Thủ tục xuất khẩu hàng hóa theo hợp đồng mua bán

Trong xu hướng hội nhập thị trường hiện nay, xuất nhập khẩu là hoạt động ngày càng sôi nổi trên thị trường. Nắm rõ thủ tục xuất khẩu hàng hóa theo hợp đồng mua bán là cơ sở quan trọng để việc mua bán hàng hóa quốc tế trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn sau khi các bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc các thông tin về thủ tục xuất khẩu hàng hóa theo quy định hiện hành.

Xuất khẩu hàng hóa theo hợp đồng mua bán

Kiểm tra tính hợp lệ của hàng hóa xuất khẩu

Theo Điều 4 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP, để xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải đảm bảo các quy định liên quan về giấy phép xuất khẩu, các điều kiện, quy chuẩn chất lượng, phải chịu sự kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền trước khi thông quan. Ngoài ra, cần phải xác định mặt hàng đó có được xuất khẩu hay không và có đáp ứng được điều kiện xuất khẩu đi kèm không Danh mục hàng hóa xuất khẩu được đính kèm tại Phụ lục I Nghị định này. Theo đó, một số loại hàng hóa không được xuất khẩu bao gồm:

• Vũ khí, đạn dược, vật liệu nổ (trừ vật liệu nổ công nghiệp), trang thiết bị kỹ thuật quân sự.
• Các sản phẩm mật mã sử dụng để bảo vệ thông tin bí mật Nhà nước.
• Di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia theo quy định của pháp luật về di sản văn hóa; Các loại sản phẩm văn hóa thuộc diện cấm phổ biến, lưu hành hoặc đã có quyết định đình chỉ phổ biến, lưu hành, thu hồi, tịch thu, tiêu hủy tại Việt Nam.
• Các loại xuất bản phẩm thuộc diện cấm phổ biến và lưu hành tại Việt Nam; Tem bưu chính thuộc diện cấm kinh doanh, trao đổi, trưng bày, tuyên truyền theo quy định của Luật Bưu chính.
• Gỗ tròn, gỗ xẻ các loại từ gỗ rừng tự nhiên trong nước.
• Mẫu vật động vật, thực vật hoang dã nguy cấp, quý, hiếm; ….

Bên cạnh đó, nghị định này cũng quy định về các mặt hàng chỉ được xuất khẩu theo thương nhân chỉ định hoặc các mặt hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, cụ thể được thể hiện theo hình thức xin giấy phép với hàng hóa thuộc bộ nào thì thực hiện làm thủ tục tại bộ đó.

>>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng xuất khẩu hàng hóa ba bên trong xuất nhập khẩu

Các điều khoản quan trọng khi đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là bước quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Hợp đồng điều chỉnh các vấn đề pháp lý quan trọng liên quan đến quá trình kinh doanh. Hợp đồng càng chi tiết, rõ ràng thì càng hạn chế rủi ro. Khi giao kết hợp đồng cần chú ý một số điều khoản quan trọng sau:

Thứ nhất, điều khoản thanh toán.

Các bên thống nhất về đồng tiền thanh toán, đơn vị thanh toán để tránh nhập nhằng liên quan đến tỷ giá hối đoái.

Trên thị trường, các bên mua bán thường thỏa thuận áp dụng các phương thức thanh toán phổ biến sau: thanh toán tiền mặt; thanh toán chuyển tiền (payment by T/T); thanh toán nhờ thu; thanh toán tín dụng chứng từ (payment by LC). Trong đó, thanh toán qua T/T và LC là hai phương thức phổ biến nhất

Về thời hạn và phương thức thanh toán, thông thường là các cách sau đây: trả trước, trả ngay, trả sau khi giao hàng hoặc kết hợp cả ba cách trả trên.

Thứ hai, điều khoản giao hàng:

Thời gian cam kết giao hàng: Thông thường người mua muốn cố định thời gian chính xác để chủ động việc nhận hàng, tuy nhiên điều này khá rủi ro cho người bán, nhiều khả năng hàng không kịp giao đúng ngày sẽ vi phạm hợp đồng. Vì vậy, hai bên cần thống nhất một thời gian hoặc khoảng thời gian giao hàng hợp lý và hạn chế rủi ro cho các bên.

Các bên có thể lựa chọn một trong các phương thức giao hàng sau phù hợp với loại hàng hóa xuất khẩu: Giao về số lượng (cân, đo, đếm số lượng thực tế); Giao về chất lượng (kiểm tra tính năng, công dụng, hiệu suất, …); Giao nhận sơ bộ; Giao nhận cuối cùng.

Địa điểm giao hàng: Cảng giao hàng, cảng đến, cảng thông quan, …

Thứ ba, điều khoản trách nhiệm hợp đồng: Trong thực tiễn thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế không phải lúc nào các bên cũng thực hiện hoặc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình. Vì vậy hợp đồng cần quy định rõ các điều khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại để bảo vệ quyền lợi của bên còn lại khi một bên vi phạm hợp đồng.

Trước khi thực hiện thủ tục hải quan

Chuẩn bị bộ chứng từ cho lô hàng xuất khẩu

Để thủ tục hải quan được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ, việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ là điều vô cùng cần thiết. Bộ chứng từ bắt buộc bao gồm các giấy tờ sau:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): gồm thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, các thỏa thuận về điều kiện giao hàng, thanh toán,…
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ thanh toán phát hành bởi b, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán,
• Phiếu đóng gói (Packing list): là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng, thể hiện số kiện hàng, trọng lượng, dung tích,…
• Vận đơn (Bill of lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để chứng minh hàng đủ điều kiện để xuất khẩu.
• Các loại chứng nhận khác như: Giấy chứng nhận chất lượng; Giấy chứng nhận kiểm định; Giấy chứng nhận vệ sinh; Chứng thư hun trùng

Ngoài ra, tùy theo những trường hợp cụ thể, có thể có những chứng từ sau đây:

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): đây là chứng từ xác nhận về thông tin lô hàng và số tiền cần thanh toán.
• Tín dụng thư (L/C): đây là thư được ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, theo đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định khi trình được bộ chứng từ hợp lệ.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Việc mua bảo hiểm do người bán hoặc người mua đảm nhiệm căn cứ theo điều kiện cơ sở giao hàng. Trên thực tế, để tiết kiệm chi phí, chủ hàng thường không mua bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): chứng từ này cho biết nguồn gốc của hàng hóa, hàng hóa này được sản xuất ở quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào. Điều này khá quan trọng đối với chủ hàng trong một số trường hợp, có thể giúp họ được hưởng ưu đãi về thuế suất hoặc giảm thuế.
• Chứng thư kiểm dịch: đây là chứng nhận được cấp bởi cơ quan kiểm dịch (thường là thực vật hoặc động vật). Mục đích của việc này là để ngăn sự lây lan dịch bệnh khi hàng hóa di chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác.

>>> Xem thêm: Hóa đơn thương mại có thể thay thế cho hóa đơn xuất khẩu không

Chuẩn bị bộ chứng từ cho lô hàng xuất khẩu

Mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải

Doanh nghiệp xuất khẩu tiến hành mua bảo hiểm cần thiết theo thỏa thuận (nếu có). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thuê phương tiện vận tải bằng cách đặt chỗ với các công ty logistics trước để đảm bảo có vị trí trống vận chuyển hàng và nhận xác nhận đặt chỗ. Trên xác nhận đặt chỗ sẽ có các thông tin cần thiết như tên phương tiện, số chuyến, ngày dự kiến,… Đây là một trong những giấy tờ quan trọng để bổ sung vào bộ hồ sơ thực hiện thủ tục hải quan đối với lô hàng xuất khẩu và làm giấy phép xuất khẩu (nếu có).

Thực hiện thủ tục hải quan

Thành phần hồ sơ

Theo Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC), hồ sơ hải quan bao gồm:

• Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này. Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hải quan theo mẫu HQ/2015/XK Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư này;
• Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;
• Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
• Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép. Nộp 1 bản chính nếu xuất khẩu 1 lần. Nếu xuất khẩu nhiều lần thì nộp 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu.
• Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính hoặc bản chụp tùy trường hợp cụ thể;
• Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;
• Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;

Những chứng từ được cơ quan có thẩm quyền gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia theo quy định pháp luật về một cửa quốc gia thì người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

Ngoài ra, riêng đối với hàng hóa xuất khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế, miễn, giảm thuế thì hồ sơ hải quan còn bao gồm thêm một số loại giấy tờ khác theo quy định tại khoản 4,5,6 Điều 16 Thông tư này, tùy trường hợp cụ thể.

>>> Xem thêm: Thủ tục mở LC cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng với đối tác.

Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

Căn cứ Điều 22 Luật Hải quan 2014, địa điểm tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan là trụ sở Cục Hải quan, trụ sở Chi cục Hải quan.

Khai báo hải quan

Đây là khâu quan trọng nhất quyết định một lô hàng có được xuất khẩu hay không. Theo Điều 29 Luật Hải quan 2014, khai hải quan được thực hiện theo phương thức điện tử, trừ một số trường hợp được khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy như: Hàng hóa xuất khẩu của cư dân biên giới; Hàng hóa xuất khẩu vượt định mức miễn thuế của người xuất cảnh; Hàng cứu trợ khẩn cấp, hàng viện trợ nhân đạo; Hàng quà biếu, quà tặng, tài sản di chuyển của cá nhân;… (Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Khoản 12 Điều 1 Nghị định 59/2018/NĐ-CP )

Khi khai hải quan, người khai thực hiện những công việc sau:

Khai thông tin xuất khẩu: Người khai hải quan tạo thông tin khai tờ khai hải quan trên Hệ thống khai hải quan điện tử (VNACCS).

Đăng ký tờ khai xuất khẩu:

Người khai gửi tờ khai hải quan đến cơ quan Hải quan thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Hệ thống tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào, tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai (Điều 26 Nghị định 08/2015/NĐ-CP)

Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai và phản hồi lại cho người khai hải quan biết. Khi nhận được phản hồi chấp nhận trên màn hình, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống phản hồi. Nếu chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai và chờ sự phản hồi.

Ngoài ra, trong trường hợp có sai sót trong việc khai hải quan, người khai được thực hiện khai bổ sung tùy vào thời điểm cụ thể:

• Đối với hàng hóa đang làm thủ tục hải quan: trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo việc kiểm tra trực tiếp hồ sơ hải quan;
• Đối với hàng hóa đã được thông quan: trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước thời điểm cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan, thanh tra, trừ trường hợp nội dung khai bổ sung liên quan đến giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu; kiểm tra chuyên ngành về chất lượng hàng hóa, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, thực vật, an toàn thực phẩm.

Quá thời hạn quy định trên người khai hải quan mới phát hiện sai sót trong việc khai hải quan thì thực hiện khai bổ sung và xử lý theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Phân luồng, kiểm tra, thông quan

Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và Quyết định số 1966/QĐ-TCHQ do Tổng Cục Hải quan ban hành ngày 10 tháng 07 năm 2015, sau khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng: đỏ, vàng, xanh. Mỗi luồng hàng được phân loại nói lên mức độ đánh giá của cơ quan hải quan đối với hàng hóa trong quá trình quản lý rủi ro). Mã phân luồng thể hiện theo số và tùy trường hợp tờ khai thuộc luồng nào sẽ tương ứng với bước tiếp theo.

• Số 1 – luồng xanh: sẽ được thông quan nhanh nhất, không cần trải qua bước kiểm tra thực tế hàng hóa mà đi thẳng đến bước Kiểm tra hoàn thành nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí
• Số 2 – luồng vàng: phải thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa
• Số 3 – luồng đỏ: phải kiểm tra thực tế hàng hóa

Sau khi phân luồng, bước tiếp theo là kiểm tra hồ sơ hải quan đối với tờ khai thuộc luồng vàng và luồng đỏ. Kiểm tra hồ sơ hải quan là việc thực hiện kiểm tra chi tiết, toàn bộ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, bao gồm:

• Kiểm tra thông tin khai báo Danh sách container đối với tờ khai nhập khẩu khai báo phương thức vận chuyển bằng container;
• Kiểm tra tiêu chí khai báo ảnh hưởng đến quản lý hải quan: “Số hiệu, ký hiệu”; “Chi tiết khai trị giá”; “Phần ghi chú”; “Số quản lý của nội bộ doanh nghiệp”; “Mô tả hàng hóa”; “Điểm đích cho vận chuyển bảo thuế”; “Mã loại hình” …
• Kiểm tra điều kiện chuyển cửa khẩu nếu người khai hải quan có đề nghị chuyển cửa khẩu tại tiêu chí “Phần ghi chú” trên tờ khai;

…

Nếu hồ sơ có bất kỳ vấn đề nào, cơ quan hải quan sẽ phản hồi ngay trên hệ thống và người khai báo tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn. Trong trường hợp hồ sơ đã phù hợp, hàng hóa sẽ được thông quan. Đây là bước cuối cùng trước khi hàng hóa được xuất khẩu.

Theo dõi lô hàng và tổng hợp chứng từ gửi cho người nhập khẩu

Sau khi hàng hóa thông quan và rời khỏi cảng, bên xuất khẩu cần theo dõi lô hàng để cập nhật lịch trình của hàng hóa cho bên nhập khẩu. Để theo dõi lô hàng, có thể theo dõi trên website của phu. Đồng thời, bên xuất khẩu cần tổng hợp các chứng tử để gửi cho bên nhập khẩu và lưu trữ kỹ các chứng từ để khấu trừ thuế VAT đối với hàng hóa xuất khẩu.

Theo dõi lô hàng xuất khẩu sau thông quan

Bài viết trên đây hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc các thông tin hữu ích về thủ tục xuất khẩu hàng hóa theo hợp đồng mua bán. Nếu Quý khách hàng có nhu cầu đặt lịch tư vấn hay giải đáp các thắc mắc khác, vui lòng liên hệ với Công ty Luật Long Phan PMT qua số hotline 1900.63.63.87 để được TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP hoặc trao đổi trực tiếp với LUẬT DOANH NGHIỆP. Xin cảm ơn!

Thông qua tổng đài 1900.63.63.87, Luật sư của Long Phan PMT hy vọng có thể giúp đỡ được nhiều người với nhiều nhu cầu dịch vụ pháp lý khác nhau. Hotline 1900.63.63.87 luôn sẵn sàng lắng nghe những thắc mắc từ quý khách hàng mọi lúc, mọi nơi, kết nối bạn đến với những tư vấn từ những luật sư giỏi về chuyên môn, nhiệt tình trong công việc.