Hướng dẫn xây dựng phương án hòa giải thương mại hiệu quả nhất

Hướng dẫn xây dựng phương án hòa giải thương mại là bước chuẩn bị chiến lược giúp doanh nghiệp giải quyết mâu thuẫn mà không cần qua con đường tố tụng. Thay vì tập trung tranh luận pháp lý, các bên cần ưu tiên mục tiêu kinh tế dài hạn và nguyên tắc cùng thắng. Một kế hoạch hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, chọn lựa trung gian uy tín và cam kết bảo mật. Điều này giúp văn bản thỏa thuận đạt được tính khả thi cao nhất khi thi hành. Để hỗ trợ Quý khách xây dựng lộ trình đàm phán tối ưu, Luật Long Phan PMT xin chia sẻ kinh nghiệm chi tiết ngay sau đây.

Xác định mục tiêu trước khi tiến hành hòa giải

Trước khi bước vào bàn đàm phán, việc hoạch định rõ ràng hệ thống mục tiêu sẽ quyết định vị thế và sự thành bại của phiên hòa giải. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp các bên giữ vững lập trường, tránh các quyết định cảm tính và chủ động điều hướng kết quả đàm phán theo hướng có lợi nhất cho mình. Để xây dựng một chiến lược thương lượng hiệu quả và linh hoạt ứng biến trước mọi diễn biến thực tế, các bên cần xác định cụ thể ba yếu tố nền tảng sau đây:

Mục tiêu tối thiểu (bottom line)

Ngưỡng chi phí tối thiểu:

• Đối với Bên đòi nợ (Nguyên đơn): Bottom line là số tiền tối thiểu phải thu hồi được để bù đắp chi phí vốn (Cost of Capital) và các chi phí theo đuổi vụ kiện. Ví dụ: Nếu khoản nợ là 10 tỷ, nhưng chi phí kiện tụng và thời gian chờ đợi 2 năm tại Tòa án sẽ mất 2 tỷ, thì Bottom line có thể là thu về ngay 8 tỷ tiền mặt.
• Đối với Bên trả nợ (Bị đơn): Bottom line là khả năng thanh khoản thực tế. Căn cứ Điều 299 và Điều 300 Bộ luật Dân sự 2015 về thực hiện nghĩa vụ bảo đảm, nếu đồng ý trả một khoản tiền vượt quá dòng tiền hiện có, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ vỡ nợ ngay sau khi hòa giải thành. Do đó, con số tối đa có thể trả chính là giới hạn không thể vượt qua, bất kể đối phương gây áp lực thế nào.

Ngưỡng miễn trừ nghĩa vụ:

• Theo Điều 418 (Phạt vi phạm) và Điều 357 (Lãi chậm trả) Bộ luật Dân sự 2015, các khoản phạt và lãi suất tích lũy qua thời gian có thể ngang nợ gốc.
• Bottom line thường được đặt ra là: “Tôi sẽ trả gốc nhanh, nhưng anh phải miễn toàn bộ lãi phạt và lãi chậm trả”. Đây là điều kiện tiên quyết. Nếu bên kia không đồng ý xóa lãi, thì việc để Tòa án xét xử còn hơn là ký biên bản hòa giải với gánh nặng tài chính khổng lồ.

Những điều không thể thỏa hiệp:

• Không thừa nhận hành vi vi phạm: Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp chấp nhận trả tiền để êm chuyện, nhưng kiên quyết không ký vào biên bản ghi nhận “đã có hành vi lừa dối khách hàng” hay “vi phạm sở hữu trí tuệ”. Vì văn bản này có thể bị sử dụng làm bằng chứng trong các vụ kiện khác hoặc làm mất uy tín thương hiệu trên thị trường.
• Không cam kết hạn chế cạnh tranh quá mức: Đối tác có thể yêu cầu: “Hòa giải xong, anh không được kinh doanh lĩnh vực này trong 5 năm”. Việc hạn chế quyền tự do kinh doanh quá mức là vi phạm pháp luật và ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. 

Mục tiêu kỳ vọng (target)

Mức bồi thường và Lộ trình thanh toán. Mục tiêu kỳ vọng không nhất thiết là đòi được 100% số tiền, mà là đạt được giá trị hiện tại ròng (NPV) tốt nhất:

• Về mức giảm trừ (Haircut): Bên nợ thường kỳ vọng được giảm 20-30% tổng nợ nếu thanh toán một lần (Lump-sum payment). Ngược lại, bên chủ nợ kỳ vọng thu hồi ít nhất 90% nợ gốc và 50% lãi.
• Về thời hạn thanh toán (Payment Terms): Đây là biến số quan trọng nhất để thương lượng. Mục tiêu kỳ vọng có thể là: “Tôi đồng ý trả đủ lãi, nhưng xin giãn nợ trong 12 tháng, chia nhỏ làm 4 kỳ”.
• Việc thỏa thuận lại thời hạn trả nợ chính là một giao dịch dân sự mới, sửa đổi hợp đồng cũ theo Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015. Một lộ trình trả nợ hợp lý sẽ tốt hơn nhiều so với một bản án mà bên thi hành án không có tiền để trả.

Thiết lập biện pháp bảo đảm thay thế. Để đạt được mục tiêu “giãn nợ”, bên có nghĩa vụ thường phải đưa ra các lợi ích để thuyết phục đối phương:

• Mục tiêu kỳ vọng của chủ nợ là yêu cầu bổ sung tài sản bảo đảm (cầm cố máy móc, thế chấp hàng tồn kho) hoặc yêu cầu người đại diện pháp luật bảo lãnh cá nhân.
• Căn cứ Điều 292 Bộ luật Dân sự 2015 về các biện pháp bảo đảm, việc nắm giữ thêm một tài sản bảo đảm giúp bên chủ nợ an tâm về thời gian thanh toán. Đây là điểm mấu chốt để đạt được thỏa thuận “Win-Win”.

Giá trị của mối quan hệ. Hòa giải khác Tòa án ở chỗ nó nhìn về tương lai. Mục tiêu kỳ vọng cao nhất của hòa giải thương mại là duy trì chuỗi cung ứng. Do đó:

• Tiếp tục hợp đồng: Thay vì cắt đứt quan hệ, hai bên kỳ vọng ký tiếp một phụ lục hợp đồng mới. Ví dụ: Bên A nợ tiền hàng, nhưng Bên B vẫn tiếp tục cấp hàng (với số lượng hạn chế) để Bên A sản xuất, bán hàng và có tiền trả nợ cũ.
• Ưu đãi thương mại: Các bên có thể thỏa thuận cấn trừ nợ bằng hàng hóa hoặc dịch vụ hoặc dành cho nhau mức giá ưu đãi trong các đơn hàng tương lai để bù đắp thiệt hại.
• Việc giữ được một đối tác lâu năm (dù đang gặp khó khăn) đôi khi quan trọng hơn việc thắng một vụ kiện để rồi mất đi một kênh phân phối. Đây chính là mục tiêu cao nhất của nghệ thuật hòa giải.

Phương án tiếp theo nếu hòa giải không thành

Khởi kiện Tòa án hoặc Trọng tài. Đây là phương án phổ biến nhất khi đàm phán không thành. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ:

• Chi phí tài chính: Bao gồm án phí (theo ngạch giá), phí luật sư, phí giám định. Đặc biệt với Trọng tài thương mại, phí trọng tài thường rất cao.
• Chi phí thời gian: Một vụ kiện sơ thẩm và phúc thẩm có thể kéo dài từ 1-2 năm. Trong thời gian đó, dòng tiền bị đóng băng.
• Rủi ro thi hành án: Thắng kiện trên bản án là một chuyện, thu được tiền hay không là chuyện khác. Nếu đối phương đã tẩu tán tài sản, bản án thắng kiện chỉ là tờ giấy nợ danh dự.

Kích hoạt quy trình Phá sản hoặc Xử lý tài sản bảo đảm: Yêu cầu mở thủ tục phá sản: Căn cứ Luật Phá sản 2014, chủ nợ có quyền nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản đối với doanh nghiệp mất khả năng thanh toán.

Biện pháp thương mại: 

• Dừng cung cấp hàng hóa/dịch vụ: Căn cứ Điều 308 Luật Thương mại 2005, bên bị vi phạm có quyền tạm ngừng thực hiện hợp đồng. Việc cắt nguồn cung nguyên liệu hay cắt dịch vụ (server, điện, nước…) có thể gây sức ép ngay lập tức.
• Tác động uy tín trong khuôn khổ pháp luật: Thông báo cho các đối tác trong chuỗi cung ứng, báo cáo lên hiệp hội ngành nghề hoặc Trung tâm thông tin tín dụng (CIC).

Lập báo cáo phân tích pháp lý, đánh giá lợi thế – bất lợi của từng bên

Báo cáo phân tích pháp lý là công cụ chiến lược quan trọng giúp các bên có cái nhìn toàn cảnh và khách quan nhất về vị thế thực tế của mình trước khi bước vào giai đoạn giải quyết tranh chấp. Tài liệu này không chỉ định lượng cơ hội thành công mà còn là cơ sở để xây dựng phương án đàm phán hoặc tranh tụng phù hợp, giúp tối ưu hóa lợi ích và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Để đảm bảo tính chính xác và giá trị thực tiễn, nội dung báo cáo cần tập trung làm rõ các khía cạnh sau đây:

Tóm tắt tranh chấp và yêu cầu của mỗi bên

Mục tiêu không chỉ là liệt kê sự kiện, mà là hệ thống hóa các sự kiện pháp lý theo trình tự thời gian. Trọng tâm phải làm rõ được 03 yếu tố: (1) Căn cứ xác lập quan hệ (Hợp đồng nào?); (2) Sự kiện vi phạm (Hành vi nào phá vỡ cam kết?) và (3) Yêu cầu cụ thể (Đòi tiền, đòi phạt hay đòi hủy?).

Đánh giá cơ sở pháp lý cho từng yêu cầu

Về Phạt vi phạm:

• Điều kiện áp dụng: Phải có thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng (Điều 300 Luật Thương mại 2005). Nếu hợp đồng không ghi phạt, thì không được phạt.
• Mức trần: Cần lưu ý giới hạn 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm (đối với thương mại) theo Điều 301 Luật Thương mại. Nếu khách hàng yêu cầu phạt 12% hay phạt gấp đôi, cần tư vấn điều chỉnh về mức 8% để hợp pháp. (Lưu ý: Hợp đồng xây dựng có mức trần phạt khác là 12%).

Về Bồi thường thiệt hại:

• Nguyên tắc: Khác với phạt, bồi thường không cần thỏa thuận trước, nhưng bắt buộc phải chứng minh được Thiệt hại thực tế (Điều 302 Luật Thương mại).
• Yêu cầu bồi thường tổn thất uy tín hay cơ hội kinh doanh mơ hồ cần có chứng từ hóa đơn chứng minh con số cụ thể. 
• Cần rà soát xem hợp đồng có điều khoản Miễn trừ trách nhiệm thiệt hại hay không.

Về Yêu cầu Hủy bỏ/Đơn phương chấm dứt hợp đồng:

• Cần đối chiếu hành vi vi phạm của đối phương với Điều 310, 311, 312. 314 Luật Thương mại 2005 và điều khoản chấm dứt trong hợp đồng.
• Xác định hành vi đó có phải là vi phạm cơ bản,  tức là làm bên kia không đạt được mục đích giao kết hợp đồng hay không? theo khoản 12 Điều 3 Luật Thương mại 2005.

Xác định điểm mạnh – điểm yếu

• Rà soát toàn bộ hệ thống chứng cứ hiện có để đánh giá yêu cầu khởi kiện hoặc yêu cầu phản tố. Các tài liệu cần được xem xét bao gồm nhưng không giới hạn ở: hợp đồng và phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bàn giao, biên bản họp, email, tin nhắn, thư điện tử trao đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng, chứng từ thanh toán, báo cáo kỹ thuật, hồ sơ chất lượng, hồ sơ bảo hành… 
• Nhận diện những điểm bất lợi tiềm ẩn nếu tranh chấp được giải quyết bằng con đường tố tụng. Đây có thể là các tình huống mà chứng cứ hoặc hành vi thực tế của bên mình khó phủ nhận, chẳng hạn như: giao hàng hoặc hoàn thành công việc chậm tiến độ rõ ràng, đã nghiệm thu không kèm theo bất kỳ điều kiện hay bảo lưu quyền khiếu nại nào, đã ký biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ, hoặc đã có văn bản thể hiện sự chấp thuận đối với chất lượng, khối lượng công việc. 
• Phân tích rủi ro pháp lý của phía đối phương. Các rủi ro thường gặp có thể bao gồm: đơn phương chấm dứt hợp đồng trái quy định, chiếm dụng hoặc chậm hoàn trả vốn, không thanh toán đúng hạn, vi phạm nghĩa vụ bảo mật, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao công việc trái thỏa thuận, hoặc các hành vi vi phạm nghĩa vụ thiện chí, trung thực trong quá trình thực hiện hợp đồng. 

Kết quả của bước đánh giá này là việc hình thành một bức tranh tổng thể về vị thế pháp lý của các bên, qua đó xác định rõ: những vấn đề có thể giữ lập trường cứng rắn, những nội dung có khả năng thắng cao khi ra Tòa/Trọng tài, cũng như những điểm buộc phải cân nhắc nhượng bộ để tối ưu hóa lợi ích và kiểm soát rủi ro cho khách hàng trong phương án giải quyết tranh chấp.

Liệt kê tất cả vấn đề cần giải quyết trong hòa giải thương mại

Để đảm bảo tranh chấp được xử lý dứt điểm và ngăn chặn mầm mống tái phát sinh trong tương lai, việc hệ thống hóa toàn bộ các vấn đề cần thống nhất là bước đi quan trọng nhất trong kế hoạch hòa giải. Danh mục này hoạt động như một bảng kiểm pháp lý, giúp các bên không bỏ sót bất kỳ quyền lợi nào từ các nghĩa vụ tài chính hữu hình đến các giá trị vô hình trong quan hệ đối tác. Quá trình rà soát và đàm phán cần bao quát đầy đủ 05 nhóm vấn đề sau đây:

Về tiền & nghĩa vụ tài chính

Tiền hàng và Giá trị hợp đồng:

• Dựa trên biên bản nghiệm thu hoặc hóa đơn đã xuất.
• Cần chốt lại số liệu công nợ tính đến thời điểm hòa giải. Nếu hợp đồng bị dừng giữa chừng, cần định giá phần khối lượng công việc dở dang để xác định bên nào nợ bên nào.
• Lưu ý: Cần thỏa thuận rõ về thuế GTGT. Nếu bên mua trả lại hàng hoặc giảm giá, bên bán phải xuất hóa đơn điều chỉnh. 

Lãi, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại:

• Lãi chậm trả: Căn cứ Điều 306 Luật Thương mại 2005, lãi suất chậm trả thường được tính theo lãi suất quá hạn trung bình của 3 ngân hàng.
• Phạt vi phạm: Cần kiểm tra kỹ Điều 301 Luật Thương mại 2005 về mức trần 8% (đối với thương mại) hoặc 12% (đối với xây dựng). Nếu bên nguyên đơn yêu cầu mức phạt vượt trần, bên bị đơn có quyền bác bỏ.
• Bồi thường thiệt hại: Khác với phạt, bồi thường yêu cầu phải chứng minh thiệt hại thực tế theo Điều 302 Luật Thương mại 2005. Trong hòa giải, các bên thường thỏa thuận một con số trọn gói để thay thế cho việc phải đi thu thập hóa đơn chứng từ phức tạp.

Chi phí phát sinh (luật sư, lưu kho, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ…):

• Chi phí bảo quản hàng hóa.
• Chi phí pháp lý: Phí luật sư, phí trọng tài, phí đi lại.
• Thông thường, mỗi bên tự chịu chi phí của mình hoặc bên có lỗi phải hoàn trả một phần phí luật sư cho bên kia.

Về tiến độ & chất lượng thực hiện hợp đồng

Điều chỉnh tiến độ giao hàng/ thực hiện:

• Gia hạn thực hiện: Các bên thỏa thuận lại mốc thời gian giao hàng hoặc hoàn thành công việc mới. Thỏa thuận gia hạn này phải được lập thành văn bản (Phụ lục hợp đồng) để tránh việc bên kia sau này lật lọng, kiện ngược lại về việc chậm tiến độ theo hợp đồng cũ.
• Phân kỳ giao hàng: Thay vì giao 100% một lúc, có thể chia nhỏ làm nhiều đợt để giảm áp lực sản xuất và dòng tiền cho bên cung cấp.

Sửa chữa, khắc phục lỗi, đổi hàng, bảo hành, bảo trì:

• Sửa chữa, khắc phục lỗi: Quy định thời hạn cụ thể để bên vi phạm cử kỹ thuật viên xuống hiện trường sửa chữa sai sót.
• Đổi hàng, bổ sung hàng thiếu: Nếu hàng không thể sửa, yêu cầu đổi hàng mới (“1 đổi 1”) hoặc giao bù số lượng thiếu hụt.
• Gia hạn bảo hành: Để bên mua an tâm chấp nhận lô hàng  bên bán có thể cam kết tăng thời gian bảo hành từ 12 tháng lên 24 tháng.

Giảm giá, chiết khấu, khuyến mãi bổ sung:

• Thay vì tốn chi phí vận chuyển trả hàng về kho và sản xuất lại, bên bán đồng ý giảm giá trực tiếp (ví dụ: chiết khấu 20% trên giá trị hợp đồng).
• Đây thực chất là một thỏa thuận về mức bồi thường thiệt hại được cấn trừ trực tiếp vào nghĩa vụ thanh toán, giúp đơn giản hóa thủ tục dòng tiền.

Về trạng thái hợp đồng

Tiếp tục thực hiện với điều chỉnh: Đây là kịch bản tích cực nhất, khi các bên sau khi giải quyết mâu thuẫn (tiền/hàng) quyết định đi tiếp cùng nhau.

• Yêu cầu pháp lý: Phải ký Phụ lục điều chỉnh hợp đồng.
• Nội dung điều chỉnh: Các điều khoản cũ gây tranh chấp (ví dụ: tiến độ quá gắt, điều kiện thanh toán quá ngặt nghèo) phải được sửa đổi cho phù hợp với thực tế mới. Nếu không sửa, các bên sẽ lại rơi vào vi phạm ngay ngày hôm sau.

Tạm dừng, gia hạn: Khi chưa thể chốt phương án cuối cùng hoặc cần chờ đợi yếu tố bên ngoài (ví dụ: chờ giấy phép, chờ vốn), các bên chọn phương án tạm dừng.

• Điều 308 Luật Thương mại 2005 cho phép tạm dừng thực hiện hợp đồng.
• Nội dung thỏa thuận: Xác định rõ thời gian tạm ngừng là bao lâu (3 tháng, 6 tháng)? Trong thời gian tạm ngừng, các nghĩa vụ (trả lãi, giao hàng, bảo hành) có bị treo hay không? Ai chịu chi phí trông coi tài sản trong thời gian này?

Chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng, thanh lý:

1. Chấm dứt hợp đồng: Các bên thỏa thuận chấm dứt hiệu lực hợp đồng kể từ ngày ký biên bản hòa giải. 
2. Thanh lý (Hậu quả pháp lý): 

• Xử lý hàng tồn/dở dang: Ai sở hữu? Bên bán nhận lại hay bên mua thanh lý giá rẻ
• Xử lý tài liệu/bí mật kinh doanh: Trả lại bản vẽ, khuôn mẫu, dữ liệu khách hàng
• Xác nhận hết nợ: Sau khi thực hiện xong các nghĩa vụ thanh lý, hai bên xác nhận không còn ràng buộc gì với nhau.

Về quan hệ lâu dài

Ký hợp đồng mới với điều kiện ưu đãi. Bên vi phạm có thể không có tiền mặt để bồi thường ngay, nhưng họ có năng lực sản xuất/dịch vụ.

• Hợp đồng mới: Bên bị hại đồng ý ký tiếp đơn hàng mới, nhưng với điều kiện lợi nhuận từ đơn hàng này sẽ được trích một phần để trả nợ cũ.
• Ưu đãi giá/Chiết khấu: Bên cung cấp cam kết giảm giá 5-10% cho các đơn hàng trong 02 năm tiếp theo để bù đắp cho khoản phạt vi phạm mà họ không có khả năng chi trả tiền mặt lúc này.

Thỏa thuận độc quyền / ưu tiên (nếu có lợi và hợp pháp):

• Bên vi phạm có thể cam kết trao quyền phân phối độc quyền sản phẩm tại một khu vực nhất định cho bên kia.
• Lưu ý: Cần rà soát Luật Cạnh tranh để đảm bảo thỏa thuận độc quyền này không vi phạm các quy định về hạn chế cạnh tranh bị cấm.

Bảo mật thông tin, không hạ uy tín/không kiện tụng thêm nếu tuân thủ thỏa thuận: 

• Cam kết bảo mật (NDA): Hai bên cam kết không tiết lộ nội dung tranh chấp, không bêu xấu nhau trên truyền thông hay mạng xã hội. 
• Không kiện tụng thêm: Cam kết không khởi kiện các vấn đề liên quan đến tranh chấp này ra cơ quan chức năng, giúp đối tác yên tâm về hồ sơ pháp lý sạch (đặc biệt quan trọng nếu đối tác đang chuẩn bị IPO hoặc đấu thầu).

Về thủ tục và cam kết pháp lý

• Phạm vi chấm dứt tranh chấp: “hai bên xác nhận sau khi thực hiện đầy đủ thỏa thuận thì không còn khiếu nại, khởi kiện…”
• Xử lý các thủ tục tố tụng đang diễn ra: Rút đơn khởi kiện, rút yêu cầu trọng tài.
• Phương thức giải quyết nếu bên kia vi phạm thỏa thuận hòa giải (quay lại trọng tài/Tòa, phạt bổ sung…)

Xây dựng kịch bản hòa giải thương mại

Doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị một phương án duy nhất. Điều này dẫn đến sự cứng nhắc, bế tắc khi đối phương từ chối. Việc chuẩn bị sẵn 3 kịch bản giúp người đàm phán chủ động được phương án:

Phương án 1 – Kịch bản “Tấn công”:

1. Mục tiêu: Đạt được 100% lợi ích hợp pháp tối đa theo hợp đồng và pháp luật.
2. Nội dung chi tiết:
   • Tài chính: Yêu cầu thanh toán đủ nợ gốc, lãi chậm trả, phạt vi phạm (tối đa 8% theo Điều 301 Luật Thương mại 2005). Không chấp nhận giảm trừ.
   • Bảo đảm: Yêu cầu thanh toán ngay một lần hoặc nếu trả chậm phải có bảo lãnh ngân hàng/thế chấp tài sản theo Điều 292 Bộ luật Dân sự 2015.
3. Pháp lý: Yêu cầu đối phương thừa nhận vi phạm bằng văn bản (làm bằng chứng nếu sau này phải kiện).
4. Dù biết khó đạt được 100%, nhưng việc đưa ra phương án này giúp bạn có cơ sở để nhượng bộ xuống Phương án 2.

Phương án 2 – Kịch bản “Hợp tác”:

1. Mục tiêu: Đạt được sự cân bằng lợi ích (Win-Win), chấp nhận hy sinh một phần tiền để đổi lấy an toàn và thời gian.
2. Cơ chế Trao đổi:
   • Đồng ý miễn toàn bộ lãi chậm trả và phạt vi phạm nhưng đối phương phải thanh toán nợ gốc ngay trong vòng 7 ngày.
   • Đồng ý giảm 10% nợ gốc, nhưng đối phương phải ký tiếp hợp đồng mua hàng mới với thời hạn 2 năm (để bù đắp lợi nhuận).
3. Đây là lúc vận dụng sự linh hoạt của để sửa đổi hợp đồng, lập phụ lục hợp đồng. Phương án này khiến đối phương cảm thấy họ đã chiến thắng vì đàm phán được giảm giá từ Phương án 1, từ đó dễ dàng ký kết hơn.

Phương án 3 – Kịch bản “nhượng bộ”:

1. Mục tiêu: Xác định điểm dừng. Nếu kết quả đàm phán tệ hơn mức này, hòa giải là vô nghĩa.
2. Cách xác định: Dựa trên bài toán chi phí cơ hội.
   • Công thức: [Giá trị thu về từ hòa giải] ≥ [Giá trị thắng kiện dự kiến] – [Chi phí tố tụng + Rủi ro thi hành án].
   • Ví dụ: Nếu đi kiện tốn 200 triệu và mất 2 năm mới đòi được 1 tỷ, thì “Giới hạn đỏ” có thể là thu về 800 triệu ngay lập tức.
3. Nếu đối phương ép giá xuống dưới mức này (ví dụ: chỉ chịu trả 500 triệu), cần phải kiên quyết dừng đàm phán và chuyển hồ sơ sang Tòa án hoặc Trọng tài ngay lập tức..

Thiết kế cấu trúc văn bản “Phương án hòa giải”

Việc xây dựng một văn bản phương án hòa giải khoa học thể hiện thiện chí và thuyết phục đối tác chấp nhận các đề xuất được đưa ra. Văn bản này như một lộ trình giải quyết vấn đề chặt chẽ, đảm bảo tính logic từ hình thức trình bày đến nội dung thỏa thuận. Để tối ưu hóa hiệu quả đàm phán, văn bản cần được xây dựng dựa trên các yếu tố chính sau đây:

Cấu trúc cơ bản đề xuất phương án hòa giải

Phần mở đầu

• Thông tin các bên
• Tóm tắt bối cảnh: Nêu ngắn gọn nhưng chính xác về lịch sử giao dịch (Hợp đồng số mấy, ký ngày nào) và điểm nghẽn hiện tại. 
• Khẳng định thiện chí: Cần khẳng định rõ mục tiêu của văn bản là ưu tiên hòa giải dựa trên nguyên tắc thiện chí để tiết kiệm chi phí và giữ gìn quan hệ đối tác.
• Nhận định khái quát về cơ sở pháp lý: Tuy nhiên, ngay sau lời lẽ thiện chí phải là sự răn đe. Cần chỉ ra ngắn gọn: “Hành vi của Quý công ty đã vi phạm Điều X của Hợp đồng và Điều Y của Luật Thương mại 2005. Chỉ nêu định hướng, không sa đà vào tranh luận chi tiết như đơn khởi kiện. 
• Thể hiện lập trường: “trong trường hợp các bên không thể hòa giải, chúng tôi bảo lưu quyền khởi kiện…”.

Nội dung phương án hòa giải cụ thể

1.Nghĩa vụ tài chính: Số tiền phải ghi rõ bằng số và bằng chữ. Cần tách bạch: Đâu là nợ gốc, đâu là phần hỗ trợ/giảm trừ. Tránh ghi chung chung “thanh toán toàn bộ nợ” mà không có con số chốt.

2. Thời hạn – lịch thanh toán: Nếu cho phép trả chậm, phải có lịch trình cụ thể (Ngày nào? Bao nhiêu tiền?). Điều kiện trả trước hạn là gì?

3. Biện pháp bảo đảm: Để tránh rủi ro đối phương ký hòa giải để câu giờ, cần yêu cầu biện pháp bảo đảm theo Điều 292 Bộ luật Dân sự 2015 (như: duy trì bảo lãnh ngân hàng, cầm cố giấy tờ pháp lý, hoặc sự bảo lãnh cá nhân của chủ doanh nghiệp) cho đến khi thanh toán xong.

4. Trạng thái hợp đồng: Xác định rõ hợp đồng gốc sẽ chấm dứt ngay hay tiếp tục thực hiện sau khi hòa giải.

5. Các nghĩa vụ khác: sửa chữa, đổi hàng, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp hồ sơ, bàn giao tài liệu…

6. Điều khoản miễn trừ & chấm dứt tranh chấp:

• Miễn trừ trách nhiệm: Cam kết rằng “Một khi Bên B thực hiện đầy đủ phương án này, Bên A sẽ chấm dứt mọi khiếu nại và từ bỏ quyền khởi kiện liên quan”. 
• Chế tài vi phạm thỏa thuận: Cần quy định rõ: “Nếu Bên B vi phạm bất kỳ đợt thanh toán nào trong phương án này, toàn bộ thỏa thuận miễn trừ/giảm lãi sẽ vô hiệu. Bên A có quyền khởi kiện đòi toàn bộ nợ gốc, lãi, phạt ở mức cao nhất như chưa từng có hòa giải”.

7. Hậu quả nếu vi phạm thỏa thuận: phạt bổ sung, khôi phục quyền khởi kiện, xử lý tài sản bảo đảm…

Điều khoản thủ tục

Thời điểm có hiệu lực của thỏa thuận hòa giải. Cần phân biệt rõ giữa “Ngày ký” và “Ngày có hiệu lực”.

Số bản, ngôn ngữ, luật áp dụng:

• Luật áp dụng: Nên lựa chọn pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, cần lưu ý nếu một bên là doanh nghiệp nước ngoài, việc chọn luật cần tương thích với khả năng thi hành án.
• Số bản và Ngôn ngữ: Quy định rõ lập thành bao nhiêu bản, mỗi bên giữ mấy bản. Nếu song ngữ, phải quy định ngôn ngữ nào được ưu tiên khi có sự khác biệt (thường là tiếng Việt nếu giải quyết tại Tòa án Việt Nam).

Cơ chế giải quyết tranh chấp nếu vi phạm thỏa thuận hòa giải (Tòa/Trọng tài cụ thể): Nếu thỏa thuận hòa giải thất bại, các bên quay lại giải quyết theo điều khoản trọng tài/tòa án của Hợp đồng gốc ban đầu.

>> Xem thêm: Điều kiện giải quyết tranh chấp bằng hòa giải thương mại

Chiến lược trình bày trong phiên hòa giải thương mại

Thành công của phiên hòa giải không chỉ phụ thuộc vào lý lẽ pháp lý mà còn nằm ở nghệ thuật trình bày để thu hẹp khoảng cách giữa các bên. Chiến lược trình bày nên chuyển trọng tâm từ đối đầu cứng nhắc sang hợp tác giải quyết vấn đề, sử dụng các dữ liệu khách quan để chứng minh lợi ích chung. Để đạt được thỏa thuận, phương pháp thương lượng cần được triển khai linh hoạt thông qua các nguyên tắc chiến thuật sau đây:

Đi từ lợi ích – không đi từ vị thế

Sai lầm lớn nhất trong các phiên hòa giải là các bên bắt đầu bằng việc công kích nhau dựa trên Vị thế pháp lý (Ai đúng/Ai sai, Ai mạnh/Ai yếu). Cách tiếp cận này thường dẫn đến thế bế tắc vì kích hoạt cơ chế phòng thủ của đối phương. Chiến lược khôn ngoan là chuyển trọng tâm cuộc đối thoại sang Lợi ích thực tế. Căn cứ nguyên tắc thiện chí, hợp tác thay vì tranh cãi về quá khứ.

Sử dụng các thông số và so sánh về lợi ích thực tế của cả 2 bên đang hướng tới

Cần lập “Bảng tính so sánh lợi ích” để so sánh lợi ích thực tế mà mỗi bên đang hướng tới, không chỉ trên phương diện pháp lý mà đặc biệt là hiệu quả kinh tế cuối cùng. Các chi phí cần xác định rõ là: 

• Thứ nhất, án phí và lệ phí Tòa án/Trọng tài. Cần ước tính cụ thể mức án phí sơ thẩm, phúc thẩm, lệ phí trọng tài, chi phí hành chính, phí chỉ định Trọng tài viên, chi phí giám định, định giá tài sản, phiên dịch… tương ứng với giá trị tranh chấp và cơ chế giải quyết (Tòa án hoặc Trọng tài). 
• Thứ hai, chi phí Luật sư và chi phí đi lại, làm việc. Bao gồm phí tư vấn, phí tham gia tố tụng, phí chuẩn bị hồ sơ, tham dự phiên họp/phiên tòa, cũng như các chi phí phát sinh cho việc đi lại, lưu trú, thời gian làm việc của ban lãnh đạo, bộ phận pháp chế, kế toán, kỹ thuật. 
• Thứ ba, chi phí cơ hội. Đây là phần lợi ích mà các bên đánh mất do nguồn lực tranh chấp kéo dài, chẳng hạn như: vốn bị chiếm dụng không thể tái đầu tư, dự án bị đình trệ, mất cơ hội ký kết hợp đồng mới, suy giảm uy tín thương mại, hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến quan hệ với đối tác, ngân hàng, nhà đầu tư. Chi phí cơ hội cần được quy đổi thành giá trị tiền tệ ước tính để phản ánh đúng tổn thất thực tế của việc kéo dài tranh chấp.

Thông qua việc tổng hợp và so sánh các khoản chi phí nêu trên trong Bảng tính so sánh lợi ích, luật sư có thể chứng minh một cách trực quan rằng: ngay cả trong kịch bản “thắng kiện”, lợi ích ròng mà một bên thu được chưa chắc đã tối ưu so với phương án đạt được thỏa thuận sớm với mức nhượng bộ hợp lý. Đây chính là cơ sở thực tiễn để định hướng chiến lược đàm phán, xác định ngưỡng chấp nhận được và thúc đẩy đối phương nhìn nhận tranh chấp dưới góc độ lợi ích – chi phí, thay vì chỉ dừng lại ở lập luận pháp lý.

Chuẩn bị nhượng bộ có điều kiện

Trao đổi Tài chính (Tiền đổi Tiền):

• “Nếu anh thanh toán một lần 100% nợ gốc trong vòng 7 ngày, Thì chúng tôi sẽ xóa toàn bộ 2 năm lãi chậm trả.”
• Lợi ích: Mất lãi nhưng thu hồi dòng tiền nhanh.

Trao đổi Tương lai:

• “Nếu anh cam kết ký hợp đồng độc quyền phân phối cho chúng tôi trong 3 năm tới, Thì chúng tôi sẽ giảm 50% khoản phạt vi phạm hiện tại.”
• Lợi ích: Biến khoản lỗ hiện tại thành chi phí đầu tư cho tương lai.

Điều quan trọng nhất của chiến lược này là điều khoản hồi tố: Phải cài điều khoản: “Các ưu đãi miễn giảm lãi nêu trên chỉ có hiệu lực với điều kiện Bên B thanh toán đúng hạn. Nếu Bên B chậm thanh toán dù chỉ 01 ngày, thỏa thuận miễn giảm mặc nhiên hết hiệu lực. Bên A có quyền khởi kiện đòi toàn bộ gốc và lãi ở mức cao nhất.

Nên tận dụng vai trò hòa giải viên (nếu có)

Trong các phiên hòa giải thương mại, Hòa giải viên không phải là Thẩm phán để ra phán quyết, nhưng họ là trung gian của giải pháp. Hòa giải viên sẽ truyền tải những thông điệp khó nói và kiểm chứng thực tế đối với đối phương. Thay vì đối đầu trực diện, hãy sử dụng Hòa giải viên giảm không khí căng thẳng và thăm dò giới hạn (Bottom line) của bên kia.

Kiểm tra tính ràng buộc pháp lý của kết quả hòa giải

Việc kiểm tra tính cưỡng chế thi hành của biên bản hòa giải thành là bước quyết định để đảm bảo thỏa thuận không chỉ dừng lại ở cam kết hình thức mà có thể thi trên thực tế. Tùy thuộc vào cơ chế giải quyết tranh chấp được lựa chọn, giá trị pháp lý và quy trình yêu cầu thi hành án sẽ có sự khác biệt rõ rệt giữa cơ quan thi hành án dân sự và sự tự nguyện của các bên. Mức độ ràng buộc này được phân loại chi tiết dựa trên các hình thức cụ thể sau:.

Đối với hòa giải thương mại theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24/02/2017

Kết quả hòa giải thành theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP không chỉ dừng lại ở giá trị của một hợp đồng dân sự mà một trong các bên còn có quyền yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hoà giải thành ngoài Toà án. Căn cứ Chương XXXIII Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 (các Điều từ 416 đến 419), một hoặc cả hai bên có quyền nộp đơn yêu cầu Tòa án ra quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án. Đơn yêu cầu phải được gửi trong vòng 06 tháng kể từ ngày văn bản hòa giải thành được ký kết. Quá thời hạn này, Tòa án sẽ không thụ lý giải quyết theo thủ tục đặc biệt này nữa.

Khi Tòa án ra “Quyết định công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án”, quyết định này có hiệu lực pháp luật ngay lập tức, không bị kháng cáo, kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm. Nếu bên có nghĩa vụ không tự nguyện thi hành (ví dụ: không trả tiền đúng hạn), bên được thi hành án có quyền mang yêu cầu Cơ quan Thi hành án dân sự để yêu cầu thi hành án.

Đối với hòa giải trong tố tụng (Tòa án)

Khi các bên đạt được thỏa thuận tại Tòa án và được Thẩm phán ra Quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự, văn bản này có giá trị chung thẩm tuyệt đối: có hiệu lực ngay lập tức, các bên không được quyền kháng cáo và cơ quan thi hành án tổ chức thi hành khi có yêu cầu. Theo Điều 212, 213 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, Sau khi lập biên bản hòa giải thành, các bên có 07 ngày để suy nghĩ lại. Nếu sau 07 ngày mà không ai thay đổi ý kiến, Thẩm phán sẽ ra Quyết định công nhận. Theo Khoản 2 Điều 213 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, Quyết định này có hiệu lực pháp luật ngay sau khi được ban hành và không bị kháng cáo, kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm.

Đối với hòa giải ngoài tố tụng, thương lượng đơn thuần

Về bản chất, kết quả của thủ tục này chỉ là một hợp đồng dân sự sửa đổi. Nếu một bên không thực hiện, bên còn lại không thể yêu cầu thi hành án ngay mà buộc phải khởi kiện một vụ án dân sự mới để tranh chấp về chính thỏa thuận đó.

Đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài, tính ràng buộc phụ thuộc vào hệ thống pháp luật nơi thi hành án. Nên đưa điều khoản: “Nếu thỏa thuận này bị vi phạm, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế (như SIAC, VIAC)…”. Việc này đảm bảo rằng nếu thỏa thuận không thành, một trong các bên có một cơ chế tài phán mạnh (Trọng tài) để xử lý thay vì phải đi xác định cơ quan tài phán có thẩm quyền giữa các hệ thống Tòa án quốc gia khác nhau.

>> Xem thêm: Khởi kiện hủy hợp đồng mua bán đất đã lập vi bằng – Thủ tục

Câu hỏi thường gặp (FAQs) về xây dựng phương án hòa giải thương mại

Việc xây dựng một phương án hòa giải thương mại chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tố tụng mà còn giữ gìn được mối quan hệ đối tác quý giá. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất giúp định hình chiến lược hòa giải hiệu quả.

Tại sao tôi nên chọn hòa giải thương mại thay vì kiện ra Tòa án?

Hòa giải thương mại mang lại lợi ích “kép”: vừa tiết kiệm chi phí, thời gian (do quy trình linh hoạt, không qua nhiều cấp xét xử), vừa bảo mật tuyệt đối thông tin kinh doanh, giúp giữ gìn uy tín thương hiệu. Khác với phiên tòa công khai, các phiên hòa giải thương mại diễn ra kín đáo theo nguyên tắc bảo mật. Điều này đặc biệt quan trọng với các tranh chấp liên quan đến bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ hay uy tín doanh nghiệp. Ngoài ra, hòa giải hướng tới giải pháp “win-win” (cùng thắng), giúp các bên dễ dàng tiếp tục hợp tác kinh doanh trong tương lai, thay vì trở thành kẻ thù sau một vụ kiện đối kháng tại Tòa.

Kết quả hòa giải thành có giá trị pháp lý bắt buộc thi hành không?

Kết quả hòa giải thành được lập thành văn bản có giá trị như một hợp đồng dân sự ràng buộc các bên. Đặc biệt, nếu được Tòa án ra quyết định công nhận, văn bản này sẽ có hiệu lực cưỡng chế thi hành ngay lập tức như một bản án chung thẩm. Theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP và Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, sau khi đạt được hòa giải thành, một trong các bên có quyền nộp đơn yêu cầu Tòa án công nhận kết quả đó. Khi có Quyết định công nhận của Tòa án, nếu bên kia không tự nguyện thực hiện (ví dụ không trả tiền), bạn có thể yêu cầu Cơ quan Thi hành án dân sự cưỡng chế mà không cần phải khởi kiện lại từ đầu.

Tôi cần chuẩn bị những gì trước khi bước vào phiên hòa giải?

Quý khách cần chuẩn bị kỹ lưỡng 3 yếu tố: (1) Hồ sơ pháp lý (hợp đồng, chứng từ công nợ, biên bản vi phạm); (2) Chiến lược đàm phán (xác định điểm dừng “bottom line” và các phương án nhượng bộ); và (3) Thẩm quyền quyết định (người tham gia phải có quyền chốt phương án ngay tại bàn đàm phán). Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp Quý khách nắm thế chủ động về chứng cứ. Quan trọng hơn, Quý khách cần xác định rõ mục tiêu tối thiểu (ví dụ: thu hồi 80% nợ gốc là chấp nhận được) để tránh sa đà vào tranh cãi vô ích. Người đại diện tham gia hòa giải cần có giấy ủy quyền với phạm vi quyết định rõ ràng để có thể ký kết biên bản hòa giải thành ngay khi đạt được thỏa thuận.

Chi phí hòa giải thương mại được tính như thế nào?

Chi phí hòa giải thường bao gồm phí hành chính và thù lao hòa giải viên, được tính dựa trên biểu phí của Trung tâm hòa giải hoặc thỏa thuận với hòa giải viên vụ việc. Thông thường, các bên sẽ thỏa thuận chia đôi chi phí này. So với án phí Tòa án (tính theo ngạch giá) và phí luật sư tranh tụng kéo dài, chi phí hòa giải thường thấp hơn và kiểm soát được. Mức phí này phụ thuộc vào giá trị vụ tranh chấp và uy tín/kinh nghiệm của hòa giải viên. Việc chia sẻ chi phí cũng thể hiện thiện chí của cả hai bên trong việc tìm kiếm giải pháp chung.

Tôi có thể yêu cầu Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời trong quá trình hòa giải không?

Có. Dù đang trong quá trình hòa giải thương mại, nếu phát hiện đối phương có hành vi tẩu tán tài sản, Quý khách vẫn có quyền yêu cầu Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời (như phong tỏa tài khoản, cấm chuyển dịch tài sản) để bảo toàn hiện trạng. Việc yêu cầu này không làm chấm dứt quá trình hòa giải mà ngược lại, nó giúp đảm bảo rằng kết quả hòa giải (nếu thành công) sẽ có tài sản thực tế để thi hành. Đây là công cụ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của Quý khách trước những đối tác thiếu thiện chí.

Nếu đối phương vi phạm cam kết trong biên bản hòa giải thành thì sao?

Nếu biên bản hòa giải thành chưa được Tòa án công nhận, Quý khách có quyền khởi kiện ra Tòa án hoặc Trọng tài (theo thỏa thuận ban đầu) để giải quyết tranh chấp, hoặc khởi kiện vi phạm hợp đồng hòa giải. Nếu đã được Tòa án công nhận, Quý khách gửi đơn yêu cầu Thi hành án ngay lập tức. Trong trường hợp chưa có quyết định công nhận của Tòa, biên bản hòa giải thành có giá trị như một hợp đồng mới. Hành vi vi phạm biên bản này là vi phạm hợp đồng. Tuy nhiên, để tránh rủi ro phải kiện tụng lại từ đầu, Quý khách nên thực hiện thủ tục yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ngay sau khi ký kết.

Dịch vụ tư vấn hướng dẫn xây dựng phương án hòa giải thương mại

Hòa giải và thương lượng không chỉ là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí, thời gian tố tụng mà còn là nghệ thuật giữ gìn uy tín và quan hệ đối tác chiến lược cho doanh nghiệp. Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng phương án hòa giải chuyên sâu, đảm bảo khách hàng bước vào bàn đàm phán với tâm thế chủ động và lợi thế pháp lý cao nhất thông qua các hạng mục công việc sau:

1. Tư vấn đánh giá vị thế và rà soát hồ sơ pháp lý:
   • Phân tích toàn diện hồ sơ vụ việc để xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu pháp lý và các “lỗ hổng” của đối phương nhằm tạo lợi thế trên bàn đàm phán.
   • Đánh giá rủi ro thực tế nếu vụ việc phải giải quyết tại Tòa án (chi phí, thời gian, khả năng thi hành án) để làm cơ sở so sánh lợi ích của việc hòa giải.
   • Xác minh sơ bộ năng lực tài chính và tình trạng pháp lý của đối tác để xác định tính khả thi của các phương án chi trả hoặc bồi thường dự kiến.
2. Xây dựng kịch bản và chiến lược đàm phán chi tiết:
   • Tư vấn xác định tính khả thi và giới hạn nhân nhượng tối đa/tối thiểu về quyền lợi, tài chính mà khách hàng có thể chấp nhận.
   • Xây dựng các kịch bản đàm phán đa dạng (Plan A, Plan B) và các phương án dự phòng để ứng phó linh hoạt với từng phản ứng của đối phương.
   • Soạn thảo Thư đề nghị thương lượng hoặc văn bản bày tỏ quan điểm pháp lý.
3. Hỗ trợ thực hiện đàm phán và hoàn thiện văn bản thỏa thuận:
   • Cử Luật sư tham gia trực tiếp các phiên họp thương lượng để điều tiết không khí, sử dụng các luận cứ pháp lý để gây áp lực hoặc thuyết phục đối tác.
   • Tư vấn kỹ thuật đàm phán, nắm bắt tâm lý đối phương để tháo gỡ các bế tắc và thúc đẩy việc ra quyết định có lợi cho khách hàng.
   • Soạn thảo và rà soát Biên bản hòa giải thành hoặc Hợp đồng thỏa thuận giải quyết tranh chấp, đảm bảo các điều khoản chặt chẽ và có cơ chế ràng buộc trách nhiệm thi hành.

Kết luận

Việc xây dựng phương án hòa giải thương mại bài bản là chìa khóa giúp doanh nghiệp giải quyết xung đột nhanh chóng mà vẫn giữ gìn được quan hệ đối tác. Các bên cần chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ pháp lý và xác định rõ giới hạn nhượng bộ trước khi bước vào đàm phán. Giải pháp hòa giải thành công không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn hạn chế rủi ro từ quy trình tố tụng kéo dài. Luật Long Phan PMT sẵn sàng hỗ trợ quý khách qua Dịch vụ luật sư thương mại và Dịch vụ giải quyết tranh chấp hợp đồng. Hãy liên hệ ngay với Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được tư vấn chuyên sâu.