Báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp và mẫu

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ định kỳ bắt buộc mà doanh nghiệp phải hoàn thành (vào trước ngày 05/6 và 05/12 hàng năm) để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhân sự và tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính. Việc báo cáo phải thực hiện theo tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định số 35/2022/NĐ-CP) Bài viết này của Luật Long Phan PMT sẽ cung cấp Mẫu báo cáo chuẩn và hướng dẫn chi tiết cách thức nộp hồ sơ nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ Quý khách hàng các nội dung trọng tâm sau.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là trước ngày 05/6 (đối với báo cáo 6 tháng đầu năm) và trước ngày 05/12 (đối với báo cáo hằng năm), căn cứ theo quy định mới nhất tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định số 35/2022/NĐ-CP) và Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.

Hai đợt báo cáo được phân định rõ ràng như sau:

• Đợt 1 (Báo cáo 6 tháng đầu năm): Doanh nghiệp phải tổng hợp số liệu biến động lao động và nộp báo cáo trước ngày 05/6 hằng năm. Số liệu báo cáo tính từ ngày 01/01 đến thời điểm báo cáo.
• Đợt 2 (Báo cáo hằng năm): Doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ nộp báo cáo trước ngày 05/12 hằng năm. Số liệu báo cáo bao gồm tình hình sử dụng lao động của cả năm dương lịch.

Nơi nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, căn cứ Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. 

Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Hình thức nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Báo cáo sử dụng lao động có thể nộp thông qua 2 hình thức: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp bản giấy căn cứ Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.

Hình thức 1 : Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Các bước thực hiện: 

Bước 1: Truy cập website https://dichvucong.gov.vn. và chọn Đăng nhập. Trường hợp chưa có tài khoản thì click Đăng ký để được cấp tài khoản lần đầu.

Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. 

Bước 3: Sau khi Đăng nhập, Đơn vị nhập Báo cáo tình hình sử dụng lao động trên mục Tìm kiếm và chọn Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động. 

Bước 4: Tại giao diện Chi tiết thủ tục hành chính đơn vị click Nộp trực tuyến để thực hiện khai báo thông tin.

Bước 5: Hệ thống chuyển sang giao diện Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động đơn vị lựa chọn và điền đầy đủ các thông tin sau:

• Chọn Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động
• Nhập Mã đơn vị và Mã cơ quan BHXH
• Sau đó click Đăng ký

 Bước 6: Màn hình hiện ra thông báo Chúc mừng Doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công! click Thoát để kết thúc thủ tục.

Bước 7: Doanh nghiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

Bước 8: Cán bộ bảo hiểm xã hội xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Bước 9: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.

Hình thức 2: Nộp bản giấy 

Áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp không thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

Quy trình thực hiện:

• Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, sử dụng đúng Mẫu 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Sau đó gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động áp dụng tại các doanh nghiệp

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao sử dụng Mẫu 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động năm 2019. Theo đó, Mẫu 01/PLI được sử dụng thống nhất trên phạm vi cả nước nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước về lao động, theo dõi biến động lao động và đánh giá việc chấp hành pháp luật lao động của người sử dụng lao động. Báo cáo này yêu cầu doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh có sử dụng lao động phải kê khai đầy đủ các thông tin liên quan đến số lượng lao động đang làm việc tại đơn vị, bao gồm lao động theo giới tính, độ tuổi, loại hợp đồng lao động, tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cũng như các thay đổi về tăng, giảm lao động trong kỳ báo cáo. 

Việc lập và nộp báo cáo theo đúng Mẫu 01/PLI không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh, cấp huyện xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về lao động, phục vụ hoạch định chính sách, thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực lao động. Trường hợp người sử dụng lao động không thực hiện báo cáo, báo cáo không đầy đủ hoặc không đúng thời hạn theo mẫu quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt trong lĩnh vực lao động. 

Do đó, việc áp dụng đúng Mẫu 01/PLI theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP là yêu cầu cần thiết nhằm bảo đảm tính tuân thủ pháp luật, minh bạch thông tin và hạn chế các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

>>> Xem thêm: Các loại báo cáo về lao động phải nộp của doanh nghiệp

Hậu quả khi không khai báo tình hình sử dụng lao động

Người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng, căn cứ điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

Ngoài ra, phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi: Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP

Mức phạt tiền quy định trên áp dụng đối cá nhân, trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Do đó, trường hợp không báo cáo tình hình thay đổi về lao động sẽ bị xử phạt như sau:

• Phạt 5 triệu đến 10 triệu đồng: Đối với người sử dụng lao động là cá nhân
• Phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng: Đối với người sử dụng lao động là tổ chức

>>> Xem thêm: Không báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động

Dịch vụ luật sư tư vấn hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp

Đối với hoạt động thực hiện báo cáo sử dụng lao động trong doanh nghiệp, Luật sư lao động của Long Phan PMT thực hiện các dịch vụ sau đối với khách hàng:

• Hỗ trợ doanh nghiệp nắm rõ các quy định pháp luật về mẫu báo cáo sử dụng lao động, thời hạn, hình thức và quy trình nộp báo cáo. 
• Soạn thảo báo cáo tình hình sử dụng lao động và các loại báo cáo khác theo đúng quy định.
• Hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề pháp lý khi không nộp báo cáo đúng hạn hoặc không tuân thủ quy định.
• Tư vấn cách khắc phục và giảm thiểu hậu quả pháp lý do vi phạm.
• Đề xuất, hỗ trợ giải quyết, tối ưu hóa việc quản lý quan hệ lao động.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về mẫu và quy trình báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp theo pháp luật mới nhất:

Doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện khai trình sử dụng lao động lần đầu trong thời hạn bao lâu?

Người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động. Việc báo cáo được thực hiện đối với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Nội dung này được hướng dẫn cụ thể theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi Khoản 1 Điều 49 Nghị định 10/2024/NĐ-CP) và khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019.

Lao động đang trong thời gian thử việc hoặc học nghề có cần kê khai trong báo cáo định kỳ không?

Có. Lao động đang trong thời gian thử việc hoặc học nghề vẫn cần kê khai trong báo cáo định kỳ theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và  khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP. Đồng thời, mẫu 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu thống kê tổng số lao động, bao gồm cả người làm việc theo hợp đồng thử việc hoặc các hình thức hợp đồng khác có phát sinh quan hệ lao động và trả lương. 

Chi nhánh công ty có phải nộp báo cáo sử dụng lao động riêng hay gộp chung vào trụ sở chính?

Chi nhánh phải nộp báo cáo sử dụng lao động riêng. Chi nhánh là đơn vị trực tiếp sử dụng lao động, phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động độc lập tại cơ quan quản lý nhà nước nơi đặt chi nhánh không gộp chung vào báo cáo của trụ sở chính. Nội dung này căn cứ khoản 1 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền, khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp không phát sinh thay đổi nhân sự (không tăng/giảm) trong kỳ thì có cần nộp báo cáo không?

Doanh nghiệp không phát sinh thay đổi nhân sự (không tăng/giảm) trong kỳ vẫn phải nộp báo cáo. Mặc dù tên gọi là “báo cáo tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp”, nhưng bản chất đây là thủ tục định kỳ để cơ quan quản lý nắm bắt hiện trạng. Doanh nghiệp cần nộp báo cáo để xác nhận số liệu, đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thông báo định kỳ căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi Khoản 1 Điều 49 Nghị định 10/2024/NĐ-CP) và khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP và khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019.

Kết luận

Tóm lại, việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mang tính bắt buộc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính minh bạch, kỷ cương và hiệu quả trong quản lý lao động tại doanh nghiệp. Thông qua việc kê khai đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn các thông tin về người lao động, người sử dụng lao động góp phần giúp cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm bắt kịp thời tình hình biến động lao động trên thị trường, từ đó xây dựng và điều chỉnh chính sách lao động – việc làm phù hợp với thực tiễn. Quý khách hàng cần tư vấn hoặc hỗ trợ soạn thảo, nộp các loại báo cáo về lao động theo quy định, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời. Đội ngũ luật sư và chuyên gia của Luật Long Phan PMT cam kết mang đến giải pháp pháp lý nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp.

Tags: báo cáo tình hình sử dụng, Báo cáo tình hình sử dụng lao động, Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Thời hạn nộp báo cáo lao động, Thủ tục khai báo lao động