Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản pháp lý xác thực quá trình chuyển giao hàng hóa giữa bên giao và bên nhận trong hoạt động thương mại. Văn bản này ghi nhận đầy đủ thông tin về số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao nhận, đồng thời làm căn cứ giải quyết tranh chấp phát sinh sau này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn Quý khách hàng quy trình lập biên bản giao nhận hàng hóa theo đúng quy định pháp luật.
Mục Lục
Tại sao cần phải lập biên bản khi giao nhận hàng hóa?
Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản pháp lý ghi nhận đầy đủ thông tin về việc chuyển giao hàng hóa từ người bán (người giao) sang người mua (người nhận).
Biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị pháp lý trong việc:
- Xác nhận việc chuyển giao hàng hóa giữa các bên
- Làm căn cứ giải quyết tranh chấp về số lượng, chất lượng hàng hóa
- Chứng minh thời điểm giao nhận và trách nhiệm của các bên
- Làm cơ sở thanh toán, quyết toán giữa đơn vị giao nhận
- Phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
Như vậy, biên bản giao nhận hàng là một trong căn cứ ghi nhận các nội dung của giao nhận hàng hóa, xác nhận đã thực hiện giao nhận hàng hóa để làm cơ sở chứng minh sau này, đặc biệt khi có xảy ra tranh chấp.
Nội dung biên bản giao nhận hàng hóa và tải mẫu file word
Nội dung
Một biên bản giao nhận hàng hóa hợp pháp cần có đầy đủ các thông tin cơ bản. Nội dung phải được trình bày rõ ràng, không tẩy xóa. Các bên tham gia phải ký tên và đóng dấu xác nhận.
Các nội dung bắt buộc gồm:
Phần mở đầu:
- Tên biên bản: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA”
- Thời gian lập biên bản (giờ, ngày, tháng, năm)
- Địa điểm lập biên bản
- Căn cứ pháp lý (hợp đồng, đơn hàng)
Thông tin các bên:
- Bên giao hàng: tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ, MST
- Bên nhận hàng: tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ, MST
- Người đại diện và chức vụ của các bên
Nội dung giao nhận:
- Danh mục hàng hóa (tên, mã số, quy cách)
- Số lượng từng mặt hàng
- Đơn vị tính
- Tình trạng hàng hóa khi giao nhận
- Các vấn đề phát sinh (nếu có)
Xác nhận của các bên:
- Chữ ký người giao hàng
- Chữ ký người nhận hàng
- Con dấu của các bên (nếu có)
- Số bản lưu và phân phối
Biên bản cần được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
>>>Xem thêm: Tư vấn soạn điều khoản giao nhận trong hợp đồng mua
Mẫu biên bản đầy đủ, chi tiết
>>>Tải xuống: Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất
Quy trình lập và lưu trữ biên bản giao nhận hàng hóa
Quy trình lập và lưu trữ biên bản giao nhận hàng hóa được thực hiện như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị mẫu biên bản với đầy đủ thông tin về các bên
- Bước 2: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa
- Bước 3: Ghi nhận tình trạng hàng hóa vào biên bản
- Bước 4: Các bên cùng kiểm tra nội dung biên bản
- Bước 5: Ký tên, đóng dấu xác nhận
- Bước 6: Bàn giao bản chính cho mỗi bên
Lưu ý quan trọng trong quy trình:
- Kiểm tra kỹ hàng hóa trước khi ký biên bản
- Ghi nhận đầy đủ các sai sót (nếu có)
- Đảm bảo có đủ chữ ký của người có thẩm quyền
Lưu ý khi lập biên bản:
- Sử dụng mẫu biên bản thống nhất trong doanh nghiệp
- Đánh số biên bản theo hệ thống quản lý
- Ghi chép thông tin chính xác, không tẩy xóa
- Bảo quản biên bản tránh hư hỏng, thất lạc
>>>Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa mới nhất cho doanh nghiệp
Tư vấn pháp lý về biên bản giao nhận hàng hóa và hợp đồng mua bán
- Tư vấn quy trình giao nhận hàng hóa an toàn
- Cung cấp mẫu biên bản giao nhận và mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa đúng chuẩn
- Tư vấn các nội dung cần phải có trong mẫu biên bản giao nhận và hợp đồng mua bán
- Hướng dẫn và hỗ trợ soạn thảo biên bản và hợp đồng mua bán hàng hóa
- Dịch vụ review, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hợp đồng mua bán hàng hóa
- Tư vấn hiệu lực của biên bản và hợp đồng mua bán hàng hóa
- Tư vấn các phương thức giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa hiệu quả
- Soạn thỏa đơn từ, thu thập các tài liệu chứng cứ giải quyết tranh chấp
- Tư vấn các phương án bảo vệ quyền lợi khách hàng
- Tham gia tranh tụng tại tòa giải quyết tranh chấp
- Tư vấn các vấn đề khác có liên quan.
Long Phan PMT cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về biên bản giao nhận hàng hóa, từ soạn thảo đến giải quyết tranh chấp. Để được hỗ trợ chi tiết về vấn đề pháp lý trong giao nhận hàng hóa, Quý khách vui lòng liên hệ hotline 1900.63.63.87. Đội ngũ luật sư của chúng tôi sẽ tư vấn giải pháp phù hợp nhất, bảo vệ quyền lợi của Quý khách trong mọi giao dịch thương mại.
Lưu ý: Nội dung bài viết công khai tại website của Luật Long Phan PMT chỉ mang tính chất tham khảo về việc áp dụng quy định pháp luật. Tùy từng thời điểm, đối tượng và sự sửa đổi, bổ sung, thay thế của chính sách pháp luật, văn bản pháp lý mà nội dung tư vấn có thể sẽ không còn phù hợp với tình huống Quý khách đang gặp phải hoặc cần tham khảo ý kiến pháp lý. Trường hợp Quý khách cần ý kiến pháp lý cụ thể, chuyên sâu theo từng hồ sơ, vụ việc, vui lòng liên hệ với Chúng tôi qua các phương thức bên dưới. Với sự nhiệt tình và tận tâm, Chúng tôi tin rằng Luật Long Phan PMT sẽ là nơi hỗ trợ pháp lý đáng tin cậy của Quý khách hàng.