Ban quản trị lạm quyền thu – chi quỹ vận hành: Phải làm gì?

Ban quản trị lạm quyền thu – chi quỹ vận hành là tình huống khi Ban quản trị chung cư sử dụng quỹ vận hành (quỹ bảo trì, quỹ quản lý, quỹ dịch vụ…) không minh bạch, vượt quá quyền hạn hoặc trái quy định pháp luật. Trong trường hợp này, cư dân có quyền yêu cầu công khai báo cáo tài chính, kiến nghị cơ quan quản lý kiểm tra, thậm chí khởi kiện nếu có dấu hiệu chiếm dụng hoặc sử dụng sai mục đích. Bài viết sau của Luật Long Phan PMT sẽ hướng dẫn bạn từng bước để thực hiện công việc quan trọng này, đảm bảo mọi hành động đều có cơ sở pháp lý chặt chẽ, hạn chế tối đa thiệt hại.

Xác minh, thu thập chứng cứ và thực hiện biện pháp khẩn cấp hạn chế thiệt hại từ hành vi lạm quyền thu – chi của Ban quản trị

Trong mọi tranh chấp, chứng cứ là yếu tố then chốt. Khi nghi ngờ Ban quản trị lạm quyền thu chi quỹ vận hành, cư dân phải chủ động thu thập bằng chứng và thực hiện biện pháp hạn chế thiệt hại.

Cần phân biệt quỹ vận hành và quỹ bảo trì chung cư

Pháp luật đã quy định rất rõ ràng về hai loại quỹ này, và thực tiễn quản lý chung cư cũng cho thấy chúng có mục đích hoàn toàn khác nhau. Theo Điều 152 và khoản 1 Điều 155 Luật Nhà ở 2023, quỹ bảo trì là khoản đóng góp bắt buộc bằng 2% giá trị căn hộ, được hình thành ngay từ khi mua bán hoặc thuê mua. Quỹ này chỉ được sử dụng cho việc bảo trì, thay thế các hạng mục và thiết bị thuộc phần sở hữu chung theo kế hoạch đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, tuyệt đối không được dùng cho quản lý vận hành hay mục đích khác. Nếu nhà chung cư phải phá dỡ, phần kinh phí bảo trì chưa sử dụng hết sẽ được chuyển sang hỗ trợ tái định cư hoặc đưa vào quỹ bảo trì của nhà chung cư mới.

Trong khi đó, theo Điều 151 Luật Nhà ở 2023, quỹ vận hành là khoản kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư, được hình thành từ sự đóng góp thường xuyên của các chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ. Khoản phí này nhằm chi trả cho các hoạt động thiết yếu hằng ngày như điện, nước khu vực chung, lương bảo vệ, vệ sinh, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật. Mức thu có thể được thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua (trước khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu), hoặc do Hội nghị nhà chung cư thống nhất với đơn vị quản lý vận hành. 

>>>>Xem thêm: Xử phạt ban quản trị nhà chung cư sử dụng phí bảo trì không đúng mục đích

Thu thập những chứng cứ trong khả năng có thể

Cư dân có quyền và nghĩa vụ giám sát việc quản lý, sử dụng quỹ chung cư. Vì vậy để thực hiện hiệu quả quyền giám sát của mình, cư dân trước hết cần thu thập các tài liệu và chứng cứ cần thiết. Các bước thực hiện bao gồm:

Bước 1: Thu thập chứng cứ trong khả năng có thể. Các chứng cứ cần thiết bao gồm:

• Nghị quyết Hội nghị nhà chung cư (HNNCC): Đây là văn bản thể hiện ý chí tập thể cư dân, quyết định mức phí quản lý vận hành, kế hoạch bảo trì, dự toán – quyết toán quỹ. Nghị quyết là căn cứ pháp lý quan trọng để đối chiếu xem các khoản chi tiêu có đúng thẩm quyền và mục đích hay không.
• Hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành (ĐVQLVH): Hợp đồng quy định phạm vi dịch vụ, đơn giá, trách nhiệm và nghĩa vụ của đơn vị quản lý. Đây là cơ sở để kiểm tra xem các khoản chi có phù hợp với thỏa thuận đã ký kết hay vượt quá phạm vi hợp đồng.
• Sao kê tài khoản quỹ: Sao kê phản ánh dòng tiền thu – chi thực tế, giúp cư dân đối chiếu với dự toán và nghị quyết để phát hiện khoản chi bất thường.
• Phiếu thu – chi, báo giá/mua sắm: Đây là chứng từ kế toán bắt buộc, chứng minh tính hợp pháp của từng khoản chi. Nếu thiếu chứng từ, khoản chi sẽ bị coi là không minh bạch.
• Biên bản Ban quản trị (BQT): Biên bản ghi nhận các quyết định, phê duyệt chi tiêu của BQT. Đây là cơ sở để xác định trách nhiệm cá nhân và tập thể trong việc sử dụng quỹ.

Bước 2: Sau khi thu thập đầy đủ chứng cứ, cư dân cần lập bảng đối chiếu với bốn cột:

• Khoản chi – ghi rõ nội dung chi tiêu thực tế.
• Căn cứ nghị quyết/hợp đồng – đối chiếu với quyết định của HNNCC hoặc hợp đồng với ĐVQLVH để xác định tính hợp pháp.
• Đơn giá/khung giá – so sánh với khung giá dịch vụ quản lý vận hành do UBND cấp tỉnh ban hành, nhằm phát hiện khoản chi vượt mức hoặc không phù hợp.
• Tình trạng chứng từ – kiểm tra xem khoản chi có đủ hóa đơn, phiếu thu – chi, báo giá hợp lệ hay không.

Bước 3: Quá trình đối chiếu sẽ cho ra danh mục phân loại:

• Chi đúng: khoản chi phù hợp nghị quyết, hợp đồng, đơn giá và có chứng từ đầy đủ.
• Chi sai: khoản chi sử dụng sai mục đích, vượt thẩm quyền hoặc trái quy định pháp luật.
• Thiếu chứng từ: khoản chi không có hóa đơn, phiếu thu – chi hoặc không được HNNCC phê duyệt.

Việc thu thập chứng cứ và đối chiếu theo đúng căn cứ pháp lý không chỉ giúp cư dân bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, dân chủ trong quản lý và sử dụng quỹ chung cư.
Các vấn đề thu thập tài liệu chứng cứ nêu trên có thể xem xét theo quy định điểm đ khoản 3 Điều 145; điểm b, c khoản 1 Điều 147 và điểm b khoản 1 Điều 148 Luật Nhà ở 2023 và khoản 3 Điều 4 Thông tư 05/2024/TT-BXD. 

Yêu cầu cung cấp, minh bạch, công khai thông tin

Chủ sở hữu có quyền yêu cầu Ban quản trị cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin liên quan đến việc quản lý, sử dụng, vận hành và tài chính của nhà chung cư theo quy định tại Điều 41 và Điều 42 Thông tư 05/2024/TT-BXD. 

Cư dân có quyền yêu cầu Ban quản trị (BQT) và Đơn vị quản lý vận hành (ĐVQLVH) thực hiện nghĩa vụ công khai, minh bạch thông tin tài chính. Việc này cần được thực hiện bằng văn bản chính thức, gửi đến BQT/ĐVQLVH, yêu cầu:

• Công khai khoản thu – chi: liệt kê chi tiết các khoản thu từ phí quản lý vận hành, phí bảo trì, cùng các khoản chi tiêu thực tế.
• Công khai số dư quỹ: báo cáo số dư tài khoản quỹ tại thời điểm cuối kỳ (tháng/quý), đối chiếu với dự toán và nghị quyết Hội nghị nhà chung cư.
• Cung cấp hóa đơn, chứng từ: xuất trình đầy đủ phiếu thu – chi, hóa đơn mua sắm, báo giá dịch vụ, hợp đồng ký kết với đơn vị cung cấp.
• Báo cáo định kỳ: thực hiện báo cáo theo chu kỳ tháng/quý, bảo đảm cư dân có thể giám sát thường xuyên, tránh tình trạng che giấu hoặc sử dụng sai mục đích.

Việc gửi văn bản yêu cầu công khai thông tin là công cụ pháp lý và thực tiễn quan trọng để bảo đảm sự minh bạch, dân chủ trong quản lý tài chính nhà chung cư, đồng thời bảo vệ quyền lợi chính đáng của cộng đồng cư dân.

>>>> Xem thêm: Tranh chấp về chất lượng dịch vụ trong hợp đồng bảo trì – vận hành tòa nhà

Yêu cầu tạm dừng chi bất thường

Căn cứ Thông tư 05/2024/TT-BXD, Ban quản trị (BQT) chỉ được phép chi tiêu theo đúng nghị quyết Hội nghị nhà chung cư (HNNCC) và dự toán đã được thông qua. Mọi khoản chi ngoài phạm vi này phải được xin ý kiến và có sự chấp thuận của HNNCC. Đối với quỹ bảo trì, việc chi tiêu chỉ được thực hiện khi có kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung đã được HNNCC thông qua, nhằm bảo đảm đúng mục đích và minh bạch.

Để thực hiện quyền giám sát, nhóm đại diện cư dân (tối thiểu từ 5–7 người, kèm theo giấy ủy quyền hợp pháp) cần gửi Công văn chính thức đến BQT hoặc Đơn vị quản lý vận hành (ĐVQLVH). Nội dung công văn yêu cầu tạm dừng ngay mọi khoản chi ngoài dự toán hoặc nghị quyết đã được thông qua, đồng thời yêu cầu công bố công khai số dư quỹ vận hành hiện tại và danh mục các khoản chi đang chờ duyệt. Đây là bước quan trọng để ngăn ngừa việc sử dụng quỹ sai mục đích hoặc vượt thẩm quyền.

Song song với đó, nhóm đại diện cư dân cần thông báo nội bộ qua các kênh như Zalo nhóm cư dân, email chung hoặc bảng thông báo tại sảnh tòa nhà. Nội dung thông báo phải nêu rõ việc tạm thời kìm lại các khoản chi bất thường cho đến khi HNNCC bất thường được triệu tập và đưa ra nghị quyết chính thức.

Việc triển khai đồng bộ cả công văn chính thức và thông báo nội bộ vừa tạo sức ép pháp lý đối với BQT/ĐVQLVH, vừa bảo đảm cư dân được thông tin đầy đủ, minh bạch. Đây là cơ chế giám sát cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cộng đồng cư dân, đồng thời củng cố nguyên tắc công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng quỹ chung cư.

Thực hiện xử lý nội bộ: Triệu tập HNNCC bất thường

Căn cứ Điều 145 Luật Nhà ở 2023, Hội nghị nhà chung cư là cơ quan quyết định cao nhất của tập thể cư dân, có thẩm quyền thông qua, sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động, quy chế thu – chi tài chính của Ban quản trị, quyết định mức phí quản lý vận hành, kế hoạch bảo trì, lựa chọn đơn vị quản lý vận hành, cũng như xử lý các vấn đề khác liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư. Khi phát sinh khoản chi bất thường hoặc có dấu hiệu vi phạm, cư dân có thể kiến nghị triệu tập HNNCC bất thường để kịp thời xử lý.

Việc tổ chức HNNCC bất thường phải tuân thủ quy chế hiện hành về thành phần tham dự, tỷ lệ biểu quyết hoặc bỏ phiếu, và cần mời đại diện UBND cấp xã/phường tham dự để giám sát, bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch.

Biểu quyết thông qua quy chế thu – chi, mức phí, dự toán & quyết toán; giao/thu hồi uỷ quyền thu – chi của BQT; yêu cầu kiểm toán độc lập

HNNCC bất thường có thể xem xét và biểu quyết thông qua hoặc điều chỉnh quy chế thu – chi tài chính của BQT, bao gồm:

• Xác định lại mức phí quản lý vận hành phù hợp với khung giá do UBND cấp tỉnh ban hành.
• Thông qua dự toán và quyết toán quỹ theo từng kỳ, bảo đảm minh bạch.
• Quyết định việc giao hoặc thu hồi quyền thu – chi của BQT nếu phát hiện dấu hiệu lạm quyền.
• Yêu cầu kiểm toán độc lập để rà soát toàn bộ khoản thu – chi, nhằm làm rõ các khoản chi bất thường hoặc thiếu chứng từ.

Xử lý trách nhiệm Ban quản trị (BQT) và Đơn vị quản lý vận hành (ĐVQLVH)

HNNCC có quyền xử lý trách nhiệm của BQT và ĐVQLVH thông qua các biện pháp cụ thể:

• Yêu cầu hoàn trả các khoản chi trái nghị quyết hoặc chi sai mục đích, đồng thời giảm trừ vào kỳ phí tiếp theo để bảo vệ quyền lợi cư dân.
• Miễn nhiệm thành viên BQT vi phạm, bầu bổ sung nhân sự mới để bảo đảm hoạt động liên tục.
• Điều chỉnh quy chế tài chính theo hướng chặt chẽ hơn, ví dụ: quy định ngưỡng chi vượt mức phải xin ý kiến cư dân, bắt buộc công khai báo cáo thu – chi định kỳ hàng tháng, và thiết lập cơ chế giám sát trực tiếp của cư dân.

Tái đấu thầu hoặc đàm phán lại hợp đồng với ĐVQLVH

HNNCC có thể quyết định tổ chức đấu thầu lại để lựa chọn đơn vị quản lý vận hành mới, bảo đảm cạnh tranh và chất lượng dịch vụ. Nếu vẫn giữ nguyên đơn vị hiện tại, Hội nghị có thể yêu cầu đàm phán lại hợp đồng để điều chỉnh đơn giá, phạm vi dịch vụ hoặc điều khoản minh bạch tài chính. Trường hợp không đạt được thỏa thuận, HNNCC có quyền áp dụng khung giá dịch vụ quản lý vận hành do UBND cấp tỉnh ban hành làm cơ sở tính phí, nhằm tránh tình trạng đơn vị quản lý áp đặt mức giá bất hợp lý.

Yêu cầu cơ quan quản lý hành chính xử lý vi phạm của Ban quản trị khi lạm quyền thu -chi quỹ vận hành

Căn cứ khoản 2 Điều 69 Nghị định 16/2022/NĐ-CP, Ban quản trị nhà chung cư nếu vi phạm các quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư sẽ bị xử phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 120.000.000 đồng. Các hành vi vi phạm bị coi là vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp của cư dân  bao gồm: 

• Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung không đúng quy định;
• Tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung, sử dụng chung;
• Tự quyết định mức giá dịch vụ quản lý, vận hành nhà chung cư mà không thông qua hội nghị nhà chung cư;
• Không báo cáo hội nghị nhà chung cư về việc thu, chi theo quy định;
• Thực hiện sai quy chế hoạt động hoặc quy chế thu chi tài chính đã được hội nghị nhà chung cư thông qua;
• Không lập tài khoản để nhận kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của cả tòa chung cư theo quy định;
• Không thông báo công khai trên bảng tin của nhà chung cư về các khoản chi từ kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư theo quy định;
• Không lập kế hoạch bảo trì hằng năm hoặc lập kế hoạch bảo trì hằng năm không đầy đủ nội dung theo quy định. 

Để yêu cầu xử lý vi phạm của Ban quản trị, cư dân cần nộp Đơn đề nghị thanh tra, xử lý đến Phòng/Sở Xây dựng hoặc UBND phường/xã nơi có nhà chung cư. Đơn phải kèm theo các chứng cứ cụ thể: sao kê tài khoản quỹ, báo cáo kiểm toán độc lập (nếu có), nghị quyết Hội nghị nhà chung cư liên quan đến thu – chi, và danh mục các vi phạm đã được cư dân ghi nhận. Đây là hồ sơ pháp lý quan trọng để cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành kiểm tra, xác minh.

Trong nội dung đơn, cư dân có thể đề nghị áp dụng chế tài theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP, đặc biệt đối với các hành vi như sử dụng sai kinh phí bảo trì, không công khai minh bạch tài chính, không bàn giao quỹ bảo trì. Các hành vi này sẽ bị xử phạt với mức phạt nặng, đồng thời kèm theo biện pháp khắc phục hậu quả như buộc hoàn trả khoản chi sai mục đích, công khai minh bạch các khoản thu – chi, lập kế hoạch bảo trì đúng quy định, và cưỡng chế bàn giao quỹ bảo trì cho Ban quản trị hợp pháp hoặc cho cư dân.

Khởi kiện dân sự khi Ban quản lý lạm quyền thu chi quỹ vận hành chung cư

Khởi kiện là phương thức giải quyết tranh chấp theo thủ tục tố tụng dân sự thông qua Tòa á, đây là phương thức giải quyết được hầu hết các bên lựa chọn khi xảy ra tranh chấp, Hội đồng xét xử sẽ đưa ra phán quyết để giải quyết tranh chấp.

Thời hiệu

Theo quy định tại Điều 184 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 thì thời hiệu khởi kiện vụ án dân sự tranh chấp bồi thường thiệt hại do Ban quản trị lạm quyền thu – chi quỹ vận hành được xác định theo Bộ luật Dân sự 2015. Tại Điều 588 Bộ luật Dân sự 2015, thời hiệu yêu cầu bồi thường thiệt hại là 03 năm, kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm. 

Thẩm quyền

Theo quy định tại khoản 6 Điều 26 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tranh chấp về bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng là một trong những tranh chấp dân sự thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án. Đồng thời, Điều 35 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 được sửa đổi, bổ sung 2025 xác định Tòa án nhân dân khu vực có thẩm quyền sơ giải quyết theo thủ tục sơ thầm những tranh chấp quy định tại các điều 26 Bộ luật này. 

Bên cạnh đó, điểm a khoản 1 Điều 39 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định thẩm quyền theo lãnh thổ thuộc về Tòa án nơi bị đơn cư trú, làm việc nếu bị đơn là cá nhân, hoặc nơi bị đơn có trụ sở nếu bị đơn là cơ quan, tổ chức. 

Như vậy, trong trường hợp cư dân khởi kiện Ban quản trị nhà chung cư về hành vi lạm quyền thu – chi, gây thiệt hại cho cư dân, đây được coi là tranh chấp dân sự phát sinh từ việc quản lý, sử dụng tài sản chung và có thể gắn với yêu cầu bồi thường thiệt hại. Vụ việc này sẽ thuộc thẩm quyền giải quyết sơ thẩm của Tòa án nhân dân khu vực nơi Ban quản trị đặt trụ sở, tức là nơi có nhà chung cư.

Đơn khởi kiện và tài liệu khuyến nghị chuẩn bị

Người khởi kiện chuẩn bị hồ sơ khởi kiện bao gồm Đơn khởi kiện theo mẫu 23-DS ban hành kèm Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP và các hồ sơ tài liệu đính kèm. Trong đó các tài liệu đính kèm khuyến nghị trong trường hợp này là:

• Bản photo chứng thực Nghị quyết Hội nghị nhà chung cư (HNNCC) về mức phí quản lý vận hành, kế hoạch bảo trì, dự toán – quyết toán quỹ;
• Bản photo chứng thực Hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành (ĐVQLVH);
• Sao kê số tiền đã đóng vào quỹ;
• Phiếu thu – chi, báo giá/mua sắm;
• Biên bản Ban quản trị (BQT);
• Báo cáo kiểm toán độc lập về các khoản thu – chi bất thường (nếu có);
• Danh mục vi phạm đã ghi nhận các khoản chi sai, thiếu chứng từ, hoặc không minh bạch;
• Văn bản yêu cầu công khai thông tin gửi chính thức đến BQT/ĐVQLVH để yêu cầu báo cáo định kỳ, công khai số dư quỹ và chứng từ;
• Công văn yêu cầu tạm dừng chi bất thường;
• Đơn đề nghị thanh tra, xử lý vi phạm gửi Phòng/Sở Xây dựng hoặc UBND phường/xã.
  

Thủ tục thụ lý

Bước 1: Nộp đơn khởi kiện (kèm theo tài liệu, chứng cứ liên quan) đến Toà án có thẩm quyền theo khoản 1 Điều 190 Bộ luật tố tụng dân sự 2015. Người khởi kiện có thể nộp một trong ba phương thức sau: 

• Nộp trực tiếp tại Tòa án; 
• Gửi đến Tòa án theo đường dịch vụ bưu chính; 
• Gửi trực tuyến bằng hình thức điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có). 

Bước 2: Tòa án tiếp nhận và xử lý đơn khởi kiện theo Điều 191 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, Chánh án phân công Thẩm phán xem xét đơn. Thẩm phán có thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày được phân công để giải quyết đơn. Trường hợp hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa thì Thẩm phán ra thông báo nộp tạm ứng án phí, trừ trường hợp được miễn tạm ứng án phí theo quy định. 

Bước 3: Ra thông báo thụ lý vụ án. Sau khi nhận được biên lai nộp tạm ứng án phí của đương sự, trừ trường hợp đương sự được miễn tạm ứng thì Tòa án ra thông báo thụ lý vụ án. Thông báo này phải được gửi cho đương sự trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày thụ lý theo quy định Điều 196 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. 

Trình tự giải quyết

Sau khi thụ lý, vụ án được chuyển sang giai đoạn chuẩn bị xét xử. Trong giai đoạn này Thẩm phán thực hiện các hoạt động tố tụng để thu thập, xác minh tài liệu, chứng cứ theo Điều 203 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. 

Thời hạn chuẩn bị xét xử đối với vụ việc ban quản trị lạm quyền thu – chi quỹ vận hành thông thường là 04 tháng kể từ ngày thụ lý vụ án. Trường hợp vụ án có tính chất phức tạp hoặc có trở ngại khách quan, Thẩm phán có thể gia hạn thêm nhưng không quá 01 tháng.

Thẩm phán tiến hành các nhiệm vụ lập hồ sơ, xác định tư cách đương sự, quan hệ tranh chấp, thu thập chứng cứ, áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, tổ chức phiên họp kiểm tra chứng cứ và hòa giải. Kết thúc giai đoạn chuẩn bị, Thẩm phán có thể ra quyết định công nhận thỏa thuận của các đương sự; tạm đình chỉ; đình chỉ; hoặc đưa vụ án ra xét xử.

Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày ra quyết định đưa vụ án ra xét xử thì Tòa án phải mở phiên tòa sơ thẩm, trường hợp có lý do chính đáng thì thời gian này có thể kéo dài đến 2 tháng. 

>>> Xem thêm: Tư vấn giải quyết tranh chấp hợp đồng quản lý, vận hành nhà chung cư

Yêu cầu xử lý hình sự nếu có dấu hiệu cấu thành tội phạm

Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 175 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), hành vi lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản trong trường hợp người phạm tội lợi dụng chức vụ, quyền hạn hoặc lợi dụng danh nghĩa cơ quan, tổ chức sẽ bị phạt tù từ 02 năm đến 07 năm. Đối chiếu với thực tiễn quản lý nhà chung cư, nếu Ban quản trị hoặc cá nhân liên quan lợi dụng vị trí, quyền hạn để chiếm đoạt hoặc sử dụng sai quỹ bảo trì, quỹ vận hành thì hành vi này có thể bị xem xét xử lý hình sự.

Thẩm quyền giải quyết thuộc về Cơ quan Cảnh sát điều tra theo quy định của Bộ luật Tố tụng Hình sự 2015. Cư dân có thể nộp Đơn tố giác tội phạm đến cơ quan có thẩm quyền nơi có nhà chung cư, kèm theo các chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm, bao gồm: sao kê tài khoản quỹ, chứng từ rút/chi, báo cáo kiểm toán chỉ rõ dòng tiền không phục vụ cho vận hành hoặc bảo trì, tờ trình hoặc biên bản giả mạo nếu có, cùng xác nhận từ đơn vị quản lý vận hành về việc không thực hiện dịch vụ tương ứng với khoản chi.

Sau khi tiếp nhận, Cơ quan Cảnh sát điều tra sẽ tiến hành xác minh, nếu có căn cứ sẽ khởi tố vụ án, khởi tố bị can và áp dụng các biện pháp ngăn chặn, thu hồi tài sản chiếm đoạt. Như vậy, trong trường hợp có dấu hiệu cấu thành tội phạm, cư dân hoàn toàn có quyền yêu cầu xử lý hình sự đối với Ban quản trị hoặc cá nhân liên quan, dựa trên cơ sở pháp lý của Điều 175 Bộ luật Hình sự và Bộ luật Tố tụng Hình sự, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cộng đồng cư dân và ngăn chặn hành vi lạm dụng tín nhiệm trong quản lý quỹ chung cư.

Luật sư tư vấn giải quyết khi Ban quản trị lạm quyền thu chi quỹ vận hành chung cư

Luật sư chuyên môn trong lĩnh vực giải quyết tranh chấp dân sự sẽ hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề pháp lý liên quan đến vụ việc ban quản trị lạm quyền quỹ thu – chi, bao gồm:

• Tư vấn các phương án xử lý nội bộ thông qua Hội nghị nhà chung cư.
• Tư vấn thủ tục yêu cầu Ban quản trị hoàn trả khoản chi sai.
• Phân tích việc sử dụng quỹ có đúng nghị quyết Hội nghị nhà chung cư, hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành và quy định pháp luật.
• Soạn thảo văn bản pháp lý bao gồm đơn khởi kiện, đơn kiến nghị tạm chi bất thường, đơn đề nghị thanh tra.
• Đại diện cư dân trong quá trình khởi kiện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trước Tòa án.

Các câu hỏi thường gặp khi Ban quản trị lạm quyền quỹ thu – chi quỹ vận hành

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp khi Ban quản trị lạm quyền quỹ thu – chi, giúp quý kháchnắm rõ quyền lợi và cách xử lý theo quy định pháp luật.

Trong trường hợp Ban quản trị không công khai thông tin về việc sử dụng kinh phí bảo trì, cư dân nên làm gì?

Khi Ban quản trị từ chối cung cấp thông tin về việc sử dụng kinh phí bảo trì, cư dân có quyền yêu cầu minh bạch tài chính theo Điều 148 Luật Nhà ở 2023 và khoản 3 Điều 4 Thông tư 05/2024/TT-BXD, bởi Ban quản trị có trách nhiệm báo cáo Hội nghị nhà chung cư về việc thu chi và công khai các khoản sử dụng quỹ. Nếu Ban quản trị không thực hiện, cư dân có thể kiến nghị triệu tập Hội nghị nhà chung cư bất thường để biểu quyết buộc công khai, thậm chí miễn nhiệm thành viên vi phạm. Trường hợp nội bộ không giải quyết được, cư dân có quyền gửi đơn đề nghị thanh tra đến UBND phường/xã hoặc Sở Xây dựng, bởi theo khoản 2 Điều 69 Nghị định 16/2022/NĐ-CP, hành vi không công khai quỹ bảo trì có thể bị xử phạt từ 100 đến 120 triệu đồng kèm biện pháp khắc phục. Nếu việc từ chối gây thiệt hại, cư dân có thể khởi kiện dân sự tại Tòa án nhân dân khu vực Ban quản trị đặt trụ sở để yêu cầu bồi thường và buộc công khai minh bạch.

Nếu Ban quản trị không tổ chức Hội nghị nhà chung cư để thông qua kế hoạch bảo trì mà vẫn tự ý chi quỹ thì có hợp pháp không?

Theo Điểm đ khoản 3 Điều 145 Luật Nhà ở 2023, Hội nghị nhà chung cư là cơ quan có thẩm quyền thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung. Đồng thời, Điều 152 và khoản 1 Điều 155 Luật Nhà ở 2023 quy định quỹ bảo trì chỉ được sử dụng cho việc bảo trì, thay thế hạng mục chung theo kế hoạch đã được Hội nghị thông qua. Như vậy, nếu Ban quản trị không tổ chức Hội nghị để thông qua kế hoạch bảo trì mà vẫn tự ý chi quỹ thì hành vi này trái quy định pháp luật. 

Nếu thành viên Ban quản trị tự ý quyết định chi quỹ bảo trì vượt quá thẩm quyền, không thông qua Hội nghị nhà chung cư, thì quyết định đó có giá trị pháp lý không?

Quyết định của thành viên Ban quản trị tự ý chi quỹ bảo trì mà không thông qua Hội nghị nhà chung cư là không có giá trị pháp lý, vì đã vượt quá quyền và trách nhiệm được quy định. Theo khoản 4 Điều 148 Luật Nhà ở 2023, nếu Ban quản trị lợi dụng quyền hạn hoặc vượt quá thẩm quyền thì quyết định đó vô hiệu; tùy tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, và nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Khi Ban quản trị lạm quyền thu – chi quỹ bảo trì gây thiệt hại cho cư dân thì họ phải bồi thường bằng hình thức nào?

Theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người nào có hành vi xâm phạm tài sản, quyền, lợi ích hợp pháp của người khác mà gây thiệt hại thì phải bồi thường. Vì vậy, nếu Ban quản trị nhà chung cư lạm quyền thu – chi quỹ bảo trì hoặc quỹ vận hành gây thiệt hại cho cư dân, thì Ban quản trị hoặc cá nhân vi phạm phải bồi thường bằng cách khôi phục tình trạng ban đầu hoặc hoàn trả khoản tiền đã chi sai. Trường hợp không thể khôi phục tình trạng ban đầu, Ban quản trị phải bồi thường bằng tiền hoặc tài sản có giá trị tương ứng với thiệt hại thực tế mà cư dân phải gánh chịu. 

Kết luận

Ban quản trị lạm quyền thu – chi quỹ vận hành là hành vi vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi cư dân. Để bảo vệ quyền lợi, cư dân cần thu thập chứng cứ, yêu cầu minh bạch tài chính và kiến nghị tạm dừng chi bất thường. Trường hợp nội bộ không giải quyết được, có thể nộp đơn đề nghị cơ quan quản lý hành chính xử lý hoặc khởi kiện dân sự tại Tòa án có thẩm quyền. Nếu phát hiện dấu hiệu chiếm đoạt, cư dân có quyền tố giác để xử lý hình sự theo quy định pháp luật. Việc triển khai đồng bộ các biện pháp này sẽ giúp đảm bảo tính công khai, minh bạch và bảo vệ lợi ích chính đáng của cộng đồng cư dân. Nếu Quý khách còn thắc mắc, vui lòng liên hệ hotline 1900.63.63.87 để được Luật Long Phan PMT tư vấn và hỗ trợ.

Tags: Ban quản trị lạm quyền, Hội nghị nhà chung cư bất thường, Khởi kiện ban quản trị chung cư, Quỹ vận hành nhà chung cư