Phạt hợp đồng do chậm giao hàng: Quy định và cách tính mức phạt

Phạt hợp đồng do chậm giao hàng là chế tài thường được áp dụng khi bên bán không giao hàng đúng thời điểm hoặc thời hạn đã thỏa thuận. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào số ngày chậm giao để tính tiền phạt mà phải kiểm tra điều khoản phạt, phần nghĩa vụ bị vi phạm, trường hợp miễn trách nhiệm và luật điều chỉnh hợp đồng. Bài viết dưới đây của Luật Long Phan PMT phân tích điều kiện áp dụng, mức phạt tối đa, cách tính và trình tự yêu cầu phạt trong tranh chấp thương mại.

Khi nào được phạt hợp đồng do chậm giao hàng?

Không phải cứ hàng đến muộn là bên mua đương nhiên có quyền yêu cầu tiền phạt. Để áp dụng chế tài, cần xác định thời hạn giao hàng, kiểm tra điều khoản phạt và loại trừ các trường hợp miễn trách nhiệm theo hợp đồng hoặc pháp luật.

Xác định thời hạn giao hàng và thời điểm phát sinh vi phạm

Việc đầu tiên là xác định chính xác thời điểm mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.

Theo Điều 37 Luật Thương mại 2005:

• Nếu hợp đồng xác định thời điểm giao hàng cụ thể, bên bán phải giao hàng đúng thời điểm đó.
• Nếu chỉ quy định một khoảng thời gian giao hàng, bên bán có thể giao tại bất kỳ thời điểm nào trong khoảng đó nhưng phải thông báo trước cho bên mua.
• Nếu không có thỏa thuận về thời hạn giao hàng, bên bán phải giao hàng trong một thời hạn hợp lý sau khi giao kết hợp đồng.

Do đó, chứng cứ xác định chậm giao hàng thường gồm:

• Hợp đồng và phụ lục;
• Đơn đặt hàng;
• Lịch giao hàng đã được xác nhận;
• Email hoặc thông báo thay đổi tiến độ;
• Vận đơn;
• Phiếu nhập kho;
• Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.

Nếu các bên đã thống nhất gia hạn thời gian giao hàng sau khi ký hợp đồng thì phải sử dụng thời hạn đã được sửa đổi hợp lệ để xác định vi phạm, thay vì tiếp tục áp dụng ngày giao hàng ban đầu.

Hợp đồng phải có điều khoản phạt chậm giao hàng

Phạt vi phạm là chế tài dựa trên thỏa thuận của các bên. Điều 300 Luật Thương mại 2005 quy định phạt vi phạm là việc bên bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm trả một khoản tiền phạt nếu hợp đồng có thỏa thuận, trừ trường hợp miễn trách nhiệm theo Điều 294.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản phạt có xác định:

• Hành vi chậm giao hàng có thuộc hành vi bị phạt hay không;
• Mức phạt hoặc tỷ lệ phạt;
• Căn cứ tính phạt;
• Có tính theo từng ngày chậm hay tính một lần;
• Có mức phạt tối đa hay không.

Nếu hợp đồng không có thỏa thuận phạt vi phạm, bên mua không thể tự đặt ra mức phạt sau khi vi phạm xảy ra. Tuy nhiên, vẫn có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu đáp ứng các điều kiện luật định.

Khi nào bên chậm giao hàng được miễn trách nhiệm?

Có hành vi chậm giao hàng chưa đồng nghĩa bên bán chắc chắn phải chịu phạt.

Khoản 1 Điều 294 Luật Thương mại 2005 quy định bên vi phạm được miễn trách nhiệm trong các trường hợp:

• Xảy ra trường hợp miễn trách nhiệm mà các bên đã thỏa thuận;
• Xảy ra sự kiện bất khả kháng;
• Hành vi vi phạm của một bên hoàn toàn do lỗi của bên kia;
• Vi phạm do thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà các bên không thể biết vào thời điểm giao kết hợp đồng.

Bên viện dẫn trường hợp miễn trách nhiệm có nghĩa vụ chứng minh căn cứ miễn trách nhiệm của mình.

Do đó, nếu bên bán viện dẫn thiên tai, cấm vận chuyển, quyết định của cơ quan nhà nước hoặc lỗi của bên mua, cần kiểm tra cả nguyên nhân, thời điểm xảy ra và mối quan hệ thực tế giữa sự kiện đó với việc không thể giao hàng đúng hạn.

Bên vi phạm có phải thông báo về trường hợp miễn trách nhiệm không?

Có.Theo Điều 295 Luật Thương mại 2005, bên vi phạm phải thông báo ngay bằng văn bản cho bên kia về trường hợp miễn trách nhiệm và hậu quả có thể xảy ra. Khi trường hợp miễn trách nhiệm chấm dứt, bên vi phạm cũng phải thông báo nếu không thông báo trước thì phải thực hiện nghĩa vụ.

Nếu bên vi phạm không thông báo hoặc thông báo không kịp thời, họ phải bồi thường thiệt hại phát sinh do việc không thông báo hoặc thông báo chậm.

Vì vậy, việc có sự kiện bất khả kháng và việc thực hiện đúng nghĩa vụ thông báo là hai vấn đề cần đánh giá riêng.

Cách tính mức phạt do chậm giao hàng trong hợp đồng thương mại

Trong hợp đồng thương mại, căn cứ tính tiền phạt không phải mặc nhiên là toàn bộ giá trị hợp đồng. Doanh nghiệp phải xác định được giá trị phần nghĩa vụ thực tế bị vi phạm trước khi áp dụng tỷ lệ phạt.

Mức phạt tối đa theo Luật Thương mại 2005

Điều 301 Luật Thương mại 2005 quy định mức phạt đối với một vi phạm hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thỏa thuận nhưng không quá: 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm.

Ngoại lệ là trường hợp quy định tại Điều 266 Luật Thương mại 2005 liên quan đến thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định cấp chứng thư giám định sai do lỗi vô ý.

Do đó, với hợp đồng mua bán hàng hóa thông thường, doanh nghiệp cần áp dụng giới hạn 8% trên phần nghĩa vụ bị vi phạm, không tự động lấy 8% tổng giá trị hợp đồng.

Nếu hợp đồng thỏa thuận phạt 10% hoặc 15% thì xử lý thế nào?

Đối với hợp đồng thuộc phạm vi áp dụng Điều 301 Luật Thương mại 2005 quy định đặt giới hạn bắt buộc là 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm.

Vì vậy, nếu hợp đồng ghi mức phạt 10%, 15% hoặc cao hơn, khi xảy ra tranh chấp, yêu cầu phạt phải được xem xét trong giới hạn pháp luật cho phép.

Không nên diễn đạt rằng Tòa án hoặc Trọng tài luôn “tự động điều chỉnh hợp đồng xuống 8%”, bởi vấn đề pháp lý chính xác là phần yêu cầu vượt quá giới hạn Điều 301 không có cơ sở để được chấp nhận theo Luật Thương mại.

Hợp đồng dân sự có bị giới hạn mức phạt 8% không?

Không áp dụng mức trần 8% một cách máy móc cho mọi hợp đồng.

Khoản 2 Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015 quy định mức phạt vi phạm do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác. Bộ luật Dân sự không đặt một mức trần chung 8% cho tất cả hợp đồng dân sự.

Do đó:

• Nếu quan hệ thuộc Luật Thương mại 2005 → xem xét mức trần Điều 301;
• Nếu là quan hệ dân sự thuần túy → áp dụng Điều 418 Bộ luật Dân sự;
• Nếu luật chuyên ngành có quy định riêng → phải ưu tiên đối chiếu luật chuyên ngành.

Việc xác định luật điều chỉnh phải dựa trên phạm vi điều chỉnh, chủ thể, mục đích giao dịch và quy định pháp luật liên quan, không chỉ dựa vào tên gọi của hợp đồng.

Xác định giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm như thế nào?

Đây thường là vấn đề gây tranh chấp nhiều nhất khi tính phạt chậm giao hàng.

Có thể phân loại:

• Chậm toàn bộ lô hàng: xem xét giá trị toàn bộ lô hàng bị chậm;
• Chậm một phần: chỉ xác định giá trị phần hàng giao chậm;
• Giao nhiều đợt: nếu chỉ một đợt chậm, căn cứ trước hết là giá trị nghĩa vụ của đợt đó;
• Một phần giao đúng, một phần giao trễ: phần giao đúng hạn không thuộc phần nghĩa vụ bị vi phạm về thời hạn.

Ví dụ, hợp đồng trị giá 1 tỷ đồng nhưng chỉ có lô hàng trị giá 200 triệu đồng bị giao chậm thì về nguyên tắc căn cứ tính phạt đối với vi phạm chậm giao là 200 triệu đồng, nếu phần nghĩa vụ đó được xác định độc lập theo hợp đồng.

Công thức tính tiền phạt chậm giao hàng

Có thể sử dụng công thức:

Tiền phạt = Giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm × Tỷ lệ phạt được áp dụng

Ví dụ:

• Giá trị hợp đồng: 1 tỷ đồng;
• Giá trị phần hàng giao chậm: 200 triệu đồng;
• Tỷ lệ phạt hợp lệ theo hợp đồng: 8%.

Khi đó số tiền phạt sẽ là 200.000.000 đồng × 8% = 16.000.000 đồng.

Nếu hợp đồng quy định phạt theo ngày, ví dụ một tỷ lệ nhất định cho mỗi ngày chậm, doanh nghiệp phải cộng mức phạt phát sinh theo công thức hợp đồng nhưng tổng mức phạt cuối cùng vẫn không được vượt giới hạn Điều 301 nếu Luật Thương mại 2005 áp dụng.

Có được vừa phạt vi phạm vừa yêu cầu bồi thường thiệt hại?

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại có mục đích và điều kiện khác nhau. Vì vậy, trước khi gửi yêu cầu, doanh nghiệp cần xác định khoản tiền nào là tiền phạt theo hợp đồng và khoản nào là thiệt hại thực tế cần chứng minh.

Quan hệ thương mại có thể áp dụng đồng thời hai chế tài

Điều 307 Luật Thương mại 2005 quy định:

• Nếu các bên không có thỏa thuận phạt, bên bị vi phạm vẫn có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu đủ điều kiện;
• Nếu có thỏa thuận phạt, bên bị vi phạm có quyền áp dụng cả phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp Luật Thương mại có quy định khác.

Do đó, trong một vụ chậm giao hàng, bên mua có thể yêu cầu:

• Khoản phạt đã thỏa thuận; và
• Thiệt hại thực tế do việc giao hàng chậm gây ra.

Hai khoản này phải được xác định riêng.

Muốn yêu cầu bồi thường phải chứng minh những gì?

Điều 303 Luật Thương mại 2005 xác định trách nhiệm bồi thường phát sinh khi có đủ:

• Hành vi vi phạm hợp đồng;
• Thiệt hại thực tế;
• Hành vi vi phạm là nguyên nhân trực tiếp gây ra thiệt hại.

Theo Điều 302, giá trị bồi thường bao gồm tổn thất thực tế, trực tiếp và khoản lợi trực tiếp mà bên bị vi phạm đáng lẽ được hưởng nếu không có hành vi vi phạm. Bên yêu cầu bồi thường phải chứng minh tổn thất, mức độ tổn thất và khoản lợi trực tiếp bị mất theo Điều 304.

Ngoài ra, Điều 305 Luật Thương mại còn đặt ra nghĩa vụ của bên yêu cầu bồi thường phải áp dụng các biện pháp hợp lý để hạn chế tổn thất. Nếu không thực hiện, bên vi phạm có thể yêu cầu giảm khoản bồi thường tương ứng với mức tổn thất đáng lẽ có thể hạn chế được.

Hợp đồng dân sự áp dụng nguyên tắc khác

Khoản 3 Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép các bên thỏa thuận:

• Chỉ phạt vi phạm; hoặc
• Vừa phạt vi phạm vừa bồi thường thiệt hại.

Nếu các bên chỉ thỏa thuận về phạt mà không thỏa thuận việc vừa phạt vừa bồi thường, bên vi phạm chỉ phải chịu phạt vi phạm theo cơ chế tại Điều 418.

Đây là điểm khác quan trọng so với Điều 307 Luật Thương mại 2005.

Có thể vừa yêu cầu giao hàng vừa phạt hợp đồng do chậm giao hàng không?

Trong nhiều trường hợp, bên mua vẫn cần hàng hóa chứ không muốn chấm dứt hợp đồng. Theo Điều 297 và khoản 1 Điều 299 Luật Thương mại 2005, bên bị vi phạm có thể yêu cầu bên bán tiếp tục thực hiện đúng nghĩa vụ giao hàng, đồng thời yêu cầu phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại nếu đáp ứng các điều kiện áp dụng của từng chế tài. Vì vậy, yêu cầu tiếp tục giao hàng không đương nhiên làm mất quyền yêu cầu phạt chậm giao hàng.

Buộc bên bán tiếp tục giao hàng

Theo Điều 297 Luật Thương mại 2005, buộc thực hiện đúng hợp đồng là việc bên bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm thực hiện đúng hợp đồng hoặc dùng các biện pháp khác để hợp đồng được thực hiện và bên vi phạm phải chịu chi phí phát sinh. Vì vậy, khi bên bán giao thiếu hoặc chưa giao hàng đúng thời hạn, bên mua có thể yêu cầu tiếp tục giao đủ số lượng hàng hóa theo nội dung đã cam kết.

Đối với trường hợp giao thiếu hàng hoặc giao hàng không đúng chất lượng, Điều 297 Luật Thương mại 2005 còn quy định cơ chế yêu cầu bên bán giao đủ hàng, thay thế hàng hóa hoặc loại trừ khuyết tật. Trường hợp bên bán không thực hiện, bên mua có thể mua hàng hoặc nhận cung ứng từ chủ thể khác để thay thế theo điều kiện luật định và yêu cầu bên vi phạm chịu khoản chênh lệch cùng chi phí hợp lý có liên quan.

Trong thời gian yêu cầu giao hàng vẫn có thể yêu cầu phạt

Theo khoản 1 Điều 299 Luật Thương mại 2005, trong thời gian áp dụng chế tài buộc thực hiện đúng hợp đồng, bên bị vi phạm có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm, nhưng chưa được áp dụng các chế tài khác, trừ trường hợp Luật Thương mại có quy định khác. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu tiền phạt chậm giao ngay cả khi đang yêu cầu đối tác tiếp tục giao hàng.

Nếu bên vi phạm không thực hiện chế tài buộc thực hiện đúng hợp đồng trong thời hạn mà bên bị vi phạm đã ấn định, khoản 2 Điều 299 Luật Thương mại 2005 cho phép bên bị vi phạm áp dụng các chế tài khác để bảo vệ quyền lợi. Việc chuyển sang chế tài khác cần tiếp tục đối chiếu điều kiện áp dụng tương ứng, đặc biệt khi doanh nghiệp dự kiến tạm ngừng, đình chỉ hoặc hủy bỏ hợp đồng.

Quy trình yêu cầu phạt do chậm giao hàng trong hợp đồng thương mại

Sau khi xác định có hành vi giao hàng chậm và hợp đồng có điều khoản phạt, doanh nghiệp nên thực hiện theo một quy trình thống nhất. Các bước cần gắn với Điều 37 về thời hạn giao hàng, Điều 294–295 về miễn trách nhiệm, Điều 300–301 về phạt vi phạm và Điều 302–305 Luật Thương mại 2005 về bồi thường thiệt hại.

Bước 1 – Rà soát hợp đồng và thời hạn giao hàng

Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hợp đồng;
• Phụ lục;
• PO/đơn đặt hàng;
• Lịch giao hàng;
• Thỏa thuận gia hạn;
• Điều khoản phạt;
• Điều khoản miễn trách nhiệm;
• Điều khoản luật áp dụng và giải quyết tranh chấp.

Việc rà soát này nhằm xác định chính xác thời hạn giao hàng theo Điều 37 Luật Thương mại 2005, điều khoản phạt theo Điều 300 và các trường hợp miễn trách nhiệm theo Điều 294. Nếu các bên đã thống nhất gia hạn hoặc thay đổi lịch giao hàng hợp lệ thì phải sử dụng thời hạn đã được điều chỉnh làm căn cứ xác định bên bán có thực sự chậm giao hay không.

Bước 2 – Xác định phần nghĩa vụ bị vi phạm

Doanh nghiệp cần đối chiếu thời điểm giao hàng thực tế với thời hạn giao hàng có hiệu lực theo Điều 37 Luật Thương mại 2005 và xác định:

• Toàn bộ hay một phần hàng bị chậm;
• Giá trị phần hàng bị chậm;
• Số ngày chậm nếu công thức hợp đồng sử dụng số ngày.

Việc xác định chính xác giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm đặc biệt quan trọng vì Điều 301 Luật Thương mại 2005 giới hạn mức phạt trên giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, không mặc nhiên trên toàn bộ giá trị hợp đồng. Nếu hợp đồng giao hàng thành nhiều đợt nhưng chỉ một đợt bị chậm thì cần tách riêng giá trị nghĩa vụ của đợt đó.

Bước 3 – Kiểm tra căn cứ miễn trách nhiệm

Nếu bên bán viện dẫn bất khả kháng hoặc căn cứ miễn trách nhiệm khác, doanh nghiệp cần đối chiếu với khoản 1 Điều 294 Luật Thương mại 2005 và yêu cầu tài liệu chứng minh. Bên vi phạm có nghĩa vụ chứng minh mình thuộc trường hợp được miễn trách nhiệm chứ không thể chỉ đưa ra thông báo chung về khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Đồng thời, Điều 295 Luật Thương mại 2005 yêu cầu bên vi phạm phải thông báo ngay bằng văn bản cho bên kia về trường hợp miễn trách nhiệm và hậu quả có thể xảy ra. Nếu không thông báo hoặc thông báo không kịp thời thì bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại phát sinh do việc không thông báo hoặc thông báo chậm.

Bước 4 – Tính riêng tiền phạt và tiền bồi thường

Doanh nghiệp nên tách riêng hai khoản yêu cầu. Tiền phạt vi phạm được xác định theo thỏa thuận của các bên và giới hạn tại Điều 300, Điều 301 Luật Thương mại 2005; còn tiền bồi thường thiệt hại được xác định theo Điều 302–305 dựa trên thiệt hại thực tế, trực tiếp, quan hệ nhân quả và nghĩa vụ chứng minh.

Việc tách riêng giúp tránh nhầm tiền bồi thường thành tiền phạt hoặc cộng toàn bộ các khoản vào giới hạn 8%. Theo Điều 307 Luật Thương mại 2005, khi hợp đồng có thỏa thuận phạt, bên bị vi phạm có thể đồng thời áp dụng phạt vi phạm và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu đáp ứng các điều kiện tương ứng của từng chế tài.

Bước 5 – Gửi văn bản yêu cầu

Văn bản yêu cầu nên ghi rõ:

• Hành vi vi phạm;
• Điều khoản hợp đồng bị vi phạm;
• Căn cứ áp dụng phạt;
• Giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm;
• Công thức và số tiền phạt;
• Khoản bồi thường nếu có;
• Nghĩa vụ giao hàng còn lại;
• Thời hạn thanh toán hoặc khắc phục.

Việc gửi văn bản giúp hệ thống hóa căn cứ yêu cầu và tạo tài liệu chứng minh quá trình thực hiện quyền của bên bị vi phạm. Nếu doanh nghiệp đồng thời yêu cầu bên bán tiếp tục giao hàng thì có thể viện dẫn Điều 297, Điều 299 Luật Thương mại 2005; nếu yêu cầu phạt và bồi thường thì cần thể hiện riêng căn cứ theo Điều 300–307.

Các phương thức giải quyết tranh chấp khi bên vi phạm không trả tiền phạt

Nếu thương lượng không đạt kết quả, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp, thỏa thuận trọng tài và thời hiệu trước khi lựa chọn phương thức tố tụng. Việc lựa chọn Trọng tài hay Tòa án phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên và các điều kiện thẩm quyền theo pháp luật tương ứng.

Thương lượng hoặc hòa giải

Các bên có thể tiếp tục thương lượng về số tiền phạt, khoản bồi thường, lịch giao hàng hoặc phương án khắc phục. Luật Thương mại 2005 ghi nhận thương lượng giữa các bên và hòa giải thông qua chủ thể do các bên thỏa thuận là những hình thức giải quyết tranh chấp thương mại.

Tuy nhiên, việc tiếp tục thương lượng không có nghĩa doanh nghiệp có thể bỏ qua thời hiệu khởi kiện. Nếu quá trình đàm phán kéo dài, doanh nghiệp cần đồng thời theo dõi mốc thời hiệu tại Điều 319 Luật Thương mại 2005 và đánh giá tác động của các sự kiện pháp lý liên quan đến thời hiệu theo từng trường hợp cụ thể.

Giải quyết tại Trọng tài thương mại

Tranh chấp có thể được giải quyết tại Trọng tài khi thuộc phạm vi thẩm quyền trọng tài và tồn tại thỏa thuận trọng tài có hiệu lực theo Luật Trọng tài thương mại 2010. Vì vậy, trước khi nộp đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản trọng tài trong hợp đồng thay vì chỉ căn cứ vào mong muốn lựa chọn Trọng tài sau khi tranh chấp đã xảy ra.

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Điều khoản trọng tài;
• Tổ chức trọng tài được lựa chọn;
• Phạm vi tranh chấp;
• Hình thức thỏa thuận trọng tài;
• Hiệu lực và khả năng thực hiện thỏa thuận.

Nếu tồn tại thỏa thuận trọng tài có hiệu lực thì việc xác định thẩm quyền của Tòa án cũng phải được xem xét trong mối quan hệ với Luật Trọng tài thương mại.

Khởi kiện tại Tòa án

Nếu không có thỏa thuận trọng tài có hiệu lực hoặc tranh chấp thuộc trường hợp Tòa án có thẩm quyền giải quyết, doanh nghiệp có thể khởi kiện theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và các quy định sửa đổi hiện hành.

Từ ngày 01/7/2025, Luật số 85/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật tố tụng đã điều chỉnh hệ thống thẩm quyền để phù hợp với mô hình Tòa án nhân dân khu vực. Vì vậy, đối với hồ sơ khởi kiện lập trong năm 2026, không nên tiếp tục sử dụng máy móc tên gọi “Tòa án nhân dân cấp huyện”; doanh nghiệp phải xác định đúng Tòa án có thẩm quyền theo loại tranh chấp, cấp xét xử và lãnh thổ tại thời điểm nộp đơn.

Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng thương mại

Theo Điều 319 Luật Thương mại 2005, thời hiệu khởi kiện áp dụng đối với tranh chấp thương mại về nguyên tắc là 02 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp được quy định tại điểm e khoản 1 Điều 237 của Luật này.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên kéo dài việc gửi công văn hoặc thương lượng mà không kiểm soát thời hiệu. Mốc bắt đầu 02 năm cần được xác định theo thời điểm quyền, lợi ích hợp pháp thực tế bị xâm phạm trong vụ việc, chẳng hạn thời điểm nghĩa vụ giao hàng đến hạn nhưng không được thực hiện theo thỏa thuận.

Rủi ro doanh nghiệp thường gặp phải khi tính phạt chậm giao hàng

Phần lớn tranh chấp về tiền phạt không xuất phát từ việc các bên không nhận biết có vi phạm mà từ điều khoản phạt không rõ, xác định sai phần nghĩa vụ bị vi phạm hoặc nhầm lẫn giữa phạt vi phạm và bồi thường. Điều 300–307 Luật Thương mại 2005 là nhóm quy định cần được rà soát đồng thời khi tính và yêu cầu thanh toán.

Tính 8% trên toàn bộ giá trị hợp đồng

Nếu chỉ một phần hàng hóa bị giao chậm nhưng doanh nghiệp lấy toàn bộ giá trị hợp đồng để tính phạt thì yêu cầu có nguy cơ vượt giới hạn của Điều 301 Luật Thương mại 2005. Điều luật giới hạn mức phạt ở 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, không phải 8% tổng giá trị hợp đồng trong mọi trường hợp.

Do đó, doanh nghiệp phải xác định phần hàng thực tế giao chậm và giá trị của phần nghĩa vụ đó trước khi áp dụng tỷ lệ phạt. Chỉ khi toàn bộ nghĩa vụ giao hàng là phần bị vi phạm thì mới có cơ sở xem xét toàn bộ giá trị nghĩa vụ tương ứng làm căn cứ tính phạt.

Gộp nhiều khoản phạt làm vượt trần

Điều 301 Luật Thương mại 2005 quy định mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thỏa thuận nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp Điều 266 của Luật này.

Vì vậy, nếu cùng một phần nghĩa vụ phát sinh nhiều hành vi vi phạm như chậm giao, giao thiếu hoặc vi phạm yêu cầu kỹ thuật, doanh nghiệp cần xác định tổng mức phạt trong giới hạn luật định. Không nên cộng từng tỷ lệ phạt một cách cơ học rồi yêu cầu thanh toán vượt quá giới hạn Điều 301.

Nhầm phạt vi phạm với tiền bồi thường

Theo Điều 300 Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm phải dựa trên thỏa thuận phạt trong hợp đồng. Trong khi đó, Điều 302–304 quy định bồi thường thiệt hại dựa trên tổn thất thực tế, trực tiếp, khoản lợi trực tiếp bị mất, quan hệ nhân quả và nghĩa vụ chứng minh thiệt hại.

Nếu vừa yêu cầu phạt vừa yêu cầu bồi thường, doanh nghiệp cần tách:

• Căn cứ hợp đồng và tỷ lệ áp dụng cho khoản phạt;
• Chứng cứ về thiệt hại, mức thiệt hại và quan hệ nhân quả đối với khoản bồi thường.

Điều 307 Luật Thương mại 2005 cho phép áp dụng đồng thời hai chế tài khi có thỏa thuận phạt và đáp ứng điều kiện bồi thường; vì vậy hai khoản không nên được gộp thành một khoản tiền có cùng căn cứ pháp lý.

Không thực hiện nghĩa vụ hạn chế thiệt hại

Bên bị vi phạm không nên để thiệt hại tiếp tục gia tăng trong khi có thể áp dụng biện pháp hợp lý để hạn chế. Theo Điều 305 Luật Thương mại 2005, bên yêu cầu bồi thường phải áp dụng các biện pháp hợp lý để hạn chế tổn thất, kể cả khoản lợi trực tiếp đáng lẽ được hưởng do hành vi vi phạm gây ra.

Nếu bên yêu cầu bồi thường không thực hiện nghĩa vụ này, bên vi phạm có quyền yêu cầu giảm khoản bồi thường bằng mức tổn thất đáng lẽ có thể hạn chế được. Quy định này tác động đến khoản bồi thường thiệt hại, không phải là căn cứ tự động giảm khoản phạt vi phạm đã được xác định hợp pháp theo Điều 300 và Điều 301.

Không lưu được chứng cứ giao hàng

Đối với tranh chấp phạt chậm giao, chứng cứ cần tập trung chứng minh thời hạn phải giao và thời điểm nghĩa vụ thực tế được hoàn thành. Điều 37 Luật Thương mại 2005 là căn cứ xác định thời hạn giao hàng, còn Điều 301 yêu cầu xác định giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm để tính giới hạn tiền phạt.

Doanh nghiệp nên lưu trữ thống nhất:

• Hợp đồng và phụ lục;
• Đơn đặt hàng;
• Lịch giao hàng;
• Thỏa thuận gia hạn;
• Vận đơn;
• Phiếu giao nhận;
• Biên bản nghiệm thu;
• Dữ liệu điện tử xác nhận thời điểm giao hàng.

Các tài liệu này giúp chứng minh hạn cuối phải giao, thời điểm thực tế giao và giá trị phần hàng bị chậm, từ đó tạo căn cứ xác định vi phạm và tính khoản phạt theo Điều 37, Điều 300 và Điều 301 Luật Thương mại 2005.

Dịch vụ luật sư tư vấn và giải quyết tranh chấp phạt hợp đồng do chậm giao hàng

Việc yêu cầu phạt chậm giao hàng cần kết hợp rà soát hợp đồng, xác định luật áp dụng và tính chính xác phần nghĩa vụ bị vi phạm. Luật Long Phan PMT hỗ trợ doanh nghiệp với các công việc:

• Rà soát hợp đồng, phụ lục và đơn đặt hàng;
• Xác định thời hạn giao hàng có hiệu lực;
• Đánh giá hành vi chậm giao;
• Kiểm tra điều khoản phạt vi phạm;
• Xác định trường hợp miễn trách nhiệm;
• Đánh giá chứng cứ bất khả kháng;
• Xác định giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm;
• Tính số tiền phạt trong giới hạn pháp luật;
• Tính và chứng minh khoản bồi thường thiệt hại;
• Rà soát nghĩa vụ hạn chế tổn thất;
• Soạn văn bản yêu cầu thanh toán và khắc phục vi phạm;
• Đại diện thương lượng, hòa giải;
• Rà soát thỏa thuận trọng tài;
• Đại diện giải quyết tranh chấp tại Trọng tài hoặc Tòa án.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá sơ bộ vụ việc vui lòng gửi hồ sơ qua email pmt@luatlongphan.vn hoặc Zalo 0939846973.

Câu hỏi thường gặp về cách tính mức phạt hợp đồng do chậm giao hàng

Dưới đây là những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi áp dụng chế tài phạt do giao hàng không đúng hạn. Việc trả lời cần đồng thời đối chiếu thời hạn giao hàng, thỏa thuận phạt vi phạm, trường hợp miễn trách nhiệm và giới hạn mức phạt theo Luật Thương mại 2005.

1. Chậm giao hàng một ngày có bị phạt không?

Có thể. Luật Thương mại 2005 không quy định phải chậm tối thiểu bao nhiêu ngày mới phát sinh quyền yêu cầu phạt. Theo Điều 37, nếu đã đến thời hạn giao hàng mà bên bán không thực hiện đúng nghĩa vụ thì có thể xác định hành vi vi phạm; nếu hợp đồng có thỏa thuận phạt theo Điều 300 và bên vi phạm không thuộc trường hợp miễn trách nhiệm tại Điều 294 thì bên mua có cơ sở yêu cầu áp dụng chế tài phạt vi phạm.

2. Mức phạt chậm giao hàng tối đa là bao nhiêu?

Đối với hợp đồng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại 2005, Điều 301 quy định mức phạt đối với một vi phạm hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thỏa thuận nhưng về nguyên tắc không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp đặc biệt tại Điều 266.

Vì vậy, mức 8% không được tính mặc nhiên trên toàn bộ giá trị hợp đồng. Doanh nghiệp phải xác định trước phần nghĩa vụ thực tế bị chậm hoặc bị vi phạm rồi mới áp dụng tỷ lệ phạt đã thỏa thuận.

3. Không có điều khoản phạt thì có đòi tiền được không?

Nếu hợp đồng không có thỏa thuận phạt vi phạm thì bên bị vi phạm không có căn cứ yêu cầu khoản tiền phạt theo Điều 300 Luật Thương mại 2005.

Tuy nhiên, bên bị vi phạm vẫn có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu đáp ứng các điều kiện tại Điều 302 và Điều 303, đồng thời chứng minh tổn thất theo Điều 304. Vì vậy, không có điều khoản phạt không đồng nghĩa doanh nghiệp mất toàn bộ quyền yêu cầu thanh toán các khoản phát sinh từ hành vi chậm giao hàng.

4. Chậm giao do bất khả kháng có chắc chắn được miễn phạt không?

Không thể chỉ căn cứ vào việc bên bán gọi một sự kiện là “bất khả kháng” để mặc nhiên miễn trách nhiệm.

Theo Điều 294 Luật Thương mại 2005, bên vi phạm phải chứng minh mình thuộc một trong các trường hợp được miễn trách nhiệm. Đồng thời, Điều 295 yêu cầu bên vi phạm thông báo ngay bằng văn bản cho bên kia về trường hợp miễn trách nhiệm và hậu quả có thể xảy ra. Nếu không thông báo hoặc thông báo không kịp thời thì bên vi phạm có thể phải bồi thường thiệt hại phát sinh từ việc không thông báo hoặc thông báo chậm.

5. Chỉ 20% hàng hóa giao chậm có được tính phạt trên toàn bộ hợp đồng không?

Về nguyên tắc là không, nếu phần nghĩa vụ giao chậm có thể xác định riêng.

Điều 301 Luật Thương mại 2005 lấy giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm làm căn cứ giới hạn mức phạt. Vì vậy, nếu chỉ 20% số hàng bị giao chậm và giá trị phần hàng này có thể xác định độc lập thì tiền phạt phải được tính trên giá trị phần nghĩa vụ đó, không mặc nhiên lấy toàn bộ giá trị hợp đồng làm căn cứ.

6. Có thể vừa bắt bên bán giao hàng vừa yêu cầu tiền phạt không?

Có thể.Theo Điều 297 Luật Thương mại 2005, bên bị vi phạm có quyền yêu cầu bên vi phạm tiếp tục thực hiện đúng hợp đồng. Đồng thời, khoản 1 Điều 299 quy định trong thời gian áp dụng chế tài buộc thực hiện đúng hợp đồng, bên bị vi phạm vẫn có quyền yêu cầu phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện của từng chế tài.

Do đó, việc yêu cầu bên bán tiếp tục giao đủ hàng không làm mất quyền yêu cầu tiền phạt do chậm giao theo thỏa thuận hợp đồng.

7. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp chậm giao hàng là bao lâu?

Theo Điều 319 Luật Thương mại 2005, thời hiệu khởi kiện đối với tranh chấp thương mại về nguyên tắc là 02 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp luật có quy định ngoại lệ.

Đối với tranh chấp chậm giao hàng, mốc thời gian này cần được xác định căn cứ vào thời điểm nghĩa vụ giao hàng đến hạn nhưng không được thực hiện đúng thỏa thuận. Vì vậy, doanh nghiệp không nên kéo dài việc thương lượng hoặc gửi công văn yêu cầu mà không đồng thời theo dõi thời hiệu khởi kiện.

Kết luận

Phạt hợp đồng do chậm giao hàng phải dựa trên điều khoản phạt đã được thỏa thuận và, đối với giao dịch thuộc Luật Thương mại 2005, không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra căn cứ miễn trách nhiệm, tách riêng tiền phạt và tiền bồi thường, đồng thời bảo đảm chứng cứ về thời hạn và thời điểm giao hàng. Nếu tranh chấp không giải quyết được bằng thương lượng, cần kiểm tra thỏa thuận trọng tài, thẩm quyền Tòa án và thời hiệu 02 năm trước khi tiến hành tố tụng. Luật Long Phan PMT hỗ trợ rà soát hợp đồng, tính mức phạt và xử lý tranh chấp; liên hệ hotline 1900.63.63.87 để được hỗ trợ.

Tags: bồi thường thiệt hại do chậm giao hàng, buộc thực hiện đúng hợp đồng, chậm giao hàng trong hợp đồng thương mại, Giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại, miễn trách nhiệm do chậm giao hàng, mức phạt chậm giao hàng, mức phạt trần khi đối tác chậm giao hàng, phạt vi phạm hợp đồng thương mại, thời hiệu khởi kiện hợp đồng thương mại, tính tiền phạt chậm giao hàng, Tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa, vi phạm nghĩa vụ giao hàng trong hợp đồng logistic, vi phạm thời hạn giao hàng