Lập sổ đăng ký cổ đông, giấy chứng nhận cổ phần cho cổ đông công ty cổ phần

Sổ đăng ký cổ đông, giấy chứng nhận cổ phần cho cổ đông trong công ty cổ phần là những tài liệu quan trọng, ghi nhận quyền sở hữu của nhà đầu tư đối với công ty. Vậy nên để lập sổ đăng ký cổ đông và giấy chứng nhận cổ phần cần những “HỒ SƠ”, “THỦ TỤC” như thế nào? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn đọc những chỉ dẫn pháp lý hữu ích về vấn đề này.

Quy định về Sổ đăng ký cổ đông và Giấy chứng nhận cổ phần

Sổ đăng ký cổ đông

Theo luật doanh nghiệp 2014, sổ đăng ký cổ đông hay trên thực tế gọi đơn giản là sổ cổ đông có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này. Sổ đăng ký cổ đông như một hình thức chứng thực quyền sở hữu cổ phần của công ty cổ phần.

Theo Điều 121 Luật doanh nghiệp 2020 quy định Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông, cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.

Giấy chứng nhận cổ phần

Giấy chứng nhận cổ phần là gì?

Giấy chứng nhận cổ phần được xem là chứng nhận xác định quyền lợi và vai trò của cá nhân từng cổ đông trong công ty. Chủ doanh nghiệp có nghĩa vụ cấp Giấy chứng nhận cổ phần cho danh sách cổ đông của doanh nghiệp.

Cổ phiếu là hình thức biểu hiện của cổ phần, cổ phiếu theo Điều 120 Luật doanh nghiệp 2014 và Điều 121 Luật doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021): “Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó”.

Thủ tục lập sổ đăng ký cổ đông, giấy chứng nhận cổ phần

Thủ tục lập sổ đăng ký cổ đông

Sổ đăng ký cổ đông phải có các nội dung đăng ký sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
• Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
• Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
• Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số CCCD/CMND, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác với cổ đông là cá nhân;
• Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính với cổ đông là tổ chức;
• Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

Lưu ý:

• Khi cổ đông có thay đổi địa chỉ thường trú thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ của cổ đông.
• Khi chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu, các thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông đó trong công ty;
• Khi chuyển nhượng cổ phần, công ty có trách nhiệm cập nhật, thay đổi sổ đăng ký cổ đông trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần. Người nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.

Thời điểm lập sổ đăng ký cổ đông

• Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 121 Luật Doanh nghiệp 2014, công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Chú ý, trong thời hạn tối đa 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ đông có nghĩa vụ phải thanh toán đầy đủ số cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký doanh nghiệp. Hết thời hạn này, cổ đông chỉ có quyền biểu quyết, nhận lợi tức và các quyền khác tương ứng với số cổ phần đã thanh toán.

Thủ tục cấp giấy chứng nhận cổ phần cho cổ đông

Cổ phiếu có các nội dung đăng ký sau:

• Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
• Số lượng cổ phần và loại cổ phần;
• Mệnh giá mỗi cổ phần và tổng mệnh giá số cổ phần ghi trên cổ phiếu;
• Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số CCCD/CMND, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông là cá nhân;
• Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức;
• Tóm tắt về thủ tục chuyển nhượng cổ phần;
• Chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của công ty;
• Số đăng ký tại sổ đăng ký cổ đông của công ty và ngày phát hành cổ phiếu;
• Các nội dung khác theo quy định đối với cổ phiếu của cổ phần ưu đãi

Xử phạt vi phạm hành chính do không lập Sổ đăng ký cổ đông

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 và điểm đ khoản 3 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP thì công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông có thể bị phạt tiền tối đa lên đến 15.000.000 đồng và bị buộc phải xác lập cũng như lưu giữ sổ đăng ký theo quy định.

Lập sổ đăng ký cổ đông và giấy chứng nhận cổ phần cho cổ đông là thủ tục bắt buộc nhằm đảo bảo quyền lợi của cổ đông trong công ty cổ phần. Nếu bạn đọc có những khó khăn/thắc mắc về hồ sơ và các thủ tục trong công ty cổ phần thì hãy liên hệ qua HOTLINE:1900.63.63.87 để được LUẬT SƯ DOANH NGHIỆP tư vấn. Xin cảm ơn.