Những điểm cần lưu ý khi chuẩn bị soạn thảo hợp đồng

Hợp đồng là căn cứ quan trọng để giải quyết khi các bên giao kết phát sinh tranh chấp, vậy những điểm cần chú ý khi chuẩn bị soạn thảo hợp đồng là gì? Nhằm đảm bảo hợp đồng có những điều khoản chặt chẽ, đáp ứng các điều kiện của pháp luật và đảm bảo quyền lợi của các bên. Luật Long Phan đúc kết một số điểm cần lưu ý khi chuẩn bị soạn thảo hợp đồng dưới đây giúp quý bạn đọc tránh các lỗi thường gặp trên thực tế.

Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng

Xác định loại hợp đồng

Hợp đồng theo quy định Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015 “là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Đó là sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán, trao đổi, tặng cho, cho vay, cho thuê, mượn tài sản hoặc về việc thực hiện một công việc,…theo đó làm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong hợp đồng. Pháp luật hợp đồng ngày càng được hoàn thiện hơn, loại hợp đồng cũng được quy định ngày càng nhiều, có thể kể đến một số loại hợp đồng dân sự thông dụng quy định trong chương XVI Bộ luật Dân sự 2015:

• Hợp đồng mua bán tài sản
• Hợp đồng trao đổi tài sản
• Hợp đồng tặng cho tài sản
• Hợp đồng vay tài sản
• Hợp đồng thuê tài sản
• Hợp đồng thuê khoán tài sản
• Hợp đồng mượn tài sản
• Hợp đồng về quyền sử dụng đất
• Hợp đồng hợp tác
• Hợp đồng dịch vụ
• Hợp đồng vận chuyển
• Hợp đồng gia công
• Hợp đồng gửi giữ tài sản
• Hợp đồng ủy quyền

Việc xác định loại hợp đồng có ý nghĩa vô cùng quan trọng, bởi ngoài đáp ứng những điều kiện chung của hợp đồng, pháp luật còn yêu cầu những điều kiện nhất định với một số loại hợp đồng cụ thể. Do đó các bên cần xác định chính xác loại hợp đồng để đảm bảo điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo quy định pháp luật.

Bên cạnh đó, lựa chọn đúng loại hợp đồng giúp các bên xác định quyền và nghĩa vụ đối với các chủ thể, góp phần nâng cao hiệu quả quá trình điều chỉnh các quan hệ hợp đồng, đưa ra những điều khoản cụ thể và chặt chẽ hơn theo từng loại để đảm bảo quyền lợi của các bên.

Ngoài ra, xác định loại hợp đồng còn có ý nghĩa quan trong trong việc lựa chọn chính xác căn cứ, cơ sở pháp lý để điều chỉnh hợp đồng.

Như vậy có thể thấy việc xác định loại hợp đồng như hoạt động định hướng cho một loạt hoạt động phía sau cần chuẩn bị khi soạn thảo hợp đồng.

Xác định căn cứ, cơ sở pháp lý điều chỉnh

Ở phần này các bên cần xác định các căn cứ làm cơ sở cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Như đã nêu ở trên, khi lựa chọn chính xác loại hợp đồng, các bên sẽ có thể khoanh vùng được căn cứ, cơ sở pháp lý điều chỉnh quan hệ hợp đồng một cách dễ dàng.

Thông thường khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn luật điều chỉnh. Do đó phải hết sức cẩn trọng khi đưa các văn bản pháp luật vào phần căn cứ của hợp đồng, chỉ sử dụng khi biết văn bản đó có điều chỉnh quan hệ trong hợp đồng và còn hiệu lực. Cần lưu ý rằng pháp luật quy định quan hệ hợp đồng có thể được điều chỉnh bởi nhiều căn cứ, mỗi căn cứ có hệ quả khác nhau, vì thế cần cân nhắc khi lựa chọn căn cứ điều chỉnh hợp đồng.

Mặt khác, khi các bên lựa chọn căn cứ không chính xác, không đảm bảo điều chỉnh các quan hệ phát sinh trong hợp đồng thì khi xảy ra tranh chấp, cơ quan giải quyết tranh chấp không thể sử dụng căn cứ các bên lựa chọn để giải quyết. Như vậy để chủ động hơn trong mọi trường hợp, các bên cần xem xét kỹ lưỡng để đưa ra các căn cứ, cơ sở pháp lý điều chỉnh hợp đồng phù hợp nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

>>>Xem thêm: Dịch vụ Luật sư soạn thảo hợp đồng

Xác định tính hợp pháp trong thỏa thuận của các bên

Pháp luật thừa nhận nguyên tắc tự do thỏa thuận, công nhận quyền và nghĩa vụ hợp pháp của các bên được xác lập trên cơ sở này. Chủ đích của thỏa thuận là các bên phải thỏa thuận với nhau về một việc xác định nào đó, ý chí của mỗi bên phải cùng hướng về một mục đích, hay còn gọi là sự thống nhất ý chí.

Ý chí của các bên thể hiện trong hợp đồng cần đủ rõ ràng, ăn nhập với nhau, xác định được quyền và nghĩa vụ của các bên. Những thỏa thuận chung chung, mơ hồ và không thể hiện mục đích ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa các bên sẽ không cấu thành hợp đồng. Khi sự thỏa thuận của các bên được thể hiện dưới hình thức “đề nghị giao kết hợp đồng” và “chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng” thì đề nghị giao kết hợp đồng chỉ được xem là đã xác lập khi thể hiện rõ ý định của bên đề nghị về ý chí mong muốn giao kết hợp đồng và chấp nhận chịu sự ràng buộc về đề nghị đó.

Bên cạnh sự tôn trọng, pháp luật cũng đặt ra một số hạn chế đối với nội dung thỏa thuận của các bên, theo đó thỏa thuận không được “vi phạm điều cấm của luật”, “trái đạo đức xã hội”  và “vi phạm lợi ích công cộng”.

Hình thức của hợp đồng

>>>Xem thêm: Tỷ lệ sở hữu để kiểm soát một doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành

Xác định hình thức của Hợp đồng

Hình thức là một yếu tố pháp lý quan trọng của hợp đồng, có quan hệ biện chứng với bản chất, nội dung, giá trị, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng và là công cụ để diễn đạt chí của các bên như để chứng minh sự tồn tại của sự thỏa thuận. Thông thường các bên có quyền tự do quyết định hình thức của hợp đồng, hợp đồng có thể được xác lập bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể.

Tuy nhiên trong một số lĩnh vực, pháp luật chuyên ngành yêu cầu hợp đồng bắt buộc phải lập thành văn bản, phải có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép. Khi đó hợp đồng cần phải tuân theo các quy định để đảm bảo hiệu lực của hợp đồng. Điều 117, 119,122 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hình thức hợp đồng là một trong những điều kiện có hiệu lực của hợp đồng, khi pháp luật quy định mà không đáp ứng các điều kiện thì hợp đồng vô hiệu.

Ví dụ đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013 yêu cầu phải lập thành văn bản, có công chứng hoặc chứng thực. Như vậy trường hợp này nếu các bên chỉ thỏa thuận bằng miệng hoặc lập thành văn bản nhưng không công chứng, chứng thực hợp đồng thì hợp đồng sẽ không có giá trị pháp lý.

Bên cạnh đó hình thức hợp đồng đảm bảo hình thức có giá trị pháp lí đối với bên thứ ba. Về nguyên tắc, hợp đồng được thành lập bằng văn bản viết tay hay đánh máy không có công chứng, chứng thực thì không có giá trị đối kháng với người thứ ba, vì các bên có thể thông đồng để làm hợp đồng giả tạo nhầm lẫn tránh pháp luật. Ví dụ chuyển nhượng tài sản đang cho thuê, tài sản đã được dùng để bảo đảm hay để chuyển nhượng cho nhiều người, hoặc chia tài sản đang bị tranh chấp,…nếu được thể hiện bằng lời nói hoặc bằng giấy tay thì không có giá trị pháp lý đối với người thứ ba có liên quan. Nhưng các hợp đồng được lập theo thủ tục chứng thực, công chứng, đăng ký thì có giá trị pháp lý tin cậy cao an toàn và có giá trị đối với người thứ ba liên quan.

Tóm lại khi giao kết hợp đồng các bên cần lưu ý hình thức cụ thể loại hợp đồng mình sẽ giao dịch để đảm bảo. Trường hợp pháp luật không yêu cầu hình thức thì vẫn nên lựa chọn lập thành văn bản, có công chứng, chứng thực hoặc đăng kí để đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch của hợp đồng.

Xác định vị thế của thân chủ và đối tác khi soạn thảo

Việc xác định vị thế của mình và đối tác trong hợp đồng khi soạn thảo gián tiếp ảnh hưởng đến quyền và lợi sinh hợp pháp của các bên. Bởi thực tế, ngoài mục đích chung là giúp việc thực hiện hợp đồng diễn ra thuận lợi thì ở mỗi vị thế khác nhau các bên sẽ có mục đích hướng tới riêng của mình.

Ví dụ bên bán, cung cấp dịch vụ thường là thương nhân hoặc bên kinh doanh, vì thế mục đích của họ là làm sao để đạt được tối đa lợi nhuận, vấn đề họ quan tâm hơn hết là giá cả và tiến độ thanh toán. Trong khi đó bên mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ phần lớn quan tâm đến chất lượng, số lượng, chủng loại, xuất xứ hàng hóa hoặc chất lượng dịch vụ mà bên cung cấp đem đến. Xác định chính xác vị thế giúp các bên dự dự kiến được những rủi ro sẽ xảy ra trong tương lai để có thể điều chỉnh các điều khoản  hợp đồng phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn và qui định của pháp luật đáp ứng các mục đích riêng của mình và giảm thiểu tối đa nghĩa vụ cho mình ngay từ khi soạn thảo.

Xác định ngôn ngữ và thống nhất cách giải thích hợp đồng

Điều khoản định nghĩa được sử dụng với mục đích định nghĩa (giải thích) các từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần hoặc cần có cách hiểu thống nhất giữa các bên hoặc các ký hiệu viết tắt. Điều này rất quan trọng bởi trong các hợp đồng có thể có nhiều từ, cụm từ có thể hiểu nhiều cách hoặc từ, cụm từ chuyên môn chỉ những người có hiểu biết trong lĩnh vực đó mới hiểu. Do vậy để việc thực hiện hợp đồng được dễ dàng, hạn chế phát sinh tranh chấp phải làm rõ (định nghĩa) ngay từ khi ký kết hợp đồng. Mặt khác khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra thì điều khoản này giúp cho những người xét xử hiểu rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và ra phán quyết chính xác.

Ngoài ra, các bên trong một số loại hợp đồng như hợp đồng thương mại, hợp đồng dân sự có yếu tố nước ngoài (một bên đối tác là nước ngoài),… có thể sử dụng ngôn ngữ khác nhau, do đó việc thống nhất ngôn ngữ hợp đồng cũng là điều quan trọng. Hiện nay pháp luật hợp đồng không quy định ngôn ngữ bắt buộc của hợp đồng, vì thế theo nguyên tắc trong dân sự “các bên được làm những gì pháp luật không cấm” và tự do thoả thuận trong thương mại thì trong các hợp đồng nói chung, các bên được tự do lựa chọn ngôn ngữ ký kết và diễn đạt thỏa thuận. Tuy nhiên, trong một số lĩnh vực chuyên biệt, một số luật chuyên ngành lại có quy định ràng buộc về vấn đề tiếng Việt. Trong những trường hợp đặc thù này các bên cần tuân theo quy định cụ thể của luật chuyên ngành. Ví dụ Khoản 2 Điều 14 Luật Bảo vệ người tiêu dùng 2010, Khoản 2 Điều 9 Luật Bưu chính 2010, Luật Xây dựng 2014,…

Xác định những điểm chưa rõ, trao đổi và thống nhất

Xác định các điểm chưa rõ, cần trao đổi và thống nhất

Đối với những vấn đề chưa rõ, cần có sự trao đổi để làm làm rõ và thống nhất ý chí giữa các bên giao kết. Tránh trường hợp còn tồn tại những vấn đề, điều này dễ dẫn đến tranh chấp và bất lợi cho các bên sau này.

Xác định các bên liên quan khi thực hiện hợp đồng (ngân hàng, bên vận chuyển, bảo hiểm, kho bãi…)

Trường hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng có sự can thiệp của bên liên quan thì các bên cần xác định và nêu rõ trong hợp đồng. Điều này có ý nghĩa lớn trong việc nâng cao niềm tin cho đối tác cũng như quyền lợi của mình khi có tình huống xấu xảy ra.

Ví dụ: Công ty A (bên vận chuyển) mua bảo hiểm của bên bảo hiểm, khi công ty A giao kết hợp đồng vận chuyển với công ty B thì bên bảo hiểm được xác định là bên liên quan. Ở đây phát sinh trách nhiệm của bên bảo hiểm với công ty A.  Bên bảo hiểm khi nhận được tin báo về rủi ro xảy ra đối với đối tượng bảo hiểm có nghĩa vụ thực hiện các biện pháp cần thiết để xác định nguyên nhân và mức độ thiệt hại. Nếu thiệt hại xảy ra cầu trách nhiệm bảo hiểm, bên bảo hiểm phải bồi thường cho người được bảo hiểm. Như vậy Việc công ty A xác định có bên liên quan là bên bảo hiểm làm cho công ty B là khách hàng sẽ an tâm hơn về việc giao kết hợp đồng với mình.

Chuẩn bị thư tư vấn, hướng dẫn thân chủ sử dụng hợp đồng khi đàm phán

Với đội ngũ luật sư am hiểu pháp luật, có nhiều kinh nghiệm trong thực tiễn, Luật Long Phan sẽ hỗ trợ khách hàng toàn diện trong vấn đề soạn thảo hợp đồng, giúp khách hàng trong quá trình thương thảo, ký kết, thực hiện hợp đồng.

Luật sư của chúng tôi sẽ soạn thảo hợp đồng trên cơ sở các yêu cầu của khách hàng và theo quy định của pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi và giảm thiểu nghĩa vụ của khách hàng.

Khi sử dụng dịch vụ soạn thảo hợp đồng của Long Phan PMT, khách hàng cần cung cấp một số thông tin cơ bản sau:

• Thông tin các bên chủ thể của Hợp đồng (nếu là cá nhân: cung cấp chứng minh thư nhân dân, nếu là tổ chức: cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của các bên);
• Loại hợp đồng
• Ngôn ngữ hợp đồng (nếu đã có thỏa thuận)
• Nội dung cơ bản của Hợp đồng hai bên hướng tới;
• Quyền và trách nhiệm cơ bản của các bên (nếu hai bên đã có thỏa thuận cơ bản);
• Giá trị hợp đồng và phương thức, thời hạn thanh toán thanh toán;
• Thời hạn của Hợp đồng;
• Cơ quan giải quyết tranh chấp được chỉ định (nếu có).
• Trường hợp khách hàng chưa có các thông tin cụ thể nêu trên, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng những thông tin chưa cụ thể để khách hàng có cái nhìn toàn diện về hợp đồng sẽ được soạn thảo trong tương lai.

Hướng dẫn sử dụng hợp đồng: Khi nhận được hợp đồng từ Long Phan, khách hàng cần thực hiện những vấn đề sau

• Đọc kĩ các điều khoản trong hợp đồng
• Kiểm tra tính chính xác các thông tin trong hợp đồng
• Liên hệ để được giải đáp nếu có thắc mắc các điều khoản được soạn trong hợp đồng
• Trường hợp có tình huống phát sinh liên quan đến hợp đồng cần liên hệ để được luật sư tư vấn

Trên đây là nội dung tư vấn về quy định pháp luật về những điểm cần lưu ý khi chuẩn bị soạn thảo hợp đồng. Quý bạn đọc còn có thắc mắc hoặc cần sự giúp đỡ của TƯ VẤN LUẬT HỢP ĐỒNG, vui lòng thông qua tổng đài 1900.63.63.87, Luật sư của Luật Long Phan hy vọng có thể giúp đỡ được nhiều người với nhiều nhu cầu dịch vụ pháp lý khác nhau.