Lưu ý soạn thảo hợp đồng thuê tài sản để phòng ngừa rủi ro

Lưu ý soạn thảo hợp đồng thuê tài sản sai cách có thể khiến điều khoản phí, lãi, cọc hoặc phạt vi phạm bị tranh chấp, bị bác yêu cầu hoặc làm phát sinh nghĩa vụ tài chính ngoài dự kiến. Để phòng ngừa rủi ro, hợp đồng dân sự về thuê tài sản cần tách bạch giá thuê, chi phí phát sinh, lãi chậm trả, phạt vi phạm và biện pháp bảo đảm theo đúng bản chất pháp lý. Nội dung dưới đây phân tích các điểm then chốt giúp kiểm soát nghĩa vụ thanh toán, chứng từ và công nợ với sự hỗ trợ chuyên môn từ Luật Long Phan PMT.

Phân biệt tiền thuê và chi phí phát sinh trong hợp đồng thuê tài sản

Nghĩa vụ tài chính trong hợp đồng thuê tài sản không chỉ dừng ở tiền thuê. Tranh chấp thường phát sinh khi các bên gộp giá thuê, phí quản lý, phí vận hành, phí bảo trì, điện nước và chi phí hoàn trả vào cùng một điều khoản thanh toán.

Hợp đồng thuê tài sản là thỏa thuận giao tài sản để sử dụng trong một thời hạn và bên thuê phải trả tiền thuê. Giá thuê do các bên thỏa thuận hoặc do người thứ ba xác định theo yêu cầu của các bên, theo Điều 472 và Khoản 1 Điều 473 Bộ luật Dân sự số 2015. Với giao dịch có tính thương mại, cho thuê hàng hóa là hoạt động chuyển quyền chiếm hữu, sử dụng hàng hóa trong thời hạn nhất định để nhận tiền cho thuê, theo Điều 269 Luật Thương mại 2005.

Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng thuê mặt bằng, nhà xưởng, máy móc hoặc thiết bị, điều khoản tài chính phải chia rõ từng nhóm tiền. Cách tách bạch này giúp bộ phận pháp chế và kế toán công nợ xác định đúng căn cứ xuất hóa đơn, đối chiếu chứng từ và tính lãi khi phát sinh chậm thanh toán.

Điều khoản tài chính càng chi tiết thì rủi ro tranh chấp càng giảm. Đặc biệt, các khoản phụ phí không nên được mặc nhiên xem là tiền thuê nếu chưa có căn cứ tính, chứng từ thanh toán và cơ chế đối chiếu công nợ. Với hợp đồng có yếu tố trượt giá hoặc thanh toán theo ngoại tệ quy đổi, cần diễn đạt thận trọng để tránh rủi ro pháp lý khi thỏa thuận giá thuê và thanh toán bằng ngoại tệ.

Phân biệt lãi chậm trả và phạt vi phạm hợp đồng khi áp dụng vào thực tế

Sai sót nghiêm trọng khi soạn hợp đồng thuê tài sản là gộp lãi chậm trả và phạt vi phạm vào một điều khoản duy nhất. Hai chế định này có bản chất khác nhau. Lãi chậm trả xử lý hậu quả chậm thanh toán. Phạt vi phạm chỉ phát sinh khi hợp đồng có thỏa thuận rõ ràng.

Đối với hợp đồng thuê có tính thương mại, bên cho thuê cần ghi rõ khoản tiền đến hạn, thời điểm bắt đầu tính lãi, lãi suất áp dụng và cơ sở chứng minh. Theo Điều 306 Luật Thương mại 2005, bên bị vi phạm có quyền yêu cầu lãi trên số tiền chậm trả theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Các điều kiện cốt lõi cần tách bạch khi soạn điều khoản chế tài gồm:

• Lãi chậm trả áp dụng trên số tiền đến hạn nhưng chưa thanh toán. Khi bên thuê chậm trả tiền thuê, bên cho thuê có quyền yêu cầu lãi tương ứng với thời gian chậm trả, theo Khoản 1 Điều 357 Bộ luật Dân sự số 2015.
• Phạt vi phạm chỉ áp dụng nếu có thỏa thuận trong hợp đồng. Căn cứ Khoản 1 Điều 418 Bộ luật Dân sự số 2015 và Điều 300 Luật Thương mại 2005, bên vi phạm phải nộp khoản phạt khi điều khoản phạt được xác lập hợp lệ.
• Mức phạt thương mại không được vượt trần luật định. Mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, theo Điều 301 Luật Thương mại 2005.
• Lãi suất chậm trả thương mại có thể được Tòa án xác định theo lãi suất nợ quá hạn trung bình của ít nhất 03 ngân hàng thương mại tại địa phương nơi Tòa án giải quyết, theo Điều 11 Nghị quyết số 01/2019/NQ-HĐTP.

Vì vậy, không nên ghi chung rằng bên thuê phải chịu “phạt/lãi” trên toàn bộ giá trị hợp đồng. Cách viết này dễ bị phản biện là áp dụng sai cơ sở tính, vượt trần phạt hoặc làm phát sinh cơ chế lãi chồng lãi.

Cảnh báo rủi ro từ việc tính “lãi chồng lãi” trong hợp đồng

“Lãi chồng lãi” thường xuất hiện khi hợp đồng vừa điều chỉnh giá thuê, vừa tính lãi suất cố định, vừa cộng thêm lãi quá hạn trên cùng một khoản tiền. Đây là rủi ro lớn trong hợp đồng thuê mặt bằng, thuê đất, nhà xưởng hoặc tài sản phục vụ kinh doanh.

Cách ghi “bên thuê chịu phạt/lãi 0,5%/ngày trên toàn bộ giá trị hợp đồng” cũng tiềm ẩn rủi ro tương tự. Điều khoản này không phân biệt đâu là lãi chậm trả, đâu là phạt vi phạm, và đâu là bồi thường thiệt hại. Khi tranh chấp phát sinh, yêu cầu thanh toán có thể bị Tòa án hoặc Trọng tài thương mại xem xét lại.

Về phương pháp tính lãi của nguyên đơn, nhận thấy: Căn cứ các hợp đồng đã ký kết, nguyên đơn vừa áp dụng điều chỉnh giá theo trượt giá USD, vừa tiếp tục tính lãi suất 5,4%/năm và lãi quá hạn trên cùng một khoản tiền thuê đất. Việc đồng thời áp dụng nhiều yếu tố làm tăng nghĩa vụ tài chính trên cùng một khoản tiền dẫn đến lãi chồng lãi. Cách tính này là chưa phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng, đồng thời trái với nguyên tắc công bằng, thiện chí trong thực hiện nghĩa vụ dân sự theo quy định tại Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015.

Một thực tiễn pháp lý được chúng tôi gửi tới Quý độc giả để lưu ý. Trong phần Nhận định tại Bản án số 10/2026/KDTM-PT ngày 10/2/2026 của Tòa án nhân dân thành phố Cần Thơ cho thấy điều khoản tài chính không chỉ được xét theo câu chữ. Cơ quan tài phán còn xem xét bản chất tăng nghĩa vụ tài chính và sự công bằng giữa các bên. Khoản tăng thêm nếu được thiết kế bất hợp lý có thể bị coi là trái nguyên tắc thiện chí, trung thực. Mọi cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự một cách thiện chí, trung thực, theo Khoản 3 Điều 3 Bộ luật Dân sự số 2015. Tòa xác định đây là hợp đồng thuê tài sản không phải hợp đồng vay. Do đó, nghĩa vụ chỉ phát sinh tiền thuê và lãi chậm trả khi vi phạm, không có cơ sở áp dụng cơ chế cộng dồn lãi như quan hệ vay. Bên cạnh đó, Nguyên đơn tính lãi 5,4%/năm trên toàn bộ số tiền từ ngày giao đất. Tuy nhiên, Tòa cho rằng Chỉ được tính lãi đối với số tiền của từng đợt kể từ thời điểm đến hạn thanh toán của từng đợt đó. Mặt khác, nguyên đơn vừa áp dụng tỷ giá USD biến động, vừa tính lãi suất thỏa thuận 5,4%, vừa tính lãi quá hạn trên cùng một khoản tiền là trái với nguyên tắc công bằng, thiện chí.

Vì vậy, điều khoản tài chính an toàn cần tách rõ cơ chế điều chỉnh giá, lãi chậm trả và phạt vi phạm. Mỗi khoản phải có căn cứ tính, phạm vi áp dụng và thời điểm phát sinh riêng. Đây là điểm then chốt để tránh yêu cầu khởi kiện bị bác một phần do tính lãi sai cơ sở.

Căn cứ áp dụng và nguyên tắc xử lý biện pháp bảo đảm thuê

Biện pháp bảo đảm trong hợp đồng thuê tài sản phải được gọi đúng tên và ghi đúng chức năng. Tiền đặt cọc bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, theo Khoản 1 Điều 328 Bộ luật Dân sự số 2015. Với tài sản thuê là động sản, ký cược bảo đảm việc trả lại tài sản thuê, theo Khoản 1 Điều 329 Bộ luật Dân sự số 2015. Ký quỹ là khoản tiền hoặc giấy tờ có giá gửi vào tài khoản phong tỏa tại tổ chức tín dụng, theo Khoản 1 Điều 330 Bộ luật Dân sự số 2015.

Khi chấm dứt hợp đồng, các bên nên xử lý tiền cọc, tiền ký cược hoặc ký quỹ theo một quy trình đối soát rõ ràng:

1. Xác định nghĩa vụ còn tồn đọng gồm tiền thuê, chi phí phát sinh, hư hỏng tài sản và khoản bồi thường hợp lệ.
2. Đối chiếu chứng từ thanh toán bằng hóa đơn, biên bản bàn giao, bảng kê công nợ và xác nhận hiện trạng tài sản.
3. Xác định khoản được khấu trừ từ tiền đặt cọc. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại hoặc trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền, theo Khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự số 2015.
4. Lập biên bản thanh lý ghi rõ số tiền hoàn trả, số tiền khấu trừ, thời hạn thanh toán và việc tiền giữ lại có phát sinh lãi hay không.
5. Kiểm tra tên gọi khoản tiền trước khi tranh chấp. Nếu khoản tiền giao không xác định rõ là đặt cọc hoặc tiền trả trước, khoản này được coi là tiền trả trước, theo Điều 37 Nghị định số 21/2021/NĐ-CP.

Điều khoản bảo đảm càng mơ hồ thì rủi ro mất quyền khấu trừ càng cao. Trường hợp phát sinh tranh chấp đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê tài sản, hồ sơ đối soát công nợ và chứng từ thanh lý sẽ là căn cứ quan trọng để bảo vệ yêu cầu của mỗi bên.

Những lưu ý soạn thảo hợp đồng thuê tài sản phòng tránh tranh chấp

Lưu ý soạn thảo hợp đồng thuê tài sản phải tập trung vào khả năng chứng minh khi phát sinh công nợ. Một điều khoản tài chính an toàn không chỉ ghi số tiền phải trả. Điều khoản đó còn phải xác định căn cứ tính, chứng từ, thời điểm đến hạn và cơ chế xử lý trước khi khởi kiện.

Các nội dung dưới đây nên được đưa vào hợp đồng hoặc phụ lục thanh toán:

• Giá thuê cố định cần ghi rõ đơn giá, kỳ thanh toán, thời điểm đến hạn và tài khoản nhận tiền.
• Chi phí phát sinh phải có căn cứ hoàn trả bằng hóa đơn, bảng kê, chỉ số sử dụng hoặc biên bản xác nhận dịch vụ.
• Lãi chậm trả cần tách khỏi phạt vi phạm. Với giao dịch thương mại, lãi có thể tính trên số tiền chậm trả theo Điều 306 Luật Thương mại 2005.
• Phạt vi phạm phải có thỏa thuận riêng và không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, theo Điều 301 Luật Thương mại 2005.
• Tiền đặt cọc, ký cược, ký quỹ phải ghi rõ trường hợp khấu trừ, thời hạn hoàn trả và việc khoản tiền giữ lại có phát sinh lãi hay không.
• Nghĩa vụ xuất hóa đơn cần gắn với từng khoản thanh toán, tránh nhầm lẫn giữa tiền thuê, phí dịch vụ và khoản hoàn trả chi phí.
• Cơ chế đối chiếu công nợ nên là bước bắt buộc trước khi gửi thông báo vi phạm, khởi kiện hoặc đưa vụ việc ra Trọng tài thương mại.

Khi quyền dân sự hoặc quyền lợi thương mại bị xâm phạm, các bên có thể yêu cầu cơ quan tài phán bảo vệ. Cụ thể là Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Dân sự số 2015 hoặc Trọng tài thương mại theo Khoản 3 Điều 317 Luật Thương mại 2005.

Câu hỏi thường gặp về các lưu ý khi soạn thảo hợp đồng thuê tài sản, đặc biệt các loại phí, lãi trong hợp đồng thuê tài sản

Quá trình thực hiện “hợp đồng thuê tài sản” thường phát sinh nhiều tình huống tranh chấp phức tạp vượt ngoài dự liệu ban đầu của các bên. Việc nắm vững những lưu ý soạn thảo hợp đồng thuê tài sản không chỉ giúp minh bạch hóa nghĩa vụ tài chính mà còn ngăn chặn rủi ro bị tuyên vô hiệu các chế tài phạt vi phạm. Các giải đáp pháp lý chuyên sâu sau đây sẽ làm rõ phương thức xử lý những vướng mắc thực tiễn khi áp dụng điều khoản phí, lãi và đặt cọc.

Dịch vụ tư vấn soạn thảo và rà soát hợp đồng thuê tài sản tại Luật Long Phan PMT

Hợp đồng thuê tài sản có nhiều tầng nghĩa vụ tài chính, đặc biệt với mặt bằng, nhà xưởng, máy móc và thiết bị kinh doanh. Luật sư tư vấn soạn thảo và rà soát hợp đồng thuê tài sản tại Luật Long Phan PMT giúp kiểm soát điều khoản phí, lãi, cọc, phạt và chứng từ ngay từ giai đoạn đàm phán.

Các công việc pháp lý có thể được thực hiện gồm:

• Rà soát điều khoản tài chính về giá thuê, chi phí phát sinh, phí quản lý, phí vận hành, phí bảo trì và nghĩa vụ xuất hóa đơn.
• Thiết kế điều khoản lãi chậm trả theo đúng khoản tiền đến hạn, thời điểm bắt đầu tính lãi và căn cứ xác định lãi suất.
• Đánh giá giới hạn phạt vi phạm để tránh điều khoản vượt trần, gộp sai giữa lãi chậm trả, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.
• Soạn cơ chế đặt cọc, ký cược, ký quỹ với quy định rõ trường hợp khấu trừ, thời hạn hoàn trả và quy trình thanh lý.
• Đại diện đàm phán điều khoản tài chính, phí và lãi suất nhằm bảo vệ vị thế pháp lý của bên cho thuê hoặc bên thuê.
• Xây dựng cơ chế đối chiếu công nợ và chứng từ thanh toán hợp lệ trước khi gửi thông báo vi phạm, khởi kiện hoặc yêu cầu trọng tài.
• Luật sư đại diện giải quyết tranh chấp hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh tại Tòa án hoặc Trung tâm Trọng tài Thương mại.
• Tư vấn phương án thu hồi nợ, tính toán lãi chậm trả và phạt vi phạm dựa trên hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ công nợ.

Quý khách hàng có thể gửi hợp đồng, phụ lục, chứng từ thanh toán và tài liệu công nợ qua Email pmt@luatlongphan.vn hoặc Zalo 0939.846.973 để được đánh giá sơ bộ.

Kết luận

Lưu ý soạn thảo hợp đồng thuê tài sản phải được đặt ngay từ giai đoạn đàm phán để kiểm soát giá thuê, chi phí phát sinh, lãi chậm trả, phạt vi phạm và biện pháp bảo đảm. Hợp đồng càng tách bạch rõ nghĩa vụ tài chính, chứng từ thanh toán và cơ chế đối chiếu công nợ thì càng giảm rủi ro bị bác yêu cầu khi tranh chấp. Để rà soát, xây dựng hoặc xử lý tranh chấp hợp đồng thuê tài sản, Quý khách hàng liên hệ Hotline 1900.63.63.87 để được Luật Long Phan PMT hỗ trợ kịp thời, tránh điều khoản bất lợi làm phát sinh nghĩa vụ tài chính ngoài dự kiến.

Tags: Giải quyết rủi ro tiền đặt cọc, Ngăn ngừa rủi ro tính lãi chồng lãi, Rà soát điều khoản tài chính hợp đồng, Tư vấn soạn thảo hợp đồng thuê tài sản, Tư vấn tính lãi chậm trả thương mại, Xây dựng cơ chế đối chiếu công nợ, Xử lý chế tài phạt vi phạm hợp đồng, Xử lý tiền ký cược và ký quỹ