Làm thế nào để soạn thảo mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn đúng quy định 2026?

Mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn phải tuân thủ đúng quy định pháp lý năm 2026 để bảo vệ quyền lợi tối ưu cho các bên. Thực tế, nhiều hợp đồng thiếu nội dung bắt buộc, ghi sai điều khoản báo trước hoặc thỏa thuận trái quy định về bảo hiểm, dẫn đến nghĩa vụ bồi thường và truy thu chi phí. Người sử dụng lao động thường không nhận diện rủi ro ngay từ khâu soạn thảo, trong khi người lao động dễ hiểu sai quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng. Việc chuẩn hóa nội dung hợp đồng và kiểm soát điều khoản pháp lý cần được thực hiện với sự hỗ trợ từ chuyên gia tư vấn hợp đồng lao động để hạn chế tranh chấp phát sinh. Bài viết dưới đây, Luật Long Phan PMT sẽ phân tích chi tiết cách soạn thảo đúng quy định và tối ưu quyền lợi.

Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn tạo ra mối quan hệ lao động ổn định, nhưng cũng kéo theo nghĩa vụ pháp lý dài hạn cho cả hai bên. Việc hiểu sai bản chất loại hợp đồng này thường dẫn đến tranh chấp khi chấm dứt hoặc khi điều chỉnh quyền lợi. Phần dưới đây làm rõ định nghĩa pháp lý và phân biệt với hợp đồng xác định thời hạn để tránh nhầm lẫn khi áp dụng.

Hợp đồng không xác định thời hạn là gì?

Căn cứ theo Điều 13 Khoản 1 và Điểm a Khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận về việc làm, tiền lương, điều kiện lao động và quyền, nghĩa vụ của các bên. Trong đó, việc xác lập hợp đồng lao động không ghi thời hạn là hình thức mà hai bên không ấn định thời điểm chấm dứt hiệu lực của văn bản.

Điểm cốt lõi là chỉ cần ghi nhận thời điểm bắt đầu làm việc, không cần xác định ngày kết thúc. Theo hướng dẫn tại Điều 3 Khoản 4 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, đây là đặc trưng bắt buộc khi soạn thảo. Trong thực tiễn, loại hợp đồng này thường áp dụng cho nhân sự chính thức, có tính ổn định lâu dài. Tuy nhiên, việc không giới hạn thời gian cũng đồng nghĩa doanh nghiệp khó chủ động chấm dứt nếu không có căn cứ hợp pháp.

Sự khác biệt giữa hợp đồng lao động 12 tháng và không xác định thời hạn

Sự khác biệt giữa hai loại hợp đồng không chỉ nằm ở thời hạn mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền chấm dứt và nghĩa vụ pháp lý.

Hợp đồng xác định thời hạn có thời gian cụ thể (ví dụ 12 tháng), trong khi hợp đồng không xác định thời hạn không giới hạn thời gian. Theo điểm c khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký tối đa 02 lần liên tiếp, sau đó buộc phải chuyển sang loại không xác định thời hạn nếu tiếp tục sử dụng lao động.

Về chấm dứt, hợp đồng không xác định thời hạn yêu cầu báo trước ít nhất 45 ngày (Điều 35 và Điều 36 Bộ luật Lao động 2019), trong khi hợp đồng có thời hạn linh hoạt hơn theo từng trường hợp.

Hình thức và thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động dài hạn

Hình thức và chủ thể ký kết quyết định trực tiếp đến hiệu lực của hợp đồng. Nhiều trường hợp hợp đồng bị vô hiệu chỉ vì sai thẩm quyền hoặc không tuân thủ hình thức theo luật. Do đó, cần kiểm soát chặt chẽ cả phương thức ký kết và người ký.

Giao kết hợp đồng bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản hoặc thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng điều kiện về xác thực và toàn vẹn dữ liệu. Việc giao kết trên môi trường mạng đòi hỏi các bên phải sử dụng chữ ký số hoặc các phương thức xác thực điện tử hợp pháp để thay thế cho chữ ký tay. Chữ ký số đóng vai trò xác định danh tính của chủ thể giao kết và đảm bảo rằng sự đồng thuận của các bên được ghi nhận một cách an toàn, bảo mật trên hệ thống dữ liệu điện tử, giúp ngăn chặn các hành vi giả mạo trong quan hệ lao động.

Ai có thẩm quyền ký kết mẫu hợp đồng lao động dài hạn?

Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, phía người sử dụng lao động phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Người lao động phải trực tiếp ký, trừ trường hợp được pháp luật cho phép. Những sai sót về thẩm quyền có thể khiến hợp đồng vô hiệu toàn bộ hoặc từng phần, dẫn đến việc doanh nghiệp mất quyền kiểm soát quan hệ lao động.

Hướng dẫn các nội dung bắt buộc trong mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn 2026

Việc soạn thảo đầy đủ nội dung theo Điều 21 Bộ luật Lao Động 2019 là điều kiện tiên quyết để hợp đồng có hiệu lực. Thiếu hoặc sai nội dung có thể dẫn đến tranh chấp hoặc bị xử phạt hành chính.

Soạn thảo điều khoản về tiền lương, phụ cấp và hình thức trả lương

Điều khoản về tiền lương là phần quan trọng nhất của hợp đồng lao động. Căn cứ Điểm đ Khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động, điều khoản tiền lương phải thể hiện rõ:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh trong thang bảng lương.
• Phụ cấp lương (chức vụ, trách nhiệm, độc hại…).
• Các khoản bổ sung khác và hình thức trả lương cụ thể.

Thỏa thuận về bảo hiểm xã hội bắt buộc, y tế và thất nghiệp

Theo Điểm a Khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động làm việc theo hợp đồng không xác định thời hạn thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc. Doanh nghiệp không được thỏa thuận “né” đóng bảo hiểm hoặc trả tiền bảo hiểm trực tiếp vào lương vì đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Các điều khoản bổ sung để bảo vệ quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp

Ngoài nội dung bắt buộc, doanh nghiệp cần chủ động bổ sung các điều khoản kiểm soát rủi ro để bảo vệ dữ liệu và chi phí đầu tư nhân sự.

Bảo vệ bí mật kinh doanh và điều khoản không cạnh tranh

Theo Khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có quyền thỏa thuận bảo vệ bí mật kinh doanh. Điều khoản này cần quy định rõ danh mục thông tin mật, phạm vi bảo mật và biện pháp xử lý vi phạm để có cơ sở yêu cầu bồi thường nếu phát sinh rủi ro.

Quy định về nghĩa vụ đào tạo và chi phí đào tạo trong hợp đồng

Bên cạnh các thỏa thuận về công việc, hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được nâng cao trình độ hoặc đào tạo lại từ kinh phí của người sử dụng lao động. Điều này giúp doanh nghiệp có căn cứ pháp lý vững chắc để yêu cầu hoàn trả chi phí nếu người lao động vi phạm cam kết thời gian làm việc sau đào tạo.

Quy định về thời hạn báo trước và quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng

Việc chấm dứt hợp đồng là điểm phát sinh tranh chấp nhiều nhất. Nếu không tuân thủ đúng trình tự, bên vi phạm sẽ phải gánh chịu những chế tài tài chính nặng nề.

Nghỉ việc khi đang ký hợp đồng không thời hạn cần báo trước bao nhiêu ngày?

Theo Điểm a Khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc theo hợp đồng không xác định thời hạn phải báo trước ít nhất 45 ngày. Để thực hiện đúng quy trình này, người lao động nên chuẩn bị mẫu thông báo đơn phương chấm dứt hợp đồng mới nhất gửi đến ban lãnh đạo nhằm tránh các rủi ro bồi thường do vi phạm thời hạn báo trước.

Công ty có quyền đuổi việc người lao động đang giữ hợp đồng không thời hạn không?

Theo Điểm a Khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi có căn cứ hợp pháp như người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc hoặc tự ý bỏ việc. Tuy nhiên, nếu sa thải trái pháp luật, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động bao gồm bồi thường thiệt hại và nhận người lao động trở lại làm việc.

Những rủi ro pháp lý thường gặp khi soạn thảo mẫu hợp đồng lao động dài hạn

Nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu hợp đồng sao chép dẫn đến sai sót nghiêm trọng như:

• Thiếu nội dung bắt buộc theo Điều 21 Bộ luật Lao động.
• Ghi sai mức lương so với thang bảng lương thực tế.
• Vi phạm quy định về thời gian thử việc hoặc thỏa thuận bảo hiểm trái luật

>>> Xem thêm: Các điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động 

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về mẫu hợp đồng không xác định thời hạn

Việc làm chủ kỹ năng thiết lập mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng pháp trị vững chắc và triệt tiêu các rủi ro kiện tụng không đáng có. Những giải đáp chuyên sâu dưới đây sẽ bóc tách các khía cạnh về bảo hiểm, trợ cấp và trình tự chấm dứt thỏa thuận mà Quý khách hàng thường dễ lầm tưởng. Hãy cùng kiện toàn bộ khung pháp lý cho đơn vị của Quý khách thông qua các tình huống thực tiễn được cập nhật mới nhất.

Luật sư Luật Long Phan PMT hỗ trợ soạn thảo và rà soát hợp đồng lao động chuyên nghiệp

Sai sót trong mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn thường chỉ được phát hiện khi tranh chấp đã xảy ra, khiến doanh nghiệp mất quyền kiểm soát và gia tăng chi phí. Việc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên sâu giúp đảm bảo hợp đồng phù hợp quy định và hạn chế rủi ro từ đầu. Luật Long Phan PMT cung cấp giải pháp toàn diện từ soạn thảo đến xử lý tranh chấp.

• Phân tích mô hình nhân sự và thiết kế mẫu hợp đồng riêng cho từng vị trí công việc cụ thể
• Kiểm tra và chỉnh sửa các điều khoản trong hợp đồng hiện có để đảm bảo tuân thủ Điều 21 Bộ luật Lao động
• Xây dựng hệ thống thang bảng lương, phụ cấp và cơ chế thưởng gắn với hợp đồng lao động
• Soạn thảo điều khoản bảo mật, không cạnh tranh và phụ lục hợp đồng theo đúng quy định pháp luật
• Đại diện doanh nghiệp giải quyết tranh chấp lao động tại Tòa án nhân dân
• Soạn thảo hồ sơ và thông báo chấm dứt hợp đồng đúng quy định về thời hạn báo trước
• Tư vấn phương án chi trả trợ cấp thôi việc và thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Kết luận

Việc soạn thảo mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn đòi hỏi tuân thủ chặt chẽ quy định về nội dung, hình thức và quyền chấm dứt để tránh rủi ro vô hiệu hoặc tranh chấp kéo dài. Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm soát điều khoản tiền lương, bảo hiểm và thời hạn báo trước nhằm hạn chế nghĩa vụ bồi thường ngoài dự kiến. Một hợp đồng thiếu chuẩn pháp lý có thể dẫn đến mất quyền quản lý lao động và phát sinh chi phí lớn khi xảy ra tranh chấp. Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu quyền lợi, Quý khách hàng nên liên hệ Luật Long Phan PMT qua Hotline 1900.63.63.87 để được hỗ trợ soạn thảo, rà soát và xử lý toàn diện các vấn đề liên quan.

Tags: Bảo hiểm xã hội bắt buộc, Bồi thường chi phí đào tạo, Đơn phương chấm dứt hợp đồng, giải quyết tranh chấp lao động, Hợp đồng lao động điện tử, Mẫu hợp đồng lao động 2026, Soạn thảo hợp đồng lao động, Thời hạn báo trước 45 ngày