Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử được ghi nhận tại nhiều văn bản pháp luật như: Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (sau đây gọi tắt là NĐ 119/2018), Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ… Sau đây Luật Long Phan PMT xin trình bày một số thông tin cụ thể như sau.

Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/09/2018 quy định các đối tượng sau phải áp dụng hóa đơn điện tử gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 24/7/2017 sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Quy trình phát hành như sau:

Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).

Bước 2: Chuẩn bị thông báo phát hành

• Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Bước 3: Gửi thông báo phát hành đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Đăng ký hóa đơn điện tử

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại Điều 14 NĐ 119/2018, đăng ký hóa đơn điện tử có sử dụng mã của cơ quan thuế được quy định như sau:

• Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
• Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
• Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế.
• Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 20 NĐ 119/2018/NĐ-CP, đăng ký hóa đơn điện tử không sử dụng mã của cơ quan thuế được quy định như sau:

• Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
• Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
• Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ Quy định về hóa đơn, chứng từ được ban hành ngày 19/10/2020 chính thức bãi bỏ quy định bắt buộc các doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Theo đó, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

>> Xem thêm: THỦ TỤC ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn liên quan đến Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu như bạn có bất cứ vướng mắc nào, xin vui lòng liên hệ TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP qua HOTLINE 1900.63.63.87 để được tư vấn kịp thời và hỗ trợ tốt nhất. Xin cảm ơn.