Mẫu công văn yêu cầu xác nhận công nợ

Mẫu công văn yêu cầu xác nhận công nợ được sử dụng rất phổ biến hiện nay đặc biệt giữa các doanh nghiệp có quan hệ đối tác làm ăn. Biên bản này xác nhận khoản nợ còn lại mà bên có nghĩa vụ thanh toán phải thực hiện. Giúp các bên kiểm soát tiến độ thực hiện hợp đồng theo thỏa thuận.

Khi nào cần sử dụng công văn yêu cầu xác nhận công nợ

Trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, công nợ được coi là những khoản tiền mà đối tác của chưa tiến hành thanh toán hoặc thanh toán chưa đủ trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa , dịch vụ…

Công nợ có 2 loại chính:

• Công nợ phải thu: như tiền mua bán hàng hóa chưa thanh toán hết hoặc tiền khách hàng chưa trả sau khi đã được cung cấp dịch vụ
• Công nợ phải trả: áp dụng cho bên mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ. Là số tiền phải trả cho bên cung cấp dịch vụ, hàng hóa theo quy định trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết.

Trong quá trình thực hiện các giao dịch, không phải khi nào những khoản tiền phải thanh toán cho hợp đồng đều được thực hiện nhanh chóng và đầy đủ. Nhiều đối tác gây khó khăn trong việc thanh toán nên việc cần đối chiếu, xác nhận lại công nợ là việc làm cần thiết.

Biên bản xác nhận công nợ là việc làm cần thiết để hai bên cùng thống nhất với nhau về những khoản tiền chưa được thanh toán. Từ đó làm cơ sở để có thể giải quyết tranh chấp sau này nếu như một bên vi phạm nghĩa vụ hợp đồng

Để hạn chế những tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình thực hiện soạn thảo hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, dịch vụ… cần phải rà soát thật kỹ lưỡng những quy định của hợp đồng mà hai bên ký kết.

Tham khảo: Mẫu đơn khởi kiện tranh chấp thương mại

Lưu ý khi làm biên bản, công văn xác nhận công nợ

Đối với biên bản xác nhận công nợ, khi lập chúng ta cần lưu ý một số vấn đề sau để có cơ sở ràng buộc đề nghị thanh toán, yêu cầu bên có nghĩa vụ thực hiện và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật:

• Công nợ được phát sinh từ đối tượng là hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ… nào? Đối tượng của hợp đồng là gì? Thời hạn thanh toán được các bên thỏa thuận như thế nào?
• Đối chiếu khoản nợ cần thanh toán sau khi đã đối chiếu và cấn trừ những khoản đã thanh toán trước đó theo hợp đồng;
• Thời hạn thanh toán đã quá hay chưa, trường hợp quá hạn thanh toán xử lý thế nào, quy định về phạt vi phạm mà hai bên đã thỏa thuận ký kết.
• Kèm theo đó, cung cấp những hóa đơn chứng từ chứng minh cho các đợt thanh toán trước đó.
• Biên bản phải được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và được ký tên đóng dấu của từng doanh nghiệp.

Tham khảo:

• Quy trình giải quyết tranh chấp thương mại
• Giải quyết tranh chấp thương mại tại trọng tài thương mại

Việc đối chiếu, xác nhận công nợ là cơ sở để chúng ta có thể thực hiện việc yêu cầu bên có nghĩa vụ thanh toán theo quy định của hợp đồng. Là chứng cứ chứng minh sau này nếu có phát sinh tranh chấp tại Tòa án. Trên đây là những tư vấn của chúng tôi liên quan đến việc xác nhận công nợ. Mọi thắc mắc xin liên hệ Hotline để được Luật sư Doanh nghiệp tư vấn chi tiết và chi tiết.