Thủ tục đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung

Thủ tục đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung là nghĩa vụ bắt buộc đối với nhóm hàng hóa, dịch vụ thiết yếu theo quy định pháp luật. Việc này nhằm loại bỏ các điều khoản bất bình đẳng, đảm bảo quyền lợi tối đa cho người tiêu dùng. Doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ thẩm định tại cơ quan quản lý nhà nước trước khi áp dụng. Nếu vi phạm, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu và dẫn đến các chế tài xử phạt nghiêm khắc. Để hỗ trợ Quý khách thực hiện quy trình này nhanh chóng, Luật Long Phan PMT xin tư vấn chi tiết ngay sau đây.

Trường hợp nào bắt buộc phải đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 và được hướng dẫn tại Điều 7, Điều 10 đến Điều 16 Nghị định số 55/2024/NĐ-CP.

Cụ thể, doanh nghiệp bắt buộc đăng ký hợp đồng theo mẫu/điều kiện giao dịch chung với cơ quan bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng trước khi áp dụng để giao kết với người tiêu dùng trong trường hợp hợp đồng đó thuộc danh mục sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ phải đăng ký theo Thông tư 42/2025/TT-BCT. Danh mục này bao gồm các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thiết yếu và có tác động lớn đến quyền lợi người tiêu dùng, như:

• Cung cấp điện phục vụ mục đích sinh hoạt;
• Cung cấp nước sinh hoạt;
• Dịch vụ truyền hình trả tiền;
• Dịch vụ viễn thông di động và cố định;
• Vận chuyển hành khách đường hàng không, đường sắt;
• Giao dịch mua bán căn hộ chung cư (hợp đồng mua bán bất động sản theo mẫu), …và các dịch vụ khác quy định theo danh mục quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

Việc không đăng ký mà vẫn áp dụng hợp đồng theo mẫu/điều kiện giao dịch chung trong các lĩnh vực nêu trên sẽ gặp rủi ro pháp lý. Các rủi ro thường gặp như: cơ quan quản lý có thể tuyên hợp đồng đó phần nào hoặc toàn bộ là vô hiệu do không đủ điều kiện được sử dụng theo quy định pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và giao dịch với người tiêu dùng theo mẫu.

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung

Căn cứ Điều 14 Nghị định số 55/2024/NĐ-CP, thẩm quyền tiếp nhận, kiểm soát và quản lý việc đăng ký hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung được phân định theo phạm vi áp dụng của hợp đồng như sau:

• Cơ quan Trung ương – Bộ Công Thương: kiểm soát hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung trong trường hợp hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung được áp dụng trên phạm vi từ hai tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên.
• Cơ quan địa phương – Sở Công Thương: kiểm soát hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung trong trường hợp hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung được áp dụng trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đó.

Việc phân cấp thẩm quyền này nhằm bảo đảm việc đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung được thực hiện phù hợp với phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi trong tiếp nhận, xử lý hồ sơ và kiểm soát việc thực hiện hợp đồng sau khi đăng ký.

>>> Xem thêm: Đăng ký hợp đồng theo mẫu là gì? Hồ sơ, hình thức đăng ký

Hồ sơ đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung gồm những gì?

Căn cứ Điều 8 Nghị định số 55/2024/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung với cơ quan quản lý nhà nước về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng phải bao gồm các tài liệu cơ bản sau:

• Đơn đăng ký hợp đồng theo mẫu/điều kiện giao dịch chung được lập theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định 55/2024/NĐ-CP. Trong đó ghi rõ thông tin về tổ chức, cá nhân kinh doanh và nội dung hợp đồng đăng ký.
• Dự thảo hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung bằng tiếng Việt, phản ánh đầy đủ các điều khoản dự kiến sử dụng trong giao kết với người tiêu dùng.
• Bản giải trình chi tiết về: Mục đích áp dụng hợp đồng này (nội dung, ngành nghề, sản phẩm/dịch vụ sử dụng); Đối tượng khách hàng (phân loại người tiêu dùng mà hợp đồng áp dụng);
• Cách thức công bố, áp dụng hợp đồng (hình thức, phương tiện công bố, thời điểm bắt đầu sử dụng).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức, cá nhân kinh doanh.
• Tài liệu liên quan khác (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, ví dụ: tài liệu về ngành nghề đăng ký kinh doanh, các giấy phép liên quan đến sản phẩm, hàng hóa/dịch vụ cung cấp, hoặc các minh chứng về quy trình áp dụng điều kiện giao dịch chung.

Trong quá trình xây dựng hồ sơ, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nội dung hợp đồng đã loại bỏ hoặc sửa đổi các điều khoản có thể xâm phạm lợi ích của người tiêu dùng (theo Điều 25 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023), bao gồm nhưng không giới hạn:

• Điều khoản loại trừ trách nhiệm của doanh nghiệp một cách không tương xứng;
• Điều khoản hạn chế quyền khiếu nại, khởi kiện của người tiêu dùng;
• Điều khoản cho phép doanh nghiệp đơn phương thay đổi nội dung hợp đồng mà không có lý do chính đáng;
• Điều khoản ép buộc người tiêu dùng chịu bất lợi không hợp lý.

Nếu các điều khoản này còn tồn tại, hợp đồng có thể bị từ chối đăng ký hoặc sau khi đăng ký bị yêu cầu sửa đổi/công bố lại hoặc bị coi là vô hiệu một phần hoặc toàn bộ khi áp dụng với người tiêu dùng theo quy định của pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Trình tự thủ tục đăng ký hợp đồng mẫu, điều kiện giao dịch chung

Căn cứ Điều 9, Điều 10 và Điều 12 Nghị định số 55/2024/NĐ-CP, trình tự, thủ tục đăng ký hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 55/2024/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp phải đăng ký có trách nhiệm nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hình thức: nộp trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tuyến thông qua hệ thống thông tin điện tử (trường hợp cơ quan tiếp nhận có triển khai). 

Bước 2: Thẩm định nội dung hợp đồng.

Sau khi tổ chức, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm cấp phiếu tiếp nhận. Trong đó ghi rõ thời điểm nhận hồ sơ và thời hạn trả kết quả giải quyết theo quy định. Phiếu tiếp nhận là căn cứ xác định thời điểm bắt đầu tính thời hạn giải quyết thủ tục hành chính.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ theo quy định. 

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận đăng ký có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân kinh doanh để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định này. 
• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền chuyển sang giai đoạn thẩm định nội dung hồ sơ.

Thời hạn thẩm định hồ sơ đăng ký là 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ; đối với các trường hợp có tính chất phức tạp, thời hạn này có thể được gia hạn thêm nhưng không quá 30 ngày. Việc gia hạn phải được thông báo kịp thời bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do và thời gian gia hạn cho tổ chức, cá nhân kinh doanh biết và phối hợp thực hiện.

Trong quá trình thẩm định, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân kinh doanh giải trình các vấn đề cần thiết liên quan đến nội dung hợp đồng.

Bước 3: Hoàn thành việc đăng ký.

Trường hợp hồ sơ đăng ký đầy đủ các yêu cầu về nội dung và hình thức, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký ra thông báo về việc hoàn thành đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung. 

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, thông tin về tổ chức, cá nhân kinh doanh và nội dung hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung đã được đăng ký được công bố công khai và lưu trữ trên cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký. 

Đồng thời, tổ chức, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm công bố công khai thông báo hoàn thành đăng ký và bản hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung bằng hình thức niêm yết tại vị trí dễ nhận biết tại trụ sở, địa điểm kinh doanh, cũng như đăng tải trên cổng thông tin điện tử hoặc phần mềm ứng dụng (nếu có) trong toàn bộ thời gian áp dụng.

>>> Xem thêm: Dịch vụ soạn thảo đăng ký hợp đồng mẫu

Hiệu lực áp dụng của hợp đồng mẫu, điều kiện giao dịch chung

Theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 55/2024/NĐ-CP, hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung chỉ được phép áp dụng đối với người tiêu dùng sau khi đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận đăng ký.

Bên cạnh đó, theo Điều 13 Nghị định 55/2024/NĐ-CP, khi doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung đã đăng ký, thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký lại trước khi áp dụng nội dung sửa đổi đối với người tiêu dùng. Việc tiếp tục sử dụng hợp đồng đã thay đổi nhưng chưa đăng ký lại được xem là vi phạm nghĩa vụ bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ công khai hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 55/2024/NĐ-CP.

Dịch vụ soạn thảo, tư vấn, nhận ủy quyền đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung

Việc đăng ký hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Luật Long Phan PMT cung cấp giải pháp pháp lý trọn gói từ khâu soạn thảo, rà soát đến khi hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông qua các hạng mục công việc cụ thể sau:

• Tư vấn pháp lý về danh mục hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải đăng ký hợp đồng theo mẫu (như bất động sản, viễn thông, cung cấp nước sạch, bảo hiểm nhân thọ…).
• Soạn thảo hoặc rà soát toàn bộ dự thảo Hợp đồng theo mẫu và Điều kiện giao dịch chung, đảm bảo loại bỏ các điều khoản vô hiệu, điều khoản miễn trừ trách nhiệm trái luật gây bất lợi cho người tiêu dùng.
• Đối chiếu các quy định trong hợp đồng với pháp luật chuyên ngành (Luật Kinh doanh Bất động sản, Luật Viễn thông…) để đảm bảo tính đồng bộ và khả thi khi áp dụng.
• Soạn thảo hồ sơ đăng ký đầy đủ theo quy định, bao gồm: Đơn đăng ký, dự thảo hợp đồng, bản so sánh (đối với trường hợp đăng ký lại) và các tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân.
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Ủy ban Cạnh tranh Quốc gia (Bộ Công Thương) hoặc Sở Công Thương.
• Theo dõi sát sao tiến độ thẩm định hồ sơ, thường xuyên cập nhật trạng thái xử lý cho doanh nghiệp để chủ động kế hoạch kinh doanh.
• Trực tiếp làm việc, giải trình với Chuyên viên thẩm định về các thuật ngữ chuyên môn, cơ cấu giá hoặc đặc thù kinh doanh để bảo vệ các điều khoản có lợi cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện nội dung hợp đồng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận trong thời gian sớm nhất.
• Hướng dẫn doanh nghiệp quy trình công bố công khai hợp đồng mẫu và điều kiện giao dịch chung sau khi đã được phê duyệt để đưa vào áp dụng thực tế đúng luật.

>> Xem thêm: Dịch vụ Luật sư Hợp đồng Uy Tín | Tư vấn 24/7

Câu hỏi thường gặp (FAQs) về thủ tục đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung

Thủ tục đăng ký hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung là một rào cản kỹ thuật nhưng cũng là công cụ bảo vệ pháp lý quan trọng cho doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa thiết yếu. Dưới đây là giải đáp cho các câu hỏi thường gặp nhất giúp Quý khách thực hiện đúng quy định.

Doanh nghiệp tôi không thuộc danh mục phải đăng ký nhưng muốn tự nguyện đăng ký có được không?

Không. Cơ quan bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng (Bộ Công Thương/Sở Công Thương) chỉ tiếp nhận và thẩm định hồ sơ đối với các hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục bắt buộc phải đăng ký theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Nếu doanh nghiệp của Quý khách không nằm trong danh mục này (ví dụ: bán lẻ quần áo, dịch vụ spa…), Quy khách không cần và không thể thực hiện thủ tục đăng ký. Tuy nhiên, Quý khách vẫn phải đảm bảo nội dung hợp đồng theo mẫu của mình tuân thủ quy định của Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, không chứa đựng các điều khoản vô hiệu hoặc gây bất lợi cho khách hàng.

Nếu tôi đã đăng ký rồi nhưng sau đó muốn sửa đổi một vài điều khoản nhỏ thì có phải đăng ký lại không?

Có. Mọi sự thay đổi, bổ sung nội dung hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung đã được chấp thuận đều phải thực hiện thủ tục đăng ký lại. Theo Điều 13 Nghị định 55/2024/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được áp dụng bản hợp đồng mới sau khi đã hoàn thành thủ tục đăng ký lại và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Việc tự ý áp dụng bản sửa đổi khi chưa đăng ký lại là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký là bao lâu?

Tổng thời gian theo quy định là khoảng 35 – 65 ngày làm việc (căn cứ Điều 9, Điều 10, Điều 12 Nghị định 55/2024/NĐ-CP), tùy thuộc vào tính chất phức tạp của hồ sơ.

Cụ thể:

• 05 ngày làm việc để kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• 30 ngày để thẩm định nội dung (kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ).
• Trường hợp phức tạp, thời hạn thẩm định có thể gia hạn thêm tối đa 30 ngày nữa. Doanh nghiệp cần lưu ý mốc thời gian này để chủ động nộp hồ sơ sớm, tránh ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

Tôi nộp hồ sơ đăng ký ở đâu? Bộ Công Thương hay Sở Công Thương?

Phụ thuộc vào phạm vi áp dụng của hợp đồng theo hướng dẫn tại Điều 14 Nghị định số 55/2024/NĐ-CP .

• Nộp tại Bộ Công Thương (Ủy ban Cạnh tranh Quốc gia): Nếu hợp đồng áp dụng trên phạm vi từ hai tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên.
• Nộp tại Sở Công Thương: Nếu hợp đồng chỉ áp dụng trong phạm vi một tỉnh, thành phố.

Nếu hợp đồng của tôi có điều khoản trọng tài thương mại thì có được chấp nhận không?

Được, nhưng phải đảm bảo quyền lựa chọn của người tiêu dùng. Theo Điều 67 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 quy định: Điều khoản trọng tài trong hợp đồng theo mẫu không đương nhiên có hiệu lực. Khi xảy ra tranh chấp, người tiêu dùng có quyền lựa chọn giải quyết tại Trọng tài hoặc Tòa án. Do đó, trong dự thảo hợp đồng đăng ký, Quý khách nên ghi rõ nội dung này để đảm bảo tính hợp pháp và được cơ quan thẩm định chấp thuận.

Kết luận

Việc hoàn tất thủ tục đăng ký hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung là bước bắt buộc để doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thiết yếu hoạt động đúng luật. Đơn vị cần rà soát kỹ các điều khoản để đảm bảo không xâm phạm quyền lợi người tiêu dùng, tránh rủi ro văn bản bị tuyên vô hiệu. Hồ sơ đăng ký đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về hình thức và nội dung theo quy định của Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Sự hỗ trợ của luật sư sẽ giúp quý khách chuẩn hóa tài liệu và đẩy nhanh quá trình phê duyệt từ cơ quan quản lý. Luật Long Phan PMT hiện cung cấp dịch vụ luật sư để đồng hành cùng quý khách. Hãy liên hệ ngay với Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được tư vấn chi tiết.

Tags: bảo vệ người tiêu dùng, đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung, Tư vấn pháp luật hợp đồng​, Ủy ban Cạnh tranh Quốc gia