Hướng dẫn chi tiết thủ tục nộp chứng cứ điện tử tại trọng tài thương mại

Việc nộp chứng cứ điện tử tại trọng tài không đúng cách có thể khiến email, tin nhắn Zalo hoặc dữ liệu giao dịch bị giảm giá trị chứng minh khi đối phương phủ nhận tính xác thực. Về pháp lý, chứng cứ điện tử phải được xử lý như “thông điệp dữ liệu”, bảo đảm tính liên quan, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập để Hội đồng Trọng tài xem xét trong vụ kiện trọng tài thương mại. Doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu gốc, chứng cứ và chiến lược phản bác chứng cứ giả mạo ngay từ đầu, với sự hỗ trợ chuyên sâu từ Luật Long Phan PMT.

Bản chất của chứng cứ điện tử trong tố tụng trọng tài

Chứng cứ điện tử trong tố tụng trọng tài không chỉ là ảnh chụp màn hình Zalo, email hoặc tin nhắn điện thoại. Về bản chất pháp lý, đây là nhóm thông điệp dữ liệu và dữ liệu điện tử có khả năng chứng minh sự kiện pháp lý trong tranh chấp. Nếu người khởi kiện chỉ nộp hình ảnh rời rạc, Hội đồng Trọng tài có thể gặp khó khăn khi đánh giá nguồn gốc, tính xác thực và tính toàn vẹn của chứng cứ.

Các hình thức dữ liệu được chấp nhận hợp pháp

Tin nhắn Zalo, email giao dịch, hóa đơn điện tử, hợp đồng, dữ liệu thanh toán, nhật ký hệ thống, dữ liệu sàn thương mại điện tử, bản ghi âm hoặc ghi hình đều có thể được xem xét nếu liên quan đến vụ tranh chấp. Điểm quan trọng không nằm ở tên gọi của dữ liệu, mà nằm ở khả năng chứng minh sự kiện pháp lý.

Nguồn chứng cứ bao gồm tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và dữ liệu điện tử (căn cứ Khoản 1 Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015). Với thông điệp dữ liệu điện tử, pháp luật ghi nhận các hình thức như trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và hình thức tương tự khác (Căn cứ Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).

Theo Điều 7 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu có thể thể hiện dưới dạng văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử hoặc hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác. Vì vậy, việc đánh giá chứng cứ cần dựa trên nội dung dữ liệu, nguồn khởi tạo và khả năng kiểm tra, thay vì chỉ dựa vào định dạng bên ngoài.

Điều kiện để chứng cứ điện tử có giá trị như bản gốc

Một chứng cứ điện tử không tự động có giá trị chứng minh chỉ vì dữ liệu đó tồn tại trong email, phần mềm kế toán hoặc nền tảng giao dịch. Hội đồng Trọng tài cần xem xét dữ liệu đó có liên quan đến yêu cầu tranh chấp, có xác định được người khởi tạo và có được bảo toàn hay không.

Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử (Căn cứ Điều 8 Luật Giao dịch điện tử 2023). Tuy nhiên, giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định dựa trên độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ, duy trì tính toàn vẹn và xác định người khởi tạo, gửi, nhận dữ liệu (Căn cứ Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023).

Để thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc, người khởi kiện cần đặc biệt kiểm tra 02 điều kiện bắt buộc:

• Thông tin trong thông điệp dữ liệu phải được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh, trừ thay đổi về hình thức phát sinh khi gửi, lưu trữ hoặc hiển thị.
• Thông tin trong thông điệp dữ liệu phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Hai điều kiện này là nền tảng để đánh giá giá trị như bản gốc của thông điệp dữ liệu (Căn cứ Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023). Do đó, ảnh chụp màn hình thường không có căn cứ chứng minh như so với bản gốc, chuỗi dữ liệu đầy đủ hoặc xác nhận từ hệ thống lưu trữ.

Quy trình chuẩn bị và trích xuất dữ liệu điện tử chuẩn tố tụng

Chuẩn bị chứng cứ điện tử trong trọng tài cần chuẩn bị trước thời điểm nộp hồ sơ. Mục tiêu không chỉ là định dạng dữ liệu để “nhìn thấy được”, mà phải giúp Hội đồng Trọng tài kiểm chứng được nguồn gốc, nội dung và quá trình lưu trữ. Vì vậy, doanh nghiệp nên có sự phối hợp sớm giữa pháp chế, kế toán, nhân sự và IT để tránh mất dữ liệu gốc.

Kỹ thuật trích xuất, sao lưu và bảo toàn siêu dữ liệu (Metadata)

Ảnh chụp màn hình Zalo, email hoặc phần mềm kế toán có thể hữu ích khi rà soát ban đầu. Tuy nhiên, nếu chỉ nộp ảnh chụp, giá trị chứng minh thường không cao. Dữ liệu cần được trích xuất từ nguồn khởi tạo gốc, kèm file gốc hoặc định dạng có thể kiểm tra.

Người khởi kiện nên ưu tiên các định dạng dễ đối chiếu như PDF, EML, MSG, XML, CSV hoặc file hệ thống có siêu dữ liệu. Với email, cần lưu chuỗi email gốc, file đính kèm và thông tin người gửi, người nhận. Với giao dịch nội bộ, cần giữ nhật ký hệ thống, lịch sử chỉnh sửa và quyền truy cập của người dùng.

Việc trích xuất cần hạn chế thao tác làm thay đổi dữ liệu. Nếu bắt buộc chuyển đổi định dạng, nên ghi nhận người thực hiện, thời điểm chuyển đổi, phần mềm sử dụng và nơi lưu bản gốc. Đây là căn cứ quan trọng để phản bác lập luận dữ liệu bị chỉnh sửa.

Lập “Sơ đồ chứng cứ” và bảng mô tả dữ liệu đính kèm

Một email xác nhận công nợ chỉ thực sự có khả năng chứng minh khi được đặt trong chuỗi sự kiện: hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn, sao kê thanh toán và trao đổi sau đó. Vì vậy, pháp chế nên lập “Sơ đồ chứng cứ” trước khi nộp tài liệu.

Cấu trúc này giúp Hội đồng Trọng tài nhìn thấy căn cứ chứng minh. Mỗi chứng cứ cần trả lời rõ: chứng minh sự kiện gì, liên quan điều khoản nào, phát sinh vào thời điểm nào và vì sao đáng tin cậy.

Các biện pháp hợp pháp hóa: Lập vi bằng, chữ ký số và dấu thời gian

Khi dự báo đối phương sẽ phủ nhận chứng cứ, người khởi kiện nên củng cố chứng cứ trước khi nộp. Các biện pháp thường dùng gồm lập vi bằng ghi nhận sự kiện, yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ xác nhận, sử dụng chữ ký số hoặc giám định dữ liệu điện tử.

Việc chuyển đổi văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu chỉ hợp pháp khi bảo đảm toàn vẹn thông tin, có thể truy cập để tham chiếu và có ký hiệu riêng xác nhận việc chuyển đổi. Đối với giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ hoặc văn bản chấp thuận do cơ quan nhà nước phát hành, còn cần chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi (Căn cứ Khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023).

Với hệ thống ký số, phần mềm ứng dụng có tích hợp phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số phải được rà soát, nâng cấp trong 02 năm kể từ ngày Nghị định số 23/2025/NĐ-CP có hiệu lực (Căn cứ Khoản 6 Điều 47 Nghị định số 23/2025/NĐ-CP). Trường hợp chủ quản hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số, chủ quản hệ thống phải rà soát, nâng cấp hệ thống và phần mềm để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật (Căn cứ Khoản 7 Điều 47 Nghị định số 23/2025/NĐ-CP).

Quy định nộp chứng cứ điện tử tại trọng tài thương mại

Việc nộp chứng cứ điện tử tại trọng tài phải gắn với từng yêu cầu tố tụng cụ thể. Nguyên đơn, bị đơn hoặc bên có yêu cầu phản tố không nên nộp dữ liệu theo hình thức “bổ sung khi cần”. Cần xác định sớm chứng cứ nào chứng minh yêu cầu khởi kiện, chứng cứ nào dùng để phản bác và chứng cứ nào cần giám định trước khi Hội đồng Trọng tài xem xét.

Giao nộp kèm hồ sơ khởi kiện, bản tự bảo vệ và yêu cầu phản tố

Các bên tranh chấp có quyền và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ cho Hội đồng Trọng tài để chứng minh yêu cầu của mình (Căn cứ Khoản 1 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010). Vì vậy, chứng cứ điện tử không nên được xem là tài liệu phụ. Đây có thể là nền tảng chứng minh hành vi giao kết, nghiệm thu, thanh toán hoặc vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.

Khi nộp đơn khởi kiện, nguyên đơn phải nộp kèm thỏa thuận trọng tài, bản chính hoặc bản sao các tài liệu, chứng cứ có liên quan. Nghĩa vụ này bao gồm cả email, thông điệp dữ liệu, hóa đơn điện tử, file hợp đồng và dữ liệu giao dịch nếu các tài liệu đó được dùng để chứng minh yêu cầu (Căn cứ Khoản 3 Điều 30 Luật Trọng tài thương mại 2010).

Đối với bị đơn, bản tự bảo vệ phải nêu rõ cơ sở tự bảo vệ và gửi kèm chứng cứ nếu có. Trường hợp đưa ra yêu cầu phản tố, bị đơn cần lập danh mục chứng cứ điện tử riêng để chứng minh cho yêu cầu của mình, theo Điểm c Khoản 1 Điều 35 Luật Trọng tài thương mại 2010.

Các bên tranh chấp nên chuẩn bị hồ sơ nộp chứng cứ theo trình tự sau:

1. Xác định từng yêu cầu khởi kiện, yêu cầu phản tố hoặc luận điểm phản bác cần chứng minh.
2. Gắn mỗi chứng cứ điện tử với một sự kiện pháp lý cụ thể, như giao hàng, nghiệm thu, xác nhận công nợ hoặc vi phạm thời hạn thanh toán.
3. Nộp kèm bản thể hiện dễ đọc và bản dữ liệu có thể kiểm tra, như PDF, EML, MSG, XML, CSV hoặc file hệ thống có kỹ thuật trích xuất, sao lưu và bảo toàn siêu dữ liệu.
4. Lập danh mục chứng cứ, bảng mô tả dữ liệu và ghi rõ nguồn tạo lập, thời điểm phát sinh, người quản lý dữ liệu.

Cách trình bày này giúp Hội đồng Trọng tài tiếp cận chứng cứ theo quy trình tranh tụng. Nếu chỉ nộp một tập file không có đủ căn cứ, bên nộp chứng cứ có thể mất lợi thế chứng minh ngay từ giai đoạn đầu.

Rủi ro pháp lý khi nộp tài liệu trễ hạn theo Quy tắc tố tụng

Trọng tài thương mại thường có quy trình tố tụng nhanh hơn Tòa án. Do đó, việc nộp chứng cứ điện tử quá muộn có thể làm giảm hiệu quả tranh tụng, nhất là khi tài liệu cần thời gian để kiểm tra dữ liệu, dịch thuật, lập vi bằng hoặc giám định dữ liệu.

Trong tố tụng bằng phương thức trọng tài, doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ Quy tắc tố tụng trọng tài của trung tâm đang thụ lý. Quy tắc này thường chi phối cách gửi thông báo, tài liệu, chứng cứ và lịch trình tố tụng. Ngoài ra, Hội đồng Trọng tài có thể ấn định thời hạn nộp tài liệu theo từng vụ việc.

Rủi ro thực tế không chỉ nằm ở việc chứng cứ có được nhận hay không. Chứng cứ nộp muộn còn có thể khiến bên còn lại yêu cầu thêm thời gian phản hồi, làm gián đoạn chiến lược tranh tụng hoặc khiến Hội đồng Trọng tài đánh giá thấp tính chủ động của bên nộp.

Chiến lược phù hợp là lập bảng chứng cứ ngay từ giai đoạn soạn đơn khởi kiện hoặc bản tự bảo vệ. Tài liệu cần được phân nhóm thành chứng cứ có đầy đủ căn cứ, chứng cứ cần củng cố và chứng cứ có nguy cơ bị phủ nhận để xử lý trước khi nộp.

Chiến lược xử lý khi đối phương phủ nhận tính xác thực của chứng cứ

Khi đối phương phủ nhận email, tin nhắn Zalo, file ghi âm hoặc dữ liệu giao dịch, trọng tâm tranh tụng sẽ chuyển từ “có dữ liệu” sang “dữ liệu có đáng tin cậy hay không”. Bên tranh chấp cần phản ứng bằng chứng cứ kiểm chứng được, không chỉ bằng bản in hoặc ảnh chụp. Phương hướng đúng là yêu cầu đối chiếu nguồn gốc, kiểm tra dữ liệu và kích hoạt cơ chế giám định khi cần thiết.

Yêu cầu Hội đồng Trọng tài xác minh và tổ chức giám định kỹ thuật số

Nếu đối phương cho rằng chứng cứ điện tử bị cắt ghép, chỉnh sửa hoặc không do họ gửi, bên nộp chứng cứ cần yêu cầu đối chiếu với dữ liệu khởi tạo gốc. Việc này có thể bao gồm yêu cầu xuất trình email gốc, nhật ký hệ thống, bản ghi giao dịch hoặc dữ liệu lưu trữ từ nền tảng liên quan.

Hội đồng Trọng tài có quyền yêu cầu người làm chứng cung cấp thông tin, tài liệu để phục vụ việc giải quyết tranh chấp (Căn cứ Khoản 2 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010). Đây là cơ sở để bên tranh chấp đề nghị làm rõ người gửi, người nhận, thời điểm phát sinh và bối cảnh tạo lập dữ liệu.

Theo Khoản 3 và Khoản 4 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010, Hội đồng Trọng tài có thể trưng cầu giám định, định giá tài sản hoặc tham vấn chuyên gia để làm căn cứ giải quyết tranh chấp. Với chứng cứ điện tử, hướng xử lý phù hợp thường là giám định dữ liệu điện tử, kiểm tra lịch sử chỉnh sửa và xác minh tính toàn vẹn của file.

Thủ tục và thời hạn yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập tài liệu

Trong nhiều vụ tranh chấp, dữ liệu quan trọng không nằm trong tay các bên. Chứng cứ có thể do ngân hàng, nhà cung cấp nền tảng, đơn vị vận chuyển, đối tác IT hoặc sàn thương mại điện tử lưu giữ. Nếu các chủ thể này không tự nguyện cung cấp, cơ chế Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ cần được tính đến.

Tòa án nhân dân khu vực nơi có chứng cứ cần thu thập có thẩm quyền hỗ trợ trong trường hợp Hội đồng Trọng tài hoặc các bên đã áp dụng biện pháp cần thiết nhưng không thể tự mình thu thập được tài liệu liên quan đến vụ tranh chấp (Căn cứ Điểm d Khoản 2 và Khoản 3 Điều 7, Khoản 5 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010, sửa đổi, bổ sung bởi Luật Tổ chức Tòa án nhân dân sửa đổi 2025 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025).

Các mốc thời hạn trên được áp dụng đối với thủ tục Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ trong trọng tài (Căn cứ Khoản 6 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010). Vì vậy, bên cần chứng cứ nên đề nghị sớm, tránh để yêu cầu phát sinh sát ngày tổ chức phiên họp giải quyết vụ kiện.

Chế tài hủy phán quyết trọng tài đối với hành vi cung cấp chứng cứ giả mạo

Giả mạo chứng cứ điện tử là rủi ro nghiêm trọng trong tranh tụng trọng tài. Một file bị chỉnh sửa dữ liệu, email bị làm giả hoặc tin nhắn bị cắt ghép có thể làm sai lệch nhận định của Hội đồng Trọng tài. Hậu quả không chỉ dừng ở việc chứng cứ bị bác.

Phán quyết trọng tài có thể bị hủy nếu chứng cứ do các bên cung cấp mà Hội đồng Trọng tài căn cứ vào đó để ra phán quyết là giả mạo (Căn cứ Điểm d Khoản 2 Điều 68 Luật Trọng tài thương mại 2010). Đây là chế tài tố tụng có tác động trực tiếp đến hiệu lực của kết quả giải quyết tranh chấp.

Khi chứng cứ bị tố cáo là giả mạo, người đưa ra chứng cứ có quyền rút lại. Nếu không rút lại, người tố cáo có quyền yêu cầu cơ quan giải quyết tranh chấp trưng cầu giám định, hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp có thể tự mình trưng cầu giám định (Căn cứ Khoản 1 Điều 103 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).

Người đưa ra chứng cứ được kết luận là giả mạo phải bồi thường thiệt hại nếu gây thiệt hại cho người khác và phải chịu chi phí giám định nếu Tòa án quyết định trưng cầu giám định (Căn cứ Khoản 3 Điều 103 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015). Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra nguồn gốc dữ liệu trước khi nộp, nhất là với chứng cứ do nhân sự nội bộ trích xuất.

Dịch vụ tư vấn và đại diện giải quyết tranh chấp trọng tài tại Luật Long Phan PMT

Chứng cứ điện tử trong tranh chấp trọng tài đòi hỏi đồng thời năng lực pháp lý, kỹ thuật dữ liệu và chiến lược tranh tụng. Luật Long Phan PMT thực hiện đánh giá tính hợp pháp, bảo toàn dữ liệu điện tử chuẩn tố tụng và xây dựng phương án nộp chứng cứ phù hợp với từng vụ kiện.

Tùy hồ sơ, luật sư sẽ xác định chứng cứ nào đủ mạnh để nộp ngay, chứng cứ nào cần củng cố và chứng cứ nào có nguy cơ bị phản bác. Trọng tâm là xử lý các dữ liệu rời rạc thành hệ thống chứng minh rõ ràng trước Hội đồng Trọng tài.

• Đánh giá tính hợp pháp, tính liên quan, tính xác thực và tính toàn vẹn của email, tin nhắn, hóa đơn điện tử, file hợp đồng, nhật ký hệ thống và dữ liệu nền tảng.
• Rà soát nguồn dữ liệu gốc, hướng dẫn, sao lưu và bảo toàn siêu dữ liệu (Metadata) để hạn chế rủi ro bị phủ nhận chứng cứ.
• Lập ma trận chứng cứ, danh mục chứng cứ điện tử và bảng mô tả dữ liệu gắn với từng yêu cầu khởi kiện, bản tự bảo vệ hoặc yêu cầu phản tố.
• Soạn thảo Đơn khởi kiện, Bản tự bảo vệ, Yêu cầu phản tố và bản giải trình chứng cứ theo định hướng tranh tụng tại Trọng tài thương mại.
• Đại diện làm việc với Thừa phát lại để lập vi bằng ghi nhận thông điệp dữ liệu, sự kiện, hành vi hoặc nội dung thể hiện trên môi trường điện tử.
• Tư vấn thủ tục yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định dữ liệu điện tử khi chứng cứ bị nghi ngờ cắt ghép, chỉnh sửa hoặc giả mạo.
• Tư vấn và thực hiện thủ tục yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ khi bên thứ ba đang lưu giữ dữ liệu không tự nguyện cung cấp.
• Luật sư trực tiếp tham gia phiên họp giải quyết vụ kiện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trước Hội đồng Trọng tài.

Quý khách hàng có thể gửi hồ sơ vụ việc, file chứng cứ điện tử và tài liệu liên quan qua Email pmt@luatlongphan.vn hoặc Zalo 0939.846.973 để được đánh giá sơ bộ.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục nộp chứng cứ điện tử tại trọng tài thương mại

Việc nắm vững quy trình “nộp chứng cứ điện tử tại trọng tài” giúp doanh nghiệp bảo vệ tối đa quyền lợi, tránh rủi ro bị bác bỏ tài liệu do lỗi kỹ thuật. Các tình huống thực tế về tính xác thực của thông điệp dữ liệu thường phát sinh nhiều vướng mắc phức tạp trong quá trình tố tụng. Những giải đáp chuyên sâu này sẽ làm rõ cơ chế pháp lý để tối ưu hóa giá trị chứng minh của dữ liệu số.

Kết luận

Nộp chứng cứ điện tử tại trọng tài chỉ hiệu quả khi thông điệp dữ liệu được bảo toàn nguồn gốc, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập để Hội đồng Trọng tài đánh giá đúng giá trị chứng minh. Doanh nghiệp cần tránh nộp các ảnh chụp chưa rõ căn cứ, đồng thời chuẩn bị file gốc, dữ liệu, ma trận chứng cứ, phương án giám định và cơ chế yêu cầu Tòa án hỗ trợ thu thập chứng cứ khi cần thiết. Chậm trễ hoặc sử dụng chứng cứ giả mạo có thể làm ảnh hưởng đến quá trình tranh tụng, thậm chí dẫn đến rủi ro hủy phán quyết trọng tài. Liên hệ Hotline 1900.63.63.87 để Luật Long Phan PMT tư vấn và bảo vệ quyền lợi kịp thời.

Tags: chứng cứ điện tử, Đại diện tranh tụng tại phiên họp trọng tài:, Hỗ trợ lập vi bằng ghi nhận thông điệp dữ liệu, Soạn thảo danh mục chứng cứ khởi kiện, Thiết lập sơ đồ chứng cứ điện tử, Tư vấn thời hạn nộp chứng cứ tại trọng tài, Tư vấn yêu cầu giám định dữ liệu điện tử, Xây dựng chiến lược phản bác chứng cứ giả mạo