Trình tự tổ chức phiên họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần

Trình tự tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông là một quy trình pháp lý được cấu trúc chặt chẽ, đóng vai trò là cơ sở để cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần đưa ra các nghị quyết. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các bước thủ tục theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty không chỉ đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của các quyết định được thông qua mà còn bảo vệ quyền và lợi ích của cổ đông. Bài viết này sẽ đi sâu vào bốn giai đoạn chính của phiên họp đại hội đồng cổ đông: chuẩn bị họp, tiến hành họp, tổng kết và công bố thông tin. Xin mời tham khảo.

Chuẩn bị cho phiên họp Đại hội đồng cổ đông

Công tác chuẩn bị bao gồm ba bước chính: lập danh sách cổ đông có quyền dự họp, chuẩn bị nội dung và tài liệu, và gửi thông báo mời họp. Hội đồng quản trị, với tư cách là người triệu tập họp theo Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020, phải chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện các thủ tục này một cách đầy đủ và kịp thời. Dưới đây là phân tích chi tiết từng bước trong giai đoạn chuẩn bị:

Bước 1: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp

Căn cứ Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020, danh sách cổ đông có quyền dự họp được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Thời điểm chốt danh sách là không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp, trừ khi Điều lệ công ty có quy định thời hạn ngắn hơn.

Danh sách phải bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch đối với cổ đông cá nhân;
• Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông tổ chức;
• Và quan trọng nhất là số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông.

Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông và yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch của mình trong danh sách. Người quản lý công ty phải có trách nhiệm cung cấp và hiệu chỉnh thông tin kịp thời, nếu không sẽ phải bồi thường thiệt hại phát sinh.

Bước 2: Chuẩn bị nội dung và tài liệu họp

Người triệu tập họp phải chuẩn bị chương trình và nội dung chi tiết cho phiên họp theo quy định tại Điều 142 Luật Doanh nghiệp 2020. Chương trình họp phải được gửi kèm thông báo mời họp. Các tài liệu quan trọng cần chuẩn bị bao gồm:

• Báo cáo tài chính hằng năm;
• Báo cáo của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
• Các tờ trình về kế hoạch kinh doanh, mức cổ tức, sửa đổi Điều lệ, dự án đầu tư lớn;
• Dự thảo nghị quyết cho từng vấn đề.

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên (hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định) có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp. Kiến nghị phải được gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc.

Người triệu tập chỉ được từ chối kiến nghị nếu không đúng quy định hoặc vấn đề không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông hoặc trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty. Việc từ chối kiến nghị phải được trả lời bằng văn bản chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày khai mạc cuộc họp và phải nêu rõ lý do.

Bước 3: Gửi thông báo mời họp

Theo Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, người triệu tập phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc. Thông báo phải được gửi bằng phương thức đảm bảo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông, đồng thời đăng tải trên trang thông tin điện tử của công ty.

Nội dung thông báo phải nêu rõ các vấn đề sau:

• Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
• Tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông; thời gian và địa điểm họp.

Kèm theo thông báo mời họp phải có các tài liệu: chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp, dự thảo nghị quyết và phiếu biểu quyết.

Việc tuân thủ đúng thời hạn và hình thức gửi thông báo là yếu tố pháp lý bắt buộc để đảm bảo quyền dự họp của cổ đông được thực thi.

Tiến hành phiên họp Đại hội đồng cổ đông

Giai đoạn tiến hành phiên họp là giai đoạn trung tâm của toàn bộ trình tự tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông, nơi các cổ đông thực hiện quyền biểu quyết đối với các vấn đề trọng yếu của công ty. Việc điều hành và kiểm soát phiên họp phải tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020 về thể thức tiến hành họp và biểu quyết. Giai đoạn này quyết định trực tiếp đến tính hợp pháp của các nghị quyết được thông qua.

Một phiên họp được tiến hành hợp lệ phải đáp ứng điều kiện về tỷ lệ cổ đông dự họp, được quy định tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020. Các thủ tục từ khi khai mạc, bầu chủ tọa, thảo luận cho đến biểu quyết đều phải được thực hiện một cách minh bạch, có trật tự và phản ánh đúng ý chí của đa số cổ đông có mặt.

Bất kỳ sai sót nào trong khâu tổ chức và điều hành đều có thể trở thành cơ sở để cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết. Do đó, việc nắm vững và vận hành đúng các bước trong giai đoạn này là cực kỳ hệ trọng. Dưới đây các bước tiếp theo cần thực hiện sau khi gửi thông báo mời họp:

Bước 1: Đón tiếp và kiểm tra tư cách cổ đông

Trước khi khai mạc, công ty phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp. Ban tổ chức sẽ kiểm tra tư cách của cổ đông hoặc người được ủy quyền dựa trên thông báo mời họp, giấy tờ pháp lý của cá nhân (CCCD/Hộ chiếu) và danh sách cổ đông có quyền dự họp đã được lập. Đối với trường hợp ủy quyền, người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020.

Cổ đông tham dự sẽ được cấp thẻ biểu quyết, trên đó ghi rõ số đăng ký, tên cổ đông và số phiếu biểu quyết tương ứng. Cổ đông đến sau khi cuộc họp đã khai mạc vẫn được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay, nhưng hiệu lực của các vấn đề đã được biểu quyết trước đó không thay đổi.

Lưu ý đối với hình thức họp trực tuyến và bỏ phiếu điện tử:

• Căn cứ khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.
• Khi tổ chức theo hình thức này, công ty phải đảm bảo nền tảng công nghệ có khả năng xác thực danh tính cổ đông, cho phép cổ đông theo dõi diễn biến, tham gia phát biểu ý kiến và thực hiện biểu quyết một cách bảo mật, chính xác.

Các yêu cầu kỹ thuật chi tiết đối với việc tham dự và biểu quyết trực tuyến cần được quy định rõ trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ của công ty để đảm bảo tính hợp lệ.

Bước 2: Khai mạc và các thủ tục đầu phiên họp

Phiên họp được bắt đầu khi đã hoàn tất thủ tục kiểm tra tư cách cổ đông. Chủ tọa sẽ tuyên bố khai mạc cuộc họp. Theo Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020, việc bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu được tiến hành ngay sau đó.

Thông thường, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ làm chủ tọa. Đại hội đồng cổ đông sẽ biểu quyết thông qua chương trình và nội dung họp đã được gửi kèm trong thông báo mời họp. Chỉ Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp.

Lưu ý về hoãn phiên họp:

• Theo Khoản 2 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp lần thứ nhất được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết (hoặc tỷ lệ khác do Điều lệ quy định). Nếu không đủ tỷ lệ này, cuộc họp phải hoãn. Người triệu tập phải gửi thông báo mời họp lần thứ hai trong vòng 30 ngày.

Cuộc họp lần hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên. Nếu lần hai vẫn không đủ điều kiện, cuộc họp lần ba sẽ được tiến hành trong vòng 20 ngày sau đó và không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

Bước 3: Thông qua các báo cáo, tờ trình

Đây là nội dung chính của phiên họp. Chủ tọa điều hành việc trình bày các báo cáo, tờ trình theo chương trình đã được thông qua. Sau mỗi phần trình bày, các cổ đông sẽ tiến hành thảo luận, đặt câu hỏi để làm rõ các vấn đề. Chủ tọa có quyền điều hành phần thảo luận để đảm bảo trật tự và hiệu quả.

Cuối cùng, Đại hội đồng cổ đông sẽ tiến hành biểu quyết riêng cho từng vấn đề. Việc biểu quyết có thể thực hiện bằng thẻ biểu quyết, phiếu bầu hoặc các hình thức điện tử. Kết quả kiểm phiếu phải được Ban kiểm phiếu xác nhận và chủ tọa công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp.

Lưu ý về phương thức bầu dồn phiếu:

Theo khoản 3 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu. Đây là một cơ chế pháp lý được thiết kế nhằm tăng cường khả năng đại diện của các cổ đông hoặc nhóm cổ đông thiểu số. Theo đó, mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết được tính bằng công thức:

Tổng số phiếu = Tổng số cổ phần sở hữu X Số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.

Cổ đông có quyền dồn toàn bộ hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp cho đến khi đủ số lượng thành viên theo quy định.

Tổng kết cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Giai đoạn tổng kết là bước cuối cùng trong trình tự tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông tại chỗ, nhằm chính thức hóa các kết quả đã đạt được. Việc lập biên bản và thông qua nghị quyết phải được thực hiện chính xác theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính ràng buộc và hiệu lực thi hành.

Biên bản họp và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông là hai văn kiện pháp lý quan trọng nhất được tạo ra từ phiên họp. Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản phải được làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp.

Đối với Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, theo Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị quyết có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc theo thời điểm ghi trong nghị quyết. Sự chuẩn xác trong nội dung và thể thức của các văn kiện này là cơ sở để công ty triển khai hoạt động và là căn cứ để giải quyết các tranh chấp nếu có.

Cụ thể các bước lập, thông qua biên bản họp, nghị quyết và kết thúc cuộc họp như sau:

Bước 1: Lập và thông qua Biên bản họp

Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi diễn biến của cuộc họp phải được ghi vào biên bản. Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
• Chương trình và nội dung cuộc họp;
• Họ, tên chủ tọa và thư ký;
• Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
• Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
• Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
• Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký. Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung th

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Bước 2: Thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Nghị quyết là văn bản pháp lý ghi nhận các quyết định cuối cùng của Đại hội đồng cổ đông. Điều kiện để nghị quyết được thông qua quy định tại Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2022). Theo đó:

• Các nghị quyết về các vấn đề như loại cổ phần, thay đổi ngành nghề kinh doanh, thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý, dự án đầu tư hoặc bán tài sản từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên, tổ chức lại, giải thể công ty, các vấn đề khác do điều lệ công ty quy định… cần được ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành.
• Trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
• Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi chỉ được thông qua nếu được số cổ đông ưu đãi cùng loại dự họp sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành hoặc được các cổ đông ưu đãi cùng loại sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành trong trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.
• Các nghị quyết khác được thông qua khi được trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành (trừ phương thức bầu dồn phiếu).

Tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Nghị quyết phải được soạn thảo rõ ràng, chính xác, phù hợp với nội dung đã được biểu quyết thông qua.

>>> Xem thêm: Thủ tục yêu cầu hủy bọ Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông

Bước 3: Bế mạc Đại hội

Sau khi đã thông qua biên bản họp và các nghị quyết, chủ tọa cuộc họp sẽ tuyên bố bế mạc Đại hội đồng cổ đông. Việc bế mạc đánh dấu sự kết thúc chính thức của phiên họp. Toàn bộ hồ sơ của phiên họp, bao gồm danh sách cổ đông đăng ký dự họp, biên bản, nghị quyết và các tài liệu liên quan, phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Công bố thông tin và lưu trữ hồ sơ

Sau khi kết thúc phiên họp, trình tự tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông vẫn chưa hoàn tất. Giai đoạn công bố thông tin và lưu trữ hồ sơ là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với công ty cổ phần, nhằm đảm bảo tính minh bạch và quyền tiếp cận thông tin của cổ đông cũng như các bên liên quan.

Theo đó, công ty phải thông báo nghị quyết và biên bản họp đến các cổ đông trong một thời hạn nhất định. Đồng thời, toàn bộ hồ sơ pháp lý của cuộc họp phải được hệ thống hóa và lưu giữ một cách khoa học tại trụ sở công ty. Việc này không chỉ phục vụ công tác quản lý nội bộ mà còn là cơ sở dữ liệu quan trọng cho các hoạt động thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước và giải quyết tranh chấp về sau.

Cụ thể, công ty phải thực hiện các công việc sau:

• Công bố Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông: Căn cứ khoản 5 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020, nghị quyết phải được thông báo đến các cổ đông có quyền dự họp trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nghị quyết được thông qua. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
• Gửi Biên bản họp: Tương tự, khoản 5 Điều 150 quy định biên bản họp phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
• Lưu trữ hồ sơ: Theo khoản 6 Điều 150, toàn bộ hồ sơ liên quan đến phiên họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Bộ hồ sơ này bao gồm: Thông báo mời họp; Phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp; Các tài liệu gửi kèm thông báo mời họp (chương trình, báo cáo, tờ trình, dự thảo nghị quyết); Văn bản ủy quyền dự họp (nếu có); Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông; Nghị quyết đã được thông qua; Các tài liệu liên quan khác…

Như vậy, việc gửi nghị quyết và biên bản có thể được thực hiện bằng cách đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty, nếu có. Đây là một phương thức hiệu quả và tiết kiệm chi phí, giúp thông tin được phổ biến rộng rãi và nhanh chóng.

Đồng thời, việc lưu trữ đầy đủ và khoa học bộ hồ sơ này là minh chứng pháp lý cho một trình tự tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông hợp pháp và minh bạch.

Câu hỏi thường gặp về trình tự tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông

Bên cạnh việc nắm vững trình tự tổ chức theo luật định, nhiều tình huống thực tế và vướng mắc pháp lý cụ thể có thể phát sinh trong quá trình chuẩn bị và tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông. Phần dưới đây sẽ giải đáp một cách ngắn gọn và chính xác những câu hỏi phổ biến nhất, nhằm giúp Quý cổ đông và ban lãnh đạo doanh nghiệp xử lý hiệu quả các tình huống phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ tốt nhất quyền lợi của các bên.

Cổ đông phải làm gì nếu không đồng thuận với nghị quyết đã được thông qua và muốn yêu cầu vô hiệu hóa?

Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc biên bản họp, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên (hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ) có quyền đệ đơn lên Tòa án hoặc Trọng tài. Căn cứ yêu cầu hủy bỏ là khi trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của ĐHĐCĐ vi phạm nghiêm trọng quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty, hoặc nội dung nghị quyết trái với pháp luật, Điều lệ.

Ai có thẩm quyền triệu tập họp ĐHĐCĐ nếu Hội đồng quản trị không thực hiện nghĩa vụ này?

Nếu HĐQT không triệu tập họp theo quy định, Ban kiểm soát có nghĩa vụ thay thế HĐQT để triệu tập ĐHĐCĐ trong vòng 30 ngày tiếp theo. Trường hợp Ban kiểm soát cũng không thực hiện, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên (hoặc tỷ lệ khác theo Điều lệ) có quyền đứng ra triệu tập họp. Cổ đông triệu tập họp có quyền yêu cầu công ty hoàn trả các chi phí hợp lý.

Ban Kiểm soát có vai trò và quyền lực cụ thể nào trong suốt phiên họp ĐHĐCĐ?

Ngoài việc trình bày báo cáo thẩm tra, Ban Kiểm soát có quyền giám sát toàn bộ quá trình tổ chức và biểu quyết tại đại hội. Trưởng Ban Kiểm soát có thể được mời tham gia ban chủ tọa để đưa ra ý kiến. Khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ, BKS có quyền đưa ra khuyến nghị, yêu cầu ghi nhận ý kiến vào biên bản họp và đây là một bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp phát sinh.

Hậu quả pháp lý khi thông báo mời họp bị gửi trễ hoặc có sai sót là gì?

Việc không tuân thủ thời hạn thông báo 21 ngày hoặc cung cấp thiếu tài liệu, thông tin sai lệch trong thông báo mời họp là một vi phạm thủ tục nghiêm trọng. Đây có thể là căn cứ vững chắc để cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài tuyên hủy toàn bộ nghị quyết đã được thông qua tại phiên họp đó, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền chuẩn bị và tham dự họp của cổ đông.

Cổ đông đến muộn sau khi cuộc họp đã khai mạc có những quyền và hạn chế nào?

Người quản lý công ty không được ngăn cản cổ đông đến muộn tham dự. Cổ đông này sẽ được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay lập tức đối với các vấn đề chưa được biểu quyết. Tuy nhiên, hiệu lực của các phần thảo luận và các nghị quyết đã được thông qua trước thời điểm họ tham dự sẽ không bị ảnh hưởng.

Cơ chế bầu dồn phiếu hoạt động cụ thể như thế nào và mang lại lợi ích gì?

Bầu dồn phiếu cho phép cổ đông thiểu số tập trung quyền biểu quyết của mình để có cơ hội bầu được người đại diện vào HĐQT hoặc BKS. Ví dụ: một cổ đông sở hữu 10% cổ phần trong một cuộc bầu cử 5 thành viên HĐQT sẽ có tổng số phiếu là (10% x 5) = 50% tổng số phiếu của chính mình. Cổ đông này có thể dồn hết 50% số phiếu đó cho một ứng viên duy nhất, qua đó tăng đáng kể khả năng trúng cử của ứng viên đó.

Điều kiện về túc số được xác định như thế nào nếu có cổ đông rời khỏi cuộc họp giữa chừng?

Túc số (điều kiện tiến hành họp) chỉ được xác định một lần tại thời điểm đăng ký cổ đông trước khi khai mạc. Việc một hay nhiều cổ đông rời đi sau khi cuộc họp đã bắt đầu không làm ảnh hưởng đến tính hợp lệ của phiên họp. Tuy nhiên, khi biểu quyết các vấn đề sau đó, tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp tại thời điểm biểu quyết sẽ được dùng làm cơ sở để tính tỷ lệ thông qua.

Giá trị pháp lý của biên bản họp ĐHĐCĐ là gì và ai có quyền tiếp cận?

Biên bản họp là văn kiện pháp lý có giá trị chứng cứ cao nhất, ghi nhận lại toàn bộ diễn biến, các ý kiến, kết quả biểu quyết và các quyết định của ĐHĐCĐ. Mọi cổ đông đều có quyền tiếp cận, tra cứu, sao chép hoặc trích lục biên bản họp và các phụ lục đính kèm tại trụ sở công ty. Chủ tọa và thư ký phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản.

Dịch vụ luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp tại Luật Long Phan PMT

Để đảm bảo tính hợp pháp, hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp, sử dụng dịch vụ luật sư chuyên nghiệp là một giải pháp tối ưu. Luật Long Phan PMT cung cấp gói dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện cho Quý khách hàng trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

Dưới đây là các công việc cụ thể mà Luật Long Phan PMT sẽ thực hiện khi cung cấp dịch vụ cho Quý khách hàng:

1. Tư vấn pháp lý doanh nghiệp:

• Thành lập doanh nghiệp: Tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, xin cấp giấy phép kinh doanh.
• Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật.
• Tái cấu trúc doanh nghiệp: Tư vấn và thực hiện các thủ tục phức tạp như chia, tách, sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Tạm ngừng, giải thể, phá sản: Tư vấn các điều kiện, trình tự và thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, giải thể doanh nghiệp, hỗ trợ các vấn đề pháp lý trong quá trình phá sản.

2. Tư vấn quản trị nội bộ doanh nghiệp:

• Xây dựng hệ thống pháp lý nội bộ: Soạn thảo, rà soát và hoàn thiện các quy chế, quy định nội bộ như: Điều lệ công ty, quy chế quản trị, quy chế tài chính, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.
• Tư vấn hoạt động doanh nghiệp: Tư vấn pháp lý cho các quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông để đảm bảo tuân thủ pháp luật và Điều lệ công ty; Cấu trúc quản trị doanh nghiệp…
• Kiểm soát và phòng ngừa rủi ro: Rà soát các dự án, chiến lược kinh doanh dưới góc độ pháp lý, nhận diện và cảnh báo các rủi ro tiềm ẩn, từ đó đề xuất giải pháp phòng ngừa hiệu quả.

3. Tư vấn đầu tư:

• Đối với nhà đầu tư trong nước và nước ngoài (FDI): Tư vấn về chính sách, điều kiện, hình thức và thủ tục đầu tư tại Việt Nam. Hỗ trợ xin cấp, điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
• Đối với đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài: Tư vấn các thủ tục và quy định pháp lý liên quan.
• Hỗ trợ toàn diện dự án: Đánh giá tính khả thi, hiệu quả của dự án đầu tư; tham gia đàm phán với đối tác; soạn thảo hợp đồng, tài liệu dự án.

4. Tư vấn hợp đồng:

• Soạn thảo và rà soát: Chuyên soạn thảo, thẩm định các loại hợp đồng thương mại, dân sự, hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC), hợp đồng song ngữ… đảm bảo chặt chẽ về mặt pháp lý và bảo vệ tối đa lợi ích của khách hàng.
• Đàm phán và ký kết: Cử luật sư tham gia vào quá trình đàm phán các điều khoản hợp đồng cùng doanh nghiệp.

5. Tư vấn lao động:

• Tư vấn xây dựng hợp đồng lao động, nội quy lao động.
• Tư vấn về chế độ, chính sách phúc lợi cho người lao động.
• Hỗ trợ xin giấy phép lao động, visa, thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài.
• Đại diện giải quyết các tranh chấp lao động.

6. Tư vấn sở hữu trí tuệ:

• Tư vấn và thực hiện đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp.
• Hỗ trợ giải quyết các tranh chấp và xử lý hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.

7. Tư vấn về giấy phép:

• Thực hiện các thủ tục xin cấp các loại giấy phép con, giấy phép đủ điều kiện kinh doanh cho các ngành nghề có điều kiện.
• Tư vấn về các loại giấy phép song ngữ.

8. Tham gia tố tụng: Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp tại Tòa án các cấp hoặc Trung tâm trọng tài thương mại.

Đội ngũ luật sư của chúng tôi sẽ không chỉ đóng vai trò tư vấn mà còn trực tiếp tham gia vào quá trình soạn thảo, rà soát và thực thi các thủ tục pháp lý. Sự hỗ trợ chuyên nghiệp giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp tập trung vào các quyết sách kinh doanh, trong khi các vấn đề pháp lý được đảm bảo xử lý một cách chặt chẽ và chính xác.

>> Tham khảo thêm: Tìm hiểu pháp luật doanh nghiệp quy định về công ty cổ phần

Kết luận

Việc tuân thủ nghiêm ngặt trình tự tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông là yêu cầu pháp lý nền tảng để đảm bảo tính hợp pháp của các quyết định quản trị và chiến lược kinh doanh. Mọi sai sót trong quy trình đều có thể dẫn đến các tranh chấp pháp lý phức tạp, gây ảnh hưởng đến hoạt động ổn định của doanh nghiệp.

Bài viết trên tư vấn về tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần. Quý bạn đọc có thắc mắc về bài viết hoặc có nhu cầu tư vấn/giải quyết khó khăn về pháp luật doanh nghiệp hoặc các thủ tục pháp lý liên quan tới doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ với công ty Luật Long Phan PMT qua hotline 1900.63.63.87 để được tư vấn kịp thời. Xin cảm ơn.

Tags: Công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần, họp đại hội đồng cổ đông, nghị quyết đại hội đồng cổ đông, Pháp luật doanh nghiệp, Tư vấn luật doanh nghiệp