Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật mới nhất

Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là văn bản bắt buộc doanh nghiệp phải gửi cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về chức danh này. Bài viết dưới đây của Luật Long Phan PMT sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ cần chuẩn bị, trình tự thực hiện thủ tục, cũng như những lưu ý pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp thực hiện việc thông báo thay đổi người đại diện một cách đúng quy định và hiệu quả.

Cần chuẩn bị tài liệu gì khi thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 43, Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Văn bản này được lập theo mẫu quy định, trong đó thể hiện thông tin của doanh nghiệp, thông tin của người đại diện cũ và thông tin đăng ký của người đại diện mới. 
  • Lưu ý: Người ký Thông báo phải là người có thẩm quyền theo quy định tại Điều lệ công ty và pháp luật doanh nghiệp, ví dụ như Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị.
• Nghị quyết, quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thay đổi người đại diện: Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, văn bản này sẽ do Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần), Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), hoặc chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) ban hành. Nội dung nghị quyết, quyết định phải ghi rõ việc miễn nhiệm người cũ và bổ nhiệm người mới.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục, cần có văn bản ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ thực hiện nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cơ quan đăng ký kinh doanh, kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.

Việc đảm bảo tính thống nhất về thông tin giữa các tài liệu trong hồ sơ là yếu tố then chốt, tránh trường hợp hồ sơ bị trả lại do có sự sai lệch.

>>> Xem thêm: Quy định về người đại diện theo ủy quyền của công ty mẹ

Quy định về Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là văn bản trung tâm của bộ hồ sơ, được chuẩn hóa để cung cấp thông tin cho cơ quan quản lý nhà nước. Theo quy định cập nhật mới nhất, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 13 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Việc điền thông tin trên mẫu thông báo phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Các nội dung chính cần kê khai trong Mẫu thông báo thay đổi người đại diện bao gồm:

Thông tin của doanh nghiệp: Ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp/mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký.

Thông tin về người đại diện theo pháp luật cũ: Kê khai đầy đủ họ và tên, chức danh của người đại diện đang được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thông tin đăng ký thay đổi cho người đại diện theo pháp luật mới: Đây là phần nội dung quan trọng nhất, yêu cầu kê khai đầy đủ và chính xác các trường thông tin:

• Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa).
• Chức danh (ví dụ: Giám đốc, Tổng Giám đốc).
• Giới tính.
• Ngày, tháng, năm sinh.
• Loại giấy tờ pháp lý của cá nhân (CCCD, Hộ chiếu).
• Số giấy tờ pháp lý của cá nhân, ngày cấp, nơi cấp, ngày hết hạn (nếu có).
• Địa chỉ thường trú và địa chỉ liên lạc hiện tại.

Chữ ký của người có thẩm quyền: Người ký tên trên thông báo phải là người có thẩm quyền ký theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty, thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần). Trong trường hợp người đại diện cũ đồng thời là người có thẩm quyền ký, thì người đại diện mới được bầu sẽ ký vào văn bản này.

Lưu ý: Trường hợp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì Chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ tịch Hội đồng quản trị/người được ủy quyền, người đại diện của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là cá nhân quy định tại khoản 2 và khoản 5 Điều 78 Luật Doanh nghiệp 2020 ký trực tiếp vào thông báo này.

Việc tuân thủ đúng mẫu và kê khai đầy đủ các trường thông tin là cơ sở để Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ thông báo thay đổi.

>>> TẢI : Mẫu số 13 – Thông tư 68/2025/TT-BTC

Trình tự thực hiện việc thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hiện nay theo quy định tại Khoản 5, Điều 43, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP Quy trình thực hiện việc thống báo thay đổi theo cập nhật năm 2025, được tiến hành qua các giai đoạn cốt lõi sau.

Trình tự các bước thực hiện việc thông báo thay đổi người đại diện được tiến hành như sau:

Bước 1: Tổ chức họp và ra quyết định/nghị quyết: 

Cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, chủ sở hữu) tiến hành họp để thông qua việc miễn nhiệm người đại diện cũ và bầu/bổ nhiệm người đại diện mới. Toàn bộ nội dung phải được lập thành văn bản (Nghị quyết/Quyết định) và được ký bởi các bên liên quan theo quy định.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ: 

Dựa trên Nghị quyết/Quyết định đã được thông qua, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo bộ hồ sơ thông báo thay đổi như đã nêu trên. Cần rà soát kỹ lưỡng thông tin để đảm bảo sự đồng nhất và chính xác giữa các tài liệu.

Bước 3: Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh: 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp: Nộp hồ sơ giấy tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Nộp qua dịch vụ bưu chính: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Nộp trực tuyến: Nộp hồ sơ qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sử dụng chữ ký số công cộng.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

Bước 4: Theo dõi xử lý và nhận kết quả: 

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan sẽ xử lý:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, cập nhật thông tin người đại diện.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp tiến hành sửa đổi và nộp lại hồ sơ.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau thay đổi: 

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng, và các đối tác liên quan.

Lưu ý về thời hạn thực hiện việc thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Pháp luật doanh nghiệp quy định một khung thời gian cụ thể mà doanh nghiệp phải tuân thủ khi thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện. Việc chấp hành đúng thời hạn không chỉ thể hiện tính tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính. Đây là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp khi có sự điều chỉnh trong bộ máy quản lý.

Một số lưu ý quan trọng về thời hạn cần được chú ý:

• Thời hạn thông báo: Theo quy định tại Khoản 2, Điều 30, Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi. Ngày có thay đổi được xác định là ngày Nghị quyết, Quyết định về việc thay đổi có hiệu lực.
• Hậu quả pháp lý của việc chậm trễ: Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc thông báo thay đổi trong thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt sẽ phụ thuộc vào thời gian quá hạn, được quy định cụ thể trong các nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
• Rủi ro về giao dịch: Trong khoảng thời gian từ khi có quyết định thay đổi đến khi hoàn tất thủ tục đăng ký, người đại diện cũ vẫn có danh nghĩa pháp lý trên giấy tờ để thực hiện giao dịch. Ngược lại, người đại diện mới chưa được pháp luật công nhận. Việc chậm trễ đăng ký thay đổi có thể gây ra các tranh chấp pháp lý không đáng có liên quan đến thẩm quyền ký kết hợp đồng và các văn bản quan trọng khác.

Do đó, ngay sau khi có quyết định chính thức, doanh nghiệp cần khẩn trương tiến hành các bước để hoàn tất thủ tục thông báo thay đổi người đại diện.

Dịch vụ pháp lý thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật chứa đựng nhiều yếu tố pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về quy trình và cách thức chuẩn bị hồ sơ. Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách hiệu quả và an toàn. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng Quý khách hàng qua từng giai đoạn của quy trình.

Luật Long Phan PMT cung cấp gói dịch vụ hỗ trợ thông báo thay đổi người đại diện toàn diện, bao gồm:

• Phân tích sâu Điều lệ, cơ cấu nội bộ của doanh nghiệp để xác định chính xác thẩm quyền và trình tự ra quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Rà soát, đánh giá tính pháp lý và các điều kiện cần đáp ứng của người đại diện theo pháp luật mới, đảm bảo cá nhân được bổ nhiệm không thuộc các trường hợp bị pháp luật cấm đảm nhiệm chức vụ.
• Xây dựng lộ trình thực hiện thủ tục chi tiết, tư vấn các mốc thời gian quan trọng và cảnh báo các rủi ro pháp lý tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình thay đổi.
• Soạn thảo đầy đủ và chính xác các văn bản pháp lý cốt lõi, bao gồm Quyết định/Nghị quyết của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.
• Chuẩn bị Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo đúng quy chuẩn cập nhật mới nhất, đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ thông tin theo yêu cầu của cơ quan nhà nước.
• Rà soát, đối chiếu và hoàn thiện toàn bộ hồ sơ trước khi nộp để loại bỏ triệt để các sai sót, để hồ sơ được chấp thuận ngay từ lần đầu.
• Thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, theo dõi sát sao tiến trình xử lý và chủ động cung cấp, giải trình các thông tin khi có yêu cầu từ chuyên viên.
• Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được cập nhật và thực hiện các thủ tục công bố thông tin thay đổi theo quy định, sau đó bàn giao tận nơi cho khách hàng.
• Đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước, và tại Tòa án hoặc các cơ quan trọng tài trong trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến việc thay đổi người đại diện.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm: Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu); Nghị quyết hoặc Quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty về việc thay đổi; và Văn bản ủy quyền nếu không tự thực hiện thủ tục.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Thời hạn để doanh nghiệp thực hiện thông báo thay đổi người đại diện là bao lâu?

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trong thời hạn 10 ngày, tính từ ngày có quyết định thay đổi.

Căn cứ pháp lý: Khoản 2, Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020.

Doanh nghiệp phải sử dụng mẫu thông báo nào để đăng ký thay đổi người đại diện?

Theo quy định cập nhật, doanh nghiệp phải sử dụng Mẫu số 13 được ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC để thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Căn cứ pháp lý: Phụ lục I – Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện trong bao lâu?

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý: Khoản 5, Điều 43, Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Ai là người có thẩm quyền ký trên Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Người có thẩm quyền ký là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH) hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần). Nếu người giữ chức danh này cũng là người đại diện được thay đổi, thì người đại diện mới được bổ nhiệm sẽ ký thông báo.

Căn cứ pháp lý: Khoản 2, Điều 43, Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Hoặc điều lệ doanh nghiệp có quy định khác).

Kết luận

Thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về hồ sơ và tuân thủ nghiêm ngặt về mặt thời gian theo quy định. Để đảm bảo quy trình được thực hiện nhanh chóng, hợp pháp và giảm thiểu rủi ro pháp lý, việc tìm đến một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ chi tiết về việc thay đổi người đại diện, vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được tư vấn.

>>> Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Thủ tục thay đổi người đại diện công ty cổ phần như thế nào?
• Thủ tục thay đổi đại diện công ty TNHH một thành viên
• Thủ tục thay đổi người đại diện công ty TNHH hai thành viên trở lên

Tags: Hồ sơ thay đổi người đại diện, Mẫu thông báo thay đổi người đại diện, Thay đổi người đại diện theo pháp luật, Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh