Mẫu PO là gì? Mẫu PO có thay thế được hợp đồng mua bán?

Mẫu PO (Purchase Order) hay còn gọi là đơn đặt hàng là một chứng từ  trong giao dịch mua bán. Mẫu PO có thể thay thế hợp đồng mua bán trong một số trường hợp nhất định. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu PO, lợi ích, nội dung cơ bản và những lưu ý khi lập PO.

PO (Purchase Order) là gì?

PO là viết tắt của Purchase order, đây là đơn đặt hàng, cũng chính là chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu người mua khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế & trong nước.

Lợi ích của PO

PO không chỉ mang lại lợi ích cho người bán mà còn mang lại lợi ích cho cả người mua. Sau đây là các lợi ích của PO mạng lại:

Đối với người mua:

• Giúp người mua quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.
• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của giao dịch.
• Kiểm soát chi phí mua hàng.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình mua hàng.

Đối với người bán:

• Nhận được đơn đặt hàng rõ ràng.
• Được bảo vệ về mặt pháp lý nếu người mua không thanh toán hoặc không nhận hàng.
• Tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

Mẫu PO có thay thế được hợp đồng mua bán không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, PO có thể thay thế hợp đồng mua bán trong một số trường hợp. Cụ thể, theo Mục 1 Công văn 1193/TCHQ-GSQL năm 2014 và khoản 1 Điều 2 Thông tư số 205/2010/TT-BTC, PO được xem là chứng từ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• PO thể hiện đầy đủ các điều khoản của hợp đồng mua bán hàng hóa, bao gồm tên bên bán, bên mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian và điều kiện giao hàng theo Incoterms, điều kiện thanh toán.
• PO đủ cơ sở để cơ quan hải quan xác định chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu và chính sách thuế của cửa hàng.

>>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa, hướng dẫn cách soạn thảo

Nội dung cơ bản thể hiện trên mẫu PO

Mẫu PO cần thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

• Số và ngày lập PO;
• Thông tin người mua và người bán (tên, địa chỉ, số điện thoại, fax);
• Mô tả chi tiết hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá, chất lượng, thông số kỹ thuật);
• Tổng giá trị hợp đồng;
• Điều kiện thanh toán;
• Điều kiện giao hàng;
• Chữ ký.

Những lưu ý khi lập mẫu PO

Để đảm bảo cho mẫu PO đầy đủ và chính xác thì khi lập mẫu PO lưu ý các vấn đề sau:

• Điền đầy đủ và chính xác thông tin: Đảm bảo tất cả các thông tin trên PO đều được điền đầy đủ và chính xác.
• Mô tả chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Mô tả càng chi tiết càng tốt các thông số kỹ thuật của hàng hóa để tránh nhầm lẫn.
• Xác định rõ ràng điều khoản giao hàng và thanh toán: Điều khoản giao hàng và thanh toán cần được quy định rõ ràng để tránh tranh chấp sau này.
• Kiểm tra kỹ trước khi ký: Kiểm tra kỹ PO trước khi ký để đảm bảo không có sai sót.

>>> Xem thêm: Phiếu đặt mua hàng không có dấu của công ty có là hợp đồng không?

Dịch vụ tư vấn, hướng dẫn lập mẫu PO uy tín tại Long Phan PMT

Long Phan PMT cung cấp dịch vụ tư vấn và hướng dẫn lập mẫu PO uy tín, chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp Quý khách hàng soạn thảo mẫu PO đầy đủ, chính xác và phù hợp với quy định của pháp luật. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn giá trị pháp lý của mẫu PO
• Tư vấn các nội dung cơ bản của PO;
• Tư vấn các lợi ích mà PO mang lại;
• Tư vấn các lưu ý khi lập PO chuẩn xác;
• Soạn thảo và rà soát mẫu PO theo yêu cầu của khách hàng;
• Tư vấn quy trình sử dụng PO;
• Tư vấn giải quyết tranh chấp liên quan đến PO;
• Tư vấn và giải đáp các vấn để khác liên quan.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về mẫu PO

Một số thắc mắc thường gặp liên quan đến mẫu PO:

Có những loại PO nào khác nhau?

Có nhiều loại PO khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và đặc điểm giao dịch. Ví dụ: PO tiêu chuẩn, PO theo hợp đồng, PO khẩn cấp.

Quy trình sử dụng PO trong thực tế diễn ra như thế nào?

Thông thường, quy trình bao gồm các bước: người mua lập PO, gửi cho người bán, người bán xác nhận PO, người bán giao hàng, người mua thanh toán.

Những rủi ro pháp lý nào có thể phát sinh khi sử dụng PO?

Rủi ro có thể phát sinh nếu PO không đầy đủ thông tin, không rõ ràng về điều khoản, hoặc có tranh chấp về hàng hóa, thanh toán.

Mối quan hệ giữa PO và hóa đơn như thế nào?

PO là chứng từ đặt hàng, còn hóa đơn là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán đã hoàn thành. Hóa đơn thường được lập dựa trên thông tin từ PO.

Nếu người bán không thực hiện đúng theo PO, người mua có quyền gì?

Người mua có quyền yêu cầu người bán thực hiện đúng theo PO, hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Trong trường hợp giao dịch mua bán quốc tế, những vấn đề gì cần lưu ý khi lập PO?

Cần lưu ý đến các quy định về ngoại thương, Incoterms, phương thức thanh toán quốc tế, và luật pháp của các quốc gia liên quan.

PO có cần thiết phải có con dấu của công ty không?

Việc có con dấu hay không tùy thuộc vào quy định của từng công ty và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, việc có con dấu sẽ tăng tính pháp lý cho PO.

Kết luận

Mẫu PO là một chứng từ  trong giao dịch mua bán. PO có thể thay thế hợp đồng mua bán trong một số trường hợp nhất định. Để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của PO, Quý khách hàng nên tìm hiểu kỹ về các quy định của pháp luật. Nếu Quý khách hàng có những thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn chuyên sâu, vui lòng liên hệ với Chúng tôi qua Hotline: 1900.63.63.87.

Tags: chứng từ pháp lý, Giao dịch mua bán, Hợp đồng mua bán, Mẫu PO, PO, tư vấn pháp lý