Cách soạn hóa đơn thương mại đúng quy định pháp luật

Cách soạn hóa đơn thương mại đúng quy định pháp luật là như thế nào trong khi hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong “thương mại” quốc tế. Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán do đấy hóa đơn thương mại cần phải rõ ràng, đúng quy định pháp luật. Trong bài viết dưới đây, Luật Long Phan sẽ hướng dẫn cách soạn hóa đơn thương mại theo đúng quy định của pháp luật.

Hóa đơn thương mại là gì?

Thế nào là hóa đơn thương mại?

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hành để yêu cầu người mua hàng trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển.

Hóa đơn thương mại thường được lập thành nhiều bản và được sử dụng trong nhiều khâu khác nhau tại doanh nghiệp. Hóa đơn thương mại dùng để xuất trình cho ngân hàng khi đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm trong trường hợp tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa, xuất trình cho cơ quan hải quan để tính tiền thuế, thông quan hàng hóa.

Bản chất của hóa đơn thương mại

Nhìn chung, hóa đơn thương mại được lập và sử dụng căn cứ vào UCP 600 (Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ), tuy nhiên phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nội dung cần thiết. Cụ thể, hóa đơn thương mại phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (ngoại trừ trường hợp khác quy định tại Điều 38 UCP 600).

Ngoài ra, hóa đơn thương mại phải đứng tên người yêu cầu và ghi bằng loại tiền của thư tín dụng.

Hóa đơn thương mại do doanh nghiệp tự thiết kế nên sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nội dung cần có trong hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là chứng từ thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Do vậy nội dung cần phải đầy đủ bao gồm:

• Ngày, tháng lập hóa đơn thương mại
• Thông tin người mua, người bán: tên, mã số thuế, địa chỉ…
• Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã….
• Ngày gửi hàng
• Tên tàu, thuyền, số chuyến
• Địa chỉ cảng đi, cảng đến
• Điều kiện và điều khoản thanh toán

Nội dung cần có trong hóa đơn thương mại

Cách viết hóa đơn thương mại theo đúng quy định pháp luật

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ – CP quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:

• Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này. Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số.Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian
• Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh…
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp… Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn: Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt. Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là đ.

Cách viết hóa đơn thương mại đúng quy định pháp luật

>> Xem thêm: Tư vấn, soạn thảo, đàm phán giao kết hợp đồng thương mại

Hóa đơn thương mại dùng làm gì?

Trong thanh toán

Hóa đơn thương mại như một chứng từ hợp pháp để bên bán hàng đòi tiền từ bên mua. Vì vậy, trên đó sẽ ghi chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền… và có đầy đủ con dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.

Trong khai giá hải quan

Giá được ghi trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác). Một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.

Trong tính số tiền bảo hiểm

Cũng giống như khai giá hải quan, giá trên hóa đơn thương mại được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.

>>> Xem thêm: Hóa đơn thương mại có thể thay thế cho hóa đơn xuất khẩu không?

Trên đây là bài viết tư vấn về cách soạn hóa đơn thương mại đúng quy định pháp luật. Trong quá trình tìm hiểu, nếu quý bạn đọc có bất kỳ khó khăn, vướng mắc liên quan đến vấn đề này thì hãy gọi ngay vào HOTLINE 1900.63.63.87 để được đội ngũ Luật sư công ty Luật Long Phan PMT TƯ VẤN LUẬT DÂN SỰ chi tiết. Xin cảm ơn!