Thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Hội nhập quốc tế đã mang nhiều thương nhân nước ngoài đến thị trường Việt Nam, các văn phòng đại diện của họ cũng được thành lập khá nhiều. Tuy nhiên, hiện nay tình hình dịch Covid-19 diễn biến phức tạp không ít văn phòng đã phải đóng cửa, điều này phải được thực hiện theo đúng thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc liên quan.

Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

>>>Xem thêm: Tư vấn thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:

Căn cứ theo Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài gồm:

• Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài. Việc thành lập văn phòng đại diệndựa trên nhu cầu của doanh nghiệp với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, do đó khi không còn nhu cầu nữa doanh nghiệp có thể quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
• Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp, là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó.Vì vậy khi doanh nghiệp đó không còn tồn tại thì văn phòng đại diện đương nhiên cũng sẽ chấm dứt hoạt động.
• Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì Giấy phép thành lập Văn phòng đại diệncủa thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Do đó hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn thì văn phòng đại diện sẽ chấm dứt hoạt động.
• Trường hợp khi hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diệnmà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn thì khi đó văn phòng đại diện cũng sẽ chấm dứt hoạt động
• Bị thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép. Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong 2 năm liên tiếp
• Không gửi báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
• Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện theo quy định tại điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP để thành lập văn phòng đại diện.

Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

>>>Xem thêm: Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh

Thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ đóng cửa/ giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Căn cứ theo Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hồ sơ đóng cửa/giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diệntheo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (trong trường hợp không gia hạn giấy phép)

Trình tự, thủ tục giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Căn cứ theo Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài :

• Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động và thanh toán nghĩa vụ với người lao động

Thương nhân nước ngoài ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, thông báo với người lao động và giải quyết chế độ lao động với nhân viên văn phòng.

• Bước 2: Thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;
• Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, bản sao Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện.
• Cơ quan thuế quyết toán thuế của Văn phòng đại diệnđồng thời quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện người nước ngoài và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

• Bước 3: Đóng tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện

Sau khi Cơ quan thuế quyết toán và ra văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện, Văn phòng đại diện thực hiện đóng tài khoản ngân hàng đã mở.

• Bước 4: Thực hiện trả dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố.

Hồ sơ trả dấu văn phòng đại diện bao gồm:

• Công văn trả dấu của Văn phòng đại diện;
• Con dấu của Văn phòng đại diện;
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
• Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;
• Bản sao Văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cơ quan thuế;
• Thời gian thực hiện thủ tục trả dấu
• Cơ quan công an tiếp nhận hồ sơ trả dấu và ra Thông báo hủy dấu của Văn phòng đại diện trong thời gian 3 -5 ngày làm việc.

• Bước 5: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp tại cơ quan quản lý

Thời gian giải quyết hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Hồ sơ đóng cửa/giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

>>>Xem thêm: Hộ kinh doanh có được thành lập thêm chi nhánh, địa điểm kinh doanh không?

Các lưu ý khi đóng cửa/giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Cơ quan nhà nước không cấp văn bản xác nhận về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện mà có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diệnphải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.
• Trong quá trình đóng cửa văn phòng đại diện, cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán thuế, trường hợp Văn phòng đại diệnphát sinh vi phạm sẽ phải nộp đủ số tiền thuế và tiền phạt nếu có trước khi ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Trên đây là những nội dung hướng dẫn của Công ty Luật Long Phan PMT về câu hỏi thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam? Quý bạn đọc nếu còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này hoặc cần sự giúp đỡ của TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP vui lòng liên hệ trực tiếp qua số HOTLINE 1900.63.63.87. Xin cảm ơn!

*Lưu ý: Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo. Tùy từng thời điểm và đối tượng khác nhau mà nội dung tư vấn trên có thể sẽ không còn phù hợp. Mọi thắc mắc, góp ý xin vui lòng liên hệ về email pmt@luatlongphan.vn hoặc info@luatlongphan.vn.