Bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể thì làm gì? 

Bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể hiện nay đang trở thành một thách thức pháp lý không nhỏ đối với các cá nhân và hộ gia đình trong bối cảnh các quy chuẩn về quản lý hành chính đang ngày càng được siết chặt bởi Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Việc cơ quan đăng ký kinh doanh không chấp thuận hồ sơ có thể xuất phát từ các vi phạm về lịch sử hoạt động, nghĩa vụ thuế hoặc đơn thuần là lỗi kỹ thuật trong quá trình kê khai. Bài viết dưới đây của Luật Long Phan PMT sẽ phân tích các căn cứ pháp lý dẫn đến việc từ chối và hướng dẫn quy trình xử lý chuẩn xác để bảo vệ quyền tự do kinh doanh của Quý khách hàng.

Xác định nguyên nhân bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể

Bước tiên quyết để giải quyết vấn đề bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể là xác định chính xác căn cứ pháp lý của văn bản từ chối. Theo Điều 102 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có quyền ban hành quyết định từ chối cấp phép trong hai trường hợp nghiêm trọng: 

• Thứ nhất là hộ kinh doanh đã bị cơ quan chức năng ra thông báo về hành vi vi phạm thuộc diện phải thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc đã có quyết định thu hồi chính thức.
• Thứ hai, và cũng là trường hợp phổ biến nhất, là hộ kinh doanh đang ở trong tình trạng pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. 

Ngoài các trường hợp bị từ chối tuyệt đối nêu trên, đa số các hồ sơ không được thông qua thuộc nhóm “yêu cầu sửa đổi, bổ sung”. Nguyên nhân thường gặp bao gồm việc không đáp ứng điều kiện tại Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020, ví dụ ngành nghề đăng ký thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh theo Điều 6 Luật Đầu tư 2020 (như kinh doanh pháo nổ, dịch vụ đòi nợ, mua bán người). Một lỗi kỹ thuật khác là tên hộ kinh doanh vi phạm quy tắc đặt tên tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm văn hóa, thuần phong mỹ tục. Trong những tình huống này, cơ quan đăng ký chưa từ chối hoàn toàn mà chỉ tạm dừng quy trình để yêu cầu người nộp hồ sơ khắc phục các thiếu sót.

Việc xác định sai nguyên nhân (giữa bị từ chối vĩnh viễn và yêu cầu sửa đổi) sẽ dẫn đến việc lựa chọn sai phương án xử lý. Quý khách hàng cần đọc kỹ văn bản phản hồi từ cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu văn bản ghi rõ “Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ”, cơ hội được cấp phép vẫn còn nguyên vẹn nếu Quý khách hàng thực hiện điều chỉnh đúng hạn. Ngược lại, nếu nhận được “Thông báo về việc từ chối cấp đăng ký”, Quý khách hàng buộc phải giải quyết các vấn đề pháp lý tồn đọng (như nợ thuế, vi phạm cũ) trước khi có thể nộp lại hồ sơ.

Quyền của cá nhân, hộ gia đình khi bị từ chối cấp phép kinh doanh hộ cá thể

Khi đối diện với việc bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể, pháp luật trao cho người dân các quyền cụ thể để bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình. Quyền cơ bản nhất là quyền được thông báo bằng văn bản minh bạch theo khoản 3 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được phép từ chối bằng lời nói hoặc trả hồ sơ mà không có văn bản giải thích lý do. Văn bản này là chứng cứ pháp lý quan trọng nhất để Quý khách hàng thực hiện các bước khiếu nại hoặc sửa đổi sau này.

Trong trường hợp hồ sơ chỉ bị yêu cầu chỉnh sửa, Quý khách hàng có quyền sửa đổi, bổ sung và nộp lại hồ sơ trong thời hạn luật định. Khoản 3 Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định thời hạn tối đa để doanh nghiệp/hộ kinh doanh thực hiện việc này là 60 ngày kể từ ngày ra thông báo. Đây là “thời gian vàng” để Quý khách hàng hoàn thiện các thiếu sót mà không mất khoản lệ phí đã nộp. Quý khách hàng cần lưu ý, nếu quá thời hạn 60 ngày này mà không có động thái khắc phục, hồ sơ sẽ mặc nhiên không còn giá trị và bị hủy trên hệ thống.

Quyền quan trọng tiếp theo là quyền khiếu nại và khởi kiện hành chính. Nếu Quý khách hàng có căn cứ cho rằng việc cơ quan chức năng từ chối cấp giấy phép kinh doanh là trái quy định pháp luật (ví dụ: ngành nghề không bị cấm nhưng vẫn bị từ chối, hoặc lý do từ chối không có trong luật), Quý khách có quyền thực hiện khiếu nại theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nếu việc giải quyết khiếu nại không thỏa đáng, quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo Điều 115 Luật Tố tụng hành chính là biện pháp bảo vệ cuối cùng và mạnh mẽ nhất.

Phương án xử lý khi bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể

Chiến lược xử lý tình huống bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể phụ thuộc hoàn toàn vào lý do được nêu trong văn bản thông báo. Đối với nhóm nguyên nhân do hồ sơ chưa hợp lệ (lỗi tên, ngành nghề, thông tin cá nhân), Quý khách hàng cần tiến hành rà soát chi tiết từng hạng mục bị cảnh báo. 

Sau khi đã khắc phục các sai sót, Quý khách hàng có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại tại cơ quan có thẩm quyền.

Nếu Quý khách hàng nhận thấy văn bản từ chối là thiếu căn cứ (ví dụ: từ chối vì lý do chủ quan của cán bộ thụ lý mà không dựa trên văn bản pháp luật), phương án khiếu nại/ khởi kiện hành chính cần được kích hoạt. 

>>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể 

Trình tự, thủ tục khắc phục hoặc khiếu nại văn bản từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể

Quy trình khắc phục hồ sơ sau khi nhận thông báo sửa đổi hoặc từ chối cấp giấy phép kinh doanh phải tuân thủ nghiêm ngặt về trình tự và thời hạn.

Thứ nhất, Quý khách thực hiện chuẩn bị hồ sơ sửa đổi, bổ sung theo các điểm sai sót đã được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã chỉ ra trong thông báo.

Thứ hai, Quý khách thực hiện nộp lại hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở theo cơ chế linh hoạt mới. Khoản 2 Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cho phép người thành lập nộp hồ sơ và nhận kết quả tại bất kỳ UBND cấp xã nào trong phạm vi tỉnh, dù việc giải quyết vẫn do xã nơi đặt trụ sở thực hiện. 

Thứ ba, trường hợp thực hiện khiếu nại hoặc khởi kiện, Quý khách cần gửi hồ sơ tới đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết quyết định hành chính của cấp xã. Đối với khiếu nại hành chính, Quý khách hàng gửi đơn khiếu nại lần đầu cùng tài liệu chứng cứ kèm theo đến chính cơ quan đã ra quyết định hành chính theo quy định tại Điều 7 Luật Khiếu nại 2011. 

Đối với khởi kiện hành chính, theo khoản 3 Điều 2 Luật số 85/2025/QH15, Quý khách hàng tiến hành nộp đơn khởi kiện đến Tòa án khu vực có thẩm quyền. Quý khách cần chuẩn bị đơn khởi kiện nêu rõ hành vi từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh của cấp xã là không có căn cứ pháp lý, kèm theo các chứng từ chứng minh hồ sơ đã đủ 4 điều kiện quy định tại Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

>>> Xem thêm: Bị thu hồi giấy chứng nhận giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần phải làm gì? 

Câu hỏi thường gặp (FAQs) khi bị từ chối cấp phép kinh doanh hộ cá thể

Dưới đây là phần giải đáp các thắc mắc thường gặp khi bị từ chối cấp phép kinh doanh hộ cá thể: 

Cơ quan nào có thẩm quyền từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh?

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (Ủy ban nhân dân cấp xã) là đơn vị duy nhất có thẩm quyền xem xét, cấp hoặc từ chối hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. Căn cứ theo quy định tại Điều 20 và Điều 22 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hệ thống đăng ký kinh doanh hiện nay đã được phân cấp về cơ sở, theo đó Phòng Kinh tế hoặc Phòng Kinh tế và Hạ tầng thuộc UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Việc từ chối phải được thực hiện bằng văn bản chính thức. Quý khách hàng cần lưu ý rằng thẩm quyền này không còn thuộc về cấp huyện như các quy định cũ trước đây. Mọi thông báo từ chối không do UBND cấp xã ban hành hoặc chỉ thông báo bằng lời nói đều không đúng trình tự thủ tục hành chính, xâm phạm quyền lợi hợp pháp của người dân trong hoạt động đầu tư kinh doanh tại địa phương.

Hai trường hợp nào bị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã từ chối tuyệt đối?

Hồ sơ bị từ chối tuyệt đối khi hộ kinh doanh đang có vi phạm thuộc diện thu hồi giấy phép hoặc bị cơ quan thuế xác định không hoạt động tại địa chỉ cũ. Theo Điều 102 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan cấp xã chỉ từ chối trong hai kịch bản cụ thể: Một là hộ kinh doanh đã bị thông báo vi phạm thuộc trường hợp thu hồi hoặc đã có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nhưng chưa khắc phục. Hai là hộ kinh doanh đang ở tình trạng pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” trên hệ thống thông tin thuế quốc gia. Đây là các rào cản pháp lý cứng, buộc Quý khách phải giải quyết triệt để các vi phạm cũ với cơ quan Thuế hoặc cơ quan quản lý trước khi nộp hồ sơ mới. 

Thời hạn sửa đổi hồ sơ sau khi nhận thông báo không hợp lệ là bao lâu?

Quý khách hàng có thời hạn tối đa 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo để hoàn thiện và nộp lại hồ sơ sửa đổi. Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 95 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đây là khoảng thời gian pháp lý để hộ kinh doanh khắc phục các lỗi về kê khai thông tin, đặt tên hoặc bổ sung giấy tờ mà không bị hủy hồ sơ trên hệ thống. Nếu quá thời hạn 60 ngày nêu trên mà Quý khách không nộp hồ sơ bổ sung hoặc văn bản giải trình, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh sẽ mặc nhiên không còn giá trị pháp lý và bị hủy bỏ theo quy trình trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh. Do đó, ngay khi nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi theo khoản 3 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Quý khách cần khẩn trương rà soát các nội dung chưa hợp lệ để thực hiện tái nộp hồ sơ trong “thời hạn vàng” quy định.

Tôi có được phép nộp hồ sơ tại xã khác nếu bị từ chối tại xã đặt trụ sở không?

Quý khách có quyền nộp hồ sơ tại bất kỳ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong phạm vi tỉnh, nhưng việc giải quyết vẫn thuộc thẩm quyền của xã nơi đặt trụ sở. Đây là điểm mới linh hoạt tại khoản 2 Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cho phép người dân tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn. Tuy nhiên, việc thay đổi nơi nộp không giúp Quý khách né tránh được các căn cứ từ chối nếu hồ sơ thực tế vẫn vi phạm quy định về địa điểm hoặc thuế tại xã đặt trụ sở chính. Khi nộp hồ sơ tại xã khác, thông tin sẽ được luân chuyển trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh đến UBND cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở để xem xét cấp Giấy chứng nhận. Nếu hồ sơ vẫn tồn tại sai sót cũ, Quý khách vẫn sẽ nhận được thông báo từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi từ cơ quan giải quyết trực tiếp.

Quy trình khiếu nại hành chính khi bị từ chối cấp phép trái pháp luật?

Quý khách phải gửi đơn khiếu nại lần đầu đến chính cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã đã ra văn bản từ chối để được giải quyết theo trình tự. Căn cứ Điều 7 Luật Khiếu nại 2011 và khoản 6 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu Quý khách có căn cứ cho rằng việc từ chối là trái quy định (ví dụ: hồ sơ đã đủ 4 điều kiện tại khoản 2 Điều 85 nhưng vẫn không được cấp phép), Quý khách có quyền thực hiện khiếu nại. Trong trường hợp việc giải quyết khiếu nại lần đầu không thỏa đáng hoặc quá thời hạn không được giải quyết, Quý khách có quyền khiếu nại lần hai cơ quan cấp trên trực tiếp hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật Tố tụng Hành chính 2015. Văn bản thông báo từ chối theo khoản 3 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP là căn cứ quan trọng nhất để Quý khách thực hiện quyền này, bảo vệ quyền tự do kinh doanh hợp pháp.

Dịch vụ Luật sư tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp khi bị từ chối cấp phép kinh doanh hộ cá thể

Luật Long Phan PMT cung cấp các giải pháp pháp lý chuyên sâu giúp Quý khách hàng vượt qua rào cản thủ tục hành chính:

• Kiểm tra tình trạng pháp lý của chủ hộ và các thành viên trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để đảm bảo điều kiện thành lập.
• Tra cứu tình trạng thuế của hộ kinh doanh cũ, xử lý nợ thuế và các lỗi “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” trên hệ thống ngành Thuế.
• Soạn thảo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mới theo mẫu chuẩn.
• Đại diện Quý khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh hộ cá thể.
• Làm việc trực tiếp với UBND cấp xã để giải trình về ngành nghề kinh doanh và các điều kiện về địa điểm kinh doanh.
• Đại diện thực hiện thủ tục khiếu nại hoặc khởi kiện quyết định từ chối cấp phép trái luật của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép kinh doanh hộ cá thể trọn gói  

Kết luận

Việc bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh hộ cá thể đòi hỏi người nộp hồ sơ phải có sự am hiểu nhất định về các quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP để đưa ra phương án xử lý kịp thời. Sự chậm trễ trong việc khắc phục hồ sơ quá 60 ngày hoặc không giải quyết dứt điểm các nghĩa vụ thuế cũ sẽ dẫn đến những hệ quả pháp lý bất lợi kéo dài. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được thông qua nhanh chóng, Quý khách hàng hãy liên hệ ngay với Luật Long Phan PMT qua Hotline 1900636387 để nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ các luật sư giàu kinh nghiệm.

Tags: Bị từ chối cấp giấy phép kinh doanh, Đăng ký hộ kinh doanh cá thể, Dịch vụ làm giấy phép kinh doanh hộ cá thể, Khiếu nại từ chối cấp phép kinh doanh, Sửa đổi hồ sơ hộ kinh doanh, Thủ tục đăng ký kinh doanh cấp xã