Hướng dẫn thủ tục tạm ngưng hoạt động cho doanh nghiệp do dịch covid-19

Trước các đợt bùng phát của dịch Covid-19 tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang đứng trước tình trạng khó khăn để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Việc tạm ngừng kinh doanh là giải pháp cần được cân nhắc vì điều này sẽ làm giảm đi phần nào các khoản tài chính như nộp thuế và thanh toán tiền lương cho người lao động. Vậy, thủ tục tạm ngưng hoạt động cho doanh nghiệp do dịch covid-19 được quy định như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các thủ tục này.

Hướng dẫn thủ tục tạm ngưng hoạt động cho doanh nghiệp do dịch covid-19

Giải quyết thủ tục lao động

Thỏa thuận tạm hoãn hợp đồng lao động và thực hiện thủ tục cho người lao động nhận hỗ trợ từ Chính phủ

Theo Điều 30 Bộ luật lao động 2019 thì đầu tiên, doanh nghiệp và người lao động sẽ thỏa thuận bằng văn bản về việc tạm hoãn thời hạn thực hiện hợp đồng. Trong khoảng thời gian này, quyền và nghĩa vụ của các bên sẽ tạm dừng, không thực hiện. Theo đó, khi hết thời hạn hoãn, hợp đồng lao động tiếp tục có hiệu lực. Người lao động vẫn đảm bảo được vị trí công việc, được hưởng mức lương, trợ cấp, đãi ngộ theo hợp đồng.

Khi tạm hoãn thực hiện hợp đồng, căn cứ vào Nghị quyết 68/NQ-CP 2021 và Quyết định 23/2021/QĐ-TTg thì doanh nghiệp có thể thực hiện hồ sơ đề nghị xin hưởng hỗ trợ cho người lao động tơi Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt trụ sở chính. Thời hạn tiếp nhận hồ sơ chậm nhất đến hết ngày 31 tháng 01 năm 2022. Mức hỗ trợ cho người lao động trong trường hợp này được quy định lần lượt như sau:

• 855.000 đồng/người đối với người lao động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương từ 15 ngày liên tục trở lên đến dưới 01 tháng (30 ngày).
• 710.000 đồng/người đối với người lao động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương từ 01 tháng (30 ngày) trở lên.
• Người lao động đang mang thai được hỗ trợ thêm 1.000.000 đồng/người; người lao động đang nuôi con đẻ hoặc con nuôi hoặc chăm sóc thay thế trẻ em chưa đủ 06 tuổi thì được hỗ trợ thêm 1.000.000 đồng/trẻ em chưa đủ 06 tuổi và chỉ hỗ trợ cho 01 người là mẹ hoặc cha hoặc người chăm sóc thay thế trẻ em.
• Phương thức chi trả: Trả 01 lần cho người lao động.

Chấm dứt hợp đồng lao động nếu không thỏa thuận được

Doanh nghiệp và người lao động có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 34 Bộ luật lao động năm 2019. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt và có các trách nhiệm sau đây:

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Báo giảm bảo hiểm xã hội

Theo Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Các trường hợp mà doanh nghiệp báo giảm bảo hiểm xã hội như:

• Người lao động nghỉ việc do chấm dứt hợp đồng lao động
• Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày
• Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng
• Người lao động, doanh nghiệp hoãn thực hiện hợp đồng
• Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất.

Để thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm theo quy định bằng hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý doanh nghiệp ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh hoặc doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng hình thức trực tiếp bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội.
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội.
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội.
• Bảng kê thông tin.

Khi doanh nghiệp có phát sinh giảm lao động cần lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng thì được coi là báo giảm chậm.

Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị khi báo giảm chậm được quy định tại khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
• Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Giải quyết các giao dịch với đối tác, khách hàng

Thỏa thuận tạm ngừng, thay đổi nội dung hợp đồng cho phù hợp với thực tế

Căn cứ yêu cầu đối tác thỏa thuận, đàm phán lại nội dung hợp đồng:

• Dịch Covid-19 là một trở ngại khách quan theo khoản 1 Điều 156 Bộ luật dân sự 2015: Dịch Covid-19 là một dịch bệnh toàn cầu không đến từ ý chí chủ quan của các bên, làm tác động từ các hành vi, quyết định, văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến các biện pháp ngăn chặn sự lây lan của dịch Covid-19, ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng của các bên. Các bên có thể biết trước được các trở ngại này nhưng bằng mọi biện pháp cần thiết thì vấn không thể khắc phục được.
• Hoàn cảnh thực hiện hợp đồng đã thay đổi: Dịch Covid-19 là một đại dịch có quy mô lớn, ảnh hưởng đến tất cả mọi mặt. Tại thời điểm giao kết hợp đồng, các bên có thể biết đến dịch Covid-19, tuy nhiên không thể lường trước được tác động của nó, nếu các bên biết được tác động lớn đến mức không thể thực hiện hợp đồng thì ban đầu có thể đã không giao kết hợp đồng. Việc tiếp tục hợp đồng mà không có sự thay đổi nội dung thì sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cho một bên.

Doanh nghiệp (bên có lợi ích bị ảnh hưởng) nên đề xuất thay đổi nội dung tránh, giảm thiệt hại cho cả hai theo tinh thần của Điều 420 Bộ luật dân sự 2015 như sau:

• Bổ sung các phương án nhằm hỗ trợ bên khó khăn trong việc tiếp tục thực hiện hợp đồng do ảnh hưởng của dịch Covid-19.
• Sửa đổi nội dung thực hiện hợp đồng phù hợp với tình hình dịch Covid, hạn chế gây thiệt hại nhất có thể cho việc tiếp tục thực hiện hợp đồng của các bên.
• Tạm hoãn hoặc gia hạn thời hạn thực hiện hợp đồng đến khi khắc phục hoàn toàn được dịch Covid.
• Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Điều 422 Bộ luật dân sự 2015.

Chấm dứt hợp đồng nếu không thỏa thuận được hoặc việc tiếp tục sẽ gây ra thiệt hại lớn hơn

Trường hợp hai bên không được được thỏa thuận hoặc việc tiếp tục thực hiện hợp đồng sẽ gây ra thiệt hại lớn hơn thì có thể chấm dứt hợp đồng theo khoản 6 Điều 422 Bộ luật dân sự 2015 (chấm dứt hợp đồng vì hoàn cảnh thay đổi cơ bản) hoặc doanh nghiệp có lợi ích bị ảnh hưởng có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 428 Bộ luật dân sự 2015. Trong trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng, bên đơn phương chấm dứt hợp đồng sẽ phải thông báp ngay cho bên còn lại biết về việc chấm dứt hợp đồng.

Tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ để hạn chế tối đa thiệt hại phát sinh

Để hạn chế tối đa thiệt hại phát sinh, trong quá trình đàm phán sửa đổi, chấm dứt hợp đồng hoặc khởi kiện yêu cầu Tòa án chấm dứt hợp đồng thì các bên vẫn phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng theo quy định tại khoản 4 Điều 420 Bộ luật dân sự 2015.

Khởi kiện yêu cầu chấm dứt hợp đồng để tránh thiệt hại phát sinh

Theo quy định tại khoản 3 Điều 420 Bộ luật dân sự 2015 thì Covid là một trường hợp bên có lợi ích bị ảnh hưởng có thể yêu cầu Tòa án chấm dứt Hợp đồng, tuy nhiên phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Có chứng cứ chứng minh được Covid là tác nhân làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng
• Có các tài liệu chứng minh bên có lợi ích bị ảnh hưởng đã yêu cầu đàm phán lại nội dung hợp đồng nhưng hai bên lại không đi đến được thỏa thuận.
• Có thiệt hại thực tế xảy ra từ việc tiếp diễn hợp đồng mà không có sự thay đổi

Sau khi đáp ứng được các điều kiện trên, doanh nghiệp (bên có lợi ích bị ảnh hưởng) có thể khởi kiện Tòa án yêu cầu chấm dứt hợp đồng với trình tự thực hiện như sau:

• Xác định điều kiện khởi kiện
• Xác định Tòa án có thẩm quyền giải quyết
• Chuẩn bị hồ sơ khởi kiện và tiền tạm ứng án phí
• Nộp đơn khởi kiện đến Tòa án có thẩm quyền giải quyết
• Tòa án nhận và sẽ xử lý đơn

Thực hiện thủ tục khai báo thuế và thông báo tạm ngừng hoạt động với cơ quan thuế

Căn cứ vào Điều 37 Luật quản lý thuế 2019, Điều 4 NĐ 126/2020/NĐ-CP, Điều 12 Thông tư 105/2020/TT-BTC thì thủ tục khai báo thuế và thông báo tạm ngừng hoạt động với cơ quan thuế được thực hiện như sau:

• Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện đăng ký kinh doanh tạm ngừng hoạt động, kinh doanh có thời hạn thì cơ quan thuế căn cứ vào thông báo của người nộp thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện quản lý thuế trong thời gian người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh. Thời gian tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp được cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin đăng ký tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp cho cơ quan thuế bằng phương thức điện tử qua hệ thống trao đổi thông tin về đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế trong thời hạn 01 ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện đăng ký kinh doanh thì thực hiệngửi Thông báo mẫu số 23/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 01 ngày làm việc trước khi tạm ngừng hoạt động, kinh doanh. Cơ quan thuế có thông báo xác nhận gửi người nộp thuế về thời gian người nộp thuế đăng ký tạm ngừng hoạt động, kinh doanh chậm nhất trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của người nộp thuế. Người nộp thuế được tạm ngừng hoạt động, kinh doanh không quá 1 năm đối với 1 lần đăng ký. Trường hợp người nộp thuế là tổ chức, tổng thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh không quá 2 năm đối với 2 lần đăng ký liên tiếp.
• Cơ quan thuế cập nhật thông tin tạm ngừng hoạt động, kinh doanh của người nộp thuế vào hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.
• Trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh: Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính thì vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý; hồ sơ quyết toán năm. Người nộp thuế không được sử dụng hóa đơn và không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Trường hợp người nộp thuế được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật về hoá đơn thì phải nộp hồ sơ khai thuế, nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quy định.

Thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh

                       Thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh                                                  

Căn cứ vào Điều 66 NĐ 01/2021/NĐ-CP, thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh thực hiện như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh đã thông báo. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần thông báo không được quá một năm.
• Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, kèm theo thông báo phải có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc tạm ngừng kinh doanh.
• Sau khi nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và tình trạng của tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng tạm ngừng kinh doanh.

Dịch vụ luật sư tư vấn, thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động cho doanh nghiệp

Tư vấn, cung cấp phương án xử lý tốt nhất

Tư vấn các quy định về tạm ngừng hoạt động kinh doanh bao gồm:

• Tư vấn điều kiện tạm ngừng hoạt động;
• Tư vấn về thời gian tối thiểu được tạm ngừng hoạt động và thời gian tối đa tạm ngừng kinh doanh;
• Tư vấn thủ tục thông báo tạm ngừng hoạt động;
• Tư vấn về trách nhiệm pháp lý của Doanh nghiệp trong thời gian tạm ngừng;
• Tư vấn giải trình lý do tạm ngừng hoạt động;
• Các nội dung khác có liên quan.

Soạn thảo văn bản, tư vấn chuẩn bị hồ sơ

Hoàn thiện hồ sơ tạm ngừng hoạt động kinh doanh bao gồm:

• Tư vấn, hoàn thiện Biên bản họp về việc tạm ngừng hoạt động
• Quyết định về việc tạm ngừng hoạt động
• Thông báo tạm ngừng kinh doanh
• Giấy ủy quyền
• Các giấy tờ, tài liệu cần thiết khi thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh
• Các giấy tờ khác có liên quan.

Đại diện thay mặt doanh nghiệp làm việc với đối tác, cơ quan chức năng, người lao động

Tiến hành các thủ tục pháp lý doanh nghiệp thay cho doanh nghiệp bao gồm:

• Tiến hành thủ tục nộp hồ sơ tạm ngừng hoạt động tại Sở Kế hoạch và đầu tư
• Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết quả hồ sơ đã nộp
• Tiến hành thủ tục thông báo tạm ngừng hoạt động tại cơ quan thuế
• Nhận thông báo chấp nhận tạm dừng hoạt động
• Các thủ tục pháp lý có liên quan khác.

Trên đây là tư vấn về thủ tục tạm ngưng hoạt động cho doanh nghiệp do dịch covid-19. Quý bạn đọc có nhu cầu gửi hồ sơ, yêu cầu TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP hoặc đặt lịch trực tiếp gặp luật sư tư vấn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.63.63.87 để được  tư vấn nhanh nhất và kịp thời. Xin cảm ơn!