Hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động: Check-list chi tiết

Hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động cần được chuẩn bị đầy đủ, đúng quy định pháp luật. Việc thu thập chứng cứ và soạn thảo đơn khởi kiện theo mẫu chuẩn là yếu tố quyết định việc Tòa án có thụ lý vụ án hay không. Do đó, cả người lao động và người sử dụng lao động phải nắm rõ danh mục tài liệu bắt buộc để tránh trường hợp hồ sơ bị trả lại. Bài viết này sẽ cung cấp checklist chi tiết các loại giấy tờ cần thiết, đồng thời hướng dẫn cụ thể thủ tục nộp đơn và cách tính án phí khởi kiện.

Đơn khởi kiện tranh chấp lao động

Đơn khởi kiện là văn bản quan trọng và bắt buộc cho hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động tại Tòa án. Theo quy định, hình thức và nội dung đơn phải tuân thủ Mẫu số 23-DS được ban hành kèm theo Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao. Đồng thời, nội dung đơn khởi kiện phải tuân thủ hướng dẫn tại khoản 4 Điều 189 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Việc điền đầy đủ, chính xác thông tin trong đơn theo mẫu chuẩn không chỉ giúp Tòa án xem xét, xử lý nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa việc phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.

Mẫu số 23-DS (Ban hành kèm theo Nghị quyết số 01/2017/NQ-HĐTP ngày 13 tháng 01 năm 2017 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao)

 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……(1), ngày….. tháng …… năm…….

ĐƠN KHỞI KIỆN

                    Kính gửi: Toà án nhân dân (2)……………………………………

Người khởi kiện: (3)

Địa chỉ: (4)

Số điện thoại: …………………(nếu có); số fax: ………………….(nếu có)

Địa chỉ thư điện tử: …………………………………………………. (nếu có)

Người bị kiện: (5)

Địa chỉ (6)

Số điện thoại: …………………(nếu có); số fax: ………………….(nếu có)

Địa chỉ thư điện tử: …………………………………………………. (nếu có)

Người có quyền, lợi ích được bảo vệ (nếu có)(7)

Địa chỉ: (8)  

Số điện thoại: …………………(nếu có); số fax: …………………(nếu có)

Địa chỉ thư điện tử : …………………………………………(nếu có)

Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan (nếu có) (9)

Địa chỉ: (10)

Số điện thoại: …………………(nếu có); số fax: ………………….(nếu có)

Địa chỉ thư điện tử: ..………………………..………………. (nếu có)

Yêu cầu Tòa án giải quyết những vấn đề sau đây:(11)

Người làm chứng (nếu có) (12)

Địa chỉ: (13)

Số điện thoại: …………………(nếu có); số fax: ………………….(nếu có)

Địa chỉ thư điện tử: ……………………………….………… (nếu có). 

Danh mục tài liệu, chứng kèm theo đơn khởi kiện gồm có: (14)

1.  …………………………
2. ………………………….

(Các thông tin khác mà người khởi kiện xét thấy cần thiết cho việc giải quyết vụ án) (15)

          Người khởi kiện (16)

Hồ sơ hòa giải, khiếu nại lao động

Trong trường hợp trước khi khởi kiện, người lao động đã thực hiện thủ tục khiếu nại, cần tập hợp đầy đủ hồ sơ khiếu nại để nộp kèm theo (nếu Tòa án yêu cầu xem xét). Các tài liệu bao gồm:

• Đơn khiếu nại;
• Thông báo thụ lý khiếu nại;
• Biên bản xác minh khiếu nại (nếu có);
• Quyết định giải quyết khiếu nại lần 1, lần 2 (nếu có);
• Biên bản hòa giải tại cơ sở (Công đoàn hoặc Hòa giải viên lao động).

Đối với những tranh chấp không bắt buộc hòa giải theo Điều 188 Bộ luật Lao động 2019 (ví dụ: tranh chấp về sa thải, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bồi thường thiệt hại giữa người lao động và người sử dụng lao động…), người khởi kiện có thể nộp đơn trực tiếp ra Tòa án. Tuy nhiên, luật sư vẫn khuyến nghị tiến hành hòa giải để tạo “bước đệm”, giúp người khởi kiện linh hoạt thay đổi hoặc bổ sung yêu cầu trong trường hợp sau này thuộc diện bắt buộc phải hòa giải.

Ngoài ra, nếu có, cần bổ sung các văn bản thỏa thuận giữa hai bên để làm rõ quá trình giải quyết tranh chấp trước đó.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn trình tự, thủ tục khiếu nại tranh chấp lao động cá nhân

Hợp đồng lao động và phụ lục (nếu có)

Đây là tài liệu quan trọng nhất để chứng minh quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Hồ sơ nên chuẩn bị bản sao có chứng thực, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và giúp Tòa án dễ dàng xác định căn cứ giải quyết tranh chấp. Ngoài hợp đồng, cần bổ sung các phụ lục hợp đồng lao động (nếu có), như: phụ lục về hạng mục công việc, phụ lục điều chỉnh mức lương, phụ lục bổ sung hoặc điều chỉnh điều khoản phụ cấp, trợ cấp,… Những tài liệu này giúp Tòa án xác định rõ quyền, nghĩa vụ của các bên trong suốt quá trình lao động.

Chứng cứ về quyền lợi bị xâm phạm

Đây là nhóm tài liệu nhằm chứng minh các quyền lợi hợp pháp của người lao động đã bị người sử dụng lao động xâm phạm. Tùy từng vụ việc, cần chuẩn bị một hoặc nhiều loại giấy tờ sau:

• Bảng lương, phiếu lương, sao kê tài khoản trả lương để chứng minh việc trả lương chưa đúng hoặc chưa đủ.
• Tờ rời đóng BHXH, BHYT, BHTN hoặc sổ bảo hiểm xã hội để làm rõ nghĩa vụ đóng bảo hiểm của doanh nghiệp.
• Hồ sơ bệnh án, giấy tờ y tế áp dụng trong tranh chấp liên quan đến tai nạn lao động (TNLĐ), bệnh nghề nghiệp (BNN).
• Tài liệu chứng minh thiệt hại thực tế ví dụ chi phí đi lại, chi phí điều trị, hóa đơn mua thuốc, chứng từ chi phí khác.

Những chứng cứ này có ý nghĩa quan trọng, giúp Tòa án có cơ sở xác định thiệt hại và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.

>>> Xem thêm: Cách giải quyết tranh chấp lao động về lương thưởng

Quyết định, văn bản liên quan

Đây là nhóm tài liệu bổ sung, có giá trị làm rõ quá trình thực hiện quan hệ lao động và các quyết định hành chính, nội bộ của doanh nghiệp. Người khởi kiện nên chuẩn bị:

• Quyết định tuyển dụng, phân công công việc, mô tả công việc để chứng minh thời điểm bắt đầu và tính chất công việc.
• Quyết định kỷ luật, sa thải, chấm dứt hợp đồng lao động.
  Quyết định về mức lương, nâng lương, thưởng, phụ cấp.
• Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động.
• Các văn bản khác thể hiện quan hệ lao động: ví dụ nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.
• Chứng cứ điện tử: email, tin nhắn, ghi âm, video…  để chứng minh sự thỏa thuận, thông báo hoặc hành vi vi phạm trong quan hệ lao động.

Chứng minh nhân thân, tư cách pháp lý

Trong hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động, cần kèm theo các giấy tờ chứng minh nhân thân và tư cách pháp lý của các bên liên quan. 

Đối với người lao động khởi kiện: 

• Bản sao chứng thực Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
• Nếu người khởi kiện ủy quyền cho người khác thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ (phải công chứng/ chứng thực).

Đối với người sử dụng lao động bị khởi kiện:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao y hoặc trích lục);
• Giấy tờ cá nhân của người đại diện theo pháp luật; 
• Nếu cử đại diện theo ủy quyền cho người khác thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ (không cần công chứng/ chứng thực mà chỉ cần đóng dấu công ty);
• Trường hợp công ty cổ phần, công ty TNHH HTV trở lên thì cần bổ sung thêm điều lệ công ty để xác định thẩm quyền của người đại diện.

Tư vấn tranh chấp lao động

Một số khuyến nghị trước khi khởi kiện tranh chấp lao động

Trước khi nộp đơn khởi kiện, người lao động và người sử dụng lao động nên lưu ý một số vấn đề sau để tăng khả năng được Tòa án thụ lý và giải quyết hiệu quả:

Xác định thẩm quyền tòa

Căn cứ theo quy định về những tranh chấp lao động thuộc thẩm quyền giải quyết của Toà án tại Điều 32, điểm c khoản 1 Điều 35, điểm a khoản 1 Điều 39, điểm đ khoản 1 Điều 40 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025) thì Tòa án có thẩm quyền giải quyết là tòa án nhân dân khu vực nơi công ty có trụ sở hoặc nơi người lao động cư trú.

Án phí và tạm ứng án phí

Theo Khoản 1 Điều 12 Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14, người lao động khởi kiện những nội dung sau đây được miễn nộp tiền tạm ứng án phí và án phí: đòi tiền lương; trợ cấp mất việc làm; trợ cấp thôi việc; bảo hiểm xã hội; tiền bồi thường về tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp; các yêu cầu bồi thường thiệt hại; hoặc vì bị sa thải, chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Do đó, khi người người lao động khởi kiện thì sẽ được miễn tạm ứng án phí (nếu có nộp đơn đề nghị miễn, giảm án phí), cũng như sẽ được miễn án phí nếu yêu cầu khởi kiện không được chấp thuận.

Về nghĩa vụ đóng án phí, nếu yêu cầu khởi kiện của người lao động được tòa án chấp thuận thì phải đóng án phí theo Điều 147 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.

Trình tự tiếp nhận và giải quyết đơn khởi kiện

Bước 1: Chuẩn bị đơn khởi kiện

Bước 2:  Nộp đơn khởi kiện

Người khởi kiện có thể gửi đơn khởi kiện kèm theo tài liệu chứng cứ mà mình hiện có đến Toà án có thẩm quyền giải quyết vụ án bằng những phương thức sau đây:

• Nộp trực tiếp tại Tòa án;
• Gửi đến Tòa án theo đường dịch vụ bưu chính;
• Gửi trực tuyến bằng hình thức điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có).

Bước 3: Xử lý đơn khởi kiện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Chánh án Tòa án phân công Thẩm phán xem xét đơn. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, Thẩm phán phải ra một trong các quyết định: thụ lý vụ án, yêu cầu sửa đổi bổ sung đơn, chuyển đơn cho Tòa án có thẩm quyền, hoặc trả lại đơn (Điều 191 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015).

Vì người lao động khởi kiện thuộc diện miễn nộp tạm ứng án phí (như đã phân tích ở trên theo Điều 12 Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14), Tòa án sẽ thụ lý ngay khi nhận đơn hợp lệ.

Chuẩn bị xét xử

• Thời hạn chuẩn bị xét xử vụ án lao động là 02 tháng kể từ ngày thụ lý, có thể gia hạn nhưng không quá 01 tháng (Điều 203 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015).
• Trong giai đoạn này, Tòa án tiến hành thu thập chứng cứ, lấy lời khai, hòa giải giữa các bên; tổ chức phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải.

Xét xử

Nếu hòa giải không thành, Tòa án mở phiên tòa xét xử sơ thẩm theo trình tự tố tụng dân sự. Bản án, quyết định sơ thẩm có thể bị kháng cáo, kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày tuyên án (Điều 273 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015). Theo Điều 286 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, thời hạn chuẩn bị xét xử phúc thẩm là 02 tháng kể từ ngày thụ lý, trường hợp phức tạp có thể gia hạn nhưng không quá 01 tháng.

>>>> Xem thêm: Luật sư tư vấn khởi kiện tranh chấp lao động tại Toà án

Dịch vụ luật sư tư vấn hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động

Luật sư chuyên về lao động sẽ đồng hành cùng khách hàng trong toàn bộ quá trình chuẩn bị hồ sơ khởi kiện tranh chấp. Với kinh nghiệm dày dặn trong hoạt động tố tụng, Luật Long Phan PMT cùng đội ngũ luật sư am hiểu sâu sắc pháp luật lao động cam kết bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp cho khách hàng. Các hạng mục Chúng tôi cung cấp như sau:

• Tư vấn liên quan đến các vấn đề tranh chấp lao động.
• Soạn thảo đơn khởi kiện, các đơn từ, văn bản khác trong suốt quá trình tố tụng theo đúng mẫu và hình thức.
• Hướng dẫn thu thập chứng cứ chứng minh quyền lợi bị xâm phạm.
• Đại diện, Tham gia các giai đoạn tại tòa án để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng.
• Cử luật sư bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự.
• Tư vấn thủ tục kháng cáo, tham gia bảo vệ quyền lợi khách hàng trong phiên tòa phúc thẩm.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động

Các thắc mắc thường gặp về hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động được Luật Long Phan PMT giải đáp từ kinh nghiệm thực tế. Hiểu rõ các vấn đề pháp lý giúp khách hàng chủ động trong quá trình tố tụng. Mỗi vụ việc có đặc thù riêng cần tư vấn cụ thể.

Những tranh chấp lao động nào bắt buộc phải qua hòa giải trước khi khởi kiện?

Căn cứ khoản 1 Điều 188 Bộ luật Lao động 2019, Tranh chấp lao động cá nhân phải được giải quyết thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án giải quyết, trừ các tranh chấp lao động sau đây không bắt buộc phải qua thủ tục hòa giải:

• Về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải hoặc về trường hợp bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;
• Về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động;
• Giữa người giúp việc gia đình với người sử dụng lao động;
• Về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật về bảo hiểm y tế, về bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về việc làm, về bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động;
• Về bồi thường thiệt hại giữa người lao động với doanh nghiệp, tổ chức đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
• Giữa người lao động thuê lại với người sử dụng lao động thuê lại.

Khi nào người lao động được mặc nhiên miễn nộp tiền tạm ứng án phí, án phí Tòa án?

Theo Khoản 1 Điều 12 Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14, người lao động khởi kiện những nội dung sau đây được miễn nộp tiền tạm ứng án phí và án phí: đòi tiền lương; trợ cấp mất việc làm; trợ cấp thôi việc; bảo hiểm xã hội; tiền bồi thường về tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp; các yêu cầu bồi thường thiệt hại; hoặc vì bị sa thải, chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Tuy nhiên, tòa án sẽ không mặc nhiên miễn nộp tiền tạm ứng án phí mà người lao động phải có đơn đề nghị xin miễn giảm tạm ứng án phí.

Hợp đồng lao động bằng văn bản có phải là chứng cứ duy nhất để chứng minh quan hệ lao động không?

Không. Trong trường hợp không có hợp đồng bằng văn bản, người lao động có thể sử dụng các tài liệu khác như quyết định tuyển dụng, bảng lương hoặc bảng chấm công để chứng minh quan hệ lao động.

Có thể dùng chứng cứ điện tử như email, tin nhắn, ghi âm trong hồ sơ khởi kiện không?

Theo Điều 93, Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, dữ liệu điện tử là một trong những nguồn chứng cứ được pháp luật công nhận nếu đáp ứng được các thuộc tính: hợp pháp, khách quan, liên quan. Đồng thời, dữ liệu điện tử cần phải đáp ứng điều kiện tại Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023: cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận thông điệp dữ liệu và các yếu tố phù hợp khác.

Kết luận

Hồ sơ khởi kiện tranh chấp lao động cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo đúng quy định pháp luật. Các tài liệu như hợp đồng lao động, quyết định nhân sự, bảng lương hay chứng từ tài chính ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả vụ án. Để quá trình tố tụng diễn ra thuận lợi, người lao động và doanh nghiệp phải nắm rõ thủ tục, thẩm quyền của Tòa án cũng như quy định về án phí. Nếu Quý khách hàng mong muốn được hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc xây dựng hồ sơ, thu thập chứng cứ và đại diện tại Tòa, vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được tư vấn và đồng hành trọn vẹn trong suốt quá trình giải quyết tranh chấp.

Tags: hồ sơ khởi kiện, Hòa giải lao động, Mẫu đơn khởi kiện, Tranh chấp lao động