hóa đơn tại bất kỳ nơi nào, chỉ cần có kết nối internet.

Ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn:

• Đối với hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ sử dụng một mã xác thực riêng. Cụ thể, người bán sẽ lập hóa đơn, ký điện tử rồi gửi lên hệ thống của cơ quan thuế. Sau đó, cơ quan này sẽ cấp một mã số duy nhất và gắn lên hóa đơn điện tử đó. Vì vậy, đây là loại hóa đơn không thể làm giả.
• Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng kiểm tra nguồn gốc hóa đơn thông qua mã số trên bằng cách truy cập website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đối chiếu, kiểm tra.

Chủ thể nào được quyền đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 2 Nghị định 119/2018/NĐ –CP: bao gồm các chủ thể sau:

Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
• Tổ chức khác;
• Hộ, cá nhân kinh doanh.
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Mẫu hóa đơn điện tử doanh nghiệp dự định phát hành;

Hồ sơ đăng ký sẽ được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế

Thủ tục thực hiện

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ- CP về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Điền đầy đủ thông thông tin đăng ký theo mẫu số 1 phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ -CP
• Bước 3: Đợi Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ- CP

Đây là trách nhiệm của CQT nên các bạn cần đợi họ gửi thông báo về việc chấp nhận hay từ chối việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế.

Thông báo này của Cơ quan thuế sẽ được gửi đến các tổ chức trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của các tổ chức.

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 20 Nghị định 119/2018 NĐ- CP, về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
• Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
• Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Thời gian thực hiện

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện áp dụng:

• Đơn vị, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Doanh nghiệp có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn và có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu.

Trên đây là bài viết của chúng tôi hướng dẫn về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, nếu bạn đọc có bất cứ thắc mắc nào liên quan đến thủ tục trên vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900.63.63.87 để được TƯ VẤN LUẬT DÂN SỰ chi tiết. Xin cảm ơn!