Sa thải người lao động: Khi nào và thủ tục đúng quy định

Sa thải người lao động là hình thức xử lý kỷ luật nghiêm khắc mà người sử dụng lao động có thể áp dụng khi người lao động vi phạm nghiêm trọng nội quy, quy chế hoặc có hành vi gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Trong bài viết Luật Long Phan PMT sẽ phân tích các khía cạnh pháp lý và hướng dẫn quy trình thực hiện sa thải người lao động tuân thủ đúng theo quy định pháp luật hiện hành.

Trường hợp người sử dụng lao động có quyền sa thải người lao động

Theo quy định tại Điều 125, Bộ luật Lao động 2019 xác định 04 trường hợp cụ thể cho phép người sử dụng lao động sa thải người lao động. Việc áp dụng hình thức sa thải phải dựa trên căn cứ pháp lý rõ ràng và chứng cứ xác thực.

• Trường hợp thứ nhất, người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy tại nơi làm việc. Các hành vi này được coi là vi phạm nghiêm trọng kỷ luật lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường làm việc và an toàn của tập thể. 
• Trường hợp thứ hai liên quan đến việc tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động. Hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp cũng thuộc diện bị sa thải. Quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động cũng là căn cứ để áp dụng hình thức xử lý này. 
• Trường hợp thứ ba áp dụng cho người lao động tái phạm sau khi đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà chưa được xóa kỷ luật. Việc chứng minh tính tái phạm đòi hỏi sự so sánh giữa hành vi vi phạm hiện tại và hành vi đã bị xử lý trước đó.
• Trường hợp thứ tư, người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày mà không có lý do chính đáng. Lý do chính đáng bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh chữa bệnh có thẩm quyền và các trường hợp khác quy định trong nội quy lao động. 

>>> Xem thêm: Thủ tục khiếu nại khi bị công ty sa thải trái luật 

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật sa thải người lao động

Căn cứ theo quy định tại Điểm i, khoản 2, Điều 69, Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, quy định người có thẩm quyền xử lý sa thải nhân viên là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động 2019 hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Các chủ thể này có thể bao gồm:

Thứ nhất, người được chỉ định có quyền xử lý kỷ luật lao động quy định trong nội quy lao động. 

Thứ hai, người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động gồm:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký hợp đồng lao động.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền ký hợp đồng lao động tại cơ quan, tổ chức này.
• Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Cá nhân mà trực tiếp sử dụng lao động.

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật sa thải cũng đồng thời là người ký quyết định sa thải người lao động sau khi doanh nghiệp đã thực hiện các thủ tục xử lý kỷ luật lao động.

Trình tự thủ tục sa thải người lao động đúng quy định

Việc thực hiện đúng từng bước trong quy trình đảm bảo tính minh bạch, công khai và bảo vệ quyền được bào chữa của người lao động. Bất kỳ sai sót nào trong thủ tục đều có thể khiến quyết định sa thải bị vô hiệu. Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật như sau:

Bước 1: Lập biên bản vi phạm

Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động lập biên bản vi phạm ngay lập tức. Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm cụ thể, người chứng kiến và chữ ký của các bên liên quan. Người sử dụng lao động thông báo biên bản đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, hoặc người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Trường hợp phát hiện hành vi vi phạm sau thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động tiến hành thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động. Chứng cứ có thể bao gồm lời khai nhân chứng, hình ảnh camera giám sát, tài liệu, báo cáo kiểm tra hoặc các bằng chứng khác có liên quan. Việc thu thập chứng cứ phải đảm bảo tính hợp pháp, không xâm phạm quyền riêng tư và phù hợp với quy định pháp luật. Biên bản vi phạm là căn cứ quan trọng để tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình xử lý kỷ luật sa thải người lao động.

Bước 2: Tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, người sử dụng lao động gửi thông báo đến các thành phần phải tham dự họp theo quy định. Thông báo phải nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp, họ tên người bị xử lý kỷ luật và hành vi vi phạm bị xử lý. Các thành phần bắt buộc tham dự bao gồm người bị xử lý kỷ luật, đại diện tổ chức công đoàn cơ sở hoặc đại diện người lao động, và người có thẩm quyền xử lý kỷ luật. Người lao động có quyền yêu cầu sự có mặt của luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động trong cuộc họp.

Khi nhận được thông báo, các thành phần phải tham dự xác nhận việc tham gia với người sử dụng lao động. Nếu một bên không thể tham dự theo thời gian đã thông báo, người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận thay đổi thời gian, địa điểm họp. Trường hợp không thỏa thuận được, người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp. Cuộc họp vẫn diễn ra nếu một trong các thành phần không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, nhưng người sử dụng lao động phải ghi nhận rõ ràng trong biên bản.

Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của người tham dự. Biên bản ghi nhận đầy đủ ý kiến của người bị xử lý kỷ luật, ý kiến của đại diện tổ chức công đoàn hoặc đại diện người lao động, và quyết định của người có thẩm quyền. Trường hợp có người không ký biên bản, người ghi biên bản nêu rõ họ tên và lý do không ký vào nội dung biên bản. Biên bản họp là tài liệu quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của quy trình xử lý kỷ luật.

Bước 3: Ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo khoản 1, khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, người có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động. Quyết định phải nêu rõ họ tên, chức vụ người bị xử lý, hành vi vi phạm, hình thức kỷ luật áp dụng, thời điểm có hiệu lực và quyền khiếu nại của người lao động. Quyết định mang chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của đơn vị theo quy định.

Quyết định sa thải được gửi đến người lao động bị xử lý kỷ luật, đại diện tổ chức công đoàn cơ sở nếu người lao động là thành viên. Nếu người lao động bị kỷ luật chưa đủ 15 tuổi, quyết định phải được gửi đến người đại diện theo pháp luật của người lao động đó. Trường hợp người lao động có luật sư hoặc tổ chức đại diện tham gia vào quá trình xử lý, quyết định cũng được gửi đến các bên này. Việc gửi quyết định phải đảm bảo người nhận ký xác nhận hoặc có bằng chứng về việc đã gửi như biên bản bưu điện, email có xác nhận. Thời điểm gửi quyết định phải nằm trong thời hiệu xử lý kỷ luật để đảm bảo tính hợp pháp của thủ tục sa thải người lao động.

Ngoài ra hiện nay đối với các quyết định xử lý kỷ luật có tính chất phức tạp thì người sử dụng lao động có thể gửi thông tin đến Sở Nội vụ của tỉnh để nhận hướng dẫn. Hiện nay theo quy định tại Khoản 19, Điều  2, Thông tư 10/2025/TT-BNV có hiệu lực từ ngày ban hành, Sở Nội vụ thực hiện chức năng hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về kỷ luật lao động tại địa phương. Trước đây, quyết định được gửi đến Sở Lao động Thương binh và Xã hội, nhưng theo quy định mới, Sở Nội vụ là cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực này.

>>> Xem thêm: Tư vấn trình tự sa thải người lao động nước ngoài tại Việt Nam

Các trường hợp cần lưu ý khi sa thải người lao động

Theo quy định tại khoản 4 Điều 122, Bộ luật Lao động 2019 thì không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau đây:

• Người lao động (Sau đây gọi tắc là NLĐ) đang trong thời gian nghỉ ốm, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động
• NLĐ đang trong thời gian bị tạm giữ, tạm giam
• NLĐ đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 125 Bộ luật lao động 2019;
• Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi Đặc biệt, theo điểm a khoản 1 Điều 14 Luật Dân số 2025 có hiệu lực từ 01/7/2026, trường hợp lao động nữ sinh con thứ hai, thời gian nghỉ thai sản là 07 tháng, lao động nam được nghỉ 10 ngày làm việc khi vợ sinh con. Trong suốt thời gian này, doanh nghiệp không được sa thải người lao động nữ kể cả khi họ có hành vi vi phạm kỷ luật.
• NLĐ vi phạm kỷ luật trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi.
• Đã hết thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.

>>> Xem thêm: Đang mang thai mà bị sa thải phải làm sao

Vai trò của luật sư trong quá trình thực hiện thủ tục sa thải người lao động đối với doanh nghiệp

Luật sư đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và hỗ trợ người sử dụng lao động thực hiện đúng thủ tục sa thải người lao động. Sự tham gia của luật sư giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp đảm bảo quy trình xử lý kỷ luật diễn ra minh bạch, chính xác và có căn cứ pháp lý vững chắc.

Các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp tại Luật Long Phan PMT bao gồm:

Tư vấn trước khi tiến hành sa thải

• Tư vấn xác định căn cứ sa thải theo quy định của Bộ luật Lao động và nội quy lao động của doanh nghiệp.
• Đánh giá tính pháp lý của hành vi vi phạm kỷ luật lao động, khả năng áp dụng hình thức sa thải và các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
• Hướng dẫn doanh nghiệp thu thập, đánh giá và hệ thống hóa chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm của người lao động.
• Tư vấn quy trình, thời hiệu và nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động bảo đảm đúng quy định pháp luật.

Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ xử lý kỷ luật sa thải

• Soạn thảo các văn bản phục vụ quá trình xử lý kỷ luật lao động, bao gồm: thông báo vi phạm, biên bản vi phạm kỷ luật lao động và các văn bản liên quan.
• Hướng dẫn lập biên bản vi phạm kỷ luật lao động đúng hình thức, nội dung và giá trị pháp lý.
• Soạn thảo quyết định triệu tập và tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động theo đúng trình tự luật định.

Hỗ trợ tổ chức họp kỷ luật và ban hành quyết định sa thải

• Hỗ trợ hoặc tham gia cùng doanh nghiệp trong quá trình tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động nhằm bảo đảm đúng thành phần, trình tự và thủ tục.
• Soạn thảo quyết định sa thải bảo đảm căn cứ pháp lý, hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật lao động.
• Tư vấn thời điểm ban hành quyết định sa thải nhằm bảo đảm hiệu lực và tránh tranh chấp phát sinh.

Tư vấn quyền lợi và hoàn tất hồ sơ sau sa thải

• Tư vấn, tính toán các quyền lợi của người lao động sau khi sa thải (tiền lương, bảo hiểm, các nghĩa vụ tài chính liên quan nếu có).
• Hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ, lưu trữ tài liệu và chuẩn bị phương án xử lý tranh chấp lao động (nếu phát sinh).

Câu hỏi thường gặp về quy trình sa thải người lao động mà doanh nghiệp có thể quan tâm

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về quy trình thực hiện kỷ luật lao động theo quy định hiện hành.

Người lao động tự ý bỏ việc bao nhiêu ngày thì người sử dụng lao động có quyền áp dụng hình thức sa thải?

Người sử dụng lao động có quyền sa thải nếu người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày làm việc cộng dồn trong thời hạn 365 ngày. 

Căn cứ pháp lý: Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.

Doanh nghiệp có được sa thải lao động nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ không?

Không. Pháp luật cấm xử lý kỷ luật (bao gồm sa thải) đối với lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Đặc biệt, từ 01/7/2026, lao động nữ sinh con thứ hai được nghỉ thai sản 07 tháng cũng thuộc diện bảo vệ này. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019; Điểm a khoản 1 Điều 14 Luật Dân số 2025.

Ai là người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật sa thải người lao động?

Người có thẩm quyền xử lý là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động (như người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan…) hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động. 

Căn cứ pháp lý: Điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Thời hạn gửi thông báo mời họp xử lý kỷ luật lao động trước khi diễn ra cuộc họp là bao lâu?

Người sử dụng lao động phải gửi thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp đến các thành phần bắt buộc tham dự ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành cuộc họp. 

Căn cứ pháp lý: Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Quyết định sa thải cần được gửi cho những ai để đảm bảo đúng quy trình tố tụng?

Quyết định sa thải phải được gửi đến người lao động bị xử lý, đại diện tổ chức công đoàn cơ sở (nếu là thành viên), và người đại diện theo pháp luật (nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi) hoặc luật sư tham gia bảo vệ. 

Căn cứ pháp lý: Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Kết luận

Sa thải người lao động là biện pháp xử lý kỷ luật có tính chất nghiêm khắc, đòi hỏi người sử dụng lao động phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và bảo đảm đầy đủ quyền lợi hợp pháp của người lao động nhằm hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp. Trong trường hợp Quý khách hàng còn vướng mắc về điều kiện, quy trình hoặc hồ sơ liên quan đến việc sa thải người lao động, vui lòng liên hệ Luật Long Phan PMT qua hotline 1900636387 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm tư vấn chi tiết, hỗ trợ soạn thảo hồ sơ và đại diện giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh.

Tags: Hành vi vi phạm kỷ luật, Kỷ luật lao động sa thải, Quy trình xử lý kỷ luật lao động, Quyền lợi người lao động, Sa thải người lao động, Sa thải trái pháp luật, Thủ tục sa thải người lao động, Trình tự thủ tục sa thải, Xử phạt doanh nghiệp sa thải trái luật