Hướng dẫn thủ tục đăng ký khai sinh cho con nhanh chóng

Thủ tục đăng ký khai sinh là nghĩa vụ pháp lý đối với công dân Việt Nam sau khi sinh con theo quy định của Luật Hộ tịch. Trẻ em được đăng ký khai sinh sẽ có giấy khai sinh – văn bản pháp lý xác nhận sự kiện sinh và danh tính của người được sinh ra. Bài viết hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục đăng ký khai sinh theo quy định pháp luật hiện hành.

Trách nhiệm đăng ký khai sinh và đăng ký khai sinh ở đâu?

Quyền và trách nhiệm đăng ký khai sinh

Việc đăng ký khai sinh phải được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tại Điều 13 Luật Trẻ em 2016 quy định trẻ em có quyền được khai sinh, khai tử, có họ, tên, có quốc tịch; được xác định cha, mẹ, dân tộc, giới tính theo quy định của pháp luật.

Về trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con được quy định tại khoản 2 Điều 15 Luật Hộ tịch 2014 như sau: Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Cơ sở pháp lý:

• Luật Hộ tịch 2014: Quy định về thẩm quyền đăng ký khai sinh
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch
• Thông tư 04/2020/TT-BTP: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh

1. Thẩm quyền giải quyết không có yếu tố nước ngoài:

• UBND cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ
• Áp dụng với trường hợp công dân Việt Nam cư trú trong nước
• Chấp nhận cả đăng ký tại nơi tạm trú hoặc thường trú

2. Thẩm quyền giải quyết có yếu tố nước ngoài:

• UBND cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam
• Áp dụng khi cha/mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch

• Hoặc áp dụng trong trường hợp Trẻ có cha và mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch nhưng trẻ được sinh ra tại Việt Nam.

3. Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tiếp giáp với đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam nơi mẹ hoặc cha là công dân nước láng giềng thường trú
4. Trường hợp, trẻ là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì làm Giấy khai sinh tại Cơ quan đại diện
5. Đăng ký trực tuyến:

• Thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia
• Nộp hồ sơ điện tử có chữ ký số
• Nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền

Cơ sở pháp lý: điểm d khoản 1 và khoản 3 Điều 7, Điều 13 Luật Hộ tịch 2014; Điều 2 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP; khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP

Hồ sơ đăng ký khai sinh

Hồ sơ đăng ký khai sinh cần các giấy tờ theo quy định pháp luật. Tất cả giấy tờ phải còn thời hạn sử dụng. Các bản sao phải được chứng thực hợp lệ.

Không có yếu tố nước ngoài

Hồ sơ làm Giấy khai sinh trong trường hợp không có yếu tố nước ngoài bao gồm:

Giấy tờ phải xuất trình

• Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu làm giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu làm giấy khai sinh để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh.
• Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.

Giấy tờ phải nộp

• Tờ khai theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP. Mẫu tờ khai đăng ký khai sinh là biểu mẫu được ban hành theo mẫu tờ khai là theo mẫu số 01, phụ lục 05 ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT – BTP do Bộ Tư pháp ban hành ngày 28 tháng 5 năm 2020, biểu mẫu được dùng khi cha hoặc mẹ (người yêu cầu đăng ký khai sinh) đi đăng ký khai sinh cho con. Dưới đây là mẫu tờ khai đăng ký khai sinh cho năm 2023.

>>> Tải mẫu tờ khai đăng ký khai sinh tại đây

• Giấy chứng sinh. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

Cơ sở pháp lý: khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014

Trường hợp có yếu tố nước ngoài

Hồ sơ làm Giấy khai sinh trong trường hợp có yếu tố nước ngoài bao gồm:

Giấy tờ phải xuất trình

• Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu làm Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu làm Giấy khai sinh để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh.
• Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.
• Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam thì xuất trình giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam.

Giấy tờ phải nộp

• Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.
• Giấy chứng sinh.
• Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có văn bản của người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.
• Trường hợp trẻ em sinh ra tại nước ngoài thì nộp Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ – con (nếu có).
• Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định pháp luật của nước đó.

Thủ tục đăng ký khai sinh

Quy trình đăng ký khai sinh được thực hiện theo trình tự pháp luật. Thời gian giải quyết trong ngày làm việc với hồ sơ đầy đủ. Trường hợp phức tạp có thể kéo dài tối đa 3 ngày.

Các bước thực hiện:

• Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
• Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ
• Vào sổ đăng ký khai sinh
• Cấp giấy khai sinh bản chính
• Trả kết quả cho người đăng ký

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

Không có yếu tố nước ngoài

Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 16, Luật Hộ tịch 2014 nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật này vào Sổ hộ tịch; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.

Công chức tư pháp – hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

Trường hợp có yếu tố nước ngoài

1. Người đi đăng ký khai sinh nộp giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật nàycho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc chọn quốc tịch cho con.

Trường hợp cha, mẹ chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì văn bản thỏa thuận phải có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài mà người đó là công dân.

2. Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tạiĐiều 14 của Luật nàyvào Sổ hộ tịch; trường hợp trẻ em có quốc tịch nước ngoài thì không ghi nội dung quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 của Luật này.

Công chức làm công tác hộ tịch, người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

Cơ sở pháp lý : Điều 36, Luật Hộ tịch 2014

Đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con

Trường hợp cha mẹ không đăng ký kết hôn muốn đăng ký khai sinh cho con thì có thể làm song song thủ tục khai sinh kết hợp nhận cha mẹ con. Tuy nhiên, cần lưu ý trong một số trường hợp dù thực tế là con chung, tuy nhiên con sinh ra trong thời kỳ hôn nhân giữa người mẹ với người chồng cũ hoặc một số trường hợp khác thì phải thực hiện thủ tục khởi kiện/yêu cầu công nhận cha cho con tại Tòa án. Sau đó, dựa vào bản án/quyết định của tòa mà thực hiện thủ tục khai sinh cho con. Dưới đây là trường hợp đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ con thông thường :

Hồ sơ đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ con

Để làm thủ tục khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con thì theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch, cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Tờ khai đăng ký khai sinh
• Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con

>>> TẢI VỀ: Mẫu đăng ký nhận cha, mẹ,con

• Giấy chứng sinh, nếu không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản xác nhận của người làm chứng. Trường hợp không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh (quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014);
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con;
• Văn bản xác nhận của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền. Nếu không có văn bản xác nhận của các cơ quan trên thì lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha con, trong đó có ít nhất 02 người làm chứng;
• Giấy tờ đề xuất trình;
• Giấy tờ tùy thân;
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú.

Quy trình đăng ký

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền và đóng lệ phí

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Công chức tư pháp – hộ tịch viết giấy tiếp nhận có ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp giấy tờ bổ sung theo quy định.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ và xét thấy việc nhận cha,mẹ, con là đúng và không có tranh chấp. Công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện công việc:

• Ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con.
• Lấy Số định danh cá nhân, hướng dẫn người đăng ký hộ tịch kiểm tra lại nội dung giấy tờ.
• Cuối cùng người đi đăng ký khai sinh và nhận cha con ký tên vào Sổ.
• Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã cấp Giấy khai sinh và Trích lục nhận cha con cho người yêu cầu..

Dịch vụ đăng ký khai sinh trọn gói nhanh chóng

Công ty Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ:

• Tư vấn thủ tục đăng ký khai sinh miễn phí
• Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ theo quy định
• Nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ giải quyết
• Nhận và kiểm tra kết quả
• Hỗ trợ đăng ký trực tuyến
• Giải quyết vướng mắc phát sinh
• Hỗ trợ trường hợp có yếu tố nước ngoài
• Đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha cho con
• Đăng ký khai sinh trong trường hợp con sinh ra trong thời kỳ hôn nhân với chồng cũ
• Thực hiện thủ tục khởi kiện/yêu cầu tại tòa án

Đăng ký khai sinh là thủ tục pháp lý bắt buộc để đảm bảo quyền lợi cho trẻ em. Công ty Luật Long Phan PMT sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh nhanh chóng, đúng quy định pháp luật. Liên hệ hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ đăng ký khai sinh trọn gói.