Hướng dẫn thu thập chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động 

Hướng dẫn thu thập chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động cung cấp một quy trình pháp lý để các bên bảo vệ quyền lợi của mình trong bối cảnh các giao dịch công việc ngày càng được số hóa. Việc nhận diện, thu thập và bảo quản các dữ liệu như email, tin nhắn, file ghi âm theo đúng thủ tục tố tụng là cơ sở để Tòa án công nhận giá trị pháp lý của chúng. Bài viết của Luật Long Phan PMT sẽ phân tích chi tiết từng loại chứng cứ, các nguyên tắc và lưu ý khi giao nộp cho cơ quan có thẩm quyền.

Phân loại và nhận diện chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động

Thu thập chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động yêu cầu người lao động và doanh nghiệp nhận diện chính xác các loại dữ liệu có giá trị pháp lý. Theo khoản 7 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, dữ liệu điện tử là dữ liệu được tạo ra, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; Điều 11 Luật này cũng quy định điều kiện để dữ điện tử được xem là chứng cứ. Khoản 1 Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 quy định dữ liệu điện tử là một nguồn chứng cứ. Việc phân loại chứng cứ điện tử giúp xác định mục đích sử dụng và phương pháp thu thập phù hợp.

Email (Thư điện tử)

Đây là nguồn chứng cứ điện tử phổ biến, ghi nhận các trao đổi chính thức trong công việc. Nội dung email thường bao gồm thông báo tuyển dụng, hợp đồng lao động điện tử, các phụ lục hợp đồng, thông báo về việc chấm dứt hợp đồng, các email giao việc và đánh giá hiệu quả làm việc (KPIs), hoặc các văn bản khiển trách, phê bình.

Giá trị chứng minh của email rất cao, giúp xác định sự tồn tại của quan hệ lao động, nội dung cụ thể của công việc, các mệnh lệnh quản lý từ cấp trên, và làm rõ lý do thực sự dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng, là cơ sở để giải quyết tranh chấp lao động.

Tin nhắn qua ứng dụng di động (Zalo, Viber, Messenger, WhatsApp, Telegram…)

Tin nhắn là phương tiện ghi lại các trao đổi tức thời, thường không chính thức nhưng lại có giá trị chứng minh cao trong nhiều vụ tranh chấp lao động. Nội dung có thể là việc cấp trên giao việc ngoài giờ hành chính, yêu cầu làm thêm giờ, xác nhận lịch làm việc, các thỏa thuận về lương hoặc thưởng, và đặc biệt là các nội dung thể hiện hành vi xúc phạm, quấy rối nơi làm việc, hoặc đơn xin nghỉ việc của người lao động. Các tin nhắn này cực kỳ quan trọng để chứng minh các thỏa thuận ngầm, thời gian làm việc thực tế (làm thêm giờ), hoặc các hành vi vi phạm kỷ luật, quấy rối).

>>> Xem thêm: Tin nhắn từ điện thoại có được xem là chứng cứ trong vụ án dân sự

File ghi âm, ghi hình

Các file này ghi lại một cách chân thực các cuộc đối thoại, sự kiện diễn ra. Nội dung có thể là các cuộc gọi điện thoại, các cuộc họp trao đổi trực tiếp về việc xử lý kỷ luật, đàm phán về việc chấm dứt hợp đồng, hoặc các thỏa thuận về quyền lợi giữa các bên. Giá trị chứng minh của file ghi âm, ghi hình nằm ở khả năng tái hiện lại lời nói, thái độ và không khí của buổi làm việc. Tuy nhiên, việc thu thập chứng cứ điện tử dạng này cần hết sức lưu ý đến tính hợp pháp, đặc biệt là vấn đề ghi âm, ghi hình mà không có sự đồng ý của đối phương. Vấn đề tính hợp pháp của việc ghi âm lén sẽ được phân tích ở phần sau.

Dữ liệu hệ thống nội bộ công ty

Đây là nguồn chứng cứ khách quan, ít có sự can thiệp của ý chí chủ quan. Các dữ liệu này bao gồm dữ liệu chấm công từ máy quét vân tay hoặc khuôn mặt, lịch sử đăng nhập và đăng xuất khỏi hệ thống, dữ liệu từ các phần mềm quản lý công việc và dự án như CRM, ERP. Các dữ liệu này là bằng chứng xác thực về thời gian làm việc, sự hiện diện của người lao động tại nơi làm việc và có thể phản ánh một phần hiệu suất công việc, hỗ trợ đắc lực cho việc giải quyết tranh chấp lao động.

Bài đăng, bình luận trên mạng xã hội (Facebook, LinkedIn,…)

Trong một số trường hợp, các hoạt động trên mạng xã hội cũng có thể trở thành chứng cứ điện tử. Ví dụ, người lao động đăng tải các thông tin làm lộ bí mật kinh doanh, nói xấu công ty, hoặc ngược lại, người sử dụng lao động đăng thông tin sai sự thật, gây ảnh hưởng đến danh dự, uy tín của người lao động. Việc thu thập chứng cứ điện tử từ mạng xã hội giúp chứng minh các hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật hoặc hành vi xâm phạm uy tín, danh dự của các bên trong quan hệ lao động.

Dữ liệu giao dịch ngân hàng

Sao kê tài khoản ngân hàng là chứng cứ tài chính không thể chối cãi. Các bản sao kê thể hiện rõ ràng việc người sử dụng lao động trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp, hoặc ngược lại, thể hiện việc không trả, trả thiếu hoặc trả chậm. Đây là chứng cứ trực tiếp để chứng minh việc một bên thực hiện hoặc vi phạm nghĩa vụ tài chính của mình theo hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể, là một phần quan trọng trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động.

>>> Xem thêm: Chứng cứ điện tử trong tố tụng dân sự

Nguyên tắc, điều kiện tiên quyết để dữ liệu điện tử trở thành chứng cứ

Để một thông điệp dữ liệu điện tử được Tòa án chấp nhận làm chứng cứ hợp pháp trong một vụ tranh chấp lao động, nó phải thỏa mãn các điều kiện nghiêm ngặt theo quy định tại Điều 11 của Luật Dữ liệu điện tử 2023; Điều 93 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Việc tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi về tính hợp pháp, tính khách quan, tính toàn vẹn & nguyên gốc, và tính liên quan là yêu cầu bắt buộc đối với quá trình thu thập chứng cứ điện tử.

Tính hợp pháp (Legality)

Tính hợp pháp yêu cầu nguồn chứng cứ được thu thập một cách hợp pháp. Quá trình thu thập không xâm phạm quyền riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật kinh doanh trái pháp luật. Về mặt thực tiễn, Quý khách chỉ được thu thập dữ liệu từ tài khoản, thiết bị có quyền truy cập hợp pháp như email cá nhân, điện thoại cá nhân. 

Đối với việc ghi âm, ghi hình, Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015 yêu cầu phải có sự cho phép của người bị ghi âm, ghi hình. Tuy nhiên, thực tiễn xét xử cho thấy Tòa án có thể xem xét chấp nhận bản ghi âm/ghi hình được thực hiện bí mật nếu nội dung của nó là duy nhất và cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người ghi âm (ví dụ: chứng minh hành vi đe dọa, quấy rối). Dù vậy, đây là một hành vi rủi ro, cần cân nhắc kỹ.

Tính toàn vẹn và nguyên gốc (Integrity & Authenticity)

Chứng cứ điện tử phải phản ánh chính xác nội dung gốc, không bị thay đổi, cắt xén hay chỉnh sửa. Tính toàn vẹn đảm bảo rằng thông tin không bị sai lệch so với thời điểm nó được tạo ra. Để đảm bảo nguyên tắc này, khi chụp màn hình tin nhắn, Quý khách cần chụp toàn bộ đoạn hội thoại có liên quan để thể hiện rõ bối cảnh, không chụp cắt cúp chỉ một câu nói. Màn hình chụp phải hiển thị rõ thông tin người gửi, người nhận, và MỐC THỜI GIAN (ngày, giờ). Đối với email, nên xuất ra định dạng PDF bao gồm cả phần header để có đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, thời gian gửi. Mọi file gốc (word, excel, file ghi âm) phải được giữ lại nguyên vẹn, không chỉnh sửa.

Tính liên quan (Relevance)

Tính liên quan yêu cầu nội dung chứng cứ liên quan trực tiếp đến các vấn đề cần chứng minh trong tranh chấp lao động cụ thể. Một chứng cứ chỉ có giá trị khi nó giúp làm sáng tỏ một tình tiết của vụ việc. Ví dụ, để chứng minh yêu cầu làm thêm giờ, chứng cứ cần thể hiện rõ yêu cầu làm việc từ người sử dụng lao động và thời gian làm việc thực tế của người lao động. Việc thu thập chứng cứ điện tử lan man, không liên quan không những không giúp ích mà còn có thể làm phức tạp hóa quá trình giải quyết vụ án.

Tính khách quan

Tính khách quan đòi hỏi chứng cứ phải là những gì có thật, tồn tại độc lập, không phụ thuộc vào ý chí hay nhận thức chủ quan của các bên tranh chấp. Chứng cứ phải phản ánh trung thực sự việc, tình tiết đã diễn ra, chứ không phải là sự kể lại, suy diễn hay diễn giải của một cá nhân nào. 

Để đảm bảo tính khách quan trong tranh chấp lao động, Quý khách cần ưu tiên thu thập những chứng cứ có nguồn gốc rõ ràng, có thể kiểm chứng và được tạo ra trong bối cảnh tự nhiên của sự việc. Ví dụ, thông tin từ các hệ thống chính thức của công ty (email công ty, hệ thống chat nội bộ, dữ liệu chấm công) thường có độ khách quan cao hơn. 

Lưu ý trong quá trình thu thập, bảo quản và lưu giữ chứng cứ điện tử

Quá trình thu thập chứng cứ điện tử không chỉ dừng lại ở việc có được dữ liệu mà còn bao gồm cả việc bảo quản và lưu giữ chúng đúng cách để đảm bảo giá trị pháp lý khi trình diện trước Tòa án. Sai sót trong giai đoạn này có thể khiến một chứng cứ quan trọng bị vô hiệu hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của vụ tranh chấp lao động. Do đó, việc tuân thủ các lưu ý kỹ thuật và pháp lý trong quá trình này là hết sức cần thiết để bảo vệ quyền lợi của mình.

Không được làm mất nguồn khởi tạo dữ liệu

Đây là nguyên tắc tối quan trọng của chứng cứ điện tử đã được đề cập tại Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023. Vì khi giao nộp, có thể phải nộp bản chính (chứa trong nguồn khởi tạo) trong trường hợp bên kia trong tranh chấp từ chối hoặc phủ nhận nội dung trong dữ liệu. Ví dụ, một file ghi âm trong điện thoại có thể được sao chép ra USB hoặc đĩa CD để nộp cho Tòa án, nhưng file gốc trong điện thoại tuyệt đối không được xóa. Trong trường hợp cần thiết, Tòa án có thể yêu cầu giao nộp cả chiếc điện thoại chứa file gốc để phục vụ công tác giám định. Việc làm mất nguồn khởi tạo có thể khiến chứng cứ mất đi giá trị chứng minh.

Luôn chụp cả đoạn hội thoại để thể hiện bối cảnh

Khi thu thập chứng cứ điện tử từ các cuộc hội thoại (tin nhắn, email), phải luôn đảm bảo tính toàn vẹn của bối cảnh. Cách tốt nhất là chụp toàn bộ màn hình của đoạn hội thoại liên quan. Một giải pháp kỹ thuật hiệu quả hơn là sử dụng chức năng quay video màn hình trong khi cuộn (scroll) qua toàn bộ cuộc hội thoại. Video này sẽ ghi lại một cách liền mạch, khách quan toàn bộ nội dung, thời gian và các bên tham gia, khiến việc phản đối tính xác thực trở nên khó khăn hơn.

Lập danh mục chứng cứ

Sau khi hoàn tất việc thu thập chứng cứ điện tử, Quý khách cần hệ thống hóa chúng một cách khoa học. Quý khách có thể lập một danh mục chứng cứ, trong đó ghi rõ số thứ tự, tên gọi chứng cứ, ngày tháng, và quan trọng nhất là mục đích chứng minh (ví dụ: “Email ngày X/Y/Z chứng minh việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật”). 

Các tài liệu điện tử phải được giải trình bằng văn bản

Mỗi chứng cứ điện tử khi giao nộp cho Tòa án cần kèm theo một bản giải trình bằng văn bản (Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015). Văn bản này phải trình bày rõ ràng về xuất xứ, nguồn gốc của chứng cứ, bối cảnh tạo lập và nội dung chính mà chứng cứ đó muốn chứng minh trong vụ tranh chấp lao động. 

Lưu ý khi giao nộp chứng cứ cho Tòa án

Việc giao nộp chứng cứ điện tử cho Tòa án là một thủ tục pháp lý chính thức, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian và hình thức để đảm bảo chứng cứ được chấp nhận. Bất kỳ sự chậm trễ hay thiếu sót nào trong quá trình giao nộp đều có thể làm giảm hoặc mất đi hiệu lực của chứng cứ, ảnh hưởng bất lợi đến việc giải quyết tranh chấp lao động.

Thời điểm giao nộp

Theo khoản 4 Điều 96 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, thời hạn giao nộp tài liệu, chứng cứ do Thẩm phán ấn định nhưng không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử, thời hạn chuẩn bị giải quyết việc dân sự. Điều 19 Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP hướng dẫn thêm rằng, trường hợp đã gửi chứng cứ qua phương tiện điện tử, người tham gia tố tụng phải nộp bản chính hoặc bản sao hợp pháp chậm nhất là tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải. Việc giao nộp đúng thời điểm đảm bảo các bên có đủ thời gian để tiếp cận và đưa ra ý kiến phản đối (nếu có), đảm bảo tính công khai, minh bạch của quá trình tố tụng.

Khi nộp các chứng cứ điện tử cần nộp kèm các bản giải trình

Như đã đề cập ở mục 3, mỗi chứng cứ điện tử nộp cho Tòa án phải đi kèm một bản giải trình chi tiết về nguồn gốc, xuất xứ và nội dung cần chứng minh. Việc này giúp Hội đồng xét xử hiểu rõ bối cảnh và giá trị của từng chứng cứ trong vụ tranh chấp lao động.

Yêu cầu trưng cầu giám định khi bị phản đối

Trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động, một bên có thể sẽ phản đối tính xác thực của chứng cứ điện tử do bên kia cung cấp. Họ cho rằng tin nhắn bị chỉnh sửa, file ghi âm bị cắt ghép. Khi đó, bên giao nộp chứng cứ có quyền yêu cầu Tòa án trưng cầu giám định theo quy định tại Điều 102 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Kết luận giám định của cơ quan chuyên môn sẽ là cơ sở pháp lý vững chắc để Tòa án xác định tính nguyên gốc và toàn vẹn của chứng cứ, qua đó vô hiệu hóa sự phản đối của phía đối phương và bảo toàn giá trị chứng minh của chứng cứ.

Dịch vụ luật sư tư vấn và tham gia giải quyết tranh chấp lao động

Luật Long Phan PMT sẽ hỗ trợ Quý khách hàng trong toàn bộ quá trình giải quyết tranh chấp lao động, từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc vụ việc. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn nhận diện và phân loại chứng cứ điện tử.
• Hướng dẫn thu thập chứng cứ hợp pháp.
• Soạn thảo văn bản giải trình chứng cứ.
• Tư vấn về các quyền và nghĩa vụ của Quý khách, đồng thời giải thích rõ các rủi ro pháp lý và dự báo các kết quả có thể xảy ra..
• Đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Quý khách hàng tại cơ quan giải quyết tranh chấp.
• Tư vấn chiến lược tranh tụng.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Trong thực tiễn quá trình thu thập chứng cứ điện tử để giải quyết tranh chấp lao động, Quý khách hàng thường gặp phải nhiều vướng mắc. Để hỗ trợ Quý khách áp dụng hiệu quả các hướng dẫn đã nêu, Luật Long Phan PMT đã tổng hợp và giải đáp một số câu hỏi phổ biến nhất dưới đây.

Làm thế nào để chứng minh nội dung trên mạng xã hội hoặc website trước khi nó bị xóa?

Phương pháp tối ưu là sử dụng dịch vụ lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại. Thừa phát lại sẽ ghi nhận và lập văn bản về sự tồn tại của nội dung, hình ảnh tại một thời điểm cụ thể. Vi bằng này có giá trị chứng cứ vững chắc trước Tòa án, ngay cả khi nội dung gốc sau đó đã bị gỡ bỏ hoặc chỉnh sửa.

Chụp ảnh màn hình tin nhắn có đủ giá trị pháp lý không?

Ảnh chụp màn hình được Tòa án chấp nhận là một nguồn chứng cứ nếu đáp ứng 3 điều kiện (tính hợp pháp, tính khách quan, tính toàn vẹn & nguyên gốc, tính liên quan), tuy nhiên nó có thể bị bên kia phản đối về tính xác thực và toàn vẹn. Để tăng độ tin cậy, Quý khách nên quay video lại toàn bộ quá trình mở ứng dụng và cuộn qua cuộc hội thoại. Giải pháp có giá trị pháp lý cao nhất vẫn là lập vi bằng cho các nội dung số này.

Chứng cứ là email hoặc tin nhắn bằng tiếng nước ngoài có cần dịch thuật không?

Có. Theo khoản 3 Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, mọi tài liệu, chứng cứ bằng tiếng nước ngoài khi giao nộp cho Tòa án Việt Nam đều phải được đính kèm bản dịch sang tiếng Việt và bản dịch này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng

Hậu quả của việc giao nộp chứng cứ sau thời hạn quy định là gì?

Nếu Quý khách giao nộp chứng cứ được yêu cầu sau thời hạn do Thẩm phán ấn định mà không có lý do chính đáng, Tòa án có quyền không chấp nhận chứng cứ đó và tiến hành giải quyết vụ việc dựa trên các tài liệu đã có trong hồ sơ. Điều này có thể gây bất lợi nghiêm trọng cho quyền lợi của Quý khách (Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).

Tại sao cần luật sư hỗ trợ trong khi có thể tự thu thập các chứng cứ này?

Việc thu thập có thể đơn giản, nhưng để đảm bảo chứng cứ đó hợp pháp và có giá trị trước Tòa án lại là một vấn đề phức tạp. Luật sư sẽ đảm bảo quy trình thu thập đúng luật, đánh giá được giá trị chứng minh của từng loại chứng cứ, xây dựng hệ thống lập luận chặt chẽ và thực hiện đúng các thủ tục tố tụng, giúp Quý khách tránh được các sai sót pháp lý và tối đa hóa cơ hội bảo vệ quyền lợi của mình.

Kết luận

Việc thu thập chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật tố tụng. Để đảm bảo mọi chứng cứ đều hợp lệ và phát huy tối đa giá trị chứng minh, việc nhận được sự tư vấn từ các chuyên gia pháp lý là vô cùng hữu ích. Nếu Quý khách hàng đang gặp vướng mắc hoặc cần hỗ trợ chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Luật Long Phan PMT qua hotline 1900.63.63.87 để được các luật sư giàu kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Tags: chứng cứ điện tử, Thu thập chứng cứ, Tố tụng dân sự, Tranh chấp lao động