Thủ tục đăng ký giám sát việc giám hộ theo quy định mới nhất

Thủ tục đăng ký giám sát việc giám hộ là việc một người/ tổ chức theo dõi, kiểm tra xem người giám hộ có thực hiện đúng, đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với người được giám hộ hay không (quản lý tài sản, chăm sóc, đại diện…). Thực tế, luật không bắt buộc mọi trường hợp đều phải “đăng ký giám sát” như một việc hộ tịch độc lập, nhưng việc ghi nhận bằng văn bản (do xã/phường xác nhận hoặc được ghi nhận trong bản án/quyết định của tòa án) là rất quan trọng để có căn cứ pháp lý khi giải quyết tranh chấp. Bài viết sau đây của Luật Long Phan PMT phân tích chi tiết các điều kiện, thành phần hồ sơ và quy trình giải quyết thủ tục đăng ký giám sát việc giám hộ.

Các trường hợp nên hoặc cần đăng ký giám sát việc giám hộ

Trường hợp có tranh chấp hoặc nghi ngờ người giám hộ làm thất thoát tài sản, lạm dụng tài sản của người được giám hộ là lý do phổ biến để thiết lập giám sát việc giám hộ. Điều 59 Bộ luật Dân sự 2015 quy định người giám hộ có trách nhiệm quản lý tài sản của người được giám hộ như tài sản của chính mình, không được đem tài sản của người được giám hộ tặng cho người khác. Việc bán, trao đổi, cho thuê, cho mượn, cho vay, cầm cố, thế chấp, đặt cọc và giao dịch dân sự khác đối với tài sản có giá trị lớn của người được giám hộ phải được sự đồng ý của người giám sát việc giám hộ.

Khi phát hiện dấu hiệu người giám hộ thực hiện giao dịch không phù hợp hoặc gây thiệt hại cho người được giám hộ, việc đăng ký giám sát việc giám hộ tạo cơ sở pháp lý cho người giám sát can thiệp và yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xem xét thay đổi người giám hộ theo Điều 60 Bộ luật Dân sự 2015.

Ngoài ra khi có yêu cầu của người thân thích, người được giám hộ (đã đủ mười lăm tuổi), cơ quan bảo vệ trẻ em, …cũng là căn cứ để thiết lập giám sát việc giám hộ. Khoản 1 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015 quy định người thân thích của người được giám hộ thỏa thuận cử người giám sát việc giám hộ trong số những người thân thích hoặc chọn cá nhân, pháp nhân khác làm người giám sát việc giám hộ. Người được giám hộ đã đủ mười lăm tuổi cũng có quyền đề xuất ý kiến về việc giám sát để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chính mình, đặc biệt trong trường hợp giám hộ cho người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

>>>XEM THÊM: Người giám hộ là gì? Trường hợp cần phải có người giám hộ?

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký giám sát việc giám hộ

Tùy vào từng trường hợp mà cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký giám sát việc giám hộ được quy định như sau:

Trường hợp có yêu cầu tòa án chỉ định giám hộ khi có yêu cầu tuyên một người bị mất/hạn chế/khó khăn trong nhận thức về năng lực hành vi

Tòa án nhân dân có thẩm quyền giải quyết trong trường hợp có yêu cầu chỉ định giám hộ khi có yêu cầu tuyên bố một người bị mất, hạn chế hoặc khó khăn trong nhận thức về năng lực hành vi. Khoản 4 Điều 54 Bộ luật Dân sự 2015 quy định người giám hộ của người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi do Tòa án chỉ định, và trong quá trình giải quyết này, Tòa án cũng xem xét và quyết định về người giám sát việc giám hộ nếu thấy cần thiết. Do thủ tục đăng ký giám hộ tại Tòa án được giải quyết chung với thủ tục yêu cầu tuyên bố một người bị mất, hạn chế hoặc khó khăn trong nhận thức về năng lực hành vi, việc ghi nhận người giám sát sẽ được thể hiện trong bản án hoặc quyết định của Tòa án.

Trường hợp tòa án không giải quyết và việc đăng ký giám hộ do xã/phường đã giải quyết

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký giám hộ hoặc nơi cư trú của người được giám hộ là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký trong trường hợp Tòa án không giải quyết và việc đăng ký giám hộ do Ủy ban nhân dân cấp xã đã giải quyết. Điều 19 Luật Hộ tịch 2014 quy định Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ hoặc người giám hộ thực hiện đăng ký giám hộ. Khoản 1 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015 nếu việc giám sát liên quan đến quản lý tài sản của người được giám hộ, thì người giám sát phải đăng ký việc giám sát tại UBND cấp xã nơi người được giám hộ cư trú. Khoản 2 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015 cũng quy định nếu không có người thân thích để cử người giám sát, hoặc những người thân thích không chọn được ai để giám sát, thì UBND cấp xã nơi cư trú của người giám hộ sẽ chỉ định một cá nhân hoặc pháp nhân làm người giám sát việc giám hộ.

>>>XEM THÊM: Xử lý hành vi lợi dụng việc giám hộ để trục lợi như thế nào?

Thành phần hồ sơ đăng ký giám sát việc giám hộ

Tùy vào cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký mà thành phần hồ sơ có thể sẽ có sự thay đổi. Tuy nhiên, tựu chung lại thì đây là những tài liệu, chứng cứ khuyến nghị cần chuẩn bị:

Đơn đề nghị ghi nhận người giám sát việc giám hộ

Đơn đề nghị ghi nhận người giám sát việc giám hộ là tài liệu bắt buộc đầu tiên trong hồ sơ đăng ký. Đơn này phải theo Mẫu số 11 Nghị định 07/2025/NĐ-CP và nội dung phải ghi rõ các thông tin:

• Thông tin người được giám hộ bao gồm họ tên, ngày sinh, nơi cư trú và lý do cần giám hộ theo quy định tại Điều 47 Bộ luật Dân sự 2015. 
• Thông tin người giám hộ hiện tại cần được nêu rõ để xác định quan hệ giám hộ đang tồn tại.
•  Đơn cũng phải ghi rõ thông tin người đề nghị được hoặc được chỉ định làm người giám sát việc giám hộ. 
• Lý do và phạm vi giám sát cần được xác định cụ thể như quản lý tài sản, giám sát việc chăm sóc, đại diện, giao kết giao dịch theo khoản 4 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015 để người giám sát hiểu rõ trách nhiệm của mình.
• Giấy tờ tùy thân của các bên liên quan là thành phần hồ sơ cốt lõi để chứng minh tư cách pháp lý. Căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người được giám hộ (nếu có), người giám hộ và người giám sát việc giám hộ cần được chuẩn bị dưới dạng bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm bản chính để đối chiếu.

Giấy tờ chứng minh tư cách/ lý do giám hộ – giám sát (bản sao kèm bản chính đối chiếu hoặc được chứng thực)

Giấy tờ chứng minh tư cách và lý do giám hộ – giám sát bao gồm nhiều loại tài liệu tùy theo tình huống cụ thể, cần chuẩn bị dưới dạng bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc được chứng thực:

• Giấy khai sinh đối với người được giám hộ là trẻ em
• Giấy chứng tử của cha mẹ nếu cha mẹ đã chết chứng minh trường hợp người chưa thành niên không còn cha, mẹ. 
• Bản án hoặc quyết định của Tòa án về mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự là căn cứ pháp lý bắt buộc đối với trường hợp giám hộ người mất năng lực hành vi dân sự theo điểm c khoản 1 Điều 47 hoặc người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo điểm d khoản 1 Điều 47 Bộ luật Dân sự 2015.
• Quyết định cử người giám hộ của Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu đã có) 
• Văn bản ủy quyền hoặc thỏa thuận của người thân thích chỉ định người giám sát nếu có cần được chuẩn bị để chứng minh sự thỏa thuận cử người giám sát theo khoản 1 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015.

Văn bản thỏa thuận về người giám sát việc giám hộ (nếu các bên trong gia đình thỏa thuận được)

Văn bản thỏa thuận về người giám sát việc giám hộ nếu các bên trong gia đình thỏa thuận được để chứng minh sự đồng thuận. Văn bản này phải có chữ ký của những người liên quan như người giám hộ, người thân thích và người giám sát và nên được công chứng hoặc chứng thực chữ ký để tăng giá trị pháp lý và tránh tranh chấp sau này.

Các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể của tòa án hoặc UBND cấp xã

Các giấy tờ khác có thể được yêu cầu tùy theo yêu cầu cụ thể của Tòa án hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã. Tùy từng địa phương, cán bộ hộ tịch có thể đề nghị bổ sung hồ sơ để làm rõ thông tin cần thiết. Việc yêu cầu bổ sung này nhằm bảo đảm tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ trước khi giải quyết. Ngoài ra, tùy vào cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, thành phần hồ sơ thực tế có thể có sự thay đổi. Do đó, người dân cần chuẩn bị linh hoạt và sẵn sàng bổ sung giấy tờ nếu được yêu cầu.

Quy trình giải quyết thủ tục đăng ký giám sát việc giám hộ tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Do thủ tục đăng ký giám hộ tại tòa án được giải quyết chung với thủ tục yêu cầu tuyên một người bị mất/hạn chế/khó khăn trong nhận thức về năng lực hành vi nên phần này trong Bài viết chỉ tập trung vào quy trình giải quyết thủ tục đăng ký tại xã, cụ thể như sau:

1. Bước một là nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định. 

• Có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Trung tâm hành chính công của Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Trường hợp địa phương có triển khai dịch vụ công trực tuyến đối có thể nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến, lúc đó việc đăng ký giám sát giám hộ sẽ thường đi kèm với thủ tục đăng ký giám hộ hoặc thay đổi giám hộ.

Hồ sơ đăng ký giám sát việc giám hộ chỉ cần lập một bộ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điểm b Khoản 3 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP), giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính. Cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo hướng dẫn để tránh phải bổ sung nhiều lần và đảm bảo thời gian giải quyết nhanh chóng.

2. Bước hai là kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ

Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ để đảm bảo đủ giấy tờ theo quy định. Công chức cũng kiểm tra các bên có đủ điều kiện làm giám sát việc giám hộ không, cụ thể là người giám sát phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra các giấy tờ để đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp và xuất trình.

• Nếu hồ sơ chưa đủ hoặc chưa rõ, công chức tư pháp – hộ tịch hướng dẫn bổ sung và hoàn thiện bằng văn bản.
• Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày và giờ trả kết quả.

3. Bước ba là ghi nhận người giám sát việc giám hộ sau khi hồ sơ được xác nhận hợp lệ. 

Nếu hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nhận thông tin người giám sát vào sổ hộ tịch ở phần ghi chú về giám hộ hoặc hồ sơ lưu về giám hộ và quyết định cử người giám hộ. Trường hợp xuất trình bản án hoặc quyết định của Tòa án có ghi người giám sát, Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ cập nhật và lưu trữ thông tin này vào hệ thống hồ sơ hộ tịch. Một số địa phương cấp thêm văn bản xác nhận người giám sát việc giám hộ hoặc ghi rõ trong giấy chứng nhận đăng ký giám hộ hoặc quyết định cử người giám hộ phần “người giám sát” để tạo căn cứ pháp lý rõ ràng cho người giám sát thực hiện quyền và nghĩa vụ.

4. Bước bốn là trả kết quả cho sau khi hoàn tất thủ tục ghi nhận. 

Hình thức trả kết quả bao gồm trả trực tiếp tại Bộ phận một cửa hoặc gửi qua bưu chính hoặc trực tuyến nếu đăng ký online. Thời hạn giải quyết nằm trong thời hạn giải quyết theo Luật Hộ tịch 2014, thường không quá ba ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ, trừ trường hợp phức tạp cần xác minh thêm. Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, đối với việc đăng ký hộ tịch phải tiến hành xác minh theo quy định của Luật Hộ tịch và Nghị định này thì thời gian gửi văn bản yêu cầu và thời gian trả lời kết quả không tính vào thời hạn giải quyết việc hộ tịch cụ thể.

>>> Xem thêm: Thủ tục khởi kiện giành quyền giám hộ cho người thân 

Dịch vụ pháp lý của Luật Long Phan PMT trong đăng ký giám sát việc giám hộ

Luật sư tại Luật Long Phan PMT cung cấp các dịch vụ pháp lý toàn diện cho Quý khách hàng trong quá trình đăng ký giám sát việc giám hộ. Dưới đây là các công việc cụ thể mà luật sư thực hiện cho Quý khách hàng:

• Tư vấn pháp lý về điều kiện, quyền và nghĩa vụ của người giám sát việc giám hộ theo Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015, giúp Quý khách hàng hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của người giám sát.
• Phân tích tình huống cụ thể xác định liệu có cần thiết phải đăng ký giám sát việc giám hộ hay không, đặc biệt trong trường hợp giám sát việc giám hộ liên quan đến quản lý tài sản của người được giám hộ.
• Tư vấn về cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký, phân biệt trường hợp nên nộp hồ sơ tại Tòa án hay Ủy ban nhân dân cấp xã dựa trên tình huống có tranh chấp hay không.
• Soạn thảo đơn đề nghị ghi nhận người giám sát việc giám hộ với đầy đủ thông tin theo yêu cầu của pháp luật.
• Giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình giải quyết hồ sơ, bổ sung hoàn thiện hồ sơ nếu công chức tư pháp – hộ tịch yêu cầu.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký giám sát việc giám hộ

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về giám sát việc giám hộ theo quy định mới nhất:

Thay đổi hoặc chấm dứt người giám sát giám hộ được không?

Được. Người giám sát việc giám hộ có thể được thay đổi khi người giám sát không còn đủ điều kiện theo khoản 3 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015, chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự, hoặc khi người thân thích của người được giám hộ thỏa thuận cử người giám sát mới. Việc giám sát chấm dứt khi việc giám hộ chấm dứt theo Điều 62 Bộ luật Dân sự 2015, bao gồm trường hợp người được giám hộ đã có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, người được giám hộ chết, cha mẹ của người được giám hộ đã có đủ điều kiện thực hiện quyền và nghĩa vụ, hoặc người được giám hộ được nhận làm con nuôi.

Quyền và nghĩa vụ của người giám sát giám hộ?

Theo khoản 4 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015, người giám sát việc giám hộ có quyền theo dõi và kiểm tra người giám hộ trong việc thực hiện giám hộ, xem xét và có ý kiến kịp thời bằng văn bản về việc xác lập và thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản có giá trị lớn của người được giám hộ theo Điều 59 Bộ luật Dân sự 2015, yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền về giám hộ xem xét thay đổi hoặc chấm dứt việc giám hộ và giám sát việc giám hộ. Người giám sát cũng có trách nhiệm chứng kiến việc chuyển giao giám hộ theo Điều 61 và giám sát việc thanh toán tài sản khi chấm dứt giám hộ theo Điều 63 Bộ luật Dân sự 2015.

Ai có thẩm quyền làm người giám sát việc giám hộ?

Theo khoản 1 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015, người thân thích của người được giám hộ thỏa thuận cử người giám sát việc giám hộ trong số những người thân thích hoặc chọn cá nhân, pháp nhân khác làm người giám sát việc giám hộ. Trường hợp không có người thân thích của người được giám hộ hoặc những người thân thích không cử, chọn được người giám sát việc giám hộ thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người giám hộ cử cá nhân hoặc pháp nhân giám sát việc giám hộ theo khoản 2 Điều 51 Bộ luật dân sự 2015. Trường hợp có tranh chấp về việc cử, chọn người giám sát việc giám hộ thì Tòa án quyết định.

Người giám sát việc giám hộ cần có điều kiện gì?

Theo khoản 3 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015, người giám sát việc giám hộ phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ nếu là cá nhân, có năng lực pháp luật dân sự phù hợp với việc giám sát nếu là pháp nhân, đồng thời có điều kiện cần thiết để thực hiện việc giám sát. Việc cử hoặc chọn người giám sát việc giám hộ phải được sự đồng ý của người đó theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015.

Có bắt buộc phải đăng ký giám sát việc giám hộ không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải đăng ký giám sát giám hộ. Tuy nhiên, theo khoản 1 Điều 51 Bộ luật Dân sự 2015, trường hợp giám sát việc giám hộ liên quan đến quản lý tài sản của người được giám hộ thì người giám sát phải đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ. Việc ghi nhận bằng văn bản do Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận hoặc được ghi nhận trong bản án, quyết định của Tòa án tạo căn cứ pháp lý khi giải quyết tranh chấp và thuận tiện cho người giám sát thực hiện quyền và nghĩa vụ.

Kết luận

Thủ tục đăng ký giám sát việc giám hộ theo quy định mới nhất là công cụ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của người được giám hộ thông qua việc giám sát người giám hộ thực hiện đúng nghĩa vụ quản lý tài sản, chăm sóc và đại diện. Việc hiểu rõ các trường hợp cần đăng ký, cơ quan có thẩm quyền, thành phần hồ sơ và quy trình giải quyết giúp Quý khách hàng thực hiện thủ tục đúng quy định và hiệu quả. Nếu Quý khách hàng cần tư vấn và hỗ trợ pháp lý trong đăng ký giám sát việc giám hộ, xin vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua tổng đài tư vấn pháp luật 1900636387 để được luật sư hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ giải quyết, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của Quý khách hàng được bảo vệ tốt nhất.

Tags: Giám sát việc giám hộ, Người được giám hộ, Người giám sát việc giám hộ, Thủ tục đăng ký giám sát việc giám hộ, Tranh chấp giám hộ