Điều kiện ký hợp đồng lao động với người nước ngoài

Điều kiện ký hợp đồng lao động với người nước ngoài là từ 18 tuổi, đủ năng lực hành vi dân sự; Có trình độ/chuyên môn, kinh nghiệm, đủ sức khỏe; Không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích, hoặc bị truy cứu TNHS; Có Giấy phép lao động (đối với người lao động) và phải đáp ứng các điều kiện riêng của doanh nghiệp tuyển dụng. Điều kiện này được quy định cụ thể tại Điều 151, Điều 152 Bộ luật Lao động 2019. Bài viết này của Luật Long Phan PMT sẽ phân tích chi tiết các quy định này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực ngoại quốc và tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều kiện đối với người lao động nước ngoài

Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài và phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
• Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp quy định tại Điều 154 của Bộ luật này.

Thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động. Khi sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn.

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

Điều kiện phía người sử dụng lao động trước khi ký

Để tuyển dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thì người sử dụng lao động còn phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quuy định của pháp luật.

Các vị trí được tuyển dụng người nước ngoài

Căn cứ theo Điều 152 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì những vị trí công việc dưới đây là của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

1. Nhà quản lý doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
2. Giám đốc điều hành thuộc một trong các trường hợp sau đây:
   • Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;
   • Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
3. Chuyên gia thuộc một trong các trường hợp sau đây:
   • Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;
   • Có bằng đại học trở lên trong chuyên ngành được đào tạo và có ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội được bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác định hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam.
4. Lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp sau đây:
   • Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;
   • Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Phải có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp

Theo quy định tại Điều 153 Bộ luật Lao động 2019 thì người lao động nước ngoài phải xuất trình giấy phép lao động khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trừ các trường hợp được miễn giấy phép lao động, không thuộc điện dược cấp giấy phép lao động). Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động sẽ bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất theo quy định của pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Và người sử dụng lao động sử dụng người lao động nước ngoài làm việc cho mình mà không có giấy phép lao động thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Nội dung này được quy định cụ thể tại Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Hồ sơ xin Giấy phép lao động

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bao gồm các tài liệu sau đây:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.
• 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài 
• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định

Căn cứ pháp lý: Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Thời hạn nộp và xử lý

Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định: Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Thời hạn của Giấy phép lao động

Thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 02 năm, trường hợp gia hạn thì chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Khi hết thời hạn này, nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật, thì giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn gia hạn tối đa cũng không quá 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn, người lao động và người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động nếu có nhu cầu tiếp tục quan hệ lao động hợp pháp tại Việt Nam.

>>Xem thêm: Trình tự xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài lao động tại Việt Nam

Điều kiện, giới hạn khi ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài

Theo điểm c khoản 2 Điều 20, khoản 2 Điều 151  Bộ luật Lao động 2019 thì người lao động nước ngoài chỉ ký hợp đồng xác định thời hạn và thời hạn hợp đồng lao động không vượt quá thời hạn Giấy phép lao động; các bên có thể ký nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn  Lưu ý: quy tắc “2 lần rồi thành không xác định thời hạn” không áp dụng cho NLĐNN.

Theo khoản 4 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Sau khi được cấp Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động; và khi được yêu cầu người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký cho cơ quan đã cấp Giấy phép lap động.

Pháp luật không ấn định cứng ngôn ngữ của hợp đồng; tuy nhiên hợp đồng lao động dành cho người lao động nước ngoài nên được soạn thảo song ngữ, bao gồm tiếng Việt và ngôn ngữ mà người lao động thành thạo. Điều này giúp cả hai bên hiểu rõ các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của mình, đồng thời tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp phát sinh sau này.

>>Xem thêm: Người nước ngoài không có giấy phép lao động bị xử lý thế nào?

Các khuyến nghị của Luật sư khi ký Hợp đồng lao động đối với người nước ngoài

Doanh nghiệp cần xác định đúng “vị trí công việc” của người lao động nước ngoài theo các nhóm được định nghĩa tại Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (như: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật). Việc phân loại chính xác này là cơ sở quan trọng để chuẩn hóa bộ chứng cứ chứng minh năng lực và kinh nghiệm, bao gồm bằng cấp chuyên môn, xác nhận kinh nghiệm làm việc, quyết định bổ nhiệm và các tài liệu liên quan khác, bảo đảm phù hợp với yêu cầu pháp luật.

Trường hợp người lao động thuộc diện miễn Giấy phép lao động theo quy định, doanh nghiệp vẫn không được bỏ qua thủ tục hành chính tương ứng. Cụ thể, theo Điều 8 và Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền. Đây là căn cứ pháp lý cần thiết để chứng minh việc sử dụng lao động nước ngoài là hợp pháp trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Bên cạnh đó, khi có sự thay đổi về vị trí công việc, hình thức làm việc hoặc tiếp tục sử dụng người lao động sau khi Giấy phép lao động hết hạn, doanh nghiệp cần rà soát kỹ nghĩa vụ pháp lý phát sinh. Theo các quy định từ Điều 20 đến Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép lao động, nhằm bảo đảm tính liên tục và hợp pháp trong quan hệ lao động với người lao động nước ngoài.

Các câu hỏi liên quan về điều kiện ký hợp đồng lao động với người nước ngoài

Dưới đây là những câu hỏi liên quan và gây băn khoăn đến vấn đề ký hợp đồng lao động với người lao động là nước ngoài.

Hợp đồng lao động tự động chấm dứt khi Giấy phép lao động hết hạn đúng không?

Hợp đồng lao động sẽ đương nhiên chấm dứt khi Giấy phép lao động của người lao động nước ngoài hết hiệu lực, theo khoản 12 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.  Do đó, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục đơn phương chấm dứt hợp đồng mà chỉ cần ra thông báo chấm dứt dựa trên căn cứ pháp lý này. Để tiếp tục sử dụng lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất thủ tục gia hạn hoặc cấp mới Giấy phép lao động trước khi hợp đồng cũ hết hạn.

Giấy phép lao động điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy không? 

Bản điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy căn cứ Điều 6 và Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Người lao động và doanh nghiệp có thể xuất trình bản điện tử khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan chức năng hoặc khi thực hiện các thủ tục liên quan đến lưu trú, ngân hàng. Việc áp dụng bản điện tử giúp lưu trữ an toàn, tránh mất mát và thuận tiện trong việc tra cứu thông tin trực tuyến.

Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài có được lồng ghép vào hồ sơ GPLĐ không?

Điểm mới nổi bật của Nghị định 219/2025/NĐ-CP là đã lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu vào trực tiếp hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03) tại Điều 18. Thay vì phải chờ phê duyệt vị trí trước rồi mới nộp hồ sơ người lao động, doanh nghiệp giờ đây có thể gộp chung để rút ngắn tổng thời gian thực hiện. Đây là nỗ lực cải cách hành chính nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc tuyển dụng nhân sự cấp cao.

Giấy khám sức khỏe từ nước ngoài có được chấp nhận trong hồ sơ GPLĐ không?

Căn cứ Khoản 2 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế nước ngoài cấp chỉ được sử dụng nếu quốc gia đó và Việt Nam có điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế về thừa nhận lẫn nhau. Ngoài ra, thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe này không được quá 12 tháng kể từ ngày cấp và phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng. Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các cơ sở y tế đủ điều kiện tại Việt Nam để hồ sơ được duyệt nhanh chóng hơn.

Dịch vụ luật sư tư vấn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực lao động – việc làm có yếu tố nước ngoài, Luật Long Phan PMT cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện liên quan đến việc ký kết hợp đồng lao động và xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện pháp lý để người nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
• Tư vấn xác định vị trí công việc (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật) và điều kiện tương ứng, nhằm chuẩn hóa hồ sơ, chứng cứ chứng minh năng lực và kinh nghiệm;
• Tư vấn trường hợp miễn giấy phép lao động, điều kiện áp dụng và thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;
• Soạn thảo, rà soát hồ sơ xin cấp mới, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động, bảo đảm đúng biểu mẫu, đúng thời hạn và phù hợp thực tiễn sử dụng lao động của doanh nghiệp;
• Soạn thảo và rà soát hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, bảo đảm tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro tranh chấp;
• Đại diện theo ủy quyền làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong quá trình nộp và xử lý hồ sơ giấy phép lao động;
• Luật sư bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp hoặc người lao động nước ngoài khi phát sinh vướng mắc, khiếu nại hoặc tranh chấp liên quan đến giấy phép lao động và hợp đồng lao động.

Kết luận

Điều kiện ký hợp đồng lao động với người nước ngoài là vấn đề pháp lý đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững cả quy định về đối tượng, vị trí công việc, giấy phép lao động và giới hạn thời hạn hợp đồng. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài hợp pháp, ổn định mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động. Trong trường hợp còn băn khoăn hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu, doanh nghiệp và người lao động có thể liên hệ Luật Long Phan PMT qua Hotline 1900636387 để được luật sư tư vấn, đồng hành và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp một cách hiệu quả và kịp thời

Tags: Gia hạn giấy phép lao động, Giấy phép lao động, Hợp đồng lao động với người nước ngoài, Miễn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài, Thủ tục cấp giấy phép lao động, Tuyển dụng người nước ngoài