Quy Trình Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Với Người Nước Ngoài

Luật Long Phan PMT nhận thấy nhiều doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài còn lúng túng khi cần thực hiện quy trình chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài đúng quy định, bởi nhóm lao động này chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định đặc thù so với người lao động Việt Nam, đặc biệt là ràng buộc giữa hợp đồng lao động và giấy phép lao động. Một sai sót nhỏ trong thủ tục thông báo, thời hạn báo trước hay xử lý giấy phép lao động sau khi chấm dứt hợp đồng đều có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc tranh chấp lao động kéo dài. Bài viết dưới đây hệ thống hóa căn cứ pháp lý, quy trình các bước và những rủi ro cần lưu ý khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài

Việc xác định đúng căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động là bước đầu tiên và quan trọng nhất, vì mỗi căn cứ kéo theo thủ tục, nghĩa vụ báo trước và quyền lợi khác nhau. Đối với người lao động nước ngoài, ngoài các căn cứ chấm dứt áp dụng chung cho mọi người lao động, pháp luật còn quy định thêm hai căn cứ đặc thù xuất phát từ tính chất đặc biệt của quan hệ lao động có yếu tố nước ngoài. Phần dưới đây tách bạch hai nhóm căn cứ này để doanh nghiệp và người lao động dễ dàng xác định đúng tình huống của mình.

Các căn cứ chấm dứt áp dụng chung

Theo quy định tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, các căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động áp dụng chung cho mọi người lao động, bao gồm cả người lao động nước ngoài, gồm có:

• Hết hạn hợp đồng lao động.
• Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
• Người lao động bị kết án phạt tù không được hưởng án treo, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
• Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
• Người sử dụng lao động là cá nhân chết hoặc bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích, đã chết; người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị thông báo không có người đại diện theo pháp luật.
• Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019.
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.
• Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp theo Điều 42, Điều 43 Bộ luật Lao động 2019.
• Trường hợp thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.

Căn cứ chấm dứt riêng đối với người lao động nước ngoài

Bên cạnh các căn cứ áp dụng chung, Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 quy định thêm hai căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động chỉ áp dụng riêng cho người lao động là người nước ngoài, xuất phát từ yêu cầu quản lý nhà nước đối với lao động nước ngoài tại Việt Nam:

• Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, theo khoản 12 Điều 34 và Điều 156 Bộ luật Lao động 2019. Giấy phép lao động hết hiệu lực khi hết thời hạn ghi trên giấy phép, khi hợp đồng lao động chấm dứt, khi nội dung hợp đồng không đúng với nội dung giấy phép đã cấp, hoặc khi cơ sở làm phát sinh giấy phép chấm dứt.
• Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo khoản 5 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.

Cần lưu ý, hai căn cứ đặc thù này có mối liên hệ khác nhau với ý chí của các bên: hợp đồng lao động chấm dứt do giấy phép lao động hết hiệu lực có thể xảy ra ngay cả khi các bên vẫn muốn tiếp tục quan hệ lao động nhưng chưa kịp gia hạn giấy phép, trong khi trường hợp bị trục xuất thường phát sinh từ một quyết định nằm ngoài ý chí của cả người lao động và doanh nghiệp.

Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài

Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài về cơ bản tuân theo trình tự chung áp dụng cho mọi người lao động, nhưng có thêm các bước xử lý liên quan đến giấy phép lao động và nghĩa vụ báo cáo với cơ quan quản lý lao động. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước dưới đây để tránh rủi ro pháp lý và bảo đảm quyền lợi của người lao động.

Bước 1 – Xác định căn cứ và kiểm tra điều kiện chấm dứt

Việc xác định đúng căn cứ chấm dứt không chỉ là yêu cầu về hình thức mà còn quyết định toàn bộ hệ quả pháp lý tiếp theo, từ nghĩa vụ báo trước, thông báo, đến quyền lợi trợ cấp mà người lao động được hưởng. Doanh nghiệp cần đối chiếu tình huống thực tế với đầy đủ các căn cứ được liệt kê tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm cả các căn cứ chung và hai căn cứ đặc thù dành riêng cho người lao động nước ngoài đã trình bày ở phần trên. Trường hợp căn cứ chấm dứt không rõ ràng hoặc có thể áp dụng nhiều căn cứ khác nhau, doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến pháp lý trước khi tiến hành các bước tiếp theo, vì việc áp dụng sai căn cứ có thể khiến việc chấm dứt hợp đồng bị coi là trái pháp luật.

Bước 2 – Thực hiện nghĩa vụ báo trước, thông báo bằng văn bản

Thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng lao động phụ thuộc vào việc bên nào đơn phương chấm dứt và loại hợp đồng đã giao kết. Theo Điều 35 và Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, khi người lao động hoặc người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, bên đơn phương chấm dứt phải báo trước cho bên còn lại theo các mốc thời gian sau:

• Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
• Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng.

Một số trường hợp được miễn báo trước, chẳng hạn người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc do người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn hợp đồng, hoặc người lao động đủ tuổi nghỉ hưu mà không có thỏa thuận khác, theo điểm d và điểm e khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019. Song song với nghĩa vụ báo trước, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 45 Bộ luật Lao động 2019, trừ trường hợp chấm dứt theo các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật này.

Đáng lưu ý, căn cứ người lao động nước ngoài bị trục xuất (khoản 5 Điều 34) thuộc diện được miễn thông báo bằng văn bản, trong khi căn cứ giấy phép lao động hết hiệu lực (khoản 12 Điều 34) không thuộc diện miễn trừ này nên vẫn phải thông báo bằng văn bản như bình thường.

Bước 3 – Ra quyết định/văn bản chấm dứt hợp đồng lao động

Văn bản chấm dứt hợp đồng lao động cần nêu rõ căn cứ chấm dứt áp dụng theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, thời điểm chấm dứt và các quyền lợi mà người lao động được hưởng tương ứng, làm cơ sở để hai bên thực hiện và để cơ quan có thẩm quyền xem xét nếu phát sinh tranh chấp. Đối với người lao động nước ngoài, văn bản chấm dứt nên dẫn chiếu cụ thể căn cứ liên quan đến giấy phép lao động hoặc quyết định trục xuất, nếu có, để làm rõ cơ sở pháp lý, tránh nhầm lẫn với các căn cứ chấm dứt thông thường. Doanh nghiệp cũng nên lưu giữ văn bản này cùng hồ sơ liên quan đến giấy phép lao động để phục vụ cho việc báo cáo, thu hồi giấy phép lao động ở bước sau.

Bước 4 – Giải quyết quyền lợi và nghĩa vụ khi chấm dứt hợp đồng

Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019; thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, sáp nhập hoặc do thiên tai, dịch bệnh. Các khoản cần giải quyết bao gồm:

• Tiền lương và các khoản thu nhập chưa thanh toán.
• Trợ cấp thôi việc theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, áp dụng khi hợp đồng chấm dứt theo các khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9 và 10 Điều 34 và người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên.
• Trợ cấp mất việc làm theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2019, áp dụng khi người lao động mất việc do doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc chia, tách, sáp nhập theo khoản 11 Điều 34.
• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ khác đã giữ của người lao động theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, nếu người lao động nước ngoài thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Lưu ý quan trọng: hai căn cứ chấm dứt đặc thù của người lao động nước ngoài — giấy phép lao động hết hiệu lực (khoản 12 Điều 34) và bị trục xuất (khoản 5 Điều 34) — không nằm trong danh sách các căn cứ được hưởng trợ cấp thôi việc theo khoản 1 Điều 46 Bộ luật Lao động 2019. Do đó, nếu hợp đồng lao động chấm dứt vì một trong hai lý do này, người lao động nước ngoài sẽ không được nhận trợ cấp thôi việc, dù đã làm việc từ đủ 12 tháng trở lên, trừ khi hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể có thỏa thuận khác có lợi hơn cho người lao động.

Về bảo hiểm xã hội, theo khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động là công dân nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Do đó, khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài thuộc diện này, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành.

Bước 5 – Xử lý giấy phép lao động và thủ tục cư trú/xuất cảnh liên quan

Sau khi hợp đồng lao động chấm dứt, giấy phép lao động của người lao động nước ngoài đương nhiên hết hiệu lực theo Điều 156 Bộ luật Lao động 2019. Theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày giấy phép lao động hết hiệu lực, người sử dụng lao động phải thu hồi giấy phép lao động để nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp, kèm theo văn bản báo cáo về việc thu hồi; trường hợp không thu hồi được, doanh nghiệp phải nêu rõ lý do trong văn bản báo cáo.

Bên cạnh nghĩa vụ về giấy phép lao động, doanh nghiệp cũng nên lưu ý thẻ tạm trú và thị thực lao động của người lao động nước ngoài thường được cấp căn cứ vào thời hạn giấy phép lao động và hợp đồng lao động, nên khi hợp đồng chấm dứt, hiệu lực của các giấy tờ cư trú này cũng có thể bị ảnh hưởng. Doanh nghiệp nên chủ động trao đổi, hướng dẫn người lao động làm thủ tục xuất cảnh hoặc điều chỉnh mục đích cư trú phù hợp với quy định pháp luật về xuất nhập cảnh, tránh tình trạng người lao động cư trú quá hạn sau khi chấm dứt hợp đồng.

Rủi ro pháp lý cần lưu ý về chấm dứt hợp đồng trái pháp luật

Việc chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài không đúng quy định có thể kéo theo nhiều hệ quả pháp lý cho doanh nghiệp, từ nghĩa vụ bồi thường, xử phạt vi phạm hành chính, đến việc phải giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền. Phần dưới đây phân tích ba nhóm rủi ro pháp lý chính mà doanh nghiệp và người lao động cần chủ động phòng ngừa.

Hậu quả khi chấm dứt hợp đồng trái pháp luật

Khi người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật — tức không đúng quy định tại Điều 35, Điều 36 và Điều 37 Bộ luật Lao động 2019 — người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết, đồng thời trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong những ngày người lao động không được làm việc và trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động, theo khoản 1 Điều 41 Bộ luật Lao động 2019.

Trường hợp người lao động không muốn tiếp tục làm việc, người sử dụng lao động phải trả thêm trợ cấp thôi việc theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019; ngược lại, nếu người sử dụng lao động không muốn nhận lại và người lao động đồng ý, hai bên thỏa thuận khoản tiền bồi thường thêm nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương, theo khoản 2 và khoản 3 Điều 41 Bộ luật Lao động 2019. Theo thực tiễn áp dụng, đối với người lao động nước ngoài, việc nhận lại làm việc còn phụ thuộc vào tình trạng hiệu lực của giấy phép lao động tại thời điểm giải quyết tranh chấp — nếu giấy phép lao động đã bị thu hồi hoặc hết hiệu lực, doanh nghiệp có thể phải làm thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động trước khi có thể bố trí người lao động quay lại làm việc.

Mức xử phạt hành chính liên quan

Theo quy định hiện hành tại khoản 4 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi sử dụng người lao động nước ngoài mà không có giấy phép lao động hoặc sử dụng giấy phép lao động đã hết hiệu lực bị phạt tiền theo số lượng người lao động vi phạm; mức phạt đối với tổ chức vi phạm bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo khoản 1 Điều 6 của Nghị định này. Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động cũng bị phạt tiền và buộc trục xuất khỏi Việt Nam theo khoản 3 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:

Lưu ý: Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội đã được ban hành ngày 15/7/2026 và sẽ có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, thay thế khung xử phạt hiện hành tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần cập nhật mức phạt mới khi Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực.

Thẩm quyền giải quyết khi phát sinh tranh chấp lao động có yếu tố nước ngoài

Về nguyên tắc, tranh chấp lao động cá nhân giữa người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động thuộc thẩm quyền giải quyết theo thủ tục sơ thẩm của Tòa án nhân dân khu vực — đơn vị kế thừa thẩm quyền của Tòa án nhân dân cấp huyện trước đây theo Luật Tổ chức Tòa án nhân dân 2025 — căn cứ Điều 32 và điểm c khoản 1 Điều 35 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Việc có yếu tố nước ngoài, tức người lao động mang quốc tịch nước ngoài, tự nó không đương nhiên đưa vụ việc lên Tòa án nhân dân cấp tỉnh.

Tòa án nhân dân cấp tỉnh chỉ có thẩm quyền giải quyết theo thủ tục sơ thẩm đối với tranh chấp lao động có yếu tố nước ngoài khi có đương sự ở nước ngoài hoặc cần phải ủy thác tư pháp cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, cho Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, theo khoản 3 Điều 35 và điểm c khoản 1 Điều 37 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Do đó, nếu người lao động nước ngoài đang cư trú và làm việc tại Việt Nam vào thời điểm tranh chấp phát sinh, vụ việc thông thường vẫn thuộc thẩm quyền của Tòa án nhân dân khu vực nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc nơi thực hiện hợp đồng lao động, trừ khi phát sinh yếu tố cần ủy thác tư pháp ra nước ngoài.

Dịch vụ luật sư hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tạo Luật Long Phan PMT

Luật Long Phan PMT hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài trong các vụ việc liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài với các công việc sau:

• Rà soát hợp đồng lao động, giấy phép lao động và xác định đúng căn cứ chấm dứt phù hợp với tình huống thực tế.
• Tư vấn, soạn thảo thông báo, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động đúng thời hạn và hình thức theo quy định.
• Hướng dẫn thủ tục giải quyết quyền lợi, nghĩa vụ khi chấm dứt hợp đồng, bao gồm trợ cấp, bảo hiểm xã hội và xử lý giấy phép lao động.
• Đại diện làm việc với cơ quan quản lý lao động, cơ quan xuất nhập cảnh liên quan đến giấy phép lao động và thẻ tạm trú của người lao động nước ngoài.
• Tư vấn, đại diện giải quyết tranh chấp lao động có yếu tố nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án.

Quý khách có nhu cầu đánh giá sơ bộ vụ việc vui lòng gửi hồ sơ qua email pmt@luatlongphan.vn hoặc Zalo 0939846973.

Câu hỏi thường gặp về Quy Trình Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Với Người Nước Ngoài

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài. Nội dung này giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu các quy định về giấy phép lao động, quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng, nghĩa vụ sau khi chấm dứt và cách xử lý các vấn đề giải pháp phát sinh.

Kết luận

Tóm lại, quy trình chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đồng thời các quy định chung của Bộ luật Lao động 2019 và các quy định đặc thù liên quan đến giấy phép lao động, bảo hiểm xã hội và thủ tục cư trú của người lao động nước ngoài. Việc xác định đúng căn cứ chấm dứt, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo trước, thông báo, giải quyết quyền lợi và xử lý giấy phép lao động đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn hạn chế nguy cơ phát sinh tranh chấp lao động kéo dài. Nếu doanh nghiệp hoặc người lao động nước ngoài đang gặp vướng mắc trong quá trình chấm dứt hợp đồng lao động, Luật Long Phan PMT sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và xử lý hồ sơ qua hotline 1900636387.

Tags: Chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài, chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, giấy phép lao động hết hiệu lực, Hợp đồng lao động xác định thời hạn, Lao động nước ngoài, Thời hạn báo trước, thu hồi giấy phép lao động, Trợ cấp thôi việc, trục xuất lao động nước ngoài, xử phạt lao động nước ngoài