Tư vấn thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào? Theo Luật doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện của DOANH NGHIỆP được chấm dứt hoạt động dựa theo quyết định của chính doanh nghiệp đó, hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cùng tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau đây.

Tư vấn thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện

>> Xem thêm: Thủ tục gia hạn giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thế nào là văn phòng đại diện?

Khái niệm văn phòng đại diện

Căn cứ Luật doanh nghiệp 2014 định nghĩa văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, công ty mẹ, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Như vậy, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn được ký kết hợp đồng theo ủy quyền của Doanh nghiệp, công ty mẹ đã mở Văn phòng đại diện đó với dấu của doanh nghiệp.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ phải nộp thuế môn bài khi có hoạt động kinh doanh, thay mặt công ty mẹ thực hiện các nghiệp vụ thanh toán công nợ từ hoạt động kinh doanh của Công ty mẹ.
• Văn phòng đại diện cũng có mã số thuế như công ty mẹ.
• Văn phòng đại diện khi thành lập phải có thêm con dấu riêng.

>>>> Xem thêm: Văn phòng đại diện có thể thay mặt công ty ký hợp đồng thương mại?

Thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam

Hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục II-22 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện bao gồm quyết định của doanh nghiệp hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).

– Đối với văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì phải có thêm Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động (mẫu Phụ lục II-19 Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT).

Lưu ý:

• Văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh trong trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
• Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Trình tự thủ tục chấm dứt

• Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh và nộp theo thời gian quy định.
• Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đồng thời liên hệ với cơ quan thuế để xin ý kiến.
• Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nghĩa vụ thuế thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng chấm dứt hoạt động; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi.
• Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Không thu lệ phí.

Thủ tục, hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện thương nhân Việt Nam

Thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Hồ sơ chấm dứt đối với thương nhân nước ngoài

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp bị thu hồi giấy phép;
• Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp bị thu hồi giấy phép);
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

– Đối với trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý để chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện chỉ bao gồm Thông báo về việc chấm dứt hoạt động và Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Trình tự thủ tục

• Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Cơ quan thực hiện: Sở Công Thương.

Thủ tục, hồ sơ chấm dứt Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Hậu quả pháp lý của việc không thông báo khi ngừng hoạt động văn phòng đại diện

Nếu văn phòng đại diện của bạn chấm dứt hoạt động mà không có thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thì văn phòng đại diện của bạn bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo điểm b Khoản 1 Điều 37 Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

>>>> Xem thêm: Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Trên đây là trình tự thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện, nếu Quý bạn đọc có bất kỳ thắc mắc, khó khăn gì về vấn đề chấm dứt Văn phòng đại diện, hãy gọi ngay vào hotline 1900.63.63.87 để được TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP. Xin cảm ơn!